So setzt du eine digitale Messe um: Erfahrungsbericht ITCS

Möchtest auch du eine digitale Messe erfolgreich umsetzen, kannst du dir mittlerweile einige Best Practices anschauen. Nimm, wenn du kannst, ruhig auch als Teilnehmer an unterschiedlichen Formaten und Branchen teil. So erfährst du gleich, wie sich eine digitale Messe oder auch ein hybrides Event aus der Teilnehmerperspektive anfühlt. Schau dir an, wie die Registrierung gestaltet ist, wie spannend die Vorträge sind und was diese von anderen unterscheidet. Und wirf ruhig einen Blick auf die eingesetzten Tools oder deren Kombination. Manches siehst du nicht gleich von außen, deshalb stelle ich dir in diesem Erfahrungsbericht eine digitale Messe, Tech-Konferenz und Festival in einem vor: Den ITCS. Befragt habe ich dafür den Gründer und Geschäftsführer Matthias Walenda.

Was hast du virtualisiert?

Wir haben den ITCS virtualisiert. Der ITCS ist Tech-Konferenz, IT-Jobmesse und Festival in einem. Unsere Herausforderung dabei war, alle Elemente der Präsenzmesse zu digitalisieren:

• Tech Konferenz mit mehr als 50 Keynotes, Vorträgen & Workshops zu aktuellen IT-Themen.
  Das haben wir professionell im TV-Studio produziert und live aus dem darmstadtium in Darmstadt online auf mehreren Channels gestreamt.
• IT-Jobmesse mit mehr als 50 Ausstellern und Kooperationspartnern.
  Diese haben ihr Unternehmen interaktiv an virtuellen Messeständen präsentiert – in einem Raumschiff-Hangar mit Blick auf die Erde. Außerdem konnten sie personalisiert mit den virtuellen Messebesuchern chatten und so effektiv Leads generieren.
• Onlinefestival mit ganztägig live übertragenem ITCS-TV.
  Dies führte durch den Tag – mit einer eSports-Challenge, Career-Coachings sowie einem „Off-Career“ Channel mit Yoga, Science-Slam und Live-Coachings.

Wie groß ist ein analoges Event bislang gewesen?

Wir hatten auf unseren physischen Messen stets mehr als 2.000 Besucher und mehr als 100 Aussteller. Insgesamt kamen 2019 zu unseren Events mehr als 8.000 Besucher und circa 400 Aussteller.

Mit welchem Mix aus Tools hast du die digitale Messe und Konferenz ITCS umgesetzt?

Als Basis haben wir die Plattform von Fusion Fairs genutzt und für die komplette Umsetzung der digitalen ITCS zusätzliche Tools eingesetzt. So haben wir folgende Tools verwendet:

• Rapidmail als unser Newsletter-Tool
• Fusion Fairs für die Registrierung der Teilnehmer.
  Uns war besonders wichtig, dass sich die virtuellen Teilnehmer Social Logins nutzen konnten.
• Microsoft Azure, YouTube, Twitch sowie FacebookLive haben wir als Streaming-Plattformen genutzt.
• GoToWebinar kam bei unseren Workshops zum Einsatz.

Wenn du dich für wenige Features einer virtuellen Messe entscheiden müsstest, was wären die Wichtigsten?

Für mich wäre bei einer digitalen Messe oder Konferenz sehr wichtig, dass diese auf allen Endgeräten perfekt läuft. Also ohne vergrößern und ohne Chaos. Alles soll klar strukturiert und übersichtlich sein. Meiner Meinung nach sollte es statt „funktioniert auch auf mobilen Endgeräten“, besser heißen „funktioniert erst recht mit mobilen Endgeräten“.

Darüber hinaus finde ich besonders wichtig:

• hochwertigen Content,
• Anonymität, Sicherheit und DSGVO
• und Kommunikation.

War das Vortragsprogramm deiner digitalen Messe anders als bisher?

Nein. Wir haben es tatsächlich geschafft, unsere analoge Messe 1:1 in die virtuelle Welt zu bringen.

Wie hast du das Networking bei deinem Digitalevent hergestellt?

Das Networking fand in jedem Streaming-Kanal statt. So konnten sich die virtuellen Teilnehmer zu jedem Vortrag austauschen, fachsimpeln und sich auch untereinander vernetzen.

Außerdem konnten die Teilnehmer direkt an den virtuellen Ständen netzwerken. Sie konnten sich mit dem virtuellen Standpersonal sowohl verbinden als auch chatten.

