11 Tipps fürs Arbeiten im Home Office

Messen und Events werden derzeit zwar oft abgesagt und verschoben, Arbeit gibt’s allerdings häufig mehr als genug. Absage-Management und Handling der neuen Termine oder Verlagerung auf virtuelle Lösungen sind nur wenige der TO DOs. Und weil immer mehr Firmen darüber nachdenken, ihre Mitarbeiter ins Home Office zu schicken, habe ich hier für dich ein paar Tipps zusammengestellt. Es beginnt technisch und geht dann auch in ganz “banale” Tipps fürs Arbeiten in den eigenen vier Wänden. Los geht’s:

1. Datenschutz & Co. im Home Office – stelle eine sichere Daten-Verbindung her

Es gibt gute Gründe, warum wir die Daten unserer Firmen und Kunden schützen sollten. Spätestens mit Einführung der DSGVO ist das den meisten klar. Schiebe daher nicht einfach Daten und E-Mails über deinen privaten E-Mail-Account. Auch wenn das oftmals die leichteste und schnellste Variante ist. Lass dich von der IT-Abteilung unterstützen, denn du brauchst fürs Arbeiten im Home Office ein VPN – ein virtual private network. Kurz gesagt: Eine Lösung, die deine Daten verschlüsselt übers Internet überträgt.

VPN für die Arbeit im Home Office
VPN für die Arbeit im Home Office
#eventprofs Schiebe deine Daten und E-Mails nicht einfach über deinen privaten E-Mail-Account. Nutze ein VPN. Mehr Tipps zum Arbeiten von Zuhause 👇👇👇 Klick um zu Tweeten

Ein VPN muss auf deinem Rechner und auf dem Server im Büro eingerichtet sein. D.h. deine IT’ler müssen ihren Teil dazu beitragen. Wenn es die IT-Rechte in deinem Unternehmen zulassen, kannst du das VPN auf deiner Seite, also auf deinem Rechner einrichten. 👉 Wie du ein VPN für Windows einrichtest.

Vielleicht habt ihr im Büro auch schon weitere IT-Lösungen von Cisco und eine VPN-Installation auf dem Server im Büro. Dann findest du 👉 hier den Cisco Anyconnect Secure Mobility Client.

👉 Open VPN ist eine weitere populäre Lösung.

Arbeitest du im Büro eh schon an einem Remote-Desktop, musst du dich dort sowieso jeden Tag einloggen. Diesen Service brauchst du dann auch im Home Office. Das kann z.B. Microsoft Remote Desktop sein.

Willst du mit deinen Kollegen kommunizieren, gibt es viele Kollaborationstools. Natürlich geht auch einfach weiterhin E-Mail. Oder das vorhandene Intranet für Nachrichten an alle. Bedenke bei Nachrichten, die du ins Intranet stellst, dass das nur Leute lesen können, die sich erfolgreich über das VPN einloggen konnten.

2. Besorge dir fürs Home Office ausreichend Internet

Das hängt nun ein bisschen davon ab, wie du zu Hause eh schon mit einer Internetverbindung ausgestattet bist. Ist die Leitung etwas schwach, kannst du dir fürs Home Office auch temporär mobile Lösungen besorgen (lassen). Beispielsweise ein Prepaid-Surfstick, der im Prinzip eine Prepaid Daten-SIM-Karte ist. Beachte hier, dass du die automatischen Updates deines Rechners ausschaltest, weil dein Datenvolumen sonst sofort aufgebraucht ist.

#eventprofs Besorge dir ausreichend Internet für die Arbeit vom heimischen Büro aus. Z.B. Prepaid Sticks mit Datenvolumen. Meist monatlich kündbar. 👍 Klick um zu Tweeten

Telekom

  • Data Prepaid
    • S (500 MB, 24 Std. gültig) 2,95 € | einmalig
    • M (1 GB, 7 Tage gültig) 7,95 € | einmalig
    • L (2 GB, 30 Tage gültig) 14,95 € | einmalig
    • XL (5 GB, 30 Tage gültig) 24,95 € | einmalig
  • Laufzeit: tage-, wochen- oder monatsweise
  • einmalige Kosten bei Beginn: 9,95 €
  • Startguthaben: 10,- €

Stand 14.3.2020. Mehr Infos zu den Daten-Prepaid-Tarifen der Telekom.

