Was verbindest du mit dem Begriff "Marketing Automation"? Viel Buzzword-Bingo und wenig dahinter? Mega komplizierte Prozesse und ein monatelanger Set-up von entsprechender Software? Ganz ehrlich: Den Eindruck kann man gewinnen, wenn man so im Netz surft oder auf LinkedIn unterwegs ist. Ging mir auch ganz ähnlich. Allerdings, hat automatisiertes E-Mail-Marketing für Events wirklich enormes Potenzial und lässt sich deutlich schneller aufsetzen, als du vielleicht vermutest. Hier sind drei super einfache Beispiele, die ich selbst eingerichtet habe – ganz ohne eine Heerschar von ITlern oder Beratern im Hintergrund.
Die automatisierte Begrüßungsmail für neue Kontakte
Vermutlich bietest auch du irgendeinen Newsletter für deine Events oder deine Services an. Doch ganz ehrlich: Wann erhalten diese neuen Kontakte das erste Mal eine Nachricht von dir? Mal abgesehen von der Double-Option-Mail? Immer noch viel zu viele Eventveranstalter·innen sammeln fleißig Newsletter-Abonnent·innen ein und senden keine Begrüßungsmail an die neuen Kontakte. Dabei ist dieser Prozess wirklich super einfach.
Beispiel mit dem Newsletter-Tool von KlickTipp:
- Lege eine Kampagne an.
- Frage ab, ob der Kontakt E-Mails erhalten darf (DOI).
- Prüfe, ob der Kontakt älter ist als 24 Stunden (dann schickst du wirklich nur an neue Kontakte die Begrüßungsmail).
- Lege eine Begrüßungsmail an.
- Ende.
Meinen Prozess habe ich inzwischen um einige Bedingungen erweitert. Aber du kannst ganz einfach anfangen und dir sogar die Vorlage für Begrüßungsmails von KlickTipp in deinen Account reinladen. Dann kannst du sofort starten. Genau so hab ich es auch gemacht.
> zur ausführlichen Anleitung für Begrüßungskampagnen mit KlickTipp
Die automatisierte Event-Erinnerung an noch Unentschiedene
Manche Besucher·innen deiner Website wissen noch nicht genau, ob sie zu deinem Event kommen wollen oder sollen. Sie wollen aber auch nicht immer einen Newsletter von dir erhalten. Was passiert mit ihnen? Out of sight, out of mind? Biete ihnen doch einfach einen Erinnerungsservice für dein Event an. Da können sie ihre E-Mail-Adresse eintragen und werden wirklich nur an das Event erinnert. Wichtig dabei ist, dass du in deinem regulären Newsletter-Verteiler diese Personen ausschließen kannst. Mit KlickTipp kann ich das ganz einfach über ein Tag machen. In diesem Beispiel habe ich die Interessenten für den LEGO-Workshop mit dem Tag "LEGO-Interessent" versehen.
Wenige Tage oder Wochen vor deinem Event sendest du dann eine E-Mail an alle, die dieses Tag erhalten haben.
Automatisierte Remindermails für Events und Webinare
Du kannst diesen Prozess für Präsenzevents, aber auch für Online-Events und Webinare anwenden. Letzteres ist automatisiert ein echter Segen, da die Anmeldungen für Webinare oft in letzter Minute eintreffen. Manchmal sogar nach Webinar-Start. Wenn du da nicht automatisiert hast, verlierst du wertvolle Anmeldungen. Und so geht's:
- Lege ein Anmeldeformular an.
- Verknüpfe es mit deinem Newsletter-Tool.
- Erstelle die Bestätigungs- und Remindermails.
- Lege einen Workflow für diese Mails an.
So erhalten alle Anmelder·innen automatisiert ihre Zugangsdaten – egal wann sie sich anmelden. D.h. du kannst dich dann auf die Inhalte deines Webinars oder Events konzentrieren, statt dich noch um Remindermails kümmern zu müssen.
Mein Beispiel für die Anmeldungen zum ToolTalk:
- Starte Kampagne.
- Prüfe, ob Kontakt das Tag "ToolTalk" hat.
- Wenn ja, versende Bestätigungsmail. Wenn nein, Kampagne ist beendet.
Dieses Vorgehen wiederhole ich dann für jede Reminderstufe. Hier frage ich mit der Wenn-dann-Funktion ab, ob ein bestimmtes Datum erreicht ist. Wenn Termin 7 Tage vor dem Webinar, dann sende eine Erinnerung – und so weiter. Du erkennst das Prinzip, oder? Mit KlickTipp ist das super leicht angelegt.
Was mit an den E-Mails mit KlickTipp besonders gut gefällt: Ich kann ganz leicht einen Countdown-Timer in die E-Mailings einfügen. So wissen die Empfänger·innen ganz genau, wann das Event startet.
Fazit
Automatisiertes E-Mail-Marketing für Events ist deutlich leichter als manch ein IT-Anbieter oder LinkedIn-Artikel uns glauben lässt. Fängst du mit diesen drei konkreten Automatisierungen an, bist du deutlich weiter als viele andere Planer·innen. Und deine Zielgruppe freut sich über die Reminder und Begrüßungen.
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