Manch ein Mythos hält sich sehr lange. So gibt’s immer noch ziemlich viele Eventplaner und Aussteller, die glauben, dass virtuelle Messen und Events kostengünstiger seien als die Präsenzvariante. Sobald der IT-Anbieter einen Preis von beispielsweise 7.000 Euro aufruft, sind sie überrascht. Dabei ist das auf der Skala für die Kosten eines Online-Events noch sehr weit unten. Zeit also, 10 hartnäckige Mythen über virtuelle Messen und Events einmal zu korrigieren.
virtuelle Messen und Events kosten fast nichts
Weit gefehlt. Wie eben angedeutet, sind 7.000 Euro für eine Plattform noch sehr günstig und da ist oftmals nicht einmal das Videokonferenz-Tool inkludiert. Nur weil es Gratiszugänge zu Zoom & Co. gibt, reicht das noch lange nicht für ein gelungenes virtuelles Event. Die Kosten allein für die Datenübertragung steigen, sobald du
- mehr Referenten dazu schaltest,
- parallele Breakout-Sessions anbietest,
- 1:1 Videosessions für deine Teilnehmer untereinander oder für den Austausch von Teilnehmern und Ausstellern hinzufügst,
- oder remote Dolmetscher einbindest.
Bedenke außerdem die Kosten für Profis für die Bildregie, den Technik-Aufbau, die Dramaturgie, das Set-up der Plattform und vieles mehr.
Welche Kostenblöcke du unbedingt einkalkulieren solltest, erfährst du im Blogbeitrag „Was ein Online Event wirklich kostet und womit du rechnen musst“.
virtuelle Messen und Events lassen sich im Handumdrehen planen
Nein. Auch virtuelle Messen und Events brauchen einen guten Vorlauf. Schon allein wegen der Werbung dafür sowie wegen der begrenzten Kapazitäten der Plattform-Anbieter.
Plane daher einen ausreichend langen Vorlauf für dein Event ein. Beginne frühzeitig mit der Recherche für den IT-Dienstleister deiner Wahl – erst recht zu den klassischen Event-Saison-Zeiten wie im Frühjahr oder Herbst.
6 Monate Vorlaufzeit sind eine gute Idee – natürlich kommt’s auf deine konkreten Vorstellungen und auf die bereits verfügbaren Inhalte drauf an.
Virtuelle Stände der Aussteller werden so gut besucht wie auf realen Kongressen und Messen
Ein Logowald der Aussteller führt nicht dazu, dass Teilnehmer sich intensiv durch diesen klicken. Es gibt eben keine Laufwege wie auf realen Veranstaltungen, bei denen der Besucher von Stand A zu Stand C läuft und dabei an Stand B vorbei kommt.
Wer Klicks und Kontakte auf virtuellen Messen und Events haben will, muss sich richtig ins Zeug legen. Die beiden wichtigsten Tipps: Biete als Aussteller Content an und netzwerke so viel du kannst. Veranstaltungen, die dir als Aussteller das nicht ermöglichen, solltest du stark hinterfragen. Bist du Veranstalter gilt die Devise: Verschaffe deinen Aussteller nicht nur Reichweite über viele Logo-Einblendungen sondern ermögliche tatsächlich das Networking. Aussteller sollten in Echtzeit deine Teilnehmer kontaktieren können. Über eine Teilnehmerliste, über 1:1 Textchats und über 1:1 Videochats.
Die Event-Plattform ist im Nu mit Inhalt gefüllt
Die Konfiguration der Plattform und das Füllen der Inhalte braucht Zeit.
Wer das im Selfservice, also selbst, erledigen will, sollte dafür entsprechend Zeit einplanen. Wie viel? Das hängt davon ab, wie viele Inhalte rein müssen.
Wer auf einen Full-Service-Anbieter setzt, spart sich viel Zeit und Ärger. Aber Achtung: Auch in diesem Falle musst du die Inhalte liefern.
Eine Individuallösung ist schnell erstellt
Keinesfalls. Auch wenn für deine Individuallösung oftmals gleich ein ganzes Team tätig wird, musst du als Eventplaner zusammen mit deinem Marketing, Vertrieb, der IT und möglicherweise noch anderen Kollegen das Konzept und die Inhalte liefern. Plane bei jedem Schritt Abstimmungs- und Korrekturschleifen ein. Nur weil kein echter Messestand gebaut wird oder Kisten zu einer Eventlocation geschickt werden, bedeutet das nicht, dass eine Individuallösung für dein virtuelles Event in Windeseile zusammengeklickt wäre.
Eine Individuallösung braucht je nach Komplexität circa vier Monate, besser sechs Monate, Vorlaufzeit.
Wer sein Event wie bislang bewirbt, hat hohe Teilnehmerzahlen
Dadurch, dass viele Messen und Events in den virtuellen Raum gewandert sind, finden auch viel mehr Eigenveranstaltungen von Unternehmen statt. Neben den Branchenveranstaltungen gibt es jetzt nahezu täglich ein oder mehrere Events in ein und derselben Branche. Dies führt zu mehr Konkurrenz um einen Slot im Kalender der Teilnehmer.
