Automatisierungen für alle, die Events organisieren

Automatisierungen nehmen dir viel manuelle Arbeiten ab, sparen so viel Zeit und am Ende des Tages natürlich auch Geld. Einige Automatisierungen nutzen wir in der Eventbranche schon recht häufig, z.B. Buchungsbestätigungen. Andere sind auf dem Vormarsch, wie z.B. die Nutzung von Online-Terminplanern fürs Finden eines passenden Termins für beide Seiten. Deutlich seltener hingegen werden Automatisierungen in Projektmanagement-Tools wie Asana, Trello, Monday, Wrike und Co. genutzt. Und noch ganz am Anfang steht die Automatisierung von Tool übergreifenden Prozessen. Dabei liegt hier richtig viel Potenzial. Erst recht, seit dem es DIY-Schnittstellen-Konfiguratoren wie Make oder Zapier gibt. Neugierig, was heute schon geht? Dann lies unbedingt weiter.

Tools für Automatisierungen von Eventprozessen – über verschiedene Datenquellen hinweg

Mich erreichen immer mehr Anfragen von Eventplaner·innen, die zwar mittlerweile viele Tools für ihr Event-Management nutzen, jedoch unzufrieden sind, dass diese Tools nicht "miteinander reden". Und manchmal sind sie dann auf der Suche nach einem Teilnehmer-Management-Tool, dass diese Lücke füllen soll oder brauchen eine Hilfe, wie die jetzige manuelle Arbeit beschleunigt werden könnte. Genau da kommen Automatisierungstools ins Spiel. Das sind solche, die die verschiedenen digitalen Lösungen miteinander verknüpfen und so automatisierte Workflows erstellen können. Das Beste daran: Diese Tools lassen sich relativ einfach bedienen – auch ohne Programmier-Wissen. 

Activepieces 

Das No-Code-Tool Activepieces unterstützt dich bei der Automatisierung von Marketing, Vertrieb, Kundenservice und internen Prozessen. Mit Activepieces kannst du deine täglichen Aufgaben automatisieren, ohne die IT anzurufen oder selbst etwas zu programmieren.

Dafür gibt's bei Activepieces mehr als 100 Anwendungen und Templates, mit denen du den Kundensupport automatisieren, Leads mit deinem CRM synchronisieren und Social Media unterstützen kannst. Außerdem erhältst du Zugang zu detaillierten Schritt-für-Schritt-Tools zur Fehlersuche, mit denen du deine Arbeitsabläufe optimieren kannst, sollten sie (noch) nicht funktionieren.

Auszug aus dem Funktionsumfang:

• Versand von Shopify-E-Mails und der Synchronisierung von Facebook-Leads mit HubSpot, Mailchimp oder Pipedrive,
• dank der ChatGPT-Integration kannst du hochwertige SEO-Blogs erstellen,
• oder deinen eigenen KI-Kundensupport-Agenten starten – für Service rund um die Uhr,
• automatisch auf Facebook und Twitter posten und das Feedback deiner Kunden analysieren, 
• und vieles mehr.

In der Basisversion erhältst du:

• alle 107 Features und zukünftige Features,
• 20 Verbindungen
• sofortige und geplante Auslöser
• 10 Minuten Synchronisierungszeit für geplante Auslöser
• 1 Benutzer
• 10.000 Aufgaben pro Monat
• beliebige Anzahl von Ordnern, Abläufen und Schritten

albato

Mit albato erstellst du Automatisierungen zwischen beliebigen Cloud-Anwendungen. Diese Lösung zur Workflow-Automatisierung ist eine Alternative zu Zapier und Pabbly. Sie ist schnell, einfach zu bedienen und unterstützt eine große Anzahl von Integrationen. Alles, was du tun musst, ist, deine Accounts bei der anderen Tools mit albato zu verbinden, Regeln zu erstellen und albato wird alle Aufgaben aktivieren. Die Benutzeroberfläche ist sehr intuitiv und hervorragend für die Erstellung eines Automatisierungsworkflows in wenigen Minuten. 

