Projektmanagement-Tools helfen dir, deine Event-Projekte effektiv zu planen, zu organisieren und zu kontrollieren. Du kannst das von mir auf diesem Blog vorgestellte Tool Asana nutzen oder du schaust dich bei anderen beliebten Tools um und testest diese einmal auf Herz und Nieren. Die 10 beliebtesten Projektmanagement-Tools im deutschsprachigen Raum findest du hier.
1) Asana
Asana ist ein umfangreiches Projektmanagement-Tool mit vielen Funktionen und Automationen. Du kannst Aufgaben in Listen und Kalendern verwalten, Projekte in Boards organisieren und Berichte generieren. Asana bietet ebenfalls eine kostenfreie Version sowie verschiedene kostenpflichtige Versionen. Die Preise beginnen bei 10,99 US-Dollar pro Nutzer und Monat. Asana ist nach eigenen Angaben DSGVO-konform.
Stärken: Umfangreiche Funktionalität, gute Übersichtlichkeit, gute Anpassungsmöglichkeiten, Standardtool, das viele nutzen und das oft weiterentwickelt wird.
Schwächen: Der Einstieg in das mächtige Tool in den unterschiedlichen Leistungsstufen kann herausfordernd sein.
Persönliche Einschätzung: Mein Lieblingstool. Warum? Leicht bedienbar, optisch ansprechend, leistungsstark. Ähnelt ClickUp sehr.
> viele weitere Tipps für den Einstieg und die Arbeit mit Asana
2) Basecamp
Basecamp hat sich auf die Zusammenarbeit im Team konzentriert. Du kannst Projekte und Aufgabenlisten erstellen, Dokumente teilen und leicht im Team kommunizieren. Basecamp bietet eine kostenfreie Testversion sowie verschiedene kostenpflichtige Versionen. Die Preise beginnen bei 15 US-Dollar pro User·in pro Monat. Basecamp ist laut eigenen Angaben DSGVO-konform.
Stärken: Fokus auf Team-Kommunikation, einfache Bedienung.
Schwächen: Eingeschränkte Funktionalität.
Persönliche Einschätzung: Ich kenne es eher für die Kommunikation rund um Projekte – mit internen und externen Kolleg·innen. Als Event-Projektmanagement-Tool würde ich persönlich es nicht nutzen.
3) ClickUp
ClickUp ist ein Projektmanagement-Tool, das sich durch seine umfangreichen Funktionen auszeichnet. Es bietet Projektmanagement-Features für Teams, Zeiterfassung und optimiert die Zusammenarbeit. ClickUp bietet eine kostenfreie Version sowie verschiedene kostenpflichtige Versionen an, die Preise beginnen bei 7 US-Dollar pro Nutzer und Monat. ClickUp ist - so der Anbieter - DSGVO-konform.
Stärken: Umfangreiche Funktionalität, gute Anpassungsmöglichkeiten, ansprechende Optik.
Schwächen: Einstieg kann komplex sein.
Persönliche Einschätzung: Ich kenne mehrere Eventplaner·innen, die auf ClickUp schwören und daher würde ich es mir an deiner Stelle auch genauer ansehen, wenn du gerade ein neues Tool suchst und ausprobieren möchtest. Ähnelt Asana sehr.
4) Getscope
Mit Getscope verwaltest du ganz einfach mehrere Projekte, Arbeitsbereiche und Integrationen über eine sehr intuitive Benutzeroberfläche. Wähle für dein Projektmanagement aus mehreren voreingestellten Frameworks, darunter To-Do-Listen, Kanban-Boards, Gantt-Diagramme oder Scrum aus.
Stärken: Umfangreiche Funktionalität, günstiger Lifetime-Deal, kostenfreie Version via getscope.com ausprobierbar.
Schwächen: User-Verwaltung kann komplex werden; Tool kann via AppSumo nur nach Kauf und Download ausprobiert werden, eingeschränkte Integrationen.
Persönliche Einschätzung: Teste die kostenfreie Version des Anbieters mit Sitz in Amsterdam und du wirst schnell erkennen, ob du damit klarkommst oder nicht.
Tipp: Via AppSumo kannst du Getscope oftmals sehr günstig als Lifetime-Lizenz erwerben.
5) Jira
Jira ist ein Projektmanagement-Tool, das speziell für die agile Softwareentwicklung konzipiert wurde. Es bietet dir Funktionen wie Scrum-Boards, Backlogs und Burndown-Charts. Jira ist besonders für Unternehmen geeignet, die agile Methoden einsetzen. Die Preise beginnen bei 8 US-Dollar pro Nutzer und Monat. Jira ist nach eigenen Angaben DSGVO-konform.
In der Standard-Variante sind bereits unter anderem enthalten:
Stärken: Sehr gut geeignet für agile Softwareentwicklung, gute Übersichtlichkeit, Workflows und Automatisierungen bereits in der Gratisversion.
Schwächen: Der Einstieg kann komplex sein und eignet sich nicht unbedingt geeignet für Projekte außerhalb der Softwareentwicklung.
Persönliche Einschätzung: Gerade im IT-Bereich eignet sich Jira hervorragend. Für das Management von Event-Aufgaben würde ich eher eines wählen, das auch Event-Templates anbietet und darauf spezialisiert ist.
6) MeisterTask
MeisterTask ist ein Tool, das sich auf die Zusammenarbeit im Team konzentriert. Nutzer können Aufgabenlisten erstellen und kommunizieren. MeisterTask bietet eine kostenfreie Version sowie verschiedene kostenpflichtige Versionen an, die Preise beginnen bei 12,50 US-Dollar pro Nutzer und Monat. MeisterTask ist nach eigenen Angaben DSGVO-konform und von Trusted Cloud zertifiziert. Die Server befinden sich in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main. 256-Bit-SSL-Verschlüsselung, 2-Faktor-Authentifizierung sowie anpassbare Zugriffsberechtigungen in den Apps bieten dir zusätzlichen Schutz.
In der Pro-Version erhältst du dafür folgende Funktionen:
Stärken: Server in Deutschland, Versionsverlauf, Einfache Bedienung, gute Anpassungsmöglichkeiten.
Schwächen: Lediglich 3 Projekte in der kostenfreien Version.
Persönliche Einschätzung: Ein sehr umfangreiches, leichtbedienbares Tool mit Servern in Deutschland – ein echtes Plus! Probiere die Gratisversion aus und teste, ob du mit Asana, ClickUp oder MeisterTask besser zurecht kommst. Sie sind alle sehr ähnlich.
7) Monday.com
Monday.com enthält Lösungen für das Aufgaben-Management, fürs CRM und für Entwickler. Das Projektmanagement-Tool zeichnet sich durch seine visuelle Darstellung aus. Projekte werden in Form von farbigen Balken dargestellt und können einfach verschoben oder erweitert werden. Nutzer können Aufgabenlisten erstellen, Teams planen und kommunizieren. Monday.com bietet verschiedene kostenpflichtige Versionen an, die Preise beginnen bei 8 US-Dollar pro Nutzer und Monat. Eine Zeiterfassung und das Management des Arbeitspensums gibt's ab der Pro-Version. Monday.com ist nach eigenen Angaben DSGVO-konform.
Die Standard-Version enthält unter anderem:
Stärken: Visuelle Darstellung, gute Anpassungsmöglichkeiten, viele einsatzbereite Spalten und Aktivitätsprotokoll bereits in der Gratisversion.
Schwächen: Eingeschränkte Dateiablagen und Gastzugriffe.
Persönliche Einschätzung: Auch Monday.com eignet sich hervorragend für das Management deiner Events und der zahlreichen Unteraufgaben und Teammitglieder. Die Optik unterscheidet sich leicht von Asana und Co. – probiere daher aus, was besser zu dir passt. Schade, dass es die Zeiterfassung erst ab der Pro-Version gibt, die für kleine Teams vermutlich etwas zu mächtig ist.
8) Smartsheet
Smartsheet ist ein Tool, das sich durch seine Tabellen-basierte Darstellung auszeichnet. Nutzer können Aufgabenlisten und Projekte in Form von Tabellen erstellen und verwalten. Smartsheet bietet verschiedene kostenpflichtige Versionen an, die Preise beginnen bei 14 US-Dollar pro Nutzer und Monat. Smartsheet ist DSGVO-konform.
Stärken: Integrationen zu Microsoft und Google, Umfangreiche Funktionen, kostenfreie Version für bis zu 2 Bearbeiter·innen, Workflow-Vorlagen, Stundenprotokollierung.
Schwächen: Einstieg kann überfordern, Optik m. M. nicht so ansprechend wie andere Lösungen.
Persönliche Einschätzung: Ein ebenfalls mächtiges Tool mit einem großen Funktionsumfang. Optisch ähnelt es Excel noch mehr als einem der anderen Projektmanagement-Tools. Teste es einfach gratis und schau, ob du damit klarkommst.
9) Teamwork
Teamwork ist ein Tool, das sich auf die Zusammenarbeit im Team konzentriert. Nutzer·innen können Aufgabenlisten erstellen, Zeitpläne planen und kommunizieren. Teamwork bietet eine kostenfreie Version für bis zu 5 User·innen und verschiedene kostenpflichtige Versionen an. Die Preise beginnen bei 5,99 US-Dollar pro Nutzer und Monat (Mindestabnahme: 3 User·innen). Teamwork ist DSGVO-konform.
Die Starter-Version beinhaltet unter anderem:
Stärken: Zahlreiche Integrationen, kostenfrei für bis zu 5 User·innen, Zeiterfassung.
Schwächen: Eingeschränkte Funktionalität z.B. beim Reporting in der kostenfreien Version.
Persönliche Einschätzung: Für den Start im kleinen Team und mit relativ geringer Komplexität des Projektmanagements hervorragend geeignet.
