Digitale Impulse für dein Veranstaltungsmanagement

SimplyOrg und Querdenker hatten zur Event-Night in die Central Tower Sky-World in 70 Metern Höhe mit einzigartigem Blick über die Skyline von München eingeladen. Das Motto des Networking-Events lautete: Digitalisierung als Chance im Schulungs- und Veranstaltungsmanagement.

Chancen für das Schulungs- und Veranstaltungsmanagement

Wer ist eigentlich simplyOrg und wer sind die Querdenker?

Falls du die beiden Anbieter nicht kennst, stell ich sie dir gern ganz kurz vor.

SimplyOrg ist ein Anbieter von Software für Schulungs- und Veranstaltungsmanagement. Diese Software kann deutlich mehr, als nur den Anmeldeprozess digital abzubilden. Beispielsweise kannst du deine Kosten verwalten, Kontaktdaten pflegen, Rechnungen stellen und alle Prozesse rund um dein Event verwalten. SimplyOrg ist besonders im Bildungsbereich stark. Was mir gut gefällt: Projekte können einmalig angelegt werden und später kannst du das gesamte Projekt mit all seinen Prozessen kopieren und somit als Standardvorlage für weitere Veranstaltungen nutzen. Organisierst du unternehmensinterne Schulungen oder arbeitest du bei einem Bildungsanbieter schau doch einfach mal auf deren Webseite vorbei.

Der Querdenker-Club ist für alle spannend, die gern quer- und vordenken. Für Macher. Für Innovatoren. Der Club zählt nach nur sechs Jahren “Club-Geschichte” mehr als 6.000 offizielle Querdenker. Mit ca. 500 ThinkTanks sowie jährlich über 300 Events hat sich der Querdenker-Club zur größten deutschsprachigen Innovations-Plattform entwickelt. Ganz oben auf der Agenda des Clubs stehen exklusives Networking und Kontakte auf hohem Niveau. Das sogar im wahrsten Sinne des Wortes: Die Events finden in der 16. Etage des Central Towers Sky World in München statt. Du findest den Club und seine zahlreichen Gruppen auch auf Xing. Die stärkste hat 108.780 Mitglieder! Die Eventgruppe zählt dagegen “nur” 607 Mitglieder. Nun, gerade im MICE-Bereich gibt es auch viele andere und vor allem größere Gruppen. Hier empfehle ich dir die Gruppe des Verband der Veranstaltungsorganisatoren e.V.  und die der EventProfessionals.

Diese Fragen standen in der Einladung:

  • Alle reden über Digitalisierung, nur wie sieht diese in der Eventbranche wirklich aus?
  • Welche neuen Denkansätze brauchen wir?
  • Wie finde ich die richtigen digitalen Tools zur Unterstützung meiner Prozesse?

Und das habe ich als Antworten darauf mitgenommen:

Wie sieht denn nun die Digitalisierung in der Eventbranche aus?

Laut der Xing-Studie “Die digitale Transformation in der Eventbranche” nutzen 2016 bereits 76% der Eventplaner eine digitale Lösung für ihr Veranstaltungsmanagement. Jedoch verwenden Eventmanager längst nicht alle vorhandenen Tools und auch noch nicht die Tools einer zentralen Datenquelle. Excel ist auch heute noch ein sehr verbreitetes und beliebtes Tool, vor allem für Zeit- und Organisationspläne aller Art. Oder für die Verwaltung von Trainern oder eben Referenten, Ausstellern, Sponsoren, Locations und vielen anderen.

Was den Einsatz von digitalen Tools betrifft, haben wir noch viel Luft nach oben. Eventmanager können durch digitale Prozesse ihre Prozesse beschleunigen und Zeit sparen. Außerdem können wir die Daten smart auswerten. Beispielsweise: Welcher Mitarbeiter hat an welcher Weiterbildungsmaßnahme teilgenommen? Welche Seminare verkaufen sich gut? Wie müssen wir darauf aufbauend unsere kommenden Angebote, Schulungen, Events & mehr ausrichten? Das können wir am besten erfahren, wenn wir die Daten auswerten. Digitalisierung hat also immer etwas mit Datenauswertung zu tun.

Mein Fazit aus dem Vortrag von simplyOrg: Wir haben noch viel Luft nach oben. Eventmanager können ihre Ressourcen noch deutlich effizienter einsetzen und IT-Anbieter haben noch viele potenzielle Kunden.

Welche neuen Denkansätze brauchen wir?

Die Digitalisierung ist eben nicht automatisch unser Feind. Veränderung hat auch Vorteile. Beispiele dafür kennen wir alle. Falls du wissen möchtest, wie die MICE-Branche im analogen Zeitalter aussah, schau doch einmal in diesen Blogbeitrag. Außerdem, so ein Vertreter von simplyOrg, gewinnen wir Zeit fürs Wesentliche. Da möchte ich spontan zustimmen und zugleich widersprechen. Unsere Welt dreht sich immer schneller. Je schneller die Tools sind, die wir einsetzen, desto schneller müssen auch wir sein. Früher riefen die Kunden bei mir nach einem Tag an und fragten, ob ihr Fax angekommen sei. Heute erwarten einige von ihnen Sofortantworten rund um die Uhr.

Digitalisierung ist auch die Chance zur Neuausrichtung. Wir können alte Zöpfe einfach einmal abschneiden. Wir brauchen nur ein wenig Mut dazu. Dann können wir an eine Software auch einmal Prozesse anpassen und sie somit verschlanken. Natürlich kannst du als Eventplaner auch deine alten Prozesse mit Hilfe einer Software umsetzen. Das kann sehr teuer werden und das Ergebnis ist nicht immer ein gutes. Wie sagte doch Bernd Fritzges, Vorstandsvorsitzender des VDVO, so treffend auf seinem ITB-MICE-Day-Vortrag 2017? “Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben Sie einen scheiß digitalen Prozess”.

Wie finde ich die richtigen digitalen Tools zur Unterstützung meiner Prozesse?

Wenn es um ein Online-Anmeldetool geht, kannst du meinen Beitrag beim VDVO nachlesen. Geht es generell um digitale Tools, sind die nachfolgenden Empfehlungen von simplyOrg natürlich immer gültig. Egal ob du ein Online-Anmeldetool, eine Eventapp oder eine Software für dein Projektmanagement suchst.

Fünf Tipps für die Suche digitaler Tools:

  1. Strategie statt Aktionismus
    Frage dich, was die Software denn wirklich leisten soll.
  2. Think big, start small
    Starte mit einer Standardlösung. Diese kannst du nach und nach anpassen. Gibt es auf dem Markt so überhaupt keine Lösung für dich, ist eine Eigenentwicklung natürlich berechtigt.
  3. Datenmigration prüfen
    Hier geht’s um die Schnittstellen. Schnittstellen für die automatische Übertragung von Daten vom Tool A ins Tool B kosten Geld und sind fehleranfällig. Überleg dir also genau, ob du die Daten wirklich digital übertragen musst. Oder ob du dich einfach einmal hinsetzt und 100 Datensätze eintippst.
  4. Datenqualität sicherstellen
    Deine Daten müssen bereinigt werden, bevor du sie in die neue Software überträgst.
    Unter ITlern ein gängiger Satz lautet: “Shit in, shit out”.
  5. Pflichtenhefte verkürzen
    Schreibe eine sogenannte User-Story statt ellenlanger Pflichtenhefte. So erklärst du kurz und knapp deinem ITler, was das neue Tool können sollte. Mit so einer User-Story kann ein IT-Anbieter wunderbar arbeiten. Außerdem macht es auch ihnen keinen Spaß 100seitige pdf-Dokumente zu lesen. Der echte Knackpunkt ist aber, dass es viel länger dauert, solche Software in immer wieder neuen Schleifen zu programmieren und anzupassen.

Wohin geht die Reise der Digitalisierung in der Eventbranche?

Wir werden uns wohl noch mehr mit Big Data, automatisierten Kampagnen, E-Learning, der Cloud, Social-Media-Integration und der Einbindung der Personalentwickler (in die Bildungsangebote) beschäftigen. Das zumindest glauben die Experten bei simplyOrg. Und du? Was glaubst du? Wie sieht die Zukunft der Veranstaltungsbranche aus? Wie organisierst du künftig deine Events, deine Kongresse, Tagungen, Festivals, Seminare, Corporate Events & Co.? Buchst du dein Catering online? Verschickst du digitale Postkarten? Hast du schon über den Einsatz von Sprachassistenten, Chatbots und Künstlicher Intelligenz nachgedacht? Ich freue mich auf deinen Kommentar und übers Teilen.

PS: Suchst du eine Software für dein Event- und Teilnehmermanagement, könnte dieser Überblick für dich spannend sein.

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2 Gedanken zu „Digitale Impulse für dein Veranstaltungsmanagement

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