Funktionen in allen Plänen:

• beliebige Anzahl von Schritten pro Automatisierung pro Monat
• beliebige Anzahl von Benutzern (pro Konto)
• Filter-Trigger
• 500+ Anwendungen und alle zukünftigen Integrationen
• 30 Tage Speicherung des Ausführungsprotokolls
• Parallele Ausführung von Szenarien
• Automatisierungsprotokolle in Echtzeit
• Integrationen einschließlich: Airtable, Slack, Salesforce, HubSpot, Mailchimp, Zendesk, Jira, ActiveCampaign und mehr

boost.space

Mit boost.space kannst du organisierte Daten in jede beliebige Anwendung für Zapier-ähnliche Automatisierungen exportieren. So beschleunigst du deinen Workflow mit integrierten Integrationen. Dank boost.space synchronisierst du all deine Daten aus mehr als 1.700 Anwendungen mit einer zentralen Datenbank – ganz ohne Programmieraufwand.

Das ist im Lifetime-Deal von boost.space enthalten: 

• Lebenslanger Zugang zu Boost.space
• Alle zukünftigen Aktualisierungen der Software
• Keine Codes, kein Stacking – wähle einfach das für dich passende Angebot
• DSGVO-konform

make

Mit Make kannst du Automatisierungen Tool übergreifend erstellen. In dem Konfigurator sind bereits mehr als 1.400 Anwendungen verfügbar sowie sehr viele Templates für Beispiel-Prozesse. Fast alle E-Mail-Marketing-Lösungen sind drin sowie einige Event-Lösungen, z.B. Eventbrite, rooom EventCloud, Swapcard oder SimpleTix. Auch Tools wie Zoom, Calendly oder Asana sind dabei. Ist deine Lösung nicht dabei, kannst du sie selbst reinholen. Dafür gibt's das "no-code toolkit" von Make, mit dem sich jede Anwendung, die eine API hat, verbinden lässt. In der kostenfreien Version ist inkludiert: 

• No-Code-Workflow-Generator
• 1.000 Operations/Monat
• eigene Anwendungen
• beliebig viele Benutzer
• Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Parallele Ausführung von Szenarien (das sind deine automatisierten Workflows)
• Überwachung der Ausführung in Echtzeit

Beispiel: Wenn ein neues Webinar beginnt, wird dieses Szenario sofort ausgelöst. Die genehmigten Teilnehmer werden abgerufen und die Kontakte werden in ActiveCampaign erstellt oder aktualisiert. Die Kontakte werden außerdem zu Airtable hinzugefügt.

Make klingt spannend? Dann hol dir einen Monat gratis die Premium-Version inklusive 10.000 Operationen:

n8n

Mit n8n kannst du circa 200 verschiedene Tools miteinander verbinden und so automatisierte Workflows generieren. Mehr als 1000 Workflow-Templates stehen dir dafür vom n8n-Team sowie deren Community zur Verfügung. Du kannst die Tools ohne Code verbinden, um Aufgaben zu automatisieren. Oder deine IT-Expert·innen schreiben einfaches Javascript, wenn du komplexe Daten handeln willst. Du kannst deine Flows auch einfach wiederverwenden – Kopieren und Einfügen, einfache Imports und Exports von Workflows ermöglicht dir n8n. Du kannst n8n kostenfrei testen, danach gibt es das Starterpaket für 20 €/Monat. Darin sind enthalten:

• 5 aktive Workflows
• 5000 Workflow-Ausführungen mit unbegrenzten Workflow-Schritten
• 1 User

Dieser Workflow prüft ein Postfach auf neue E-Mails. Wenn der Betreff "Ausgaben" oder "Beleg" enthält, wird der Anhang ausgelesen und ein Google Sheet mit den Werten des Beleges aktualisiert.

Pabbly Connect

Wie die anderen Konnektoren bzw. Workflow-Builder funktioniert Pabbly Connect nach diesem Muster: 

• Trigger
  Wähle eine Anwendung, die deinen Workflow auslöst, sobald sie Daten empfängt.
• Aktion
  Wähle die Anwendung aus, an die du die Daten übertragen möchtest.
• Aktiviere den Workflow
  Sobald Trigger und Aktionen festgelegt sind, aktiviere einfach den Workflow.

