Das beliebteste Tool zur Planung von Events ist wohl nach wie vor Excel. Und das hat trotz aller Unkenrufe seine guten Gründe und seine Berechtigung. Allerdings ist Excel eine Tabellenkalkulation und kein Projektmanagement-Tool. Daher eignet es sich vor allem gut zur – der Name sagt es schon – Kalkulation. Fürs Event-Management oder auch zur Planung und Steuerung der Event-Regie vor allem bei Online- und Hybrid-Events eignen sich cloudbasierte Tools deutlich besser. Eines davon ist Airtable. Was du von Airtable erwarten kannst und was eben auch nicht, erfährst du in diesem Blogbeitrag.
Event-Management mit Airtable
Mit Airtable erhältst du eine Vorlage für eine cloudbasierte Checkliste mit Event-Management-Aufgaben. Diese kannst du nach Belieben verändern und ergänzen. Dafür stehen dir ähnlich wie in Excel verschiedene Spalten und Zeilen zur Verfügung. Außerdem kannst du die Aufgaben in Kategorien zusammenfügen und die Ansichten variieren. So ist es eben doch mehr als eine Excelliste mit Aufgaben. Ob Tabellenansicht, Galerie, Kanban oder GANTT-Charts – alles ist möglich. Darüber hinaus kannst du Unteraufgaben anlegen, Details oder Filter hinzufügen sowie Start- und Endtermine festlegen. Schon an dieser Stelle kommt so manche Exceltabelle an ihre Grenzen. Damit du nicht bei Null anfangen musst, kannst du vorhandene Check- oder Aufgabenlisten aus Excel, Google Sheets oder csv-Dateien importieren.
Event-Agenda mit Airtable
Wie du im oben gezeigten Screenshot sehen kannst, kannst du auch deine Event-Agenda mit Airtable füllen. Im Kern ist dies die gleiche Funktion, die du schon für das Event-Management genutzt hast. Hier clusterst du deine unterschiedlichen Sessions, legst Start- und Endtermine fest und kannst sämtliche Details der Agenda in weiteren Spalten oder in jedem Feld hinzufügen. Ob Raumgröße, Sprechername, zusätzliches Equipment, Bestuhlungsart, Präsenz- oder Online-Format, ob Workshop oder Abendgala – füge hinzu, was du benötigst. Und lass es dir so anzeigen, wie du es bevorzugst – in Kalenderform, als Timetable, als Kanban, als GANTT, als Tabelle.
Diese Agenda kannst du für andere Personen freigeben und dabei bestimmen, was sie sehen dürfen und welche Nutzerrechte sie haben. Das ist deutlich komfortabler und stets aktuell – ganz im Gegensatz zu per E-Mail verschickten Exceldateien.
Event-Regie mit Airtable
Mit ein wenig Fantasie kannst du dir jetzt bestimmt schon vorstellen, wie der Regieplan für dein Event mit Airtable aussehen kann, oder? Nutze das Template für die Event-Agenda und füge hier alle Anweisungen hinzu, die dein Audio-Video-Dienstleister, dein Team und dein Moderator brauchen. Du kannst hier für jede Cue festlegen, wie das Sendebild aussehen soll und dazu die entsprechende Präsentationsdatei hinzufügen. Dafür kannst du auch Spalten ausblenden, filtern, gruppieren, sortieren, duplizieren und vieles mehr. So entsteht peu á peu der Ablaufplan für dein Event. Vor allem für Online-Events ist so ein cloudbasiertes Tool eine echte Hilfe, denn wenn ihr remote arbeitet, kannst du eben nicht mal schnell Korrekturen rüber rufen oder bringen.
Übrigens: Dafür gibt es auch colada.scripts. Mehr dazu erfährst du im Beitrag Endlich Regieplan und Redner virtuell im Griff behalten.
Speaker-Management mit Airtable
Das gleiche Prinzip der Aufgaben-, Regie- oder Agenda-Planung kannst du auch auf dein Speaker-Management übertragen. Mit den beliebig erweiterbaren Spalten fügst du die Informationen hinzu, die du brauchst. Ob den Status „angefragt“ oder „bestätigt“, ob „Vita vorhanden“ oder „Portraitfoto erhalten“ oder „Vertrag unterschrieben“ – was auch immer du im Blick behalten willst. Mit den individuell anlegbaren Filtern kannst du die wichtigen Dinge schnell im Blick behalten, z.B. wer schon zugesagt hat und wer nicht. Außerdem kannst du – und das natürlich in allen Aufgabenlisten – Automatisierungen anlegen. So kannst du dein Team oder externe Dienstleister informieren, wenn sich etwas am Event oder bei den Sprechern geändert hat. Auch nach außen, z.B. über twitter, kannst du automatisch kommunizieren.
Teilnehmer-Management mit Airtable
Für deine Teilnehmer kannst du ähnliche Listen anlegen oder importieren. Außerdem kannst du hier ein Anmeldeformular anlegen und so deine Anmeldungen für das Event einsammeln.
Hier erscheint mir die Funktion sehr einfach gehalten und der Ablauf dem einer manuell gepflegten Exceltabelle sehr ähnlich. Daher würde ich dir ab einer gewissen Größe und Komplexität deines Events an dieser Stelle zu einer spezialisierten Lösung für dein Teilnehmer-Management raten.
> zahlreiche Event-IT-Anbieter für dein Teilnehmer-Management findest du auf der Seite Eventmanagement-Software im Vergleich und im ebook So findest du die perfekte Software für dein Eventmanagement.
Budgetplanung mit Airtable
Auch für deine Budgetplanung gibt es eine Lösung mit Airtable. Ähnlich wie in Excel kannst du hier alle Ausgaben listen. Allerdings habe ich – zumindest bis dato – keine Spalten für die Einnahmen gefunden. Als Workaround würde ich daher alle Ausgaben mit einem Minus kennzeichnen und alle Ausgaben mit einem Plus. Außerdem fiel mir auf, dass man zwar die Währungseinheit von USD auf Euro umstellen, jedoch das amerikanische Tausender-Komma nicht gegen den deutschen Tausender-Punkt austauschen kann. Willst du in deinem Budget Berechnungen vornehmen, kannst du das in dem Notizfeld für jede Budgetposition. Allerdings gibt es hier nur eine einzige Formel: Menge x Anzahl. Hast du Berechnungen in deiner bisherigen Exceltabelle, die z.B. „=(100+(20*50))*1,19“ lauten, kommst du mit dieser Budgetvorlage nicht weiter. Diese Berechnungen müsstest du dann in einem separaten Tool durchführen oder in den Notizen manuell vermerken. Außerdem habe ich keine Lösung für die Unterscheidung von Brutto- und Netto-Beträgen gefunden. Wer meint, das wäre egal, hat noch nie einen komplexen Kongress für einen e.V. oder Verband budgetiert und abgerechnet. Wenn dich das im Detail interessiert, lies gern den Beitrag Das Märchen vom durchlaufenden Posten der Mehrwertsteuer.
Weitere Templates für dein Event-Management
Von Airtable erhältst du einige Vorlagen, Templates, für dein Event-Management. Damit musst du also nicht bei Null starten. Planst du jedoch bereits seit einigen Jahren erfolgreich Veranstaltungen, kannst du vermutlich auf umfangreichere Checklisten und Vorlagen aus deiner bisherigen Arbeit zurückgreifen. Einen guten Einstieg in unterschiedliche Aufgaben des Event-Managements bieten diese Vorlagen jedoch allemal.
- Event-Planung
- Event-Planung und Budgets
- Einladungsmanagement
- Event-Marketing (hier ist gemeint, dass du Events als Marketing-Instrument nutzt)
- Menüplanung
- Catering
- Esport-Events planen
- Spendengalas
- Campus-Events
- Hochzeitsplanung
- Kontakt-Management für Events
> zu den Airtable Vorlagen für Event-Planung
Fazit
In einigen Bereichen bietet Airtable dir wertvolle Templates für dein Event-Management. Dank der cloudbasierten Lösung ist es zudem sehr einfach, diese mit deinen Kollegen oder Dienstleistern zu teilen. Deutlich besser als über E-Mails mit Excel-Anhängen, die schon in der Sekunde des Versands veraltet sind. Doch an anderen Stellen, z.B. bei der Budgetplanung oder beim Teilnehmer-Management, können Excel oder auf Teilnehmer-Management spezialisierte Tools dir deutlich mehr bieten. Probier’s jedoch ruhig mal aus, Airtable gibt es in der Basisversion und für kleine Teams kostenfrei.
> zur Website von Airtable
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