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So organisierst du dein eigenes Barcamp

Am Samstag habe ich ein Barcamp besucht. Das Content Strategy Camp in Dieburg. Und weil ich wieder einmal sehr begeistert von diesem Eventformat bin, möchte ich dir heute ein paar Tipps für die Organisation (d)eines Barcamps geben. Zu einem Barcamp gehört alles, was eine klassische Veranstaltung auch braucht: Räume, Technik, Catering, Beschilderung, Ablaufplan, Orgateam, Teilnehmer und so weiter und so fort. Doch im Gegensatz zu einer klassischen Konferenz, ist ein Barcamp viel lockerer. Auch Unkonferenz genannt, lebt es vom Mitmachen deiner Teilnehmer. Sie werden zu Teilgebern, indem sie Sessions anbieten. Doch der Reihe nach:

Die Location

Ein Barcamp, also eine Unkonferenz, darf an einem ungewöhnlichen Ort stattfinden. Das kann eine sonst leerstehende Location sein oder wie beim Content Strategy Camp eine Universität in einer Kleinstadt. Die Räume dürfen ruhig etwas weiter auseinander liegen. Hochglanz und Bequemlichkeit spielen bei einem Barcamp eine untergeordnete Rolle. Die Teilnehmer sind da weniger kritisch oder anspruchsvoll. Ganz nach dem Motto: Content & Networking first.

#eventprofs Ein Barcamp darf an einem ungewöhnlichen Ort stattfinden. Hochglanz und Bequemlichkeit spielen bei einem Barcamp eine untergeordnete Rolle. Motto: Content & Networking first. #Barcamp #meetingprofs Klick um zu Tweeten

Das Programm auf dem Barcamp

Das Barcamp lebt vom Input deiner Teilnehmer. Daher werden sie auch Teilgeber genannt. Das bedeutet, sie bestimmen die Themen der einzelnen Sessions. Du hast zu Beginn eines Barcamps also kein fertiges Programm. Du hast ein Programmgerüst. Das legt das Thema, den Beginn des Camps und die Pausenzeiten fest. Mehr jedoch nicht. Plane daher zu Beginn deines Barcamps eine Planungssession in einem größeren Raum ein. Ein Moderator koordiniert die Vorstellungsrunde der Sessiongeber und ihrer Themen. Begrenze die Redezeit jedes Einzelnen auf eine Minute. Sonst dauert dieser Part einfach zu lange. Per Handzeichen stimmen deine Teilnehmer ab, ob sie das vorgeschlagene Thema interessiert oder nicht. Demzufolge kommt’s in die Programmplanung oder eben auch nicht. Hilfreich ist’s wenn die Sessiongeber ihr Thema auf einem Moderationszettel notieren. So kannst du es auf eine vorbereitete Pinnwand anbringen.

#eventprofs So organisierst du ein Barcamp. Die Teilnehmer bestimmen die Themen der einzelnen Sessions. Du hast also kein fertiges Programm. Du hast ein Programmgerüst. #interaktiveEventformate #meetingprofs #MICE Klick um zu Tweeten
Die Sessiongeber stellen sich beim Barcamp vor
Planungssession | © PR Fundsachen

Und hier ein Tipp für die digitale und superschnelle Umwandlung des Programms: Nutze Google docs. Dort kannst du noch während das Programm live auf der Pinnwand entsteht, die Sessions eintippen (lassen). So sehen alle Teilnehmer jederzeit, welche Session wann und wo stattfindet. Du erinnerst dich, es gibt ja kein vorabgedrucktes Programm. Ein wichtiger Service also. Sollte sich etwas beim Programmablauf oder den Räumen ändern, weiss jeder sofort Bescheid. Es hilft natürlich, wenn du noch einen oder mehrere Bildschirme aufstellst und die Sessionplanung dort zeigst. Außerdem kannst du die ursprüngliche Papier-Sessionplanung an einem zentralen Ort, z.B. beim Check-In aufstellen.