Für mich war es eines der Highlights der digitalen Messe auf der Plattform Fusion Fairs, dass die Standmitarbeiter live sehen konnten, wer sich gerade den virtuellen Stand anschaut. So konnten sie ihn oder sie dann auch proaktiv zum Networking einladen.

Wie hast du virtuell die Aussteller eingebunden? Oder kommen die Besucher einfach so auf einen digitalen Messestand?

Fast jeder Aussteller hatte einen inhaltlichen Beitrag. In einem Vortrag oder Workshop konnte er also hervorragend auf seinen Messestand hinweisen und somit das Networking ankurbeln. Außerdem haben wir bei der digitalen ITCS die Jobwall mit den Jobangeboten nach dem Zufallsprinzip angezeigt. Wer sich als digitaler Messebesucher für den einen oder anderen Job interessierte, konnte über die Jobanzeige direkt zum Messestand gelangen. Zu den virtuellen Ausstellern gelangten die Messebesucher auch über die Ausstellerübersicht und über eine „Quick-Navi“.

Was ist die aus deiner Sicht größte Herausforderung beim Einbinden virtueller Aussteller?

Bei uns lief das sehr einfach und reibungslos ab. Damit das funktioniert, haben wir vorab Schulungsvideos und pdf-Anleitungen für unsere Aussteller angefertigt.

Das kann ich dir als  Veranstalter wärmstens empfehlen: Stelle Materialien so gut wie möglich bzw. so verständlich wie möglich bereit.

Ich habe zwei Arten von Ausstellern erlebt:

• Die Aussteller, die alles selbst machen möchten.
  Hier ist es wichtig, dass bei dir als Veranstalter keine weitere Arbeit anfällt.
• Und die Aussteller, die so oder so lieber eine Servicegebühr bezahlen und für die wir dann alle Aufgaben übernommen haben.

Wie lange vorher hast du mit der Planung begonnen? Wie groß war der Marketingvorlauf für deine digitale Messe?

Für die Planung hatten wir aufgrund der Verschiebung und unserem Switch zur Online-Messe nur zwei Monate Zeit. Das Marketing startete somit erst einen Monat vorher. D.h. wir begannen mit der Bewerbung, sobald uns die Zusagen der Aussteller und der Sprecher vorlagen und wir entschieden hatten, dass dieses Jahr alles online stattfindet.

Wie war die Resonanz auf eure digitale Messe?

Die Resonanz war bei denen, die auf der digitalen Messe als Aussteller oder Sprecher dabei waren, überwältigend.

Natürlich hatten wir beim Umstieg auf die digitale Messe auch einige Stornierungen. Vor allem von Firmen, die sich vom Vertrag lösen wollten oder die grundsätzlich was gegen digitale Events haben. Aber das wird wohl bald der Vergangenheit angehören.

Dass Online-Events erfolgreich sein können, haben wir bewiesen – und das für den Aussteller mit geringerem Aufwand und Kosten. Darüber hinaus und aus meiner Sicht das Beste: Der Umwelt tun wir mit digitalen Messen auch einen Gefallen.

Wie hoch waren die Ticketpreise für die digitale Messe?

Die Tickets sind für die Messebesucher kostenfrei, denn wir finanzieren uns über die Aussteller.

Was würdest du beim nächsten Mal anders machen?

Ich glaube, man könnte immer mehr machen und rückblickend ist jeder schlauer. Mit heutigem Wissen würde ich weniger Live-Content produzieren. Denn wir hatten drei Live-Studios aufgebaut, das wäre so gar nicht notwendig gewesen. Ein Live-Studio reicht wirklich.

Außerdem würde ich beim nächsten Mal zeitlich mehr Vorlauf einplanen – das sollte uns ja nun gelingen, denn Corona überrascht uns kein zweites Mal. Darüber hinaus würde ich auf aggressiveres Marketing oder auf Guerilla-Marketing setzen.

Fazit

Eine digitale Messe kann sehr erfolgreich sein. Auch wenn einige Unternehmen, Institutionen, Vereine da noch immer sehr zögerlich sind und sich fragen, ob auch ihr Thema virtualisiert werden kann. Vermutlich schon. Was du dafür brauchst, ist ein wenig Mut, ein gutes Konzept und einen zuverlässigen Partner an deiner Seite – zum Beispiel Fusion Fairs.

Interviewpartner

Matthias Walenda
Gründer und Geschäftsführer von ITCS
T: 069/247 44 80 51
walenda@it-cs.io
it-cs.io