Agiles Projektmanagement – auch für Events?

Agiles Projektmanagement gehört definitiv zu den Buzzwörtern der heutigen Zeit. Ganz bestimmt hast auch du schon davon gehört. Doch was verbirgt sich hinter agilem Projektmanagement? Können wir das aufs Eventmanagement übertragen? Wie könnte das gehen? Eine, die darin viel Erfahrung mitbringt und in der klassischen Softwareindustrie sowie im Eventmanagement arbeitet(e), ist Tamara Bucher. Deshalb habe ich sie einmal genauer befragt und hoffe, dir wird beim Lesen ein wenig klarer, was agiles Projektmanagement heißt und ob du es mal ausprobieren möchtest.

Agiles Projektmanagement für Events
Agiles Projektmanagement für Events

Wie bist du zum agilen Projektmanagement gekommen?

Tamara Bucher | VOICE
Tamara Bucher | © VOICE

Rein zufällig. Ich kam aus der Verpackungsindustrie, da haben wir ganz klassisch die Wasserfall-Methode genutzt. Und dann bin ich zur Softwareindustrie gewechselt.

Dort traf ich dann auf Scrum und Kanban-Boards, auf Sprints und andere Methoden.

Meine Erfahrungen basieren vor allem auf Scrum.

Was ist eigentlich agiles Projektmanagement?

Ich mach’s mal ganz kurz: Agile Projektmethoden kommen aus der Softwareentwicklung. Das agile Manifest beinhaltet 4 Grundlagen:

  • Individuen sind wichtiger als Prozesse.
  • Funktionierende Software bzw. ein funktionierendes Produkt ist wichtiger als Dokumentation.
  • Die Zusammenarbeit mit dem Kunden steht im Mittelpunkt.
  • Veränderung ist wichtiger als ein starrer Plan.

Und für mich ganz wichtig: Es gibt keinen klassischen Chef mehr. Also keinen, der von oben herab sagt, was zu tun ist. Das Projektteam sagt selbst, wo wir gerade stehen und was wir als Nächstes tun müssen. Am ehesten entspricht dem Projektleiter im Scrum der Product Owner. Er strukturiert natürlich die Aufgaben. Denn er kennt das Projekt und die Kundenanforderungen. Allerdings gibt er die detaillierte Zeitplanung und Umsetzung ins Team ab.

Und wie sieht das nun konkret aus? Woran erkenne ich, dass ich agil arbeite?

Du solltest zumindest einmal die „Rollen“ und deren Aufgaben kennengelernt haben, damit du dich in der Arbeitsweise orientiere kannst.

Rollen und Arbeitsweisen

Bei Scrum gibt es:

  • Product Owner,
  • Scrum Master,
  • Projektteam
  • und Stakeholder.

Dann musst du dich mit den ‘Arbeitsweisen’ und deren Funktion vertraut machen:

  • Kick-Off,
  • Taskboard,
  • Sprint,
  • Review,
  • Retrospective
  • und DailyStand-Up.

Scrum ist sehr stark auf Softwareentwicklung ausgelegt, also auf komplexe Aufgaben. Darum finde ich es schwer diese Methode im Eventmanagement anzuwenden. Denn das Eventmanagement enthält auch viele Routinearbeiten. Trotzdem gibt es Elemente, die du sehr gut nutzen kannst. Und die aus meiner Sicht durchaus als agil bezeichnet werden dürfen.

Daily Stand-Ups

Besonders hilfreich finde ich in diesem Zusammenhang die Taskboards und die Daily Stand-Ups. Die Dailys, also täglichen kurzen Meetings, dauern nicht länger als 15 min. In diesen bespricht das Team ohne den Chef ganz kurz:

  • Was habe ich gestern erledigt?
  • Woran arbeite ich heute?
  • Brauche ich jemanden aus dem Team für meine Aufgabe?

Jeder kommt kurz zu Wort. So wissen alle über alle Aufgaben und deren Stand Bescheid. Wenn das Team offen und vertraulich sprechen kann, entsteht so ganz nebenbei eine Gruppendynamik. Diese sorgt dafür, dass niemand seine Aufgaben aussitzt.

Du kennst bestimmt die Abkürzung ‘TEAM’ = “Toll Ein Anderer Macht’s”: Das passiert bei agil arbeitenden Teams, die offen reden können, nicht. Ganz im Gegenteil. Die Gefahr ist ziemlich groß, dass sich die Einzelnen oder die Teams zu viel aufladen. Jeder möchte etwas beitragen und das Team nach vorn bringen. Das ist ein sehr angenehmes Arbeiten.

