Alternativ zu einer Event-App könnte es auch eine mobilfähige Event-Plattform sein. Hauptsache, du denkst „mobile first“. Warum du ausgerechnet jetzt auf eine Event-App setzen solltest, erfährst du in diesem Blogbeitrag.
Eine kurze Begriffsklärung der Apps – mit Vor- und Nachteilen
In der Eventbranche werden wichtige Begriffe nicht immer ganz einheitlich genutzt. Das liegt auch am unterschiedlichen Wissensstand über Event-IT. Während es die IT-Anbieter gern sehr genau nehmen, drücken es Eventplaner häufig etwas salopper aus. Damit sich beide Seiten verstehen, gibt’s diese kurze Begriffsklärung.
Native App
Eine native App, auch native Applikation oder Anwendung genannt, ist ein IT-Programm, das für die Verwendung auf einer bestimmten Plattform (z.B. macOS, Windows) oder einem Gerät (z.B. Smartphone) entwickelt wurde. Deshalb bieten native Apps eine auf spezifische Geräte und Plattformen optimierte Leistung. Eine Android-App kann nicht auf dem iPhone ausgespielt werden und umgekehrt. D.h. für jedes Endgerät muss man eine eigene App entwickeln und bereitstellen. Native Apps muss sich der User herunterladen, sofern es sich nicht um vorinstallierte Anwendungen wie „Fotos“, „Wetter“ oder ähnliches handelt.
Beispiel für eine native App: Corona-Warn-App
Web-App
Eine Web-App ist eine Anwendung, die dein Teilnehmer eben nicht herunterlädt und installiert, sondern über einen Webbrowser wie Chrome, Safari oder Firefox darauf zugreift. Web-Apps werden für den universellen Einsatz in verschiedenen Browsern entwickelt. Sie sind nicht auf ein bestimmtes Gerät ausgerichtet. Deshalb sind Web-Apps relativ schnell und einfach zu erstellen, aber nicht so vielseitig und schnell wie native Apps. Eine Web-App kann also im Webbrowser auf dem Desktop als auch auf dem Smartphone laufen.
Bei der Nutzung von Web-Apps müssen meist mehr Daten übertragen werden als bei der Nutzung einer nativen App. Gerade in Event-Locations, in denen sich zahlreiche Event-Teilnehmer auf einmal treffen, kann daher die Internetleitung schnell an ihre Grenzen kommen. Das spricht dann für die native App.
Beispiel für eine Web-App: Google Dienste wie Google-Maps oder Gmail
Progressive Web-App
Progressive Web-Apps sind eine Kombination aus einer nativen App und einer responsiven Website. Sie bringen zahlreiche Vorteile mit sich. Vor allem, dass sie für jeden User funktionieren – unabhängig von dessen Browser.
Beispiel für eine progressive Web-App: Twitter
False Friends und Begriffs-Wirr-Warr
Der Begriff „App“
Im Deutschen wird der Begriff „App“ häufig synonym für Anwendungen auf dem Smartphone oder dem Tablet verwendet. Allerdings meint der Begriff „App“ jede Art von Applikation – auch Anwendung genannt. Das führt dazu, dass ein Eventplaner beim Begriff App schnell an etwas denkt, dass seine Teilnehmer herunterladen müssen und ein IT’ler meint ganz neutral irgendeine Anwendung.
Der Begriff „native App“
Etwas irreführend ist außerdem, dass der Begriff „native App“ auch im Kontext von mobilen Web-Apps genutzt wird. Hier versteht man unter einer „nativen App“ jede Applikation, die für eine bestimmte Geräteplattform wie iOS oder Android geschrieben wurde.
Der Begriff „Web-App“
In der Praxis nutzen IT’ler häufig den Begriff „Web-App“, während Eventplaner meist von „browserbasierten Tools, Software oder Plattformen“ sprechen und damit ein und dasselbe meinen.
Der Begriff „Event-App“
In diesem Beitrag nutze ich das Wort „Event-App“ synonym für alles, was auf dem Smartphone oder Tablet läuft. Hier steht also das Prinzip „mobile first“ im Vordergrund und weniger die Technik, die’s ermöglicht. Anders ausgedrückt: Hauptsache, du bietest deinen Teilnehmern irgendetwas, das sie auch mobil nutzen können.
Eine Event-App ist für alle da
Mobile first heißt, dass dies alle Event-Teilnehmer nutzen können. Sowohl die Teilnehmer vor Ort als auch diejenigen an den Bildschirmen. Setzt du auf eine browserbasierte Variante, also eine Web-App oder progressive Web-App, können es die Event-Teilnehmer in ihren (Home-)Offices ebenfalls gut öffnen und in ausreichender Größe sehen.
Eine Event-App ist also der sicherste Weg, um alle Teilnehmer zu erreichen. So machst du dein Event online, onsite oder auch On-Demand für alle leicht verfügbar.