Prepaid Datenvolumen bei der Telekom Stand 14.03.2020
Prepaid Datenvolumen bei der Telekom | Stand 14.03.2020

O2

Bei der günstigsten Variante erhältst du

  • 3,5 GB
  • Laufzeit: 4 Wochen
  • Paketpreis: 9,99 €
  • einmalige Kosten bei Beginn: 0 €
  • Startguthaben: 1 €

Stand 14.3.2020. Mehr Infos zu den Daten-Prepaid-Tarifen von O2.

Prepaid Datenvolumen bei O2 Stand 14.03.2020
Prepaid Datenvolumen bei O2 | Stand 14.03.2020

Tchibo

Im kleinsten Paket S der “Tchibo mobil Data-SIM-Karte” erhältst du:

  • 3,5 GB
  • 4 Wochen Laufzeit
  • Paketpreis: 9,99 €
  • einmalige Kosten bei Beginn: 9,99 €
  • Startguthaben: 0 €
Prepaid nur Datenvolumen bei Tchibo | Stand 14.03.2020
Prepaid nur Datenvolumen bei Tchibo | Stand 14.03.2020

Stand 14.3.2020. Mehr Infos zu den Daten-Prepaid-Tarifen von Tchibo.

Willst du auch telefonieren und brauchst nur 1 GB, reicht vielleicht der Tarif für 7,99 €.

Prepaid Telefonie- und Datenvolumen bei Tchibo | Stand 14.03.2020
Prepaid Telefonie- und Datenvolumen bei Tchibo | Stand 14.03.2020

Aldi Talk

Im mittleren Daten-Paket erhältst du:

  • 3 GB
  • 4 Wochen Laufzeit
  • Paketpreis: 6,99 €
  • einmalige Kosten bei Beginn: 12,99 €
  • Startguthaben: 10,- €

Stand 14.3.2020. Mehr Infos zu den Daten-Prepaid-Tarifen von Aldi Talk.

Prepaid Datenvolumen bei Aldi Talk | Stand 14.03.2020
Prepaid Datenvolumen bei Aldi Talk | Stand 14.03.2020

3. Kommunikation im Home Office ist besonders wichtig

Wie schon in meinem Blogartikel “Remote arbeiten – wie cool ist’s wirklich?” erwähnt, wer im Büro ist, bekommt mehr mit. Arbeitet ihr jetzt alle im Home Office, ist die aktive Kommunikation noch wichtiger. Mein Tipp daher: Kommuniziere viel und offen. Lieber eine E-Mail zu viel als zu wenig. Denn es gibt eben keine Gespräche an der Kaffeemaschine mehr und keine Telefonate, die du so nebenbei mitbekommst.

Kleine Telefonkonferenzen

Noch besser als E-Mails sind Telefonate und erst recht welche mit mehreren Personen. Mit deinem Smartphone kannst du schon zu dritt telefonieren. Tippe dazu einfach bei einem bestehenden Anruf auf „+ Anruf hinzufügen“ und schon kann’s losgehen.

Telefonkonferenzen auf dem Smartphone
Telefonkonferenzen auf dem Smartphone

Videokonferenzen

Noch besser sind Videokonferenzen, weil du dann Mimik und Gestik mitbekommst. Google und Microsoft bieten dafür gerade kostenfreie Angebote an.

  • bei Google kannst du jetzt kostenfrei Meetings mit bis zu 250 PAX durchführen und Videos für bis zu 100.000 Usern live streamen und die Daten in Google Drive speichern
  • und bei Microsoft kannst die Premium Version von Teams ab sofort für sechs Monate kostenlos nutzen und so Meetings aufnehmen – inkl. 1 Terabyte Speicherplatz.

Microsoft Teams ist im Office 365 Business Premium Paket enthalten. Interessant für dich dürfte sein, dass:

  • deine Daten in Deutschland gespeichert werden,
  • Office-Anwendungen wie Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote enthalten sind,
  • eine Lizenz die vollständig installierten Office-Anwendungen auf bis zu 15 Endgeräten umfasst
Microsoft Office 365 Business Premium für die Arbeit im Home Office
Microsoft Office 365 Business Premium für die Arbeit im Home Office

Brauchst du nur die Kommunikationslösung von Teams ist das seit September 2019 sowieso kostenfrei.