Außerdem ist die No-Show-Rate bei kostenfreien Online-Events besonders hoch. Schließlich musste der Teilnehmer weder etwas bezahlen und verliert dadurch sein eingesetztes Geld noch hat er eine Reise geplant, die sich schwer stornieren ließe.
Networking entsteht durch ein cooles Tool
Nein, Networking wird durch ein Online-Tool ermöglicht – entsteht jedoch nicht dadurch. Damit deine Teilnehmer wirklich netzwerken, braucht es deutlich mehr. Du musst beispielsweise auch einen Zeitslot dafür einplanen. So wie du auch Kaffee- und Mittagspausen auf deinem realen Event eingeplant hast.
Außerdem sollten die online Teilnehmer sehen, wer noch da ist. Auf einer Teilnehmerliste, die durchsuchbar ist – nach Namen und nach Interessen oder nach Tags filterbar. Darüber hinaus sollten die Profile der Teilnehmer mit Fotos und Interessen befüllt sein. Gern auch mit einem witzigen Spruch. Damit das passiert, musst du als Eventmanager die Voraussetzungen dafür schaffen. Bau in die Teilnehmerprofile also beispielsweise die Frage nach dem Lieblingsgericht, der Lieblingssportart, dem Lieblings-Reiseziel nach Corona o.ä. ein.
mehr Ideen und auch Tools für Networking auf virtuellen und hybriden Events
Namhafte Plattformen oder Veranstalter bieten bessere Leistungen
Ein gutes Image als etablierte Plattform oder Veranstalter von physischen Messen und Events bedeutet nicht automatisch, dass sich diese Lösungen für dein Vorhaben eignen. Möglicherweise „schießt du hier mit Kanonen auf Spatzen“.
Oder es kann sein, dass die ausgewählte Messe zwar viele virtuelle Besucher anlockt, diese jedoch nicht zu deinem Stand oder deinem Vortrag kommen. Wäge gut ab, welche Leistungen du von einer Plattform oder einem Veranstalter wirklich brauchst und entscheide dich dann für diese. Lass unnötiges weg.
Wer seine Produkte online vertreiben will, braucht nicht unbedingt viele Networking-Möglichkeiten für die Teilnehmer untereinander. Ebenso benötigt nicht jeder umfangreiche 3D-Stände für einen Messeauftritt. Manchmal reicht ein einfaches Zoom-Webinar und manchmal sollte es der richtig große Aufschlag sein. Nur das hängt von deinen Zielen, deinem Konzept und deinem Budget ab und nicht unbedingt von der Beliebtheit der Plattform oder der realen Messe.
Ein Anbieter aus Deutschland ist DSGVO-konform
Anbieter aus Deutschland unterliegen direkt der DSGVO. Das bedeutet jedoch nicht, dass sie ihre Daten automatisch in Deutschland hosten. Und das wiederum ist keine Garantie dafür, dass alle Daten auch DSGVO-konform verarbeitet und gespeichert werden.
Darüber hinaus können auch Plattformen, die aus den USA kommen und über Full-Service-Anbieter in Deutschland betrieben werden, sehr wohl deine Daten in Deutschland hosten.
Achte beim Kombinieren von Tools und Plattformen ebenfalls darauf, dass alle eingesetzten Tools deinen Anforderungen genügen. Bindest du in eine DSGVO-konforme Plattform aus Deutschland einen fragwürdigen Videokonferenz-Anbieter ein, hast du nicht sehr viel gewonnen.
Frage also beim Anbieter deiner Wahl genau nach und lass dir erklären, was er tut, damit deine Daten nach geltenden Regeln verarbeitet und gespeichert werden.
Gamification und terminierte 1:1 Videosessions führen zu zufriedenen Ausstellern
Schön wär’s. Doch manchmal kannst du dir als Eventplaner noch so viel Mühe geben bei deinen virtuellen Messen und Events, manchmal werden diese Features einfach nicht angenommen. Es kann sein, dass sich bei deinen Ausstellern intern niemand findet, der sich bereit erklärt, für die 1:1 Videosessions hinter einer Webcam zu sitzen. Die Gründe sind vielfältig und reichen vom Chaos im Home-Office, zu wenig Internetanbindung bis hin zur Angst vorm Unbekannten. Oder es fehlt die Akzeptanz und das Verständnis für Elemente wie Gamification. “Solche Spielereien machen wir nicht mit” oder „Unsere Zielgruppe ist dafür nicht online-affin genug“ höre ich dann schon mal.
Was du dagegen tun kannst? Hol deine Aussteller früh auf die Plattform. Biete Pre-Events an, in denen sie sich mit deiner Plattform und sämtlichen Features vertraut machen können bevor die echten Besucher da sind.
Fazit
Virtuelle Messen und Events sind deutlich aufwändiger und komplexer als viele denken. Plane daher ausreichend viel Vorlaufzeit bei deinen Vorhaben ein, informiere dich umfassend über die Kosten und überleg genau, welche Funktionen du benötigst und welche nicht. Setz’ lieber auf ein durchdachtes Konzept, statt auf eine Tool- oder Logo-Schlacht. Das bringt dir zufriedene Teilnehmer und Aussteller.
Vielleicht interessiert dich auch: