Schütze dein Event-Team vorm Overload – mit Asana Workload

Wie machst du in deinem Team sichtbar, wer zu viel und wer zu wenig Arbeit hat? Und weißt du stets, ob deine Events nach Plan laufen? Du kannst dafür Zeiterfassungstools nutzen, Excelpläne aufstellen, Termine im Kalender blocken, GANTT-Charts an die Wand hängen oder einfach ein digitales Projektmanagement-Tool nutzen. Denn hier sind ja alle Aufgaben und alle Verantwortlichen bereits eingetragen. Wie das geht und wie’s konkret in Asana aussehen kann, erfährst du in diesem Blogbeitrag.

Workload statt Overload – mit Asana
Workload statt Overload – mit Asana

 

Warum du Overload überhaupt erkennen und verhindern solltest

Personal ist Mangelware. Erst recht im Event-Business. Vermutlich muss ich dir das gar nicht erzählen. Doch vielleicht musst du intern noch argumentieren, warum dein Team echt am Limit ist und auch nicht weiter überlastet werden sollte. Zwei Argumente, die dir dabei helfen:

  1. Der Personalmangel wird sich noch deutlich verschärfen. Wir stehen erst am Anfang dieser Entwicklung.
  2. Es ist deutlich günstiger, Personal zu halten, als neues zu finden.

Kümmer dich also gut um dein Event-Team. Schließlich ist Event-Management einer der stressigsten Jobs überhaupt. Doch vermutlich weißt du auch das selbst ziemlich gut.

 

So machst du den Workload deines Teams in Asana sichtbar

Mit dem Business-Account von Asana kannst du sowohl Portfolios anlegen, als auch den Workload sichtbar machen.

  1. Aktiviere Portfolios.
  2. Ziehe all deine Projekte in Portfolios.
  3. Lege spätestens jetzt für alle Aufgaben und Projekte verantwortliche Personen fest.
  4. Weise den Aufgaben Stunden oder Punkte zu, um deren Arbeitsaufwand abzubilden.
    Dafür brauchst du in deinen Projekten ein Feld mit numerischen Angaben – nimm am besten ein benutzerdefiniertes Feld.
  5. Lege den Maximal-Workload in Stunden pro Person fest.
  6. Klicke auf “Workload” und lass dir jetzt all deine Mitarbeiter·innen und deine Projekte in einer Übersicht anzeigen.

Mit Drag-and-drop kannst du jetzt sogar Aufgaben in Echtzeit von A nach B schieben – wenn das inhaltlich sinnvoll ist.

Wie du in diesem Beispiel siehst, habe ich mir selbst für diesen Tag viel zu viel Arbeit eingeplant. Von 8 verfügbaren Stunden sind 16 verplant. Das ist wirklich ein wenig übers Ziel hinausgeschossen. Hier erkennt jede·r, dass das nicht funktionieren kann. Das ist die Grundlage für neue Priorisierung oder für eine Arbeitsverlagerung auf andere.

 

mach den Workload deines Teams sichtbar - z.B. in Asana
mach den Workload deines Teams sichtbar – z.B. in Asana

 

Wie Asana dein Team außerdem entlastet

Ihr seid überlastet? Oder kurz davor? Damit seid ihr in “guter” Gesellschaft. Nur leider ist das kein Grund zur Freude.

Mit Asana und den smarten Funktionen dieses digitalen Projektmanagement-Tools ersparst du deinem Team außerdem wertvolle Zeit, in dem ihr:

  • Lästige Routineaufgaben automatisiert.
    Dafür kannst du beliebig viele, eigene Automatisierungsregeln anlegen.
  • Und alle Informationen an einem zentralen Ort abspeichert.
    Wo die liegen, ist fast egal, Hauptsache, man kann mit einem Klick von dort aus zugreifen.

Ein paar Beispiele für Regeln:

  • sobald eine Aufgabe, in eine bestimmte Kategorie fällt, informiert Asana automatisch den/die richtige·n Verantwortliche·n
  • hast du einen Aufgabenstatus von “angefragt” auf “zugesagt” geändert, erhält Mitarbeiter·in A eine Nachricht inklusive Deadline in 5 Tagen sowie alle Vor-Informationen zu dieser Aufgabe
  • füge automatisch neue “Follower” einer Aufgabe hinzu, sobald diese vom Status “zugesagt” auf “gebrieft” geändert wird

Mehr konkrete Beispiele für die Anwendung von automatischen Regeln erfährst du u.a. im Blogartikel Call for Paper – mit Asana behältst du den Überblick [inkl. Template].

 

Grenzen der Workload-Steuerung mit Asana

Asana ist, wie viele anderen Tools hier auf diesem Blog, auch nur ein Tool. Du kannst es smart einsetzen und nutzen oder auch am Ziel vorbeischießen. Ob es dir gelingt, dein Event-Team mit dem Asana Workload Feature zu steuern, hängt auch davon ab, wie realistisch deine Planungen und Einschätzungen sind und wie sehr dein Team mitspielt. Es gibt eben immer Leute, die schneller sind als andere und es gibt auch diejenigen, die sich besonders viel Zeit lassen. Wer ein Schlupfloch zum Ausruhen finden will, wird es finden. Da hilft dir auch Asana nicht. Aber wenn du ein engagiertes, ehrliches Team hast und ihr euch auf Asana wirklich einlasst, kann es euch helfen, Arbeiten, Arbeitspensum und Auslastungsgrad sichtbar zu machen.

Denk außerdem dran, “die Kirche im Dorf zu lassen” und es mit dem Detailgrad der Planungen nicht zu übertreiben. Ihr müsst nicht jede E-Mail in Asana planen und abhaken, nur um zu zeigen, dass alle etwas tun. Viel wichtiger ist es, dass Asana eure zentrale Anlaufstelle für Aufgaben, Informationen und Deadlines ist. Seid pragmatisch und plant ruhig auch mal nach dem Pareto-Prinzip. 80 Prozent reichen auch aus, um einen Überblick über Events und Aufgaben zu erhalten. Also: Grobe Meilensteine, wichtige Aufgaben und Aufgabenblöcke eintragen, aber nicht jede Kleinstaufgabe.

Pareto-Prinzip auch bei der Planung der Arbeit anwenden
Pareto-Prinzip auch bei der Planung der Arbeit anwenden

 

Fazit

Mit Asana “Workload” erhältst du echte Einblicke in das Arbeitspensum deines Event-Teams. So stellst du sicher, dass dein Team weder über- noch unterfordert ist und deine Event-Projekte angemessen besetzt sind.

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