#eventprofs Noch besser als Telefonate sind Videokonferenzen, weil du dann Mimik und Gestik mitbekommst. Google und Microsoft bieten dafür gerade kostenfreie Angebote an. Mehr Tipps für die #remote Arbeit. 👇 Klick um zu Tweeten

Videokonferenzen kannst du auch mit diesen Anbietern realisieren:

Chattools

Du kannst, wenn ihr darüber nur kurze Absprachen treffen wollt, auch die Webversion von WhatsApp nutzen. Über den Desktop tippen wir meist einfach viel schneller als übers separate Smartphone mit der kleinen Tastatur.

Oder nutzt die Chatfunktionen, die in Tools wie Microsoft-Teams oder andere Kollaborationstools wie Slack integriert sind.

Chattools für die Kommunikation im Home Office
Chattools für die Kommunikation im Home Office

4. Speichere alle Daten sauber ab

Was im Büro schon immer gelten sollte, wird im Home Office umso wichtiger. Horte deine Dateien und E-Mails nicht einfach. Speicher alles zentral ab, was geht und sinnvoll ist. Deine Kollegen werden dir dafür dankbar sein. Halte dich dabei an die zuvor aufgestellte Ablagestruktur und -weise.

5. Verträge im Home Office digitalisieren

Wenn du in den Zeiten im Home Office Verträge unterschreiben und verschicken willst, gibt es auch dafür schon Alternativen zum Postweg oder zum Fax.

Zum Beispiel DocuSign. Das gibt’s in der Gratisversion ebenso wie mit mehr Features und dann ab 23,- Euro monatlich für Unternehmen. Mit DocuSign lädst du deine zu unterschreibende Datei hoch und fügst die E-Mail-Adressen der Personen hinzu, die unterschreiben sollen. Diese erhalten dann eine Nachricht. Anschließend können sie entweder auf ihrem mobilen Device unterschreiben oder eine bereits eingescannte Unterschrift deinem Dokument hinzufügen. Mehr im Video zur Rechtmäßigkeit elektronischer Signaturen in Deutschland und Europa.

DocuSign ganz einfach erklärt:

Alternativ kannst du z.B. auch HelloSign nutzen.

6. Digitales Faxen

Wer wirklich auch im Home Office noch Faxe verschicken muss oder will, kann auch das schon seit Jahren digital erledigen – zum Beispiel mit sipgate oder dem Dienst von HelloFax. Wandle dazu bei sipgate zunächst dein Dokument in eine pdf-Datei um, lade sie hoch und verschicke sie anschließend. Einen Sendebericht über dein geschicktes Fax erhältst du im Anschluss auch. Die Abrechnung erfolgt auf Minutenbasis. Das letzte Fax, welches ich verschickt habe, hatte 2 Seiten, dauerte 1 Minute und kostete 49 Cent.

#eventprofs Wenn du Verträge unterschreiben und verschicken willst, gibt es auch dafür schon Alternativen zum Postweg oder zum Fax. 👇👇👇 #digitalesfax Klick um zu Tweeten

7. Digitale Zeiterfassung

Erfasst du deine Zeiten? Vielleicht nutzt du dafür schon immer eine xls-Tabelle. Oder du kannst über das VPN auf die Applikation im Büro zugreifen. Alternativ gibt es auch für die Zeiterfassung digitale Helfer, mit denen du deine Stunden und deine Arbeit auf Projekten auch im Home Office nachweisen kannst.

Stand-Alone-Lösungen:

  • clockodo
  • askDANTE
  • Stechuhr X (nur für iOS)
  • Stempeluhr II (nur für Android)
  • und viele mehr

Integrierte Lösungen:

  • 5pm
  • Asana
  • awork.io
  • Copper Project
  • hellohq.io
  • MOCO
  • meistertask
  • todo.vu
  • trigger
  • troi
  • und viele mehr

8. Strukturiere deinen Tag

Das mag jetzt wirklich banal sein, aber es ist vor allem im Home Office wichtig. Gib deinem Tag eine Struktur – für dich selbst und für die anderen. Beginne pünktlich und sei für deine Kollegen erreichbar.

