Digitale Reformation in der Eventbranche

Digitalisierung, also auch die digitale Reformation, find ich super! Daher möchte auch ich mich an der Blogparade #digiform von Benjamin Brückner beteiligen. Als erstes muss ich wohl ein wenig über mein Alter verraten, auch wenn ich das gar nicht vorhatte. Als vor 1980 Geborene gehöre ich zu den Digital Immigrants. Daher kann ich mich – sowohl im privaten als auch im beruflichen Kontext – noch an die Zeiten vor dem “Neuland” erinnern. Mit diesem Beitrag möchte ich dir einen kleinen Einblick meine Erlebnisse mit dem analogen Veranstaltungsmanagement geben.

Inwiefern hat die digitale Reformation dein Arbeitsleben verändert?

Zugegeben, das Internet war gerade auf dem Weg, massenkompatibel zu werden, als ich in das Arbeitsleben einstieg. 1996 begann ich mein Duales Studium an einer Berufsakademie und zeitgleich bei einem großen Messeveranstalter in Deutschland. Während dieser Zeit erinnere ich mich an erste Webseiten, die aus privater Sicht interessant waren. Im beruflichen Kontext fällt mir rückblickend kein relevante Seite ein. Allein schon aus diesem Grunde hat die digitale Reformation mein Arbeitsleben enorm verändert. Hier sind einige Aspekte:

Wissen war etwas Exklusives.

Branchennews erfuhr ich ausschließlich auf Papier und im Unternehmen. Dafür hatte der Messeveranstalter einen professionellen Ausschnittdienst beauftragt, der aus allen relevanten Zeitungen die Brancheninformationen zusammen stellte. Diese wurden in hoher Auflagenzahl kopiert und per Umlauf allen Kollegen und BA-Studenten zugänglich gemacht. War ich – während der dreimonatigen Theoriephasen – nicht im Unternehmen, war ich von den Informationen abgeschnitten. Konsumiert habe ich Informationen, die andere für relevant hielten. Digitale Reformation bedeutet also zumindest für mich: Ich entscheide, was ich relevant finde.

Während dieser Zeit standen auch einige Studienarbeiten auf meiner Agenda. Einen Zugang zur einer Bibliothek mit Literatur zur MICE-Branche oder Veranstaltungsmanagement gab es für mich in Wahrheit nur an zwei Orten in Deutschland: Am Studienort in oberschwäbischen Ravensburg und beim Verband der deutschen Messewirtschaft (AUMA), der damals in Köln saß. Dank der digitalen Reformation ist Wissen heute viel leichter verfügbar.

Die digitale Reformation macht Wissen leicht zugänglich
Die digitale Reformation macht Wissen leicht zugänglich

Kontakt zu Wissensträgern

Mit Beginn des Studiums habe ich eine Universitäts-E-Mail-Adresse erhalten. Diese funktionierten natürlich nur bei physischer Anwesenheit in der Akademie. Nur wem hätte ich mailen können – außer meinen Kommilitonen und den Dozenten? Außerdem habe ich gerade diese Menschen während der Theoriephasen fast täglich gesehen.

1997 habe ich mir eine private E-Mail bei web.de eingerichet und war enorm stolz auf mich! Zu dieser Zeit konnte ich schon mit ein paar mehr Leuten kommunizieren. Jetzt kam auch der echte Nutzen: Während der Studienarbeiten, die auch in den Praxisphasen anzufertigen waren, konnte ich erstmals mit betreuenden Dozenten kommunizieren. Das ging zuvor natürlich auch per Telefon. Allerdings ließen sich Dateien so wirklich erstmals sinnvoll teilen. Wie haben das die Studenten in den Jahrgängen vor mir eigentlich umgesetzt? Danke digitale Reformation.

Papierberge und das ewig piepsende Faxgerät

In der Arbeitswelt war vieles analog. Ich habe zu dieser Zeit sowohl inländische Messen organisiert als auch Beteiligungen deutscher Aussteller an ausländischen Messen. Was haben wir damals an Papier durch die Welt geschickt! Tonnenschwere Bestellkataloge für Dienstleistungen am Messeort, für Einträge in den Messekatalog, Werbeplakate, Einladungsflyer, …

Faxnummern, welche man auch heute noch in Signaturen findet, gehörten nicht nur auf die Visitenkarte. Sie waren wirklich relevant. Sendeberichte über ein- und ausgegangene Faxe wurden archiviert – als Beweis, dass man diese oder jene Bestellung abgeschickt hat.

Messe-Förderprogramme, welche es auch heute noch gibt, hatten einen enormen Mehrwert. Ohne eine sogenannte Durchführungsgesellschaft, die eine Messeteilnahme im Ausland koordiniert, war ein Messestand für einen einzelnen Aussteller schwer zu realisieren. Erst recht in weniger industriell entwickelten Ländern. Wer Kontakte zu Lieferanten, wie Messebauern, Spediteuren, Hotels oder Messeveranstaltern hatte, der hatte einen realen Wettbewerbsvorteil. Die digitale Reformation hat also die hier genannten Wettbewerbsvorteile reduziert – und andere produziert.

analoges Telefon
analoges Telefon

Businesskontakte und Know-how

… waren den erfahrenen Kollegen vorbehalten. Man lernte von älteren Kollegen, die selbst schon viele Veranstaltungen organisiert und viele Orte bereist hatten. Als Berufseinsteiger allein an einen touristisch weniger erschlossenen Ort reisen? Was damals kaum denkbar war, ist heute dank digitaler Reformation und vieler Onlineportale und Apps selbstverständlich.

In Zeiten vor google hatten Branchenbücher und -CDs eine echte Relevanz. Auch auf deutschen Gemeinschafts-Messeständen war beispielsweise “Wer liefert was?” heiß begehrt. Heute kann und möchte man sich diese Schlepperei ersparen. Zu Recht. Auch hier: Danke digitale Reformation.

Kontakte und Wissen waren früher ziemlich exklusiv

Wie würde dein Geschäftsmodell ohne Zugang zum Internet aussehen?

Die gute Nachricht vorne weg: Die MICE-Branche gab es auch ohne Internet. Die bessere Nachricht lautet: “Mit Internet ist vieles komfortabler.”

Das fängt schon bei der Recherche an. Heute rufen wir nach “Instant Booking” Portalen. Doch wenn ich ehrlich bin, haben wir schon enorme Fortschritte bei der Verfügbarkeit von Informationen gemacht.

Recherchen wären aufwändig(er)

Ohne Internet wäre meine Recherche nach Locations, Hotels, Catering- oder Technikanbietern, Künstlern, Referenten, DJs und vielen weiteren Leistungen rund um eine Veranstaltung deutlich aufwendiger.

Ich würde (wieder)

  • herum telefonieren,
  • nach persönlichen Empfehlungen fragen,
  • die Gelben Seiten
  • oder Branchenbücher wälzen.

Mit Blick auf die auszuwählenden Referenten hätten die “eh schon bekannteren” deutliche Vorteile gegenüber Newcomern. Ich müsste mich (wieder) auf Fachgremien wie Vorstände in Fachgesellschaften oder -verbänden oder andere Expertenmeinungen verlassen. Site-Inspections hätten eine höhere Bedeutung und um mich vor Ort selbst einigermaßen sicher bewegen zu können, müsste ich auch viel früher anreisen.

Wissen wäre wieder Hoheitswissen

… und gebündelt vor allem in der MICE-Agentur oder im Veranstaltungsbüro des Verbandes, der Institution oder des veranstaltenden Unternehmen vorhanden. Teilnehmer müssten sich wieder auf die Hotelempfehlungen der Organisatoren verlassen. Gleiches gilt natürlich auch für die Preise. Aber auch Agenturen bräuchten intensivere Beziehungen zu Partner vor Ort, beispielsweise zu den lokalen Tourist-Informationen oder Convention Bureaus.

Die Eventbranche wäre weniger hektisch

Ohne Internet wäre die MICE-Branche etwas langsamer – weniger hektisch. Eventmanager würden Bestellungen an Dienstleister wieder per Telefon, Fax und Brief auslösen. Dafür ließe man ihnen auch wieder einige Tage Zeit zur Beantwortung von Anfragen.

Teilnehmer würden wir in zeitaufwendiger, manueller Tabellenwirtschaft auf Papier oder in Excel verwalten. Wer das heute noch unleserliche, unvollständige Faxanmeldungen bearbeitet, dem empfehle ich diesen Ratgeber zur Auswahl einer Software.

Wir hätten einen größeren Papierverbrauch

Ohne das Internet hätten wir zwar weniger Werbekanäle, jedoch wären diese rohstoff- und kostenintensiver. Denken wir nur an die enormen Kosten durch den Versand von Papierunterlagen und Plakaten, durch Anzeigenbuchung oder die Produktion von Radiospots.

Wer weiß, was Teilnehmer wollen?

Wer sich heute fragt, was Teilnehmer wollen, der stand in analogen Zeiten vor noch größeren Rätseln. Teilnehmerwünsche ließen sich zwar auf Papier ermitteln, doch nur von denen, die auch da waren. Dieses Wissen wiederum mit ihnen teilen? Kaum denkbar. Allerdings wurde das von den Teilnehmern auch nicht erwartet. Partizipation auf Veranstaltungen wurde erst so richtig modern als man auch im Web 2.0 mitmachen konnte.

Die Finanzen schienen im analogen Zeitalter einfacher

Mir ist kein Fall bekannt, in denen Verbände oder Teilnehmer ihren Unmut über Vermittlungsprovisionen oder Gewinnmargen von Agenturen geäußert hätten. Dank digitaler Buchungsplattformen für Hotels und der absoluten Transparenz über alles, was man heutzutage für ein Event einkauft, wollen diese Gruppen bei der Preisgestaltung ein Wörtchen mitreden. Aus meiner Sicht, ist das eine Herausforderung, die gerade Hotels und Agenturen noch immer nicht zufriedenstellend gelöst haben.

Konkreter ausgedrückt: Teilnehmer verstehen nicht, dass sie ihr Hotelzimmer noch bis 18 Uhr am Anreisetag über eine OTA stornieren können und bei den Eventveranstaltern nicht. Ebenso ist für sie nicht nachvollziehbar, warum der Hotelpreis niedriger ist als der, den Veranstalter weit im Voraus mit dem Hotel vereinbart haben.

Wenn wir schon bei den Finanzen sind, möchte ich hier noch einen weiteren Punkt aufgreifen. Da das Finanzamt für die Anerkennung von Rechnungen oft den Originalbeleg verlangt (hat), habe ich gelernt: “Wer das Original hat, zahlt die Rechnung”. Doch was ist bei einer Onlinebuchung eines Flug- oder ÖPNV-Tickets das Original? Bahntickets werden auch noch gestempelt – da ist der Fall klar. Doch wie weise ich nach, dass Referenten die Reisekosten nur von mir als Agentur erstattet bekommen und nicht noch einmal selbst beim Finanzamt einreichen?

Welche Wettbewerbsvorteile und -nachteile erlebt ihr durch die digitale Reformation?

Aus meiner Sicht liegt einer der Vorteile in der Transparenz. Und zugleich ist dies einer der Nachteile. Anders ausgedrückt: Ich sehe, was der Wettbewerb macht. Das heißt, ich sehe, wie er mit Kunden kommuniziert oder welche grandiosen Werbeideen er hat. Und ich weiß bei ausgewählten Veranstaltungen sogar, welche Sponsoringbeiträge er kassiert. Sogar den Inhalt der Konkurrenz-Veranstaltungen kann ich leicht konsumieren – ohne je vor Ort gewesen sein zu müssen.

Außerdem habe ich Zugang zu Ausschreibungswissen und kann wichtige Entscheider oder Einkäufer von Veranstaltungsdienstleistern im Web recherchieren etc. Allerdings gilt diese Transparenz in beide Richtungen. So kann sich auch mein Wettbewerber hervorragend über mich informieren.

Apropo informieren: Auch als kleine Agentur kann ich mit gutem SEO oder den passenden Social-Media-Aktivitäten hohe Reichweiten erzielen. Das geht heutzutage schon mit relativ geringen Budgets.

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