Pabbly Connect wirbt mit einer 30-Tage-Geld-zurück-Garantie sowie mehr als 3.000 (!) Video-Tutorials für unterschiedlichste Workflows. Dabei sind dort mehr als 1.000  Integrationen verfügbar. Im Gegensatz zu Make sind bei Pabbly nur die Aktion-Steps kostenpflichtig bzw. verbrauchen Volumen deines Paketes. Trigger und interne Aufgaben wie Text-, Zahlen- oder Daten-Formatierungen sind kostenfrei. Mit Pabbly erhältst du beliebig viele, mehrstufige Workflows sowie beliebig viele Pfad-Router.

Zapier

Mit Zapier kannst du mehr als 5.000 Anwendungen miteinander verbinden. Dafür erstellst du die sogenannten Zaps - die automatisierten Workflows von Zapier - direkt im intuitiven Drag-and-Drop-Editor. Dafür ist, wie bei den anderen Tools, kein Code erforderlich. So automatisierst du mit wenigen Klicks bis zu 100 Aktionen in einem einzigen Zap. In der kostenfreien Version von Zapier ist enthalten:

• 100 Aufgaben pro Monat
• 5 Zaps
• 15 Minuten Aktualisierungszeit
• Zaps mit einem Auslöser und einer Aktion
• Code-freier Editor
• du kannst Zaps bearbeiten, ohne sie auszuschalten, um schnell zu iterieren
• ebenso kannst du Schritte kopieren und einfügen
• Datenübertragungen
• Unterordner

Mehr erfährst du in den Blogbeiträgen

• Marketing Automation mit Zapier – Schritt für Schritt
• Zapier – DIY-Schnittstellen für zahlreiche Automationen

Du kannst beispielsweise neue Registrierungen bei Eventbrite automatisch in ein Excel-Dokument übertragen.

Tools für Automatisierungen von Event-Prozessen – in einem einzigen Tool

Auch innerhalb eines einzigen Tools kannst du automatisiert Prozesse ablaufen lassen. Beliebte und bekannte Beispiele dafür sind:

• Teilnehmer-Management-Systeme
  die z.B. automatisiert Bestätigungen und Rechnungen versenden
  Mehr im Blogbeitrag Eventmanagement-Software im Vergleich
• Projektmanagement-Tools
  wie Airtable, Asana, Basecamp, ClickUp, Jira, Monday, Notion, Trello, Wrike und Co.
• Online-Terminplaner
  wie Acuity Scheduling, Appointlet, Calendly, Calenso, Hubspot-Meetings, TidyCal, Timify, Workhub Scheduling und Co. 
  Mehr im Blogbeitrag Online Terminplaner: So sparst du Zeit bei allen Termin-Abstimmungen.
• AI Tools
  wie Otter, das Meeting-Gespräche in Text-Protokolle umwandelt oder Synthesia, das automatisch Videos erstellt.
  Mehr im Blogbeitrag AI Tools fürs Event-Management & Marketing.
• und viele weitere digitale Tools.

Gerade im Projektmanagement und die Kombination von AI Tools mit den Automatisierungstools für Tool übergreifende Workflows bergen enormes Zeitspar-Potenzial. Schau dir die folgenden Beispiele unbedingt an. 

Was du im Event-Management automatisieren kannst

Es gibt so unglaublich viel, was du automatisieren kannst. Hier sind nur ein paar Beispiele. Willst du mehr entdecken, frag mich, schau in eines der vier oben vorgestellten Tools oder lass dir eine Automatisierung von Sven Herchenhein von HelloSpaces bauen. 

Support-Anfragen automatisieren

Viele der Support-Anfragen kurz vor einem Event sind standardisierbar. Oftmals haben die Teilnehmenden ihr Ticket vergessen, den Einwahlcode verlegt oder wollen vor Ort die Buchung von ihrem Kollegen auf sich selbst umschreiben lassen. Viele Schritte davon kannst du automatisieren. Zum Beispiel kannst du bei Anfragen an dein "hilfe@"-Konto auf den Begriff "Zugangscode" automatisch überprüfen lassen und dann eine automatisierte Antwort via E-Mail an diesen Absender zusammen mit seinem Zugangscode - aus einer von dir festgelegten Teilnehmerliste -  versenden.