Plane deinen Tag und kommuniziere klar, wann du für wen erreichbar bist. Die Kollegen aber auch deine Familie wissen schlichtweg nicht mehr, woran du gerade arbeitest und ob du gestört werden darfst. Lass dich daher auch nicht bei jeder Gelegenheit von deinen Aufgaben ablenken.

Du kannst deine Arbeiten wie bisher über Outlook & Co. planen oder du probierst auch einmal Kollaborationstools wie asana oder auch echte Eventmanagement-Software wie z.B. die von der meetingbox.

9. Spielregeln für die Kommunikation

Vereinbart am besten ein paar Spielregeln für eure Kommunikation vom Home Office aus. Beispielsweise wie du kommunizieren willst, denn du in einem anderen Call bist oder gerade Mittagspause machst. Das könntest du z.B. in deinem bereits vorhandenen Terminkalender eintragen.

Mit klar aufgestellten, aber bitte einfachen Regeln können die meisten viel besser umgehen als mit Unwissenheit und Unklarheit.

Hier noch ein paar mögliche Regeln:

  • E-Mails mit “zur Info” oder “fyi” erfordern keine Antworten.
  • Auf am Wochenende oder außerhalb der üblichen Bürozeiten verschickte Nachrichten erwarten wir erst ab Montag wieder Antworten. Es sei denn, es ist ausdrücklich in dieser anders kommuniziert.
  • Nachrichten über Soziale Kanäle dienen dem Gedankenaustausch, stellen aber keine Arbeitsanweisung etc. dar. So konzentrieren wir die wirklichen TO DOs auf einen Kanal, z.B. E-Mail.

Noch ein Gedanke zu den Pausen: Denke an deine Pausen und iss nicht am Arbeitsplatz. Deine Gesundheit ist wichtig. Gerade jetzt.

#eventprofs Vereinbart am besten ein paar Spielregeln für eure Kommunikation von zu Hause aus. Einfache reichen dabei völlig. ✅ Klick um zu Tweeten

10. Arbeite in einem Arbeitszimmer

Wenn du kannst, empfehle ich dir ein separates Zimmer für deine Arbeit. Schließe zum Telefonieren oder für Video-Konferenzen die Tür. So bist du und so wirkst du konzentrierter. Richte den Platz so ein, dass du dort auch 8 Stunden gut arbeiten kannst. Denke an ausreichend Licht und eine ergonomische Umgebung. Also eben besser nicht auf dem Sofa.

Ist ein separates Zimmer nicht möglich, wähle einen festen Platz, an dem du arbeitest. Und den du nach getaner Arbeit aufräumst und verlässt. Ganz so, als wärst du im Büro.

#eventprofs Wenn du kannst, empfehle ich dir ein separates Zimmer für deine Arbeit. Schließe zum Telefonieren oder für Video-Konferenzen die Tür. So bist du und so wirkst du konzentrierter. ✅ ✅ ✅ Klick um zu Tweeten

11. Notiere deine Erfolgserlebnisse

Einkommensproduzierende Aktivitäten aus "Die Gesetze der Gewinner" von Bodo Schäfer
Einkommensproduzierende Aktivitäten aus „Die Gesetze der Gewinner“ von Bodo Schäfer

Was hast du heute geschafft? So schwierig die Zeiten auch gerade sind, notiere dir, was dir gut gelungen ist. Führe ein Erfolgstagebuch – also wirklich täglich. So wie es dir auch Bodo Schäfer im Buch “Gesetze für Gewinner” vorschlägt.

Das hatte ich dir schon einmal ausführlicher vorgestellt. Konzentriere dich, wenn du kannst, auf deine einkommensproduzierenden Aktivitäten. Denke an die Zukunft. Mögen auch gerade alle Messen, Tagungen und Events abgesagt sein. Es kommen wieder welche und dann willst du dort mit im Boot sein.

#eventprofs Was hast du heute geschafft? So schwierig die Zeiten auch gerade sind, notiere dir, was dir gut gelungen ist. Führe ein Erfolgstagebuch. 💪💪💪 Klick um zu Tweeten

👉 Mehr Tipps zum Arbeiten von Zuhause habe ich dir in diesem Interview „HomeOffice – für dich als Eventmanager“ vorgestellt und im Beitrag „Remote arbeiten – wie cool ist’s wirklich?„.

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