7 häufige Fragen zum E-Mail-Marketing für Events

Teilnehmer·innen via E-Mail einladen ist der Klassiker. Doch in Zeiten, in denen „da draußen“ täglich mehrere Events oder Webinare zu einem ähnlichen Thema angeboten werden, wird die Akquise der Teilnehmer immer zäher. Und obwohl es mittlerweile wirklich viele gute Ratgeber von den Mailing-Anbietern auf deren Blogseiten gibt, sehe ich immer noch ein paar Fettnäpfchen, in die Eventplaner·innen bei Mailings treten. Angefangen von wirklich belanglosen Betreffzeilen, die dazu führen, dass die Empfänger·innen die Mail nicht einmal öffnen. Hier kommen die Fragen und Antworten zu den häufigsten Fragen rund um E-Mail-Marketing für Events.

E-Mail-Marketing
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1) Wie gelingt mir eine gute Betreffzeile?

Eine wahnsinnig wichtige Frage. Denn hier entscheidet dein·e Empfänger·in, ob sie die E-Mail überhaupt öffnet oder eben auch nicht.

Hier gelten die Regeln, die für alle Titel gelten – egal ob Blogbeitrag, E-Mail-Betreff oder Webinartitel:

  • Kurz und knackig – im Falle von E-Mails maximal 9 Wörter bzw. 60 Zeichen und 1 Emoji
  • Listen funktionieren – „7 Schritte zum erfolgreichen Eventkonzept“
  • How-tos funktionieren – „Wie du deine Sponsoren wirklich begeisterst“

Bloß nicht:

  • Newsletter 10/2022
  • Rundschreiben Nummer 3/2022
  • Spannende Informationsveranstaltungen aus dem Fachbereich ABC

2) Wie kann ich die Öffnungsrate außerdem hochtreiben?

Indem du einen Vorschautext eingibst. Einen sinnvollen. Wie oft sehe ich hier in meinem Posteingang Formulierungen wie „Wird diese Nachricht nicht dargestellt…“ oder „mailing.de/sondernews54710xlr/…„. Mal ehrlich: Wen soll das hinter’m Ofen hervorlocken?

Füge jedem E-Mailing einen Vorschautext hinzu. Die meisten Mailingtools sagen dir auch, wie viele Zeichen dir zur Verfügung stehen. 1 bis 2 kurze Sätzen können es ruhig sein. Zum Beispiel:

  • „Alles rund um ein gelungenes Eventkonzept. Tipps für zufriedene Aussteller und Sponsoren und mehr Interaktion mit dem Publikum.“
  • „Ein Sponsoringkonzept, dass deine Partner wirklich begeistert. Mit Vorlagen für unterschiedliche Pakete.“

Du schreibst in deinem Newsletter über verschiedene Themen? Dann teaser die wichtigsten kurz an. In der Reihenfolge, in der sie im Newsletter erscheinen.

3) Wie schaffe ich es, dass meine Newsletter auch wirklich gelesen werden?

Sowohl bei der Betreffzeile als auch bei dem Vorschautext solltest du darauf achten, dass du die gesetzte Erwartung auch erfüllst. Ich erhalte häufiger E-Mails, die im Titel oder Vorschautext etwas anderes anteasern, als sie dann liefern. Vielleicht liefern sie ja auch das Gleiche, aber ich konnte es nicht finden, weil das Wort aus dem Titel nicht nochmal im Text auftauchte.

E-Mail-Marketing für Events

4) Wie spreche ich meine Zielgruppe in den E-Mailings an?

Kennst du deine Zielgruppe und deren typische Vertreter? Also die Personas? Dann weisst du, wen du wie ansprechen solltest. Damit du überhaupt Unterschiede in der Ansprache machen kannst, musst du die Zielgruppe im Verteiler segmentieren können. Beispielsweise sprichst du die C-Level Empfänger·innen eher mit „Sie“ und die Azubis eher mit „du“ an. Dafür brauchst du eine gut gepflegte Datenbank.

Auf jeden Fall solltest du die Empfänger·innen beim Namen nennen können. Nichts hören oder lesen wir lieber als unseren eigenen Namen. Aber Achtung: Der muss richtig geschrieben sein, sonst geht der Effekt nach hinten los. Du glaubst gar nicht, wie oft ich E-Mails an „Kathrin“ oder „Frau Täpke“ erhalte.