Teilnahmezertifikate automatisiert erstellen und versenden

Stell dir vor, du führst via Zoom Webinare durch, für die du eine individualisierte Teilnahmebestätigung ausstellen willst. Beispielsweise, weil du medizinische Fortbildungen organisierst und die Teilnehmenden dies zum Einreichen bei der Ärztekammer brauchen. Du kannst manuell die Teilnahme-Liste exportieren und dann via Serienbrief die Bescheinigungen erstellen, einzeln speichern und über Outlook einzelne E-Mails inklusive des richtigen Anhanges versenden. Je größer die Zahl der Teilnehmenden und die Zahl der Webinare, desto umfangreicher wird die Aufgabe. Oder du automatisierst den Prozess und lässt ihn einfach so durchlaufen. 

Podcast-Folgen automatisch transkribieren und Text veröffentlichen 

Hättest du gern einen Text für all deine Podcast-Folgen? Oder zumindest eine Zusammenfassung, die du in den sozialen Netzen oder auf deinem Blog veröffentlichen kannst? Das alles kannst du manuell erstellen und es kostet dich Stunden. Oder du holst dir Tools, die das für dich automatisieren können. Gerade AI Tools sind mittlerweile in der Transkription von Sprache zu Text ganz gut geworden. Kombinierst du das mit einem Workflow in Make, Zapier und Co., kannst du auch das Ergebnis gleich in deinen Blog einfügen oder auf Social Media automatisch teilen (lassen). 

Praxistipp: Prüfe für die ersten Folgen manuell, ob du mit den Ergebnissen der Sprachumwandlung und mit den Ergebnissen der Workflows wirklich zufrieden bist und geh erst dann in die Voll-Automatisierung. Oder lass das automatische veröffentlichen weg und lass dir zumindest die Vorarbeiten per E-Mail senden oder auf einem geeigneten Speicherort ablegen.

In diesem Beispiel lässt du automatisch eine Zusammenfassung deiner neuesten Podcast-Folge als Text erstellen und veröffentlichst ihn auf LinkedIn. Du kannst dabei sogar Unternehmen oder Personen taggen.

Neue Blogposts automatisch zusammenfassen und in den sozialen Netzen teilen

Du betreibst einen Blog für deine Zielgruppe und möchtest die Zusammenfassungen in 140 Zeichen auf Twitter oder mit 500 Zeichen auf LinkedIn veröffentlichen? Ähnliche Services bieten Social-Media-Planungstools wie Buffer und Co. Du kannst es jedoch auch nach deinen Bedürfnissen über Automatisierungen mithilfe von Make oder Zapier einrichten und automatisch durchlaufen lassen. 

Auch hier der Tipp: Prüfe die ersten Ergebnisse manuell, bevor du in die automatisierte Massen-Kommunikation gehst. 

Zielgruppe segmentieren und automatisch individualisierte Follow-ups senden

Führst du Umfragen in deinen Webinaren oder auf Präsenz-Events mithilfe von Votingtools durch? Und möchtest du je nach Antwort der jeweiligen Person eine individualisierte Follow-Up-E-Mail senden? Z.B. all diejenigen, die dein Produkt schon kennen und in der Umfrage mit "ja, kenne ich" gestimmt haben, sollen weiterführende Informationen erhalten. Und alle, die dein Produkt noch nicht kennen, erhalten Basisinformationen für Einsteiger. Einige Newsletter- oder auch Quiztools können solche Automatisierungen bereits umsetzen. Häufig gibt es doch gerade hier eine Datenlücke. Genau dafür eignet sich ein Prozess mit Make, Zapier oder n8n. 

Mehr zur Segmentierung:

• Quiztools – für passenden Content und bessere Leads
• So nutzt du Voting- & Interaktionstools zielgerichtet

In diesem Beispiel sendest du Antworten vom Quiztool Typeform zum Newsletter-Tool KlickTipp und vergibst einen bestimmten Tag. Dieser Tag kann dann dort wieder eine automatische E-Mail-Sequenz auslösen.

Fazit

Mit automatisierten Workflows sparst du dir enorm viel manuelle Arbeit. Tools wie Make oder Zapier erleichtern dir das Zusammenstellen von Datensätzen aus und in verschiedene Tools. So reduzierst du außerdem manuelle Kopierfehler. Auch innerhalb von Tools wie Asana und Co. kannst du eine Menge Zeit sparen. 

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