Kanban-Boards

Ein zweites zentrales Element sind für mich die Kanban-Boards, also die Aufgaben-Boards. Hier werden die zu erledigenden Aufgaben auf einzelnen Kärtchen eingetragen und im sogenannten Backlog gesammelt. Das Team zieht sich dann eigenständig seine Aufgabe und erledigt sie. Solange daran gearbeitet wird, steht die Aufgabe im Board unter „in progress“, ist sie erledigt, wird sie auf „done“ verschoben.

Das muss sich am Anfang ein wenig ‘einruckeln’. Aber dann funktioniert es richtig gut, weil jeder für sich selbst abschätzen kann:

  • Schaffe ich diese Aufgabe heute zeitlich?
  • Entspricht sie meinen Fähigkeiten oder muss ich einen Kollegen um Hilfe bitten?

Setzt du Sprints ein, übernimmt das gesamte Team die Abschätzung von Komplexität und Dauer der einzelnen Aufgaben.

Aufgaben ziehen und Teamarbeit

Die Gefahr, dass sich keiner eine Aufgabe zieht, ist nach meiner Erfahrung eher gering. Auch wegen der eben beschriebenen ‘dailys’. Wenn es doch einmal dazu kommt, dass jemand sich nichts nimmt, dann meist deshalb, weil er nicht ordentlich gebrieft wurde. Manche trauen sich am Anfang auch einfach nicht. So etwas passiert zum Beispiel, wenn das Team schon so selbstverständlich mit diesen Boards arbeitet. Dann vergisst es einem „Neuling“ zu erklären, wie die Kanban-Boards funktionieren.

Agiles Projektmanagemen mit Kanban-Boards
Agiles Projektmanagemen mit Kanban-Boards

Überblick behalten

Ein anderes Problem: Gerade bei großen Veranstaltungen, sprich Projekten, ist das sogenannte Backlog des Boards ziemlich voll. Außerdem sind oft viele Personen beteiligt. Wenn die Leute dann vergessen, die Kärtchen auf den Boards in die richtigen Kategorien, z.B. auf „erledigt“ zu verschieben, wird es schnell unübersichtlich. Mit anderen Worten: Das Team muss schon sehr diszipliniert arbeiten.

Der Product Owner – oder wenn du so willst der Projektleiter – hält sich aus der eigentlichen Arbeit des Teams heraus. Er definiert die Aufgaben in Abstimmung mit den internen und externen Kunden. Außerdem nimmt er Ergebnisse des Teams in Zwischen- und Nachbesprechungen (im Scrum sind das die Reviews) ab. Mehr macht er aber auch nicht. Das verstehen Vorgesetzte oft nur schwer. Es ist allerdings für die vertrauensvolle Zusammenarbeit im Team ganz wichtig.

Das Typische an agilem Arbeiten

Tja, woran erkenne ich das agile Arbeiten? Das ist vermutlich Ansichtssache. Für mich ist ein großer Schritt in Richtung agil getan, wenn das Team es schafft sich über die Dailys und Boards selbst zu organisieren. Also ohne dass ein Projektleiter alles von vornherein fest klopft. Denn dann kann es auch schnell auf Veränderungen reagieren.

Wie sieht die Struktur eines agilen Teams aus?

In einem agilen „Setup“ gibt es keinen klassischen Projektleiter. In einem nach Scrum-Methoden arbeitenden Projekt gibt es einen Product Owner und einen Scrum Master.

Der Product Owner visualisiert und dokumentiert die Aufgaben auf den Kanban-Boards. Er listet die Aufgaben auf und priorisiert sie nach Dringlichkeit und Zeitaufwand. Diesen Aufwand schätzt jedoch das Team ab, nicht der Product Owner. Sein Team zieht sich die Aufgaben selbständig. Jeder kann sehen, welche Aufgaben gerade anstehen und wie deren Status ist. Also: ToDo, in progress, done. Daraus kann jeder selbst erkennen und ableiten, wer woran arbeitet und mit wem er sich einmal unterhalten oder abstimmen sollte.

So ein Kanban-Board ist ein wirklich tolles Arbeitstool für Teams. Der Product Owner nimmt, wie gesagt nicht an den täglichen Teammeetings teil, das Team organisiert seine Arbeit vollständig selbst. Das nimmt den Druck raus.

