Du musst ein Event absagen? Nach langem Hin- und Herüberlegen habt ihr euch entschieden, das geplante Event wirklich abzusagen statt irgendwie durchzuziehen? Und du darfst die Event-Absage übernehmen? Eine heikle Sache. Damit dir diese gelingt, kommen hier ein paar Praxistipps.
Warum und wann du ein Event absagen solltest
Es gibt gute Gründe, ein Event abzusagen. Allem voran: wenn das Leben und die Gesundheit der Teilnehmenden oder Mitwirkenden auf dem Spiel stehen. Oder wenn die Durchführung des Events ein finanzielles Desaster wird.
Damit dich solche Ereignisse nicht völlig unvorbereitet treffen, ist es gut, wenn du schon zu Beginn der Eventplanung solche Absage-Szenarien mitbedenkst. "Aber ein Unwetter kann man doch nicht vorhersehen." Nein, kann man nicht. Aber man kann die Möglichkeit einplanen und wenn es dann eintritt, hast du einen Notfallplan, an dem du dich orientieren kannst.
Lesetipp: Bist du für den Notfall gewappnet?
Darüber hinaus solltest du - je nach Vorbereitungszeitraum - einen oder mehrere STOP-or-GO-Termin(e) einplanen. Das sind Termine, die du vorab festlegst und lange im Voraus bestimmst, wann du das Event absagen müsstest. Zum Beispiel, wenn bis 6 Monate vor dem Event nicht mindestens 50 Prozent der Sponsorings unterschrieben sind. Oder wenn bis 3 Monate vor dem Event nicht mindestens die Hälfte der erwarteten Teilnehmenden-Zahl erreicht ist.
Entscheidet ihr euch nun, das Event abzusagen, solltest du die Absagen so schnell wie nur möglich kommunzieren. Schließlich hängen an fast jedem Event Folgeplanungen und -aktivitäten der Beteiligten dran, z.B. Reise- oder Hotelbuchungen.
Woran du bei der Event-Absage denken solltest
Denk' beim Absagen eines Events an alle Beteiligten und kommuniziere so früh und so transparent wie möglich.
- Teilnehmende
Möglicherweise haben sie schon ihre Reise geplant, eine Kinderbetreuung gebucht und intern den Dienstreise- oder Urlaubsantrag gestellt. Kommuniziere klar, was mit bereits getätigten Zahlungen für Tickets passieren wird. Denk dabei auch an den frühzeitigen und sauberen Versand von Storno-Rechnungen und Gutschriften. Eine gute Teilnehmer-Management-Software hilft dir dabei. - Ausstellende und Sponsoren
Je kurzfristiger die Absage, umso ärgerlicher und teurer wird's für ausstellende und sponsernde Unternehmen. Ein Blick in eure AGB verrät dir, wer hier wem wie viel erstatten oder zahlen muss. Aber Achtung: Vergraule die finanzgebenden Unternehmen nicht, denn vermutlich willst du nochmal ein Event anbieten. - Referent·innen und Moderator·innen
Weil deren Engagement und Vorbereitungen oft erst kurzfristig sichtbar werden, werden sie schnell vergessen oder stehen ganz hinten auf der Absageliste. Aber auch sie haben vermutlich schon geplant, gebucht und andere Aufträge abgesagt. - Dienstleistende
Nur weil der Caterer das Essen noch nicht gekauft oder die AV-Firma noch nicht angereist ist, heißt das nicht, dass sie keine Kosten oder Aufwände mit deinem geplanten Event hatten. - interne Beteiligte
Natürlich müssen auch alle Kolleg·innen über der Event-Absage informiert sein. Vor allem dann, wenn sie nach außen kommunizieren. Nichts ist unangenehmer, als angerufen zu werden und nicht Bescheid zu wissen.
Apropos: Versand von Storno-Rechnungen und Gutschriften: Erledige das so zeitnah, zügig und zahle die Gelder auch wie versprochen aus. Niemand soll dem Geld hinterherrennen müssen. Der Tipp ist übertrieben? Keineswegs. Hier eine kleine Chronologie einer Event-Absage, die ich als Teilnehmende erlebt habe.
Event-Absage
"Climate Action Summit 2022"
30.06.2022 | Buchung und Zahlung für die Teilnahme am Climate Action Summits am 19. Oktober 2022 |
24.08.2022 | Verschiebung des Climate Action Summits auf Juni 2023 |
14.09.2022 | Erhalt des neuen Tickets für 2023 |
22.02.2023 | Absage des Climate Action Summits 2023 inklusive Ankündigung der Erstattung "and reimburse the ticket price to your account within the next four weeks" |
27.03.2023 | Nachfrage per E-Mail, wann mit der Erstattung zu rechnen sei |
11.04.2023 | erneute Nachfrage per E-Mail und telefonisch, wann mit der Erstattung zu rechnen sei |
18.04.2023 | erneute Nachfrage per E-Mail und via LinkedIn, wann mit der Erstattung zu rechnen sei |
10.05.2023 | erneute Nachfrage per E-Mail, wann mit der Erstattung zu rechnen sei |
11.05.2023 | Erstattung der Zahlung vom 30.06.2022 |
Wie du eine Event-Absage formulieren kannst
Jetzt kommt der Teil, der den meisten Eventplaner·innen am schwersten fällt: Die Formulierung der Event-Absage.
Tipp: Je mehr du dich an die Grundstruktur hältst, desto einfacher wird's und desto besser kommt es beim Gegenüber an.
Betreff: Das Wort Absage und das geplante Event gehören hier hinein
Anrede,
Einleitung
- nenne das geplante Event
- erwähne, warum die Person, diese Nachricht erhält
z.B Sie als angemeldete·r Teilnehmer·in ...
Absage und Grund
- warum fällt das Event aus?
- welchen triftigen Grund gibt es?
Sei ehrlich, umso nachvollziehbarer bleibt die Event-Absage.
Organisatorisches und mögliche Entschädigung
- fällt das Event komplett aus?
- oder gibt es eine Alternative, z.B. online oder in Präsenz zu einem späteren Zeitpunkt?
- wann findet der neue Termin statt?
- was passiert mit im Voraus bezahlten Tickets?
- muss sich der/die Empfänger·in der Nachricht um irgendetwas kümmern oder geschieht die Erstattung automatisch?
- kannst du eine Entschädigung für entstandene Unannehmlichkeiten anbieten?
Positiver Abschluss
- beende die Nachricht positiv, z.B. mit der Wiedersehensfreude im nächsten Jahr
Grußformel
- inklusive Angabe eines Absenders – am besten eine Person, statt der Angabe eines Unternehmen
Fazit
Ein Event absagen ist wirklich keine schöne Aufgabe. Damit diese keinen weiteren Imageschaden nach sich zieht, solltest du auf ein gutes Timing und eine saubere Kommunikation achten. So kannst du auch beim nächsten Event-Termin deine Community wieder einladen.
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