Bp Event | Eventsoftware für interne und externe Eventplanung

[Sponsored Post] Wenn du meinem Blog aufmerksam folgst, ist dir bestimmt schon aufgefallen, dass ich von Eventmanagement via Excel nicht (mehr) besonders überzeugt bin. Natürlich hat Excel nach wie vor seine Berechtigung und Vorteile. Doch im Kern ist es eine Tabellenkalkulation. Und genau dafür sollten wir sie auch nutzen: Für Kalkulationen. Doch Eventmanagement ist so viel mehr. Das weißt du selbst am besten. Wer bei der Planung vieler Eventdetails auf effizientere Tools setzen will, sollte sich einmal die Software ‘Bp Event’ anschauen. Diese eignet sich vor allem für Eventmanager, die eine Location vermarkten oder Leistungen wie Catering oder Technik anbieten. Doch fangen wir einmal von vorn an:

Für wen eignet sich Bp Event?

Für alle, die ein konkretes Produkt oder eine konkrete Dienstleistung für Veranstaltungen verkaufen. Mit anderen Worten: Bp Event kann für dich eine enorme Erleichterung sein, wenn du

  • Tagungsräume in einem Hotel oder einem Unternehmen vermarktest
  • eine Location vermietest, z. B. eine Stadthalle, ein Stadion, eine ehemalige Lagerhalle, ein Schiff, einen Freizeitpark und vieles mehr
  • Catering für Events anbietest – von Hochzeiten bis zu Kongressen
#eventprofs Für alle, die ein konkretes Produkt oder eine konkrete Dienstleistung für Veranstaltungen verkaufen. Hier ist die Lösung 👉 #BpEvent Klick um zu Tweeten
Eventplanung mit BP Event
Eventplanung mit Bp Event

Was kannst du mit Bp Event erledigen?

1. Angebote und Verträge schneller erstellen

Dank der hinterlegten Vorlagen kannst du deine Angebote in mehreren Varianten erstellen, abspeichern und versenden. Natürlich im Corporate Design deiner Location oder deines Unternehmens. Aus diesen Angeboten machst du mit wenigen Klicks später den Vertrag und abschließend die Rechnung. Klar, das könntest du auch mit Excel erledigen. Doch dann wären all diese Angebote nicht mehr so strukturiert in einer Software verfügbar und für alle Berechtigten einsehbar. Außerdem entfallen dann diese Dateien mit Namen wie “Angebot_final.doc”, “Angebot_final2.doc” etc. Du weißt schon, was ich meine, oder?

2. Räume verwalten

Noch bevor du überhaupt ein Angebot verschickst, kannst du in der für alle Kollegen einsehbaren Datenbank sehen, welche Räume frei sind. Und welche du dementsprechend überhaupt anbieten darfst. Auch das kann Excel – keine Frage. Doch auch hier schlägt uns die Realität oft ein Schnippchen. Welcher Kollege ist grad in der Tabelle? Wann ist der Schreibschutz endlich wieder aufgehoben? Hat er überhaupt sein letztes Angebot in die Raum-Tabelle eingetragen? Dank einer zentralen Software wie der von Bp Event kannst du das alles einsehen. Und dank der automatischen Verknüpfungen von Raumverwaltung und Angebot kann dein Kollege auch nicht mehr vergessen, den Raum zu blocken.

3. Zentrale Infos an zentraler Stelle

Im Info-Center von Bp Event werden alle Informationen über deine Veranstaltung  zusammengeführt: Die Kontakte, die Vorlagen für die Korrespondenz, die Korrespondenz selbst und vieles mehr. Eben alle Informationen, die deine Kollegen verzweifelt suchen, wenn du einmal nicht am Arbeitsplatz sein solltest. Oder die du bei der Masse von Events schlichtweg auch mal vergessen kannst.

4. Zeitpläne und Zuständigkeiten

Wer macht was bis wann? Eine zentrale Frage bei Veranstaltungen. Wer Excel nutzt, schickt dafür die permanent aktualisierten Tabellen in Rundmails mit einem immer größer werdenden CC-Verteiler ‘durch die Gegend’. Den Effekt davon bekommen wir täglich zu spüren: Der Posteingang quillt über und der Überblick geht verloren. Wenn du eine zentrale Software wie Bp Event nutzt, kannst du dir diese Flut von E-Mails sparen. Sowohl als Absender als auch als Empfänger. Als Eventmanager pflegst du die Zeitpläne, die Zuständigkeiten und die Ausstattungslisten zentral ein. Deine Kollegen und deine Dienstleister können dann auf die für sie relevanten Informationen zugreifen. Stets aktuell und dann, wenn sie sich gerade intensiv mit deinem Event beschäftigen. E-Mails, die ‘vor ihrer Zeit im Projekt’ verschickt wurden, brauchen sie auch nicht mehr nachträglich studieren. Der neueste Projektstand ist stets und mit einem Blick ablesbar.

Zeitpläne dank BP Event managen
Zeitpläne dank Bp Event managen

5. Equipment

Hast du all das Equipment, welches du für die Veranstaltung anbieten möchtest, auch parat? Reichen die Stühle, die Tische, das Skirting, die Beamer, die Laptops, das Geschirr? Oder müsstest du für dieses Event Equipment extern anmieten oder einkaufen? Deine Verwaltung in Bp Event weist dich frühzeitig auf Engpässe hin. Vorbei sind die Zeiten, in denen du oder deine Kollegen Equipment aus Versehen doppelt angeboten haben.