Eine Event-App verbindet beide Teilnehmergruppen sinnvoll
Gleich vorab: Damit sind ausdrücklich NICHT gemeinsame Videocalls von Teilnehmern vor Ort mit denen an den Bildschirmen gemeint. Nein, bei der Verbindung beider Teilnehmergruppen geht es vor allem darum, dass die jeweils andere Gruppe merkt, dass noch mehr da sind. D.h. es ist sinnvoll die Kommentare im Session-Chat für alle sichtbar zu machen. Außerdem sollten alle Teilnehmer auf die gleichen Q&A-Fragen Zugriff haben und diese sowohl sehen als auch hochvoten können. Auch ein virtueller Applaus kann über eine Event-App ein verbindendes Element sein – zusätzlich zum Klatschen der Vor-Ort-Teilnehmer.
Ebenso sinnvoll ist eine gemeinsame Teilnehmerliste von deinem Event. Egal, ob du es in Echtzeit hybrid umsetzt oder den Online-Part erst ein paar Tage oder Wochen später verfügbar machst. Dabei sollte die Teilnehmerliste klar ausweisen, wer online und wer onsite dabei ist. Warum? Weil sich die beiden Gruppen sich kaum durchmischen wollen.
Praxisbeispiel: Ich selbst habe an einem hybriden Event teilgenommen, bei dem nicht ersichtlich war, dass ich online dabei war. Tage vor dem Event erhielt ich immer wieder Anfragen für ein Treffen vor Ort. Und jedes Mal musste ich dem Anfragenden erklären, dass ich ja „nur“ online dabei sei und er oder sie vermutlich onsite. Deshalb würde ich von einem Treffen an dem Eventtag Abstand nehmen müssen. Ganz schön nervig.
Eine Event-App verbindet die jeweilige Gruppe sinnvoll miteinander
Auch die Teilnehmer in einer Gruppe wollen untereinander netzwerken. Mit einer Event-App setzt du das sehr einfach um. Biete eine Matchmaking-Funktion an – zugeschnitten auf die jeweilige Gruppe. So finden sich die Vor-Ort-Teilnehmer viel leichter und die Online-Teilnehmer können sich in Videocalls treffen. Dafür gibt es schon unheimlich viele, extra darauf spezialisierte Features und Tools. Die stelle ich dir im Detail im Beitrag Matchmaking – Tipps und Tools für hybride, virtuelle und Präsenzevents vor.
Eine Event-App lässt dich schnell und effizient Nachrichten verschicken
Du möchtest mit deiner Event-Community schnell und effizient kommunizieren? Zum Beispiel, weil die App mal aktualisiert werden sollte oder weil du auf einen wichtigen Vortrag, auf den Besuch der Ausstellung oder auf die Pause hinweisen willst? Oder auch, weil es gerade eine technische Störung gibt? Dann brauchst du Push Nachrichten. Sie sind viel, viel schneller als jede E-Mail, die du an deine Teilnehmer schickst und sie werden auch während des Events in der Sekunde des Absendens ausgespielt. So kannst du dir sicher sein, dass deine Teilnehmer deine Nachricht sofort gesehen haben.
Eine Event-App – das Event in der Hosentasche
Der große Vorteil einer Event-App gegenüber gedruckten Materialien: Sie ist stets aktuell und passt in (fast) jede Hosentasche. Ein gedrucktes Event-Programm ist schon am Tag des Drucks veraltet. Doch eine Event-App bleibt immer auf dem aktuellen Stand. Sowohl das Programm als auch alle last-minute-buchenden Teilnehmer oder Sponsoren sind darin enthalten.
Außerdem kann dein Teilnehmer sich an alle Termin im Laufe des Events erinnern lassen. Sowohl die in der Merkliste gespeicherten oder explizit gebuchten Sessions als auch die Termine mit anderen Event-Teilnehmern oder Sponsoren.
Eine Event-App macht Sponsoren und Aussteller noch sichtbarer
Aussteller und Sponsoren wollen sichtbar sein. Vor, während und nach dem Event. Eine Event-App bietet dir genau dafür zahlreiche Branding-Optionen und Werbeflächen. Wichtig dabei ist nur, dass du dir überlegst, wie das Branding für die unterschiedlichen Sponsoring-Kategorien aussehen soll:
- Welche Abstufungen in der Sichtbarkeit soll es geben?
- Sollen alle Features für alle Sponsoren und Aussteller verfügbar sein?
- Gibt es eine besondere Werbefläche, an der deine Teilnehmer gar nicht vorbeikommen?
- Sollen die Werbeflächen sowohl im Web-Browser als auch auf der mobilen Variante gleichwertig sichtbar sein?
Tipp: Ja, besser wäre das. Alles andere ist kaum sinnvoll und auch einigermaßen kompliziert umsetzbar. - Dürfen Aussteller und Sponsoren die Networking-Features im vollen Umfang nutzen oder willst du einen Spam-Schutz einziehen?
Fazit
Eine Event-App ist mehr denn je wichtig für ein gelungenes Event. So kannst du deine Teilnehmergruppen miteinander als auch untereinander vernetzen. Außerdem kannst du schnell und effizient mit ihnen kommunizieren und sie mit deinem Event als auch mit den Sponsoren und Ausstellern interagieren lassen.
Wertvolle Links zum Thema Apps:
- Mobile App auf wikipedia
- Progressive Web-Apps
- Progressive Web-App auf wikipedia
- Was ist eine Web-App?
- Native Apps