Call for Papers – so gelingt dir der Beitragsaufruf

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In einem der letzten Blogbeiträge habe ich dir das Format “Table Session” empfohlen. Du erinnerst dich? Falls nicht, lies einfach hier nach. Für dieses interaktive Veranstaltungsformat brauchst du viele Referenten. Manchmal 10, manchmal auch 20 oder mehr. Doch wie findest du innerhalb kurzer Zeit so viele neue Referenten für deine nächste Veranstaltung? Probier’s doch mal mit einem Call for Papers. Manchmal auch Call for Abstracts genannt. Also mit einem Aufruf an deine Zielgruppe selbst Vorschläge einzureichen. Besonders für wissenschaftliche und medizinische Kongresse ist das schon Gang und Gebe. Allerdings sehe ich es auch immer öfter in vielen anderen Branchen. Und so habe auch ich schon in ganz anderen Communitys einen Call for Papers gestartet. Du möchtest wissen, worauf du dabei achten solltest? Dann ist dieser Artikel der Richtige für dich.

Call for Papers organisierenCall for Papers organisieren

Warum sich Call for Abstracts lohnen

Zugegeben, ein Call for Abstracts kann sehr arbeitsintensiv werden. Doch es lohnt sich, denn dank des Aufrufes

  • findest du neue Referenten und Themen
  • sagst du Menschen deiner Community, dass du sie und ihre Ideen wertschätzt
  • kannst du aus einer Vielzahl von Vorträgen auswählen
  • füllst du selbst Veranstaltungsformate mit 20, 30 oder mehr Referenten spielend leicht
  • kannst deine Speaker-Konditionen durchsetzen – vorausgesetzt deine Veranstaltung ist attraktiv genug. Aber Achtung, übertreib’s nicht.
  • machst schon mit dem Call for Papers auf deine Veranstaltung aufmerksam
    gewinnst du auch junge Wissenschaftler, Einsteiger oder Studierende für deine Veranstaltung – zum Beispiel mit einer Postersession

Wie du siehst, hat so ein Call for Papers viele Vorteile. Hier sind ein paar Tipps, damit auch dir der Aufruf zur Beteiligung gelingt.

#eventprofs Ein Aufruf zur Beteiligung am Kongressprogramm hat viele Vorteile. Hier sind ein paar Tipps, damit auch dir der Aufruf gelingt. #communitybuilding Klick um zu Tweeten

 

Call for Papers fürs Marketing nutzenStarte den Call for Papers so früh wie möglich

Informiere so früh wie möglich, dass du Referenten und Themen suchen wirst. Also noch vor Beginn des Aufrufes. Manch einer reicht immer wieder dieselben Themen ein. Andere jedoch brauchen Zeit für die kreative Findungsphase. Du kannst es zum Beispiel im Newsletter Nr. 2 ankündigen.

Im nächsten Newsletter beginnst du dann den Call for Papers. Sage von Anfang an, wann der letzte Abgabetermin für Vorträge oder Poster ist. Und lass den Einreichern ausreichend Zeit für ihre Beiträge, also mindestens 4 Wochen. Manchmal sind auch 8 Wochen sinnvoll, zum Beispiel über Weihnachten oder in den Sommermonaten Juli und August.

Call for Papers | Termin veröffentlichen

Sei so transparent wie möglich

Stelle alle Informationen zum Call for Papers auf deine Website. Dazu gehört auch, wann du die Abstracts auswerten und die Autoren informieren wirst. Halte dich unbedingt an diese veröffentlichten Termine. So vermeidest du Frust in der Community und die spricht sich rum. Ganz bestimmt.

Beschreibe außerdem die einzelnen Formate, für die du Sprecher oder Inputgeber suchst. Was genau ist ein Workshop, ein Seminar, eine Table Session etc.? Wie lange dauern diese und wie viel Interaktion soll es geben? Lässt du Co-Autoren oder Co-Referenten zu?

Benne ebenfalls die Kategorien für die Themen. Und frage den künftigen Sprecher für welche Zielgruppe sich der Vorschlag eignet.

Sage von Anfang an, welches die Auswahlkriterien für einen Beitrag bei deiner Veranstaltung sind.

FAQ für Call for Papers

Kläre die Konditionen so genau wie möglich

Informiere die Einreicher vorab über die Konditionen für einen Vortrag oder ein Poster. Zum Beispiel, ob diese Referenten kostenfrei oder vergünstigt am Kongress teilnehmen können. Übernimmst du Übernachtungskosten für so gewonnene Sprecher? Bis zu welcher Höhe oder in welchem Hotel bzw. in welcher Kategorie? Denke auch an Hotelkontingente, die du wegen bestimmter Stornofristen unbedingt verkaufen musst.

Welche Reisekosten übernimmst du für welche Verkehrsmittel bis zu welcher Höhe? Hast du mit der Bahn ein Veranstaltungsticket vereinbart, überlege dir, ob du die volle Höhe der Reisekosten übernehmen willst. Damit meine ich auch die Gebühren der Bahn für den notwendigen (!) Einsatz einer Kreditkarte. Es sind nur wenige Cent oder Euro. Wegen der willst du dich doch nicht mit deinen Referenten streiten, oder?

Möchtest du mit dem Call for Papers eine Postersession füllen? Dann sollten die Autoren schon vorab wissen, wie groß das Poster sein soll. Wann wird es wo zu sehen sein? Und wer übernimmt die Kosten für den Druck, Transport etc.?

Je klarer deine Vorgaben, desto weniger Fragen oder Unstimmigkeiten tauchen auf – auf beiden Seiten.

Call for Papers | Konditionen klären

Lass Experten über die eingereichten Beiträge abstimmen

Stelle eine Jury oder einen Beirat aus Experten zusammen. So wird dein Programm vielfältiger. Deshalb sollte auch deine Jury divers besetzt sein. Auch oder gerade weil es heißt: Gleich und gleich gesellt sich gern.

Ein weiterer Vorteil: Hast du eine Jury einbezogen, machst du dich für Kritik weniger angreifbar. So vermeidest du pauschale Vorwürfe wie “die nehmen ja eh immer dieselben.” Dabei ist es egal, ob du fachlich in der Lage bist die Auswahl zu treffen oder ob du im Auftrag für jemand anderes das Programm zusammen stellst. Ein wissenschaftliches Komitee, ein Programmbeirat, eine Expertenjury – das verleiht deinem Programm mehr Qualität und Glaubwürdigkeit.

Verkaufst du Programm-Slots an Sponsoren oder Aussteller? Dank einer Expertenjury kannst du gegenüber werblich interessierten Sprechern viel leichter argumentieren, warum ihr Vorschlag doch nicht so spannend war. Und daher abgelehnt wurde. Nein, es lag nicht an der Höhe ihres Sponsoringbeitrages.

#eventprofs Eine Jury für dein Programm verleiht diesem mehr Glaubwürdigkeit und Qualität. Du kannst auch besser mit Sponsoren verhandeln und argumentieren. Klick um zu Tweeten

Call for Papers mit Jury oder Beirat

Nutze Onlinetools für den Call for Papers

Natürlich könntest du alle Vorschläge per E-Mail einsammeln und mit Excel verwalten. Erwartest du nur fünf Beiträge ist das sicherlich die einfachste und schlankeste Lösung. Du könntest allerdings auch eine dieser drei Alternativen nutzen.

Ein Formular auf deiner Website

Erfasse die Vorschläge doch einfach mit Hilfe eines abgewandelten Kontaktformulars auf deiner Website. Ermöglichst du außerdem einen Datei-Upload können die Autoren auch komplette Abstracts oder Präsentationen einreichen. Lass die Daten in einer csv-Liste im Backend deiner Website sammeln. Nach Ablauf des Call for Papers kannst du alle Beiträge herunterladen und als Exceltabelle speichern.

Diese Felder könnte dein Formular enthalten:

Call for Papers Formular

Überlege, welche Felder in deinem Falle Pflichtfelder sein sollen. Denke auch daran, dass dir die Autoren die Konditionen und Datenschutzbestimmungen bestätigen sollten.

Ein Teil deiner Event-Management-Software

Es gibt Software-Anbieter, die solche Funktionen integriert haben. Das ist dann für dich sinnvoll, wenn du eh auf der Suche nach einer (neuen) online Lösung für dein Teilnehmermanagement bist. Und wenn du glaubst, dass du künftig bei deinen Veranstaltungen regelmäßig solch ein Call for Papers durchführen wirst.

Converia

Schau dir mal die angebotenen Leistungen von Converia* unter dem Stichwort “Beitragsmanagement” an. Die Optionen für die Phasen der Einreichung, der Bewertung und des Referentenmanagements sind hier ziemlich umfangreich. Aus meiner Sicht sind die Möglichkeiten alle sehr sinnvoll. Gerade Wissenschaftler werden sich freuen, dass sie ihre Beiträge auch im LaTeX-Format abgeben können. Und als Eventmanager finde ich die Integration der Einladungsfunktion besonders spannend. Du kannst also mit diesem Tool die zugelassenen Autoren in deine Teilnehmersoftware einladen. Alles in einem Tool – immer eine smarte Lösung.

CVS

Auch die Software von CVS* hat eine Lösung für dein Call for Papers integriert. In dieses Tool können die Autoren ihre Abstracts direkt eingeben. Und auch hier freuen sich Wissenschaftler über mathematische und griechische Sonderzeichen. Außerdem kannst du abfragen, wer der Erst-Autor ist. Wie schon die zuvor vorgestellte Software kannst du auch mit CVS die Bewertungen vornehmen oder vornehmen lassen. Mit dem CVS-Tool kannst du darüber hinaus schon in der Basisversion ein Abstractband erstellen. Das bedeutet, hier muss kein Grafiker mehr manuell tätig werden und genau das könnte dir einiges an – kritischer – Zeit sparen.

Beide Anbieter sitzen in Deutschland. Das weisst du ja auch schon dank der Übersicht.

Lässt du Beiträge erstmals durch eine Jury bewerten, informiere sie vorab umfangreich über den Prozess. Und über die Fristen! Du kannst dir bestimmt vorstellen, welche Konsequenzen Verzögerungen beim Call for Papers haben, oder? Möglicherweise verpasst du einen wichtigen Termin für die Veröffentlichung in einer Fachzeitschrift. Außerdem wird dein Programm später fertig. Das bedeutet, dass du vielleicht die Frühbucherfrist verlängern musst. Und das widerum wirkt sich auf die Anmeldungen und deine Liquidität aus. Sei dir darüber bewusst, wenn du Fristen setzt oder wenn du sie verlängern solltest.

Event-Management-Software mit Abstracttool

Eine Stand-alone-Lösung

Hast du schon eine Eventsoftware oder ein Teilnehmermanagement-Tool? Dann brauchst du eine Stand-alone-Lösung für dein Call for Papers. Schau dir doch einfach mal diese Anbieter an.

EasyChair

Meines Wissens ist dieses Tool vor allem im wissenschaftlichen Bereich sehr verbreitet. Mit anderen Worten: Viele deiner Autoren sind mit dem Tool schon vertraut. Wahrscheinlich ist es für sie daher auch völlig in Ordnung, wenn es das Tool nur in Englischer Sprache gibt. Kommt deine Zielgruppe aus dem DACH-Raum, könnte das für sie eine Hürde sein. EasyChair* gibt es als Freemium Modell. D.h. in der Basisversion ist es kostenfrei. Welche Leistungen kostenfrei sind und welche nicht, siehst du hier.
Falls dich interessiert, wo deine Daten liegen oder mit wem du bei Fragen kommunizierst: Sitz des Anbieters ist Manchester, UK.

EDAS

Ein sehr umfangreiches, webbasiertes Tool. Das macht vielleicht das altmodisch wirkende Layout wieder wett. Auch dieses Tool gibt es nur in Englischer Sprache. Mit EDAS* kannst du unter anderem

  • eine Website für dein Call for Paper aufsetzen,
  • die Beiträge einreichen lassen,
  • den Bewertungsprozess steuern,
  • die Registrierung vornehmen,
  • Material für die Sessions einsammeln,
  • das Programm gestalten
  • und E-Mails an Autoren und Gutachter senden.

In der Übersicht der Features findest du auch die Preise. Eine Hilfe für Autoren findest du hier. Unternehmenssitz ist Leonia, New Jersey, USA.

pharma service

Das Tool psAbstract (ps wie pharma service*) ist webbasiert und laut eigenen Angaben weltweit führend. Auch hiermit kannst du die Prozesse der Einreichung und der Begutachtung steuern. Im Gegensatz zu EasyChair oder EDAS kannst du das Layout des Tools auf dein Corporate Design anpassen. pharma service übernimmt für dich sogar die Kommunikation mit den Einreichern und den Gutachtern. Das bedeutet natürlich auch, dass du diese Leistung honorieren musst. Aber Achtung, Vorlagen für die Kommunikation musst du dennoch erstellen. Woher sollen sie auch sonst wissen, was deine Vorgaben für deinen Call for Papers sind? Gerade für große Kongresse und komplexe Prozesse eignet sich psAbstract. Mit psPlanner kannst du dein Kongressprogramm zusammenstellen. Und hinter psMobile verbirgt sich eine App für deine Tagung – inklusive Umfragentool. Willst du deine Postersession einmal online durchführen? Auch dafür gibt es eine Lösung: psPoster.

Call for Papers Software

Fazit

Welches Tool du nutzt, hängt u.a. davon ab, wie viele Beiträge du erwartest und wie deine Jury sich zusammensetzt. Wie gut kennen sich die Experten untereinander? Treffen Sie sich sowieso regelmäßig? Gibt es nach der Frist für die Beiträge einen konkreten Zeitdruck? Willst du die Paper in einer wissenschaftlichen Zeitschrift veröffentlichen? Oder willst du daraus schon ein erstes Programm entwickeln und sehr früh veröffentlichen? Ist es OK für die Autoren und die Gutachter, ein Englischsprachiges Tool zu verwenden?

PS: Wofür du dich auch entscheidest, informiere unbedingt jeden einzelnen Autoren bevor du irgendwelche Programmteile online stellst oder druckst.


Dich interessieren mehr Tipps zum kompletten Call for Papers, zur Programmgestaltung oder zum Referentenmanagement? Dann schick mir doch einfach deine konkreten Fragen. Ich beantworte sie dir entweder persönlich oder in einem der nächsten Blogbeiträge.

 

* Werbung weil Namensnennung, jedoch ohne jegliche Werbeeinnahmen.

Call for Papers – so gelingt dir der Beitragsaufruf

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