6. Mobil updaten

Egal wie gut du deine Events planst, vor Ort kommt immer noch etwas ‘Unvorhergesehenes’ dazu. So ganz überrascht dich das zwar nicht, aber deine Pläne, dein Equipment, deine Abrechnung etc. ändern sich dadurch. Und das kannst du dank Bp Event auf dem Tablet oder Laptop schnell, also in Echtzeit, an alle Beteiligten kommunizieren. Allein dadurch sparst du dir vor Ort pro Änderung eine Menge zeitraubender und vor allem einzelner Telefonate. Und die Zettelwirtschaft bei der Abrechnung mit all diesen Nachbestellungen hat auch endlich ein Ende.

#eventtech #eventprofs Die Zettelwirtschaft bei der Abrechnung mit all den Nachbestellungen von vor Ort hat endlich ein Ende - dank #BpEvent Klick um zu Tweeten

7. ZDF: Zahlen, Daten, Fakten

In Echtzeit kannst du bei Bp Event einsehen, wie es um deine Veranstaltung steht. Welchen Gesamtumsatz kannst du erwarten? Welche Kosten sind schon aufgelaufen? Wie war noch mal die letzte Zahl fürs Catering am Abend? Alles mit wenigen Klicks jederzeit abrufbar – statt in vielen einzelnen Exceltabellen abgespeichert.

Umsatzstatistiken auf einen Blick mit BP Event
Umsatzstatistiken auf einen Blick mit Bp Event

Bp Event im Überblick

Mit der Software von Bp Event kannst du also

  • Räume verwalten und Termine überblicken
  • Angebote erstellen
  • Personal und Equipment verwalten
  • Arbeitsanweisungen verteilen
  • Rechnungen schreiben
  • Auswertungen ziehen

Außerdem sind alle Beteiligten stets auf dem aktuellen Stand:

  • Dein Kunde bekommt seine Rundum-Sorglos-Infos.
  • Die Crew hat alle Bestuhlungspläne und Zeiten.
  • Die Techniker kennen das benötigte Equipment und den Ablauf.
  • Dein Chef hat Zugriff auf sämtliche Auswertungen.
  • Die Kollegen in der Küche kennen die Wünsche und Zahlen fürs Catering.

#eventprofs Mit der Software von BpEvent kannst du ✅ Räume verwalten und Termine überblicken ✅ Angebote erstellen ✅ Personal und Equipment verwalten ✅ Arbeitsanweisungen verteilen ✅ Rechnungen schreiben ✅ Auswertungen ziehen #eventtech Klick um zu Tweeten

Der modulare Aufbau der Software

Eine neue Software kann ganz schön herausfordernd sein. Es braucht ein bisschen, bis sich alle Beteiligten an die neue Technik und an die neuen Abläufe gewöhnt haben. Wahrscheinlich geht es dir selbst auch so. Deshalb gibt’s die Software von Bp Event modular. D.h. du kannst ganz einfach anfangen und dann je nach deinen Wünschen das Paket erweitern. Schau mal in den Katalog der Module.

Modulare Software für Eventplanung mit BP Event
Modulare Software für Eventplanung mit Bp Event

Was kostet Bp Event?

So modular wie das Angebot, so transparent die Preise. Du findest die Preisliste auf der Website von Bp Event. Lass dich bei der Wahl des geeigneten Paketes am besten einmal beraten. Außerdem empfehle ich dir einen Demotermin. Das habe ich auch gemacht und es wird vieles klarer als ich es hier je beschreiben könnte.

Für wen eignet sich Bp Event weniger?

Wenn du nur wenige Veranstaltungen managen willst oder dein Leistungspaket aus vielen externen Dienstleistern besteht. Konkret: Wenn du

  • für einen Verband oder einen Verein die Jahrestagung in einer externen Location organisierst
  • Corporate Events für einen internen Auftraggeber durchführst
  • bei einer Agentur im Auftrag eines Dritten agierst.

Mit anderen Worten, wenn das, was du organisierst, sich kaum über Standardangebote abrechnen lässt, brauchst du andere Tools.

Fazit

Gerade wenn du für Events Angebote und Abrechnungen erstellst, bei denen du konkrete Leistungen wie eine Location oder ein Catering anbietest, kannst du mit Bp Event viel Zeit, Geld und Nerven sparen. Alle Beteiligten sind stets auf dem selben Stand und die vielen Updates von Tabellen in noch mehr E-Mails gehören ein für alle Mal der Vergangenheit an.

Nicolas Heinemann von BP Event

Kontakt Bp Event

Nicolas Heinemann

T: 06232 60046-19

E-Mail: heinemann@bankettprofi.de

 

Gerade wenn du für Events Angebote und Abrechnungen erstellst, bei denen du konkrete Leistungen wie eine Location oder ein Catering anbietest, kannst du mit #BpEvent viel Zeit, Geld und Nerven sparen. #eventtech Klick um zu Tweeten

 

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