Danken ist doch selbstverständlich, oder? Wir bedanken uns täglich mehrfach bei anderen. Und dennoch: Danken ist mehr als das Wörtchen “Danke” auszusprechen. Danken bewirkt auch, dass andere uns sympathisch finden. Dieser psychologische Effekt ist auch unter dem Begriff ‘liking bias’ bekannt. Und wenn uns jemand sympathisch findet, ist es wahrscheinlicher, dass er oder sie bei uns (wieder) kauft. Oder dass er uns weiterempfiehlt. Und das wollen wir als Eventveranstalter·innen doch, oder? Zufriedene Teilnehmende, Sponsoren, Aussteller, Dienstleister, Auftraggeber & viele mehr sollen bei uns Leistungen einkaufen. Das möglichst immer wieder. Idealerweise sagen sie's auch anderen weiter.
Wie kannst du das erreichen? Unter anderem, indem du dich bedankst – bei jeder Gelegenheit und nicht bloß zufällig. D.h. Danken sollte gerade bei deinem Event-Management ein fester Bestandteil sein. Schreib es am besten gleich auf deine TO-DO-Liste, damit es nicht hinten runterfallen kann und im stressigen Alltag in Vergessenheit gerät.
Hier sind ein paar Anregungen, wie du allen Beteiligten Danken kannst. So, dass sie es auch gern annehmen können.
Vor und während deines Events danken
Bedanke dich bei allen, mit denen du zu tun hast, regelmäßig. Lass deine Dienstleister wissen, wenn du mit ihren Angeboten zufrieden warst. Bedanke dich bei deinen Teilnehmern oder Ausstellern für ihre Buchung. Oder für ihr Newsletter-Abo. Danke deinem Team für erledigte Aufgaben oder, wenn ihr wichtige Meilensteine erreicht.
Kurzum: Sorge für eine gute Atmosphäre schon vor und während deiner Veranstaltung.
Nach deinem Event danken
Sobald deine Veranstaltung über die Bühne gelaufen ist, wird es Zeit fürs systematische Danken. Den nachfolgenden Beteiligten solltest du auf jeden Fall danken. Die Reihenfolge ist dabei zufällig gewählt und stellt keine Rangfolge dar.
Deinen Dienstleister·innen und Partner·innen danken
Sie haben zusammen mit dir das Event überhaupt erst ermöglicht. Denke an alle Gewerke und Schlüsselpersonen – vom Caterer, zur Location bis hin zum Technikdienstleister oder dem Event-Tech-Anbieter. Sende eine E-Mail an diese Partner und betone, was wirklich gut gelaufen ist. Formuliere ein paar individuelle Worte und Zeilen. Nimm keine 0815-Texte aus dem Internet oder sonst irgendwelche Standard-Formulierungen. Setz' dich hin und überlege, was hier wirklich gut gelaufen ist und was du besonders schätzt.
Aus Erfahrung weiß ich, dass diese Dienstleister solche Dankesschreiben gern als Referenz auf ihrer Website veröffentlichen. Denn diese nicht angeforderten Referenz-Schreiben klingen viel glaubwürdiger als die offensichtlich angeforderten Schreiben. So eine Referenz-Angabe wiederum stärkt auch das Image deiner Veranstaltung oder deines Arbeitgebers. Natürlich auch das von dir selbst. Denn meist wird auch dein Namen dabei genannt und dieser ist dann noch lange für andere Player in der MICE-Branche auf dieser Website sichtbar.
Diese E-Mail mit dem Dankeschön solltest du zeitnah nach deinem Event verschicken. Schreib sie doch einfach schon auf, solange das Event noch läuft. In den letzten Stunden einer Veranstaltung ist es meist weniger hektisch. Bevor du mit dem Abbau beginnst, kannst du ruhig einmal reflektieren, statt im Netz zu surfen oder die sozialen Netze zu checken. Du kannst sogar das zeitversetzte Versenden deiner E-Mail nutzen. Das funktioniert in Outlook oder auch bald wieder mit Gmail. Oder du nutzt ein professionelles Newsletter-Tool für deine Dankesmails – natürlich auch hier mit individuellen Texten.
Apropos Texten: Wenn du nicht so talentiert beim Texten bist, dann lass dir helfen. Frage eine·n Kolleg·in, ob sie oder er dir dabei hilft. Das ist immer noch besser als einen Standardtext zu nutzen. Du brauchst noch mehr Tipps zum Texten? Dann schau mal in den Blogbeitrag So schreibst du bessere Texte – für deine Leser und Google und hier besonders in den Abschnitt Texte schreiben – grundlegende Tipps.
Bedanke dich bei deinen Teilnehmenden, Ausstellern und Sponsoren
Um dich bei deinen Teilnehmenden, den Aussteller oder Sponsoren zu bedanken, kannst du zum Beispiel einen schön gestalteten Newsletter mit Bildern oder Videos von deiner Veranstaltung nutzen.
Eine weitere Idee: Du briefst deinen Fotografen, dass du eine Dankes-Postkarte zeitnah versenden möchtest. Dann kann er dir schon vorab ein paar druckfähige und bearbeitete Bilder deines Events übergeben. Schließlich soll es nach dem Event mit dem Dankesgruß auch schnell gehen.
Mit einer ansprechend gestalteten Postkarte kannst du dich dann bei den Beteiligten bedanken. Je nach Größe deines Empfängerkreises könntest du die Karten auch per Hand unterschreiben. Diese Mühen erkennen deine Teilnehmende, Aussteller und Sponsoren auf jeden Fall. Du kannst natürlich außerdem an dieser Stelle auf dein nächstes Event hinweisen. Aber bitte dezent. Denn hier steht ja das Dankeschön im Vordergrund.