Der Product Owner ist damit nicht arbeitslos. Er hat eine mindestens ebenso schwierige Aufgabe: Er übernimmt das Kunden- und Stakeholder-Management sowie die genannte Pflege des Backlogs im Kanban-Board. D.h. er kommuniziert mit Kunden, Vorgesetzten etc. Er bündelt und bearbeitet die Fragen ans Team und vom Team an die Stakeholder. Außerdem ist es sein Job, Aufgaben verständlich zu beschreiben und strukturiert im Backlog abzulegen, damit das Team schnell und ohne ständige Verständnisprobleme arbeiten kann. Das kann eine ziemliche Herausforderung sein und braucht natürlich Rücksprachen mit dem Team.

Im Scrum gibt es zusätzlich den Scrum Master. Also jemanden, der sich mit den Arbeitsmethoden auskennt und bei Konfliktbewältigung hilft. Er unterstützt das Team bei der internen Kommunikation, sorgt für das notwendige Arbeitsumfeld und schirmt es auch ein Stück weit nach außen ab.

Der Wert des Scrum Masters zeigt sich v.a. bei ungünstigen Team- oder Gesprächskonstellationen. Beispielsweise wenn ein Vorgesetzter im Projekt plötzlich Teammitglied ist. Das sollte eigentlich nicht der Fall sein. Kommt aber vor. Einfacher Fall ist das Limit der Redezeit in den Daylies. Wer möchte schon seinem Chef sagen, dass er zu lange spricht? Der Scrum Master kann hier – gerade wenn er von extern kommt – regelnd eingreifen. Er vermittelt auch bei Konflikten im Team. Gute Scrum Master vermitteln eigentlich schon, bevor es “kocht”. Sie sind “Gold wert” und können ein Team auch durch schwierige und stressige Phasen navigieren.

Welche Einstellung und welche Menschen brauch ich für agiles Arbeiten?

Agiles Projektmanagement braucht ein hochmotiviertes Team. Jedes Mitglied des Teams muss ein paar Erfahrungen und eine große Portion Eigenmotivation mitbringen. Und du brauchst Leute, die sauber kommunizieren. Was tun sie gerade bzw. was werden sie tun? Und wo klemmt es?

Das klingt am Anfang schwer, lernt sich aber recht schnell, auch wenn es kein Selbstläufer ist. Es ist wichtig, dass die Teammitglieder im dem genutzten agilen Framework geschult werden. Gut ist, wenn alle beteiligten bereits Erfahrungen mit agilen Methoden aus ihrer Vergangenheit mitbringen. Ohne eine solche „Synchronisation der Arbeitsweise“ gelingt agile Projektarbeit kaum.

Agiles Projektmanagement braucht ein hochmotiviertes Team
Agiles Projektmanagement braucht ein hochmotiviertes Team

Der leichte Einstieg

Wenn du erst einmal leicht einsteigen möchtest, dann kann ich dir die Kanban-Boards z.B. von Trello für dein Projektmanagement empfehlen. Außerdem die ‘dailys’. Diese regelmäßigen Termine sind einfach Pflicht. Wenn’s täglich nicht klappt, dann mindestens alle zwei Tage. Diese kurzen Runden von maximal 15 Minuten mit maximal 10 Leuten bringen es wirklich. Du brauchst am Anfang unbedingt jemanden, der die Zeit stoppt. So erfährst du ganz schnell, wo es in deinem Projekt gerade wirklich klemmt.

Termine & Regeln im agilen Projektmanagement

Übrigens ist es ein Irrglaube, dass es mit agilem Projektmanagement keine Termine mehr gibt. Es gibt sehr wohl fixe Punkte. In Scrum gibt es beispielsweise die Sprints. Und nach jedem Sprint steht etwas Konkretes fest. Beispielsweise ein Save-the-Date für dein Event. Oder eine Website mit einer Programmstruktur und einem Anmeldeportal.

Auch wenn es vielfach anders dargestellt wird: Agiles Arbeiten unterliegt oft mehr Regeln als die bisher geübten Modelle. Außerdem macht es die Dinge auch nicht zwingend schneller. Schon gar nicht am Anfang. Das muss allen Beteiligten klar sein. Vor allem den Vorgesetzte. Außerdem erfordert agiles Arbeiten viel Vertrauen auf allen Seiten. Vermutlich ist das der schwierigste Schritt.

Agiles Projektmanagemen erfordert Vertrauen
Agiles Projektmanagemen erfordert Vertrauen

Eignet sich agiles Arbeiten fürs Eventmanagement?