10) Trello
Trello ist ein sehr beliebtes Projektmanagement-Tool. Es basiert auf einem einfachen Board-System, auf dem Nutzer ihre Aufgaben in Form von Karten organisieren können. Die Karten können individuell beschriftet, kommentiert und mit Anhängen versehen werden. Trello bietet eine kostenfreie Version sowie verschiedene kostenpflichtige Versionen. Die Preise beginnen bei 5 US-Dollar pro Nutzer und Monat. Trello ist DSGVO-konform.
Die Standard-Version von Trello beinhaltet unter anderem:
Stärken: Einfaches, intuitives Board-System, gute Übersichtlichkeit und Anpassungsmöglichkeiten.
Schwächen: Begrenzte Funktionalität in der kostenfreien Version,
Persönliche Einschätzung: Ich kenne viele Eventplaner·innen, die auf Trello schwören. Probiere daher unbedingt die Free-Version einmal aus und entscheide dich dann, ob auch du Trello geeignet findest.
11) Wrike
Wrike ist ein Projektmanagement-Tool, das sich durch seine umfangreichen Funktionen auszeichnet. Du erhältst Features fürs Projektmanagement, Zeitmanagement und für die Zusammenarbeit im Team. Wrike bietet verschiedene kostenpflichtige Versionen an, die Preise beginnen bei 9,80 US-Dollar pro Nutzer und Monat. Du kannst es jedoch für 14 Tage kostenfrei testen. Wrike ist - so der Anbieter - DSGVO-konform.
In der Team-Version erhältst du unter anderem:
Stärken: Umfangreiche Funktionen, sehr viele Integrationen, gute Anpassungsmöglichkeiten.
Schwächen: Einstieg kann überfordernd wirken, Ressourcenmanagement, Arbeitsauslastung und Zeiterfassung gibt es erst ab der Business-Version ab 24,80 Dollar je User·in und Monat.
Persönliche Einschätzung: Sehr umfangreich, vor allem im Projektmanagement und der Zeiterfassung. In der Art sehr ähnlich wie Asana, doch persönlich finde ich Asana intuitiver in der Bedienung und für meine Projekte leistungsstärker.
12) Zoho Projects
Zoho Projects ist ein Projektmanagement-Tool der "Zoho-Welt", welche Lösungen für nahezu alle Bereiche des Geschäftsalltags bereithält, z.B. für den Vertrieb (CRM), für Marketing, Finanzen, HR und vieles mehr. Sogar eine Event-Lösung (Event-Plattform) mit Ticketsystem, Website-Builder, Sponsorenverwaltung, Teilnehmende einbinden und vieles mehr kannst du von Zoho unter dem Namen "Zoho Backstage" erhalten. Mit Zoho Projects erhältst du eine cloudbasierte Projektmanagementsoftware, die dich bei der Projektplanung, der effizienten Verfolgung der Aufgaben und der standortunabhängigen Zusammenarbeit im Team unterstützt. Zoho Projects bietet verschiedene kostenpflichtige Versionen an, die Preise beginnen bei 5 Euro pro Nutzer und Monat. Zoho ist laut Anbieter DSGVO-konform.
In der Premium-Version sind bereits u.a. enthalten:
Stärken: Anbindung an die große Zoho-Suite, u.a. an die Event-Plattform Zoho Backstage, Umfangreiche Funktionalität, gute Anpassungsmöglichkeiten.
Schwächen: Einstieg in die große Zoho-Welt kann überfordernd wirken.
Persönliche Einschätzung: Eine Zeiterfassung konnte ich bei Zoho nicht finden. Das ist aber auch alles. Die Anbindung an eine CRM-Lösung und an Zoho-Backstage macht Zoho Projects sehr spannend. Teste doch einfach einmal die Gratisversion.
DSGVO-konforme Projektmanagement-Tools
Alle genannten Tools sind DSGVO-konform. Die Anbieter haben sich dazu verpflichtet, die Datenschutzrichtlinien einzuhalten und die Daten ihrer Nutzer sicher zu speichern. Dennoch ist es ratsam, die Datenschutzbestimmungen jedes Anbieters genau zu lesen, um sicherzustellen, dass sie den individuellen Anforderungen und Bedürfnissen entsprechen.
Preise und kostenfreie Varianten der Projektmanagement-Tools
Die Preise für Projektmanagement-Tools variieren je nach Anbieter und Umfang der Funktionen. Viele Anbieter bieten kostenpflichtige Versionen an, die monatlich oder jährlich abgerechnet werden. Die Preise beginnen in der Regel bei rund 5 US-Dollar pro Nutzer und Monat und können bis zu 20 US-Dollar pro Nutzer und Monat betragen. Einige Anbieter bieten auch eine kostenfreie Version mit eingeschränkter Funktionalität an.
Fazit
Es gibt viele verschiedene Projektmanagement-Tools da draußen, die alle eine Menge und im Wesentlichen das Gleiche können. Doch jedes Tool ist ein wenig anders und deshalb ist es so wichtig, dass du vorab weißt, was du mit dem Tool umsetzen willst und ob du mit dem favorisierten Tool klarkommen wirst. Teste doch dafür einfach mal die häufig verfügbaren Gratisversionen – entweder für einige Tage oder in der Basisversion. Manchmal ist es auch einfach eine Geschmackssache.
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