Natürlich kannst du auch Geschenkeboxen mit passenden Give-aways, besonderen Getränken oder Snacks versenden. Achte hierbei darauf, dass diese möglichst nachhaltig sind. Also, dass die Beschenkten sie lange nutzen können und wollen und dass sie nachhaltig produziert und verschickt werden. Außerdem wäre es sehr sinnvoll, wenn deine Geschenke zur Strategie eurer Organisation passen.
Praxistipp: Nicht jede·r möchte mit einer Werbetasse oder einem Werberucksack mit eurem Logo darauf gesehen werden. Manchmal ist weniger mehr. So habe ich beispielsweise eine Tasse von einem Messe-Veranstalter, die ich sehr gern nutze – unter anderem weil KEIN Logo darauf ist. Und dennoch erinnere ich mich jedes Mal an diese schöne Veranstaltung dort und die tolle Zusammenarbeit.
Mehr dazu findest du auch im Blogbeitrag Nachhaltige Werbeartikel – Giveaways mit Sinn von clouberry.
nachhaltige Werbeartikel bei clouberry
Selfie-Walls und ähnliche Online- oder Hybrid-Fotomosaike sind ebenso eine großartige Idee fürs Dankeschön an deine Teilnehmer. Gerade bei Online-Events. Die Zoomtopia, die Konferenz von Zoom, hat es 2021 so umgesetzt und damit den Teilnehmern die Wartezeit bis zu den On-Demand Videos versüßt.
Zoomtopia – Nachbereitung und Danken ist Teil des Event-Managements
Gastgeschenke für Referent·innen
Danken bei Präsenz-Events
Bei deinen Referenten und Referentinnen kannst du dich schon vor der Veranstaltung für ihr Engagement bedanken. Wie wäre es zum Beispiel mit Willkommensbriefen oder Dankesschreiben in ihrem Hotelzimmer? Das stimmt sie positiv auf deine Veranstaltung ein und das wiederum überträgt sich dann auch auf die Atmosphäre in den einzelnen Sessions. Ein kleines Gastgeschenk könntest du ebenfalls aufs Zimmer verteilen lassen. Oder du überreichst es ihnen beim Check-In. Beachte dabei jedoch stets die Wertgrenzen und denke an Compliance-Vorschriften.
PS: Weißt du, was das perfekte Geschenk für jemanden ist? Es ist etwas, das dein Gegenüber gern hätte. Er möchte jedoch dafür nicht den Schmerz des Bezahlens auf sich nehmen – sagt Dan Ariely.
Danke deinen Referenten für ihr Engagement.
Danken bei Online-Events
Du organisierst ein Online-Event und triffst deine Referenten gar nicht? Dann versende doch im Nachgang eine Event-Box zum Beispiel von Online-Event-Box oder OnlinePartyBox. Oder ruf deine Referenten einmal an und bedanke dich mit persönlichen Worten.
wertvolle Eventboxen mehrbox
Danke deinem Team
Das eigene Team ist oftmals selbstverständlich. Und gerade deshalb wird es beim Thema Danken gern vergessen. Schließlich erhalten sie ja alle Gehalt, oder?
Doch denk dran: Ohne sie hättest du das Event kaum gestemmt. Bedanke dich daher auch intern bei allen, die tatkräftig mitgeholfen haben. Was das sein könnte, hängt auch ein bisschen von der Kultur in eurem Unternehmen ab. Wie wäre es zum Beispiel mit einem gemeinsamen Frühstück oder einer Runde Pizza zum Mittag? Oder Naschereien verteilt in den Hotelzimmern beim Event, an den Arbeitsplätzen der Kolleg·innen oder eben die schon mal genannte Eventbox.
Vor allem eins muss dein Dankeschön bei den Kollegen sein: Ehrlich gemeint. Denn gerade sie kennen dich und den Projektverlauf sehr gut und können bestens zwischen den Zeilen lesen. Menschen haben einen sehr guten Detektor dafür, was ehrlich ist und was nicht.
Danke auch deinem Team.
Wann du lieber nicht danken solltest
Wie eben schon angedeutet: Wenn alle wissen, dass es eine Katastrophe war. Wenn dein Gegenüber weiß, dass du während der Eventvorbereitung und -durchführung sehr unzufrieden warst, dann spar dir die Lobhudelei. Du richtest damit mehr Schaden an als Nutzen.
Kannst du dir nicht vorstellen? Ist mir allerdings schon in der Praxis widerfahren. Ich selbst habe schon ein Event organisiert und währenddessen viel Kritik von einer Vorgesetzten einstecken müssen. Berechtigt oder unberechtigt sei mal dahin gestellt. Ich habe auch viel Kritik an anderen Personen mitbekommen. Doch hinterher gab es eine Dankesrede und einen Blumenstrauß für die tolle Arbeit. Vielleicht kannst du dir vorstellen, dass ich dieses Dank nicht annehmen konnte oder auch nicht wollte.
Wenn also bekannt ist, dass deine Veranstaltung nicht so lief wie geplant, führe lieber ein konstruktives Gespräch und kläre in ruhiger, neutraler Atmosphäre, was besser sein sollte, statt eines geheuchelten Dankeschöns.
Fazit
Ein Dankeschön kann sehr machtvoll sein. Setze Danken systematisch und klug ein und deine Teilnehmende, Sponsoren, Aussteller, Referenten, Dienstleister & Co. werden von dir und deinen Events begeistert sein. Und so werden sie auch viel eher wieder buchen oder mit dir an deiner Seite das Event umsetzen wollen.
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