Alternativen zum XING EventManager, die du kennen solltest

“Oh nein” habe ich gedacht, als ich hörte, dass der XING EventManager bald nicht mehr fürs Teilnehmer-Management bei Veranstaltungen einsetzbar ist. Schade, denn obwohl es Teilnehmer-Registrierungs-Tools wie Sand am Meer gibt, hat auch diese Lösung ihre Vorteile gehabt. Wer jetzt etwas Neues sucht, ist vielleicht auch erst einmal betrübt. Doch es gibt spannende Alternativen. Welche das sein können, erfährst du in diesem Blogbeitrag.

Was den XING EventManager auszeichnet(e)

Bevor ich dir ein paar Alternativen vorstelle, will ich kurz noch einmal auf die besonderen Vorteile und Eigenschaften des XING EventManagers eingehen. Dann wird auch klarer, warum es diese Alternativen auf die Liste geschafft haben. Spoiler vorab: Wer hier nicht drauf steht, ist keineswegs schlecht(er). Nein, nur eben anders.

Die Teilnehmer-Management-Lösung von XING Events zeichnet(e) sich aus durch:

• DSGVO-Konformität
  Schließlich ist XING ein Deutsches Unternehmen mit Standort in Deutschland und Servern in Europa. Und das ist – vielen Eventplaner·innen und Datenschützer·innen – wichtig mit Blick auf die DSGVO.
• Komplette Zahlungsabwicklung
  Aus meiner Sicht ein absolutes Must-have für Veranstalter·innen, die Tickets verkaufen bzw. kostenpflichtige Teilnahme anbieten. In dem Modul war enthalten: Rechnungsstellung, Stornierung, Zahlungserinnerungen und vieles mehr.
• Monatliche Auszahlung von Ticketerlösen – abzüglich der Gebühren
  Wer Veranstaltungen über mehrere Monate oder gar Jahre hinweg bewirbt und Plätze dafür verkauft, muss auf die Liquidität achten. Schließlich wollen die anderen Dienstleister·innen auch schon vor dem Eventtermin ihr Geld haben.
• Transparente Kosten durch die fixen Gebühren von 4,5 Prozent plus 99 Cent pro Teilnehmer
  D.h. du als Veranstalter·in zahlst nur für Tickets, die du auch verkauft hast.
• Kostenfreie Events sind kostenfrei.
  D.h. deine Registrierung kostet dich nichts, wenn auch dein Event für die Teilnehmer·innen nichts kostet.
• Support in vier Sprachen – für Veranstalter·innen und Teilnehmer·innen
  D.h. kein anonymes Call-Center im Ausland, sondern ein kompetentes Team in Deutschland.
• Ticketshop, Tickets und Rechnungen kannst du im eigenen Corporate Design gestalten.
  Den Ticketshop kannst du einfach und schnell in deine eigene Website integrieren.
• Du kannst Promotioncodes für besondere Kategorien und Marketingmaßnahmen anlegen.
• Die eigene Einlassoftware Easyentry eignet sich für kleinere Events; starke Partner wie FastLane sind da für große Events.
• Schnittstellen für die Verknüpfung von CRM Systemen
  Das macht dein Event-Management und Vertriebsprozesse deutlich einfacher und schlanker.

DSGVO und Teilnehmer-Management-Anbieter

Du suchst eine Lösung, die DSGVO-konform ist und dein·e Datenschützer·in legt Wert darauf, dass der Anbieter in Deutschland oder dem DACH-Raum sitzt und/oder aber zumindest die Daten in Deutschland hostet? Dann kommen hier die Anzeichen, dass du den richtigen Tool-Anbieter gefunden hast.

Im DACH-Raum ansässig:

• 1CRM (D)
• ADITUS
• Aloom – seit Nov. 2022 Teil der Event Inc Group (D)
• AirLST – Eventplattform (D)
• colada (CH)
• combit CRM (D)
• Connfair (D)
• Converia (D)
• Converve (D)
• Cvent (Hauptsitz USA, europäische Zentrale in UK, Niederlassung in Deutschland)
• CVS (D)
• doo (D)
• EMENDO (D)
• eveeno (D)
• evenito (CH)
• Eventbrite (Hauptsitz USA, Niederlassung in Deutschland)
• Eventfrog (Hauptsitz CH, Niederlassung in Deutschland)
• Eventmanager Online (D)
• EventMobi (Hauptsitz Kanada, Niederlassung in Deutschland)
• FLAVE (AT)
• Grün Software (D)
• InvitePeople – Registrierungslösung (Hauptsitz Schweden, Niederlassung in Deutschland)
• iventic (D)
• meetingmasters.de (D)
• miovent (D)
• Momentus Technologies – ehemals Ungerboeck (Hauptsitz USA, Niederlassung in Deutschland)
• multipass (D)
• plazz (D)
• pretix (D)
• U2D Ventari (D)
• vivenio (D)

Ist dir das Thema wichtig, musst du konkreter nachfragen. Manch einer hostet bei AWS, manch einer kann viele Zertifizierungen nachweisen.

Zahlungsabwicklung, Ticketshop und Auszahlung der Einnahmen an dich

War Datenschutz schon komplex, wird’s bei diesem Thema nicht wirklich leichter. Die meisten Anbieter lassen dir die Wahl, ob du automatisch Rechnungen anfügen willst, welche Zahlungsmittel du anbietest und wann die Einnahmen an dich ausgezahlt werden. Manch einer vereinnahmt die Zahlungen, andere geben auf den Rechnungen direkt deine Kontoverbindung(en) an. Willst du’s genauer wissen, schau unbedingt ins ebook und befrage die Anbieter.

Wer beispielsweise automatischen Rechnungsversand – nach eigenen Angaben – anbietet:

• ADITUS
• Aloom – seit Nov. 2022 Teil der Event Inc Group
• AirLST – Eventplattform
• colada
• Converia (individuell konfigurierbar)
• Converve
• doo
• EMENDO
• eveeno
• evenito
• Eventfrog 
• Eventmanager Online
• EventMobi
• FLAVE
• iventic
• meetingmasters.de
• U2D Ventari
• vivenio

Das ist ein komplexes Thema und die Anbieter haben diese Prozesse zum Teil automatisiert, zum Teil muss nochmal jemand einen Knopf drücken, zum Teil muss die Rechnung manuell erstellt werden.

Kostenfreie Registrierungen

Ein echter USP vom XING EventManager.

Ist dein Event kostenfrei, gibt’s auch eine kostenfreie Registrierung oder Basisversion oder Gratistest von:

• 1CRM (Basisversion kostenfrei)
• colada (Gratistest)
• CVS (verhandelbar)
• doo (Basisversion kostenfrei)
• eveeno (Gratistest & bei kostenfreien Events = kostenfrei)
• Eventbrite (bei kostenfreien Events = kostenfrei)
• Eventfrog (Gratisversion, auch bei kostenpflichtigen Events) 
• Eventmanager Online (Gratistest)
• EventMobi (Gratistest)
• iventic (Gratistest)
• meetingmasters.de (Gratistest)
• vivenio (Gratistest)

Teilnehmer-Management-Systeme, die viele Event-Prozesse abdecken

Jede·r versteht etwas anderes unter „Teilnehmer-Management“ oder „Event-Management“ oder „Event-Software“. Frage dich daher, ob du nur die Teilnehmerregistrierung und -verwaltung brauchst oder ob du noch mehr Eventprozesse digital umsetzen willst.

Unter anderem diese Tools hier können richtig viel rund um das Teilnehmer- und Event-Management:

• ADITUS
• Aloom – seit Nov. 2022 Teil der Event Inc Group
• AirLST – Eventplattform
• colada
• Converia
• Converve
• Cvent
• EMENDO
• EventMobi
• FLAVE
• InvitePeople – Registrierungslösung
• iventic
• plazz
• Ungerboeck

Registrierungstools für Kongresse und wissenschaftliche Veranstaltungen

Auf wissenschaftliche Kongresse haben sich unter anderem die Anbieter

• Converia
• CVS
• InvitePeople – Allrounder
• Let’s Get Digital – z.B. mit digitalem Bereich für die Posterausstellung
• U2D Ventari

spezialisiert. Dort findest du z.B. Lösungen für das Abstract-Management oder Gruppenregistrierungen.

Software vor allem für Messeveranstalter·innen

Besonders umfangreich für Messen, Ausstellungen mit Ausstellungsflächen und Einlasssystemen oder fürs Venue-Management sind die Features und Module von

• ADITUS und
• Ungerboeck

interessant.

Teilnehmer-Management-Systeme, die sich für viele Events pro Jahr eignen

Du kannst natürlich mit all den Systemen viele Events durchführen. Manche jedoch entfalten ihre Wirkung erst so richtig, wenn du mehrere Events damit durchführst. Einfach weil das Tool so mächtig ist und du dann das System besser verstehst und beherrschst.

• Cvent
• Ungerboeck

Wenn’s ums Thema CRM-Anbindung geht

Der Name verrät es schon. Hier sind Anbieter wie

• 1CRM und
• combit CRM

besonders stark.

Wenn es noch mehr in Richtung Agenturbedarf geht

Dann schau dir unbedingt mal

• InvitePeople oder
• FLAVE an.

Einen einfachen Einstieg gibt’s von

Tools, die du schnell aufsetzen und mit denen du dann leicht loslegen kannst, zum Beispiel:

• Eventfrog – für B2C- und B2B-Events
• Eventmix – auch für hybride Event-Registrierungen
• TAVATA – auch fürs Community-Management
• Ticketareo – inkl. leicht gebaute Event-Website

Teilnehmer-Management-Systeme, die auch mit einer Event-App verbunden sind

Einige kommen ursprünglich aus dem Event-App-Bereich und sind deshalb hier besonders stark aufgestellt. Dazu zählen zum Beispiel:

• Cvent
• doo
• EventMobi
• evenTwo
• iventic
• plazz

Darüber hinaus kannst du heute fast jede Online Event-Plattform auch als Event-App für deine Präsenz-Events nutzen, da viele im Browser laufen. D.h. man kann sie einfach im Smartphone öffnen. Auch wenn das keine „Native App“ ist.

Tools, die inzwischen auch eine Online Event-Plattform anbieten

Zugegeben, das sind seit der Corona-Pandemie fast alle. Wunder dich daher nicht, wenn hier fast alle Namen von oben wieder auftauchen.

• AirLST – Eventplattform
• colada – gibt’s u.a. mit Regieplantool
• Converia
• Converve
• Cvent
• EMENDO
• EventMobi
• FLAVE
• InvitePeople 
• iventic
• plazz
• SCOOCS
• U2D Ventari
• vivenio

Fazit

Es gibt unheimlich viele Anbieter für die Teilnehmerregistrierung. Jetzt kommt es sehr darauf an, was du genau suchst. Dieser Beitrag kann nur ein erster Einstieg sein. Schau unbedingt in die Übersicht Eventmanagement-Software im Vergleich und ins ebook So findest du die perfekte Software für dein Eventmanagement. Außerdem solltest du die Anbieter kontaktieren, Features und Preise ändern sich sehr häufig.