#eventprofs Tipp für dein Barcamp. Stell den Sessionplan auf Google Docs bereit. Es hat eh jeder ein Smartphone dabei. #sparepapier #nachhaltig #savepaper #meetingprofs #MICE #barcamp Klick um zu Tweeten
Sessionplan mit GoogleDocs
Sessionplan mit GoogleDocs | © cosca18

Die Referenten

Deine Referenten kommen aus dem Publikum. Der ein oder andere weiss schon vorher, dass er eine Session anbieten möchte. Das ist auch völlig OK. Du kannst übrigens auch schon Sessionideen und -wünsche im Vorfeld sammeln. Das machen beispielsweise die Organisatoren des Barcamp Digitalisierung in Augsburg (#digicamp18) auch per Google Docs vorab. Ebenso OK ist es, wenn sich spontan jemand findet, der eine Session moderieren oder einen Vortrag halten möchte. Ich war beim Content Strategy Camp in einer Session mit dem Thema „Content Audit“. Dort hat die Sessionleiterin wirklich mehr Fragen gestellt und zur Diskussion aufgerufen als einen fertigen Vortrag gehalten. Und das ist super so! Genau deshalb fahre ich ja auch zu solchen Veranstaltungen. Weil ich mich einbringen möchte.

interaktive Eventformate dank Barcamp
Interaktion dank Barcamp | © PR Fundsachen

Ermuntere deine Teilgeber also zu interaktiven Sessions. Wir müssen nicht immer den perfekten und fertigen Inhalt präsentiert bekommen. Mitdenken und diskutieren ist manchmal viel spannender. Zum Beispiel habe ich letztes Jahr einmal an einer Session zum Thema „Arbeitszeiten in der Meetingbranche“ teilgenommen. Solche Themen bieten sich wirklich an. Hier gibt’s einfach keine wissenschaftliche Lösung für diese Frage. Die Realität ist nun einmal anders als es Gesetzestexte oder Gewerkschaften vorsehen.

Ansonsten haben Sessiongeber ähnliche Aufgaben wie auf klassischen Veranstaltungen: Ins Thema einführen und auch auf den pünktlichen Beginn und das Ende achten.

#eventprofs #Barcamp Ermuntere deine Teilgeber zu interaktiven Sessions. Wir müssen nicht immer den perfekten und fertigen Inhalt präsentiert bekommen. Mitdenken und diskutieren ist manchmal viel spannender. Klick um zu Tweeten

Das Catering

Darf einfacher sein als bei klassischen Konferenzen. Buffet und Selbstbedienung sind völlig in Ordnung. Du kannst auch Food-Sponsorings organisieren. Beispielsweise hat mymuesli eine ganze Zeit lang diverse Barcamps gesponsert. Der Start-Up-Spirit und der Spirit von Barcamps passen einfach sehr gut zusammen. Wie immer gilt auch hier: Essen und Trinken sind menschliche Grundbedürfnisse. Ausreichen muss dein Catering also immer noch.

Catering auf einem Barcamp

Catering auf einem Barcamp | © PR Fundsachen

Die Pausen

Gerade beim Barcamp wird Networking groß geschrieben. Gönne den Teilnehmern daher großzügige Pausen. Zum Wechseln der Räume und vor allem in der Mittagszeit. Aktive Barcamper finden auch während der Pausen sehr viel Gesprächsstoff. Gerade sie benötigen keine Dauerbeschallung von Experten.

#eventprofs #interaktion Gerade beim Barcamp wird Networking groß geschrieben. Aktive Barcamper finden auch während der Pausen sehr viel Gesprächsstoff. Gerade sie benötigen keine Dauerbeschallung. Klick um zu Tweeten
Networking und Austausch auf dem Barcamp
Networking auf dem Barcamp | © PR Fundsachen

Der Check-In

Es zieht sich durch. Barcamps sind einfach lockerer. Deshalb kann beim Check-In ruhig mal jeder Teilnehmer sein Namensschild selbst schreiben. Du kannst Felder für Hashtags vorhalten. Oder du verteilst bunte Klebepunkte für verschiedene Kategorien. Beispielsweise für „Einsteiger“ und „Fortgeschrittene“ oder für bestimmte Themenbereiche. Außerdem merkt jeder Teilnehmer spätestens beim Check-In: Hier duzt man sich und das ist auch gut so.