Wenn irgendetwas agil ist, dann ist es das Eventmanagement.

Also: Ja, agiles Projektmanagement eignet sich für Veranstaltungen hervorragend. Denn Veranstaltungen sind anders als vorstrukturierte und standardisierte Abläufe in der Produktion.

Bisher waren all meine Veranstaltungen unterschiedlich. Egal ob ich Seminare und Tagungen vergleiche oder die Veranstaltungen aus diesem Jahr mit denen im Jahr zuvor. Und genau dann kannst du mit agilem Projektmanagement punkten und viel effizienter arbeiten.

Agiles Projektmanagement setzt eher kleine Kernteams voraus, aber einige Tools lassen sich auch für die Arbeit mit vielen Beteiligten ganz gut nutzen. Wenn du Wissen teilen möchtest. Das geht dank der Kanban-Boards viel besser als mit diesen ewigen Excel-Updates. Die wir üblicherweilse in unzähligen E-Mails an immer größer werdende Verteiler verschicken.

Im Eventmanagement finde ich übrigens die sehr sinnvollen Sprints schwierig umzusetzen. Denn ich will ja etwas von meinen vielen Dienstleister. Und freue mich, wenn sie sich endlich melden. Wie können sich da meine Teammitglieder nach außen abschirmen, wenn doch Kommunikation eine der Kernaufgaben ist? Darauf habe ich noch keine richtige Antwort. Aber vielleicht deine Leser? Wer mag, kann mich gern kontaktieren. Ich freu mich auf den Austausch.

Was sagt der Chef; was sagen die Kollegen, wenn man plötzlich agil arbeiten will?

Das kommt ganz auf den Chef an. Manche schätzen diesen Arbeitsstil recht schnell, für andere ist agil ein Ausdruck für mehr Freizeit, das Handling von Planungschaos oder einfach nur schneller. Letzteres sind Irrglauben. Agile Arbeit ist immer noch Arbeit. Die wird nicht über Nacht einfach schneller oder weniger. Und agil ist keineswegs unstrukturiert. Anfangs ist es sogar sehr gewöhnungsbedürftig. Für alle.

Zum Beispiel:

  • Tägliches Berichten über die eigene Arbeit, auch Misserfolge.
  • Wie lange brauche ich ehrlicherweise für eine Aufgabe?
  • Das Vertrauen in den Teams muss sich entwickeln können.
  • Die Teams brauchen eine Scheiter-Mentalität. Denn ich muss auch mal ehrlich zugeben können, dass ich etwas gerade nicht kann und nach Hilfe fragen.
  • Das Arbeiten mit dem gemeinsamen Kanban-Boards.

Was meist sehr schwierig ist: Auch und gerade der Chef muss sich in seiner Arbeitsweise umgewöhnen. Eine direkte Beteiligung und kleinteilige Kontrolle an der Arbeit ist bei agilen Methoden nicht vorgesehen. Der Chef ist der Kunde und  bekommt somit das fertige (Teil-) Produkt, das es „bestellt“ hat.

Wie fange ich mit agilem Projektmanagement für meine Events an?

Suche dir einen erfahrenen Scrum-Master oder Product Owner und absolviere selbst einen (Zertifikats-)Lehrgang. Und du solltest Vorgesetzte unbedingt einbinden. Agiles Arbeiten, gerade nach der Scrum-Methode, erfordert wirkliches Umdenken für alle. Das kann ein Team nicht im ’luftleeren Raum’ durchhalten. Darum sollte gerade der Anfang professionell begleitet werden. Ich persönlich würde mit der Einführung von Taskboards und Dailys anfangen, weil sie aus meiner Sicht so essentiell sind. Für die einzelnen Tools, Rollen und Arbeitsweisen gibt es jede Menge Anregungen im Netz, die du nutzen kannst. Wenn die Start-Hürden genommen sind, kann es sehr viel Spaß machen und äußerst produktiv sein.

Über die Interviewpartnerin

Tamara Bucher ist für Veranstaltungen und Weiterbildung bei VOICE – Bundesverband der IT-Anwender e.V. zuständig. Dazu gehört unter anderem die Leitung der VOICE Akademie, das Veranstaltungsmanagement, Web- & Social Media Marketing. VOICE ist heute die größte Vertretung von Digital-Entscheidern der Anwenderseite im deutschsprachigen Raum. Sie repräsentieren einen Querschnitt aus DAX-, MDAX- und mittelständischen Unternehmen.

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