Der Tag, an dem ich mir eine digitale Kongresstasche gewünscht hätte:
5. April 2011. Es ist gleich 23:00 Uhr. Mein Team und ich packen immer noch Kongresstaschen. Längst wollte ich den heutigen Tag beendet haben. Morgen früh fängt der dreitägige Kongress an. Ehrlich gesagt, bin ich jetzt schon sehr müde. Der Tag war anstrengend. “Taschen packen dauert irgendwie immer länger als geplant” denke ich mir so. Was mich am meisten wurmt: Das ganze Team muss mitpacken – auch die Geschäftsleitung. Welch eine Ressourcenverschwendung. Wenn ich das mit internen Stundensätzen realistisch durchrechne, lohnen sich die paar Sponsoringeinnahmen dafür überhaupt nicht. Dass viele der gedruckten Einlagen sowieso gleich in der Tonne landen, ahnen auch meine Sponsoren. Ihre Zielgruppe haben sie also nicht erreicht. Packt ein braver Teilnehmer seine Papierberge nicht gleich aus, muss er sie den ganzen Tag über den Kongress schleppen. Ihn nervt das auch.
Kommt dir das bekannt vor? Fällt dir etwas auf? Hier sind alle unzufrieden. Teilnehmer, Sponsoren und Veranstalter. Mit diesen mit Papier vollgestopfen Tragetaschen verschwenden wir Zeit und Geld. Und nachhaltig ist das auch nicht.
Doch heutzutage muss das nicht mehr sein. Mittlerweile sind Event-Apps aus den Kinderschuhen. Sie sind auch deutlich günstiger geworden. Ähnlich sieht es mit digitalen Kongresstaschen aus. Ich würde heute eine Event-App nutzen oder eine digitale Kongresstasche. Vielleicht ist das auch etwas für dich. Deshalb möchte ich dir so eine digitale Lösung vorstellen.
Was ist eine digitale Kongresstasche?
Eine digitale Kongresstasche sammelt auf deiner Webseite oder in deiner Event-App alle Materialien, die du bisher gedruckt verteilt hast. So haben deine Teilnehmern alle deine Dokumente stets zur Verfügung.
[bctt tweet=“#eventprofs Was ist eigentlich eine digitale Variante deiner Kongresstasche? Eine Webseite oder Event-App, die alle Materialien sammelt, die du bisher gedruckt verteilt hast. So haben deine Teilnehmern alle deine Dokumente stets parat. #godigital“ username=“KatrinTae“]
Warum brauchst du eine virtuelle Lösung dafür?
Ging es dir auch schon einmal wie mir, kannst du die nächsten Zeilen getrost überspringen. Ist dir das bislang erspart geblieben, hilft dir vielleicht eines der folgenden Argumente. Die kannst du natürlich auch nutzen, um deinen Chef zu überzeugen 😉 . Oder deine Sponsoren.
- Ressourcenschonend: Du sparst eine Menge Kosten für den Druck von Programmheften, Beilagen und Co. Ebenso sparen das deine Sponsoren. Und du sparst viel Zeit und Nerven beim Taschen packen. Diese Beilagen kommen „ja auch nie“ pünktlich an. Externes Personal wie Hostessen oder Helfer brauchst du dafür auch nicht engagieren. Und das Beste: Du sparst dir die wirklich überflüssigen Kosten für die Müllentsorgung.
- Nachhaltig: Du sparst Papier, lange Transportwege und den Lagerplatz.
- Messbar: Du kannst den Return on Investment (ROI) deiner Sponsoren präzise berechnen und vorweisen. So ersparst du dir und deinen Sponsoren das Rätselraten um den Erfolg einer Maßnahme.
- Immer verfügbar: Alle Materialien sind für deine Teilnehmer orts- und zeitunabhängig verfügbar.
- Innovativ: Du hebst dein Eventmarketing auf ein neues Niveau und dich damit von anderen Kongressen, Messen und Events ab.
- Mit Rich Media (angereicherte Medieninhalte): Mit Videos, Kartenmaterial und pdf-Dateien bietest du einen abwechslungsreichen Medienmix für deine Teilnehmer.
- Mehr Traffic: Du kannst mehr Teilnehmer auf deine Webseite locken.
- Mehr Leads: Deine Sponsoren können neue Leads generieren.
Wie bekommst auch du so eine Online-Tasche?
1. Du holst dir bei eventbaxx ein Angebot.
2. Hole deine Sponsoren ins Boot in die Tasche.
3. Mit wenigen Klicks kannst du deine Kongresstasche selbst erstellen.
4. Erstelle Coupons oder lasse sie durch deine Sponsoren erstellen.
5. Importiere deine Empfängerdaten oder erstelle eine Landingpage, z.B. bei Endverbrauchermessen.
6. Beobachte den Erfolg deiner Tasche – in Echtzeit.
Wie verbreitest du deine digitale Tasche?
Du kannst deine virtuelle Tasche auf vielen Wegen bekannt machen. Darüber hinaus kannst die Tasche als Link über die Sozialen Medien oder via E-Mail teilen. Oder du versendest eine E-Mail mit dem Inhalt deiner Tasche. Außerdem kannst du eine digitale Kongresstasche auch in deine Event-App einbinden. Oder auf deiner Webseite. Alternativ kannst du natürlich auch einen QR-Code zum Scannen veröffentlichen.
Nutzen Teilnehmer so ein Online-Tool überhaupt?
Ja natürlich! Denn die Vorteile liegen auf der Hand! Frag doch einfach einmal bei eventbaxx die detaillierten Informationen ab. Dort erhältst du sogar die detaillierte Auswertung der Karlsruher Messe- und Kongress GmbH am Beispiel der Verbrauchermesse offerta. Übrigens lief 2018 die Messetasche so erfolgreich, dass die KMK und eventbaxx ihre Kooperation ausbauen. Wirklich kein Wunder bei einer Öffnungsrate von 94 %.
Gibt es weitere Veranstaltungen mit einer digitalen Kongresstasche?
Digitale „Goodie Bags“ sind vor allem in den USA und bei Sportveranstaltungen beliebt. Logisch, oder? Denn vor allem beim Sport wollen wir die Hände freihaben. Deshalb nutzt(e) auch der Berlin Marathon eine digitale Goodiebag. Ebenso wie der Digital Futurecongress, der auch noch ein Matchmaking-Tool einsetzt. Andere bekannte Veranstalter sind die Leipziger Messe, die Messe Friedrichshafen und die MCH Group. Aber auch Porsche und Vodafone setzen bereits auf die digitale Variante.
Und so überzeugst du deinen Chef davon, endlich auch einmal eine digitale Tasche auszuprobieren.
Digitale Kongresstasche in Bildern:
