Danken ist doch selbstverständlich, oder? Wir bedanken uns täglich mehrfach bei anderen. Und doch: Danken ist mehr als das Wörtchen “Danke” auszusprechen. Danken bewirkt auch, dass andere uns sympathisch finden. Dieser psychologische Effekt ist auch unter dem Begriff ‘liking bias’ bekannt. Wenn uns jemand sympathisch findet, ist es wahrscheinlicher, dass er oder sie bei uns (wieder) kauft. Oder dass er uns weiterempfiehlt. Und das wollen wir doch, oder? Zufriedene Teilnehmer, Sponsoren, Aussteller, Dienstleister, Auftraggeber & viele mehr sollen bei uns Leistungen einkaufen. Das möglichst immer wieder und auch anderen weitersagen.
Wie kannst du das erreichen? Unter anderem, indem du dich bedankst – bei jeder Gelegenheit und nicht bloß zufällig. D.h. Danken sollte gerade bei deinem Event-Management ein fester Bestandteil sein. Hier sind ein paar Anregungen.
Vor und während deines Events
Bedanke dich bei allen, mit denen du zu tun hast, regelmäßig. Lass deine Dienstleister wissen, wenn du mit ihren Angeboten zufrieden warst. Bedanke dich bei deinen Teilnehmern oder Ausstellern für ihre Buchung. Oder für ihr Newsletter-Abo. Danke deinem Team für erledigte Aufgaben oder, wenn ihr wichtige Meilensteine erreicht.
Kurzum: Sorge für eine gute Atmosphäre schon vor und während deiner Veranstaltung.
Nach deinem Event
Sobald deine Veranstaltung über die Bühne gelaufen ist, wird es Zeit fürs systematische Danken. Den nachfolgenden Beteiligten solltest du auf jeden Fall danken. Die Reihenfolge ist dabei zufällig gewählt und stellt keine Rangfolge dar.
Danke deinen Dienstleistern und Partnern
Sie haben zusammen mit dir das Event überhaupt erst ermöglicht. Denke an alle Gewerke und Schlüsselpersonen – vom Caterer, zur Location bis hin zum Technikdienstleister oder dem Event-Tech-Anbieter. Sende eine E-Mail an diese Partner und betone, was wirklich gut gelaufen ist. Formuliere ein paar individuelle Worte und Zeilen.
Aus Erfahrung weiß ich, dass diese Dienstleister solche Dankesschreiben gern als Referenz auf ihrer Website veröffentlichen. Denn diese nicht angeforderten Referenz-Schreiben klingen viel glaubwürdiger als die offensichtlich angeforderten Schreiben. So eine Referenz-Angabe wiederum stärkt auch das Image deiner Veranstaltung oder deines Arbeitgebers. Natürlich auch das von dir selbst. Denn meist wird auch dein Namen dabei genannt und ist noch lange für andere Player in der MICE-Branche auf dieser Website sichtbar.
Diese E-Mail mit dem Dankeschön solltest du zeitnah nach deinem Event verschicken. Schreib sie doch einfach schon auf, solange das Event noch läuft. In den letzten Stunden einer Veranstaltung ist es meist weniger hektisch. Bevor du mit dem Abbau beginnst, kannst du ruhig einmal reflektieren, statt im Netz zu surfen oder die sozialen Netze zu checken. Du kannst sogar das zeitversetzte Versenden deiner E-Mail nutzen. Das funktioniert in Outlook oder auch bald wieder mit Gmail. Oder du nutzt ein professionelles Newsletter-Tool für deine Dankesmails – natürlich mit individuellen Texten.
Bedanke dich bei deinen Teilnehmern, Ausstellern und Sponsoren
Du kannst dafür zum Beispiel einen schön gestalteten Newsletter mit Bildern oder Videos von deiner Veranstaltung nutzen. Oder du briefst deinen Fotografen, dass du eine Dankes-Postkarte zeitnah versenden möchtest. Dann kann er dir schon vorab ein paar druckfähige und bearbeitete Bilder deines Events übergeben.
Mit einer ansprechend gestalteten Postkarte kannst du dich dann bei den Beteiligten bedanken. Je nach Größe deines Empfängerkreises könntest du die Karten auch per Hand unterschreiben. Diese Mühen erkennen deine Teilnehmer, Aussteller und Sponsoren auf jeden Fall. Du kannst natürlich außerdem an dieser Stelle auf dein nächstes Event hinweisen. Aber bitte dezent. Denn hier steht ja das Dankeschön im Vordergrund.
Selfie-Walls und ähnliche Online- oder Hybrid-Fotomosaike sind ebenso eine großartige Idee fürs Dankeschön an deine Teilnehmer. Gerade bei Online-Events. Die Zoomtopia, die Konferenz von Zoom, hat es 2021 so umgesetzt und damit den Teilnehmern die Wartezeit bis zu den On-Demand Videos versüßt.
Gastgeschenke für Referenten
Bei deinen Referenten kannst du dich schon vor der Veranstaltung für ihr Engagement bedanken. Wie wäre es zum Beispiel mit Willkommensbriefen oder Dankesschreiben in ihrem Hotelzimmer? Das stimmt sie positiv auf deine Veranstaltung ein und das wiederum überträgt sich dann auch auf die Atmosphäre in den einzelnen Sessions. Ein kleines Gastgeschenk könntest du ebenfalls aufs Zimmer verteilen lassen. Oder du überreichst es ihnen beim Check-in. Beachte dabei jedoch stets die Wert-Grenzen und denke an Compliance-Vorschriften.
PS: Weißt du, was das perfekte Geschenk für jemanden ist? Es ist etwas, das dein Gegenüber gern hätte. Er möchte jedoch dafür nicht den Schmerz des Bezahlens auf sich nehmen – sagt Dan Ariely.
Du organisierst ein Online-Event und triffst deine Referenten gar nicht? Dann versende doch im Nachgang eine Event-Box zum Beispiel von Online-Event-Box oder OnlinePartyBox. Oder ruf deine Referenten einmal an und bedanke dich mit persönlichen Worten.
Danke deinem Team
Das eigene Team ist oftmals selbstverständlich. Doch denk dran: Ohne sie hättest du das Event kaum gestemmt. Bedanke dich daher auch intern bei allen, die tatkräftig mitgeholfen haben. Was das sein könnte, hängt auch ein bisschen von der Kultur in eurem Unternehmen ab. Wie wäre es zum Beispiel mit einem gemeinsamen Frühstück oder einer Runde Pizza zum Mittag? Oder Naschereien verteilt an den Arbeitsplätzen der Kollegen oder eben die schon mal genannte Eventbox.
Vor allem eins muss dein Dankeschön bei den Kollegen sein: Ehrlich gemeint. Denn gerade sie kennen dich und den Projektverlauf sehr gut und können bestens zwischen den Zeilen lesen.
Wann du lieber nicht danken solltest
Wie eben schon angedeutet: Wenn alle wissen, dass es eine Katastrophe war. Wenn dein Gegenüber weiß, dass du während der Eventvorbereitung und -durchführung sehr unzufrieden warst, dann spar dir die Lobhudelei. Du richtest damit mehr Schaden an als Nutzen.
Wenn also bekannt ist, dass deine Veranstaltung nicht so lief wie geplant, führe lieber ein konstruktives Gespräch statt eines geheuchelten Dankeschöns.
Fazit
Ein Dankeschön kann sehr machtvoll sein. Setze es systematisch und klug ein und deine Teilnehmer, Sponsoren, Aussteller, Referenten, Dienstleister & Co. werden von dir und deinen Events begeistert sein.
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