Hybrid-Events kombinieren ein Präsenzevent mit Komponenten von Online-Events. Sie sind also ein Mix aus beiden Welten. Mehr dazu erfährst du auch in der Rubrik „hybride Events“ und vor allem im Blogbeitrag “Hybride Veranstaltung – 5 Fragen an deinen Event-Tech-Anbieter”. Allerdings gibt es eine Reihe von Fragen, die du dir als Veranstalter vorab stellen solltest, bevor du andere Anbieter befragst oder in die konkrete Planung einsteigst. Hier sind einige davon:
Was sollen jede der beiden Teilnehmergruppen deines Hybrid-Events erleben können?
Die Frage scheint trivial, doch du hast die Möglichkeit jetzt festzulegen, was du online und was du onsite anbieten möchtest. Branchenstandards gibt’s noch nicht – bis auf die ersten Gehversuche mit Hybrid-Events vor der Pandemie. Die waren jedoch meist ein einfacher Livestream aus der hintersten Ecke eines Tagungsraumes aufgenommen. Und auch die Hybrid-Events