#eventprofs Es zieht sich durch. Barcamps sind einfach lockerer. Deshalb kann beim Check-In ruhig mal jeder Teilnehmer sein Namensschild selbst schreiben. #barcamp #meetingprofs Klick um zu Tweeten
Namensschild selbst schreiben
Namensschild selbst schreiben | © PR Fundsachen

Die Technik

Deine Sessiongeber wollen meist auch ein paar Folien oder Websiten zeigen können. Andere bevorzugen Flipcharts, Pinnwände oder Whiteboards. Du brauchst also klassische Konferenztechnik. Da die Sessions meist in kleineren Gruppen durchgeführt werden, brauchst du fast keine Tontechnik. Außer bei der Planungssession zu Beginn und bei der Verabschiedung. Klar, denn das findet in einem größeren Raum vor größerem Publikum statt.

Mindestens genauso wichtig wie Technik für die Sessiongeber, ist Strom für die Teilnehmer. Gerade auf Barcamp wird getwittert und auf Instagram geteilt, was das Zeug hält. Deshalb brauchen deine Teilnehmer ständig Strom. Du kannst Akkuladestationen anbieten oder ganz einfach Mehrfachsteckdosen auf den Tischen platzieren. Sei als Redner oder Organisator auch nicht irritiert, wenn viele „dauernd“ auf ihr Smartphone blicken. Sie tippen während sie Inhalte konsumieren. Das kommt auch der Reichweite deines Barcamps zugute.

#eventprofs Gerade auf Barcamp wird getwittert und auf Instagram geteilt, was das Zeug hält. Deshalb brauchen deine Teilnehmer ständig Strom. #meetingprofs #MICE #eventtech Klick um zu Tweeten
biete Strom auf dem Barcamp an
biete Strom auf dem Barcamp an | © PR Fundsachen

Die Live-Berichterstattung vom Barcamp

Ich habe es schon erwähnt. Barcamper twittern was das Zeug hält. Instagram gewinnt dabei an Bedeutung. Facebook und andere Kanäle haben gerade beim Live-Reporting von Events kaum eine Relevanz. Als Organisator kannst du die Twitter-Lust deiner Teilnehmer sogar noch beflügeln.

  1. Stelle so schnell wie möglich teilbaren Content, also auch Fotos zur Verfügung. So wie hier die Flickr-Fotos von PR Fundsachen.
  2. Lobe doch den „Influencer des Tages“ aus. Gerade bei kleineren Veranstaltungen ist das toll und steigert deine Reichweite enorm. Über einen kleinen Preis freut sich der Gewinner bestimmt auch.
  3. Apropo gewinnen. Belohne die, die bis zum Schluss bleiben. Zum Beispiel mit Büchern, die zum Thema deines Barcamps passen. Ich habe das Buch „Analysiere das Web“ auf dem Content Strategy Camp gewonnen. Meist hast du eh gute Kontakte zu Experten oder Medienpartnern in deiner Branche. Nutze das und frage nach Belegexemplaren. Die meisten senden dir sehr gern eins zu, wenn sie im Gegenzug irgendwie verkaufsfördernd erwähnt werden.
twittern vom Barcamp
mobile Livereporting |© PR Fundsachen

Möchtest du nur einen kleinen Teil deines Events interaktiver gestalten, versuch es doch einmal mit einer Table Session.

PS: Wenn ich das Buch durchgearbeitet habe, veröffentliche ich hier ganz bestimmt eine Rezension in meiner Bücherecke. Stay tuned!
#eventprofs Lobe den Influencer des Tages aus. Gerade bei kleineren Veranstaltungen ist das toll und steigert deine Reichweite enorm. Über einen kleinen Preis freut sich der Gewinner bestimmt auch. #MICE Klick um zu Tweeten

Ein tolles Erklärvideo haben auch die Macher vom Blog „Tourismuszukunft“ produziert. Schau mal rein:

So organisierst du dein eigenes Barcamp

8 Gedanken zu „So organisierst du dein eigenes Barcamp

  • 18. Juni 2018 um 11:40
    Permalink

    Erst mal auch auf diesem Wege: Herzlichen Glückwunsch und viel Spaß beim Lesen von (Analysiere das Web!“ (ich bin der Autor). Zum Thema BarCamp-Orga würde ich aber doch ergänzen wollen: Viele der genannten Punkte kann ich von den knapp 50 BarCamps bestätigen, die ich organisiert habe. Nur bei der Location bzw. bei der Lage würde ich doch anmerken: Das Content Strategy Camp ist in Sachen Location eher eine Ausnahme als die Regel. Es zeigt, dass spannende Themen und auch spannende Menschen viel auf sich nehmen, wenn ihnen die Themen und die Menschen wirklich wichtig sind. Denn objektiv betrachtet ist die Location wirklich schwierig – ohne Auto nur sehr schlecht und auch nur sehr zeitaufwändig erreichbar (ohne Auto bin ich z.B. in der gleichen Zeit von Frankfurt aus in Dieburg UND in Köln…). Zudem sind die örtlichen Gegebenheiten ebenfalls schwierig – der Hin- und Rückweg von den Sessions zur Aula (mit Kaffee etc.) ist in einer Sessionpause (15 Minuten) gerade noch machbar, da die Strecken wirklich sehr lang sind. Das würde bei den meisten anderen BarCamps absehbar für große Unzufriedenheit sorgen. Denn normalerweise sind zwischen den Sessions nur kurze Wege zurückzulegen (1-2 Minuten), so dass genügend Zeit für Kaffee, Zigarette oder einen kurzen Snack bleibt…

    Antworten
    • 18. Juni 2018 um 21:08
      Permalink

      Vielen Dank, Stefan. Für das tolle Barcamp, für das Buch und für deinen Kommentar hier.
      Ja, die Location ist eher außergewöhnlich. Ich selbst bin am Abend vorher angereist, weil ich es sonst aufgrund der Bahnverbindung gar nicht bis Dieburg geschafft hätte. Die Rückfahrt war mit drei Mal umsteigen auch sehr abenteuerlich. Schon in Dieburg begann es mit Verspätung und so hab ich keinen der planmäßigen Anschlüsse geschafft. Und dennoch glaube ich, bei Barcamps sind solche Veranstaltungsorte wie Dieburg und -stätten wie der Mediencampus mit den weiten Wegen möglich. Viele andere Veranstaltungen, die ich so organisiert habe, hätten das nicht ausgehalten. Vielleicht liegt es auch an eurer starken Community und der enormen Reichweite eures Orga-Teams. Rund um die Barcamp-Tage hab ich mich auch gefragt, ob ich selbst einmal eins anbieten soll. Und bei der Standortfrage habe ich echt gegrübelt: Würde Bayreuth so wie Dieburg angenommen werden? Oder müsste ich mindestens bis Nürnberg gehen, damit Teilnehmer gern kommen?

      Stimme dir also vollkommen zu und bedanke mich für deinen Kommentar.

      Viele Grüße
      Katrin

      Antworten
      • 19. Juni 2018 um 12:46
        Permalink

        Nur um einem Missverständnis vorzubeugen: Ich habe zwar viele BarCamps organisiert, aber beim Content Strategy Camp bin ich Teilgeber (und im Falle des MonitoringMatcher Medienpartner) und nicht Orga. Du bringst es aber gut auf den Punkt: Solche Locations und Anbindungen sind möglich (wie das #cosca zeigt oder auch das Summercamp Alfeld), sind aber eben tendenziell eher Hemmnis als Erfolgsfaktor. Wenn also ein neues BarCamp gestartet werden soll, würde ich da tendenziell eher auf eine bessere Anbindung & Lage setzen (auch wenn es letztendlich von vielen Faktoren abhängt).

        Antworten
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