Außerdem brauchst du eine wirklich leicht verständliche Sprache in deinen E-Mailings. Auch wenn du dich an Absolvent·innen eines MBA-Studienganges oder an Professor·innen wendest. Warum? Weil unsere Aufmerksamkeitsspanne im Internet – und damit auch bei E-Mailings – wahnsinnig gering ist. Wer lange nachdenken muss, ist weg.

Tipps für eine leichte Sprache im Internet:

5) Wie viele E-Mailings darf ich pro Event versenden?

Es kommt darauf an.

Gut ist immer ein Save-the-Date, eine Einladung zu einem späteren Zeitpunkt mit konkreten Informationen sowie die Anmeldebestätigung und ein oder mehrere Reminder.

Wie oft du E-Mailings verschickst, hängt sehr von deinem Event ab. 2 Beispiele dazu:

Für einen Jahreskongress einer gemeinnützigen Gesellschaft habe ich als Eventplanerin ein komplettes Jahr lang über den Kongress informiert und eingeladen. Darin waren enthalten:

  • Danke für die Vorjahresteilnahme
  • Save the Date nächstes Jahr
  • Call for Papers plus Reminder und Ergebnisse
  • Deadline für die Frühbucher
  • Hinweis auf knappe Hotels
  • Programmfortschritte
  • besondere Highlights und Keynotes
  • Hinweis auf regulären Anmeldeschluss
  • Anreiseinfos
  • und so weiter

In der Summe waren es sicherlich zwischen 15 und 20 E-Mails für diesen physischen Kongress – verteilt über ein Jahr.

Die diesjährige OMR schickte mir vom 6. April bis zum 19. Mai 2022 insgesamt 28 (!) E-Mails. Alle waren relevant und betrafen das Programm, neue Highlights, neue Masterclasses, Anreiseinfos und mehr. Diese E-Mails habe ich alle geöffnet und gelesen, denn immer war etwas Wichtiges enthalten. Und nein, ich hätte den Inhalt nicht in 2 oder 3 megalangen E-Mails erhalten wollen.

E-Mail-Marketing für Events - Tipps

6) Welche Tools nutze ich am besten, um Umfragen in E-Mails einzubinden?

Die Frage geht ein wenig in die Richtung „Welches ist das beste Tool für … eine Videokonferenz, ein Online-Event…?“. Doch viel wichtiger als das Tool ist zunächst die Frage, was du konkret mit der Umfrage erreichen willst. Ein paar Klicks? Hm. Besser wäre, du hättest ein konkretes Ziel und konkrete Anforderungen. Außerdem solltest du wissen,

  • Für wen und wofür soll die Umfrage sein?
  • Wie lange soll sie laufen?
  • Welche Frage-Darstellungen soll es geben?
  • Wie sollen die Ergebnisse angezeigt werden?
  • Brauchst du mehrere Zugänge für Redakteur·innen und Administrator·innen
  • Was passiert mit den Ergebnissen?

Dann kannst du dich auf die Suche nach einem geeigneten Tool begeben. Ein paar findest du auf diesem Blog. Zum Beispiel TEDME oder easyfeedback.

Tipps für Umfragen und Votingtools:

7) Wie gestalte ich meine E-Mailings ansprechend?

Mit Bildern. Mit optisch attraktiven Bildern. Und mit kurzen Texten.

Teaser deine Artikel oder deine Events in deinen E-Mailings mit einem knackigen Titel an und füge eine kurze (!) Einleitung hinzu. Gestalte die auch locker, d.h. mit Aufzählungen und Leerzeilen. Wer sich fürs Thema interessiert, folgt deinem Link. Versprochen.

Fazit

E-Mail-Marketing für Events ist vielleicht eine Herausforderung, allerdings eine, für die es konkrete Lösungen gibt. Nutze das Wissen zahlreicher Marketingprofis und Toolanbieter·innen und gestalte deine Einladungen ansprechend. Dann kommen auch die Anmeldungen. Viel Erfolg. 🙂

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