E-Mails sind immer noch ein sehr wichtiges Kommunikationsmittel – vor allem im Job. Auch wenn im beruflichen Kontext Kollaborationstools und andere Kanäle wie WhatsApp & Co. immer beliebter werden. Hand aufs Herz: Hast du deine E-Mails im Griff oder sie dich? Hier sind 7 Tipps, wie du deinen Posteingang entspannter und effizienter managst.
Weniger Posteingänge
Das mag ungewohnt klingen. Doch versuche es einmal, die Zahl deiner Posteingänge zu reduzieren. Mir selbst gelingt es übrigens auch noch nicht richtig. Alle Nachrichten, die dich auf verschiedenen Kanälen erreichen, leitest du um in dein Postfach. Das hat den Vorteil, dass du abgesehen von dem Erstkontakt oder der Erstanfrage alle folgenden Informationen und Absprachen zu einem Thema und einer Person in deinem E-Mail-Postfach findest.
Deaktiviere alle Benachrichtigungen
Siehst du alle Nachrichten dann, wenn sie eingehen? Ehrlich gesagt, mich macht das wahnsinnig. Deshalb habe ich diesen Tipp schon vor Jahren umgesetzt:
Deaktiviere alle akustischen und optischen Empfangssignale deiner E-Mails auf allen Geräten. Also auf deinem Desktop-Gerät und auf dem Smartphone oder Tablet. Und wenn du gerade dabei bist, schalte auch alle Benachrichtigungen der anderen Kommunikationskanäle aus. WhatsApp, Facebook, XING, LinkedIn und Co.
Ja, du bekommst nicht mehr alles sofort mit. Dafür kannst du dich diesen Nachrichten dann widmen, wenn du es für richtig hältst und wirst nicht mehr von diesen abgelenkt.
Probiere es einmal aus. Bestimmt kannst auch du deutlich konzentrierter an einer Sache arbeiten.
Bearbeite deine E-Mails in Blöcken
Das bringt mich gleich zu dem nächsten Tipp. Wer bestimmt, wann du deine E-Mails beantwortest? Du selbst oder der Absender der Nachrichten, die so auf dich einstürzen?
Widerstehe der Versuchung, eingehende E-Mails sofort zu bearbeiten. Und versuche auch einmal, diese in festgelegten Zeitblöcken zu beantworten. Beginne morgens mit einer Aufgabe, die wirklich wichtig ist und die deine Konzentration erfordert. Mittags oder kurz vor Feierabend kannst du dich dann deinen E-Mails widmen. Am besten in kurzen Blöcken von ca. 30 Minuten.
Das Abarbeiten vor der Pause oder dem Feierabend hat auch den Vorteil, dass du kurz und knapp antwortest statt daraus ellenlange Schriftstücke werden zu lassen. Es sei denn, Pausen und Feierabend sind dir nicht so wichtig.
E-Mails bearbeiten statt sichten
Scannst du all deine E-Mails einmal und beginnst dann, diese noch einmal zu bearbeiten? Fasse oder schaue eine E-Mail nur einmal an. Entscheide sofort, was du damit machen wirst:
- löschen
- weiterleiten
- archivieren
- bearbeiten
- terminieren
Löschen: Manch eine E-Mail brauchst du nie wieder. Lösche sie einfach und zwar sofort.
Weiterleiten: Gibt es jemanden, der diese Information haben sollte? Oder an den du daraus eine Aufgabe delegieren kannst bzw. solltest? Dann leite diese E-Mail umgehend weiter.
Archivieren: Sind in der E-Mail Informationen für später? Dann archiviere sie, z. B. in einem Unter-Ordner. Verbanne sie jedoch ebenfalls aus deinem täglichen Sichtfeld.
Terminieren: Ist es eine Anfrage, für die du längere Bearbeitungszeit benötigst? Dann suche dir einen geeigneten Termin dafür aus. Kopiere gleich alle wichtigen Informationen in diese terminierte Aufgabe hinein. Zum Beispiel in deine To-do-Liste bei Asana.
Gleiches gilt für Termine, die via E-Mail den Weg zu dir finden. Übertrage sie gleich in einen Kalender.
Bearbeiten: Kannst du diese E-Mail sofort beantworten? Sagen wir mal innerhalb von 2 oder auch 5 Minuten? Dann erledige es sofort. Denn auch das Terminieren o.ä. kostet dich Zeit. In diesen Fällen bist du schneller, wenn du es gleich erledigst, statt es auf die To-do-Liste zu setzen.
Gehst du nach dieser Methode vor, hast du bei Arbeitsende einen aufgeräumten Posteingang statt unbearbeiteter E-Mails.
Der Posteingang ist keine To-do-Liste
Weder der Posteingang noch der Postausgang ist eine To-do-Liste.
Aber was ist mit den E-Mails, bei denen du noch einmal nachhaken willst? Bei denen noch ein Punkt offen ist? Die du später noch einmal lesen willst? Bearbeite sie nach dem eben vorgestellten Prinzip. Möchtest du sicher gehen, dass du auf deine E-Mails auch wirklich Antworten erhältst, terminiere dir Reminder. Klingt zu aufwändig? Probiere es einmal aus. Oft weißt du doch schon vorher, bei wem du noch einmal nachhaken musst. Oder wer dir höchstwahrscheinlich sowieso fristgerecht antwortet. Manchmal ist auch klar, dass der andere etwas von dir wollte. Da kannst du dir einen Reminder fürs Nachhaken sparen. Es bleiben nur einige wenige E-Mails übrig.
Diese allerdings verstopfen deinen Posteingang oder -ausgang, wenn du sie nicht wegräumst.
Aussagekräftige Betreffzeilen für E-Mails
Kennst du das auch? E-Mails mit Betreffzeilen wie „kurze Nachfrage“ oder „wichtige Info“. Ich kann damit nichts anfangen. Erst recht nicht, wenn ich viele E-Mails in meinem Posteingang finde.
Besser für dich und für deine Empfänger und damit auch die Chance auf eine kurze Beantwortungszeit sind aussagekräftige Betreffzeilen.
Zum Beispiel:
„Jahrestagung ABC | Anfrage als Referent am 11.11.2020“
„Messe XYZ | Angebot für Ihren Messestand“
„Projekt 3 | Bitte um Freigabe der Budgetplanung“
Da ist sofort klar, worum es geht. Das ist umso wichtiger, je mehr Projekte und Themen du per E-Mail klären willst. Denke dabei auch immer an dein Gegenüber. Stell dir vor, er oder sie bekäme für alle Themen Anfragen wie „kurze Nachfrage“. Wie soll er oder sie da priorisieren oder nach bestimmten Themen die Anfragen abarbeiten?
Spielregeln für E-Mails im Job
Unterschiedliche Menschen haben unterschiedliche Auffassungen zum Thema E-Mails versenden. Für mich ist beispielsweise eine E-Mail, die ich in CC erhalte, eine, die ich nicht beantworten muss. Die archiviere ich. Ich habe allerdings auch schon festgestellt, dass der ein oder andere Absender das ganz anders sah und eine Antwort von mir erwartete.
Damit zumindest in deinem Team alle die gleiche Auffassung über den Umgang mit CC und BCC oder auch die Betreffzeile haben, vereinbart intern Spielregeln für den Umgang mit E-Mails. Dazu gehört auch, dass jede E-Mail nur ein Thema beinhalten sollte. Zum Beispiel alles rund um die Locationfrage für die nächste Veranstaltung. Vermischt die Themen und die Verteiler möglichst wenig. Und einigt euch darauf, wie groß ein sinnvoller Verteiler bei E-Mails sein darf.
Je mehr ihr diese Spielregeln gemeinsam aufstellt, statt sie nur vorzugeben, desto größer ist auch die Chance auf deren Akzeptanz und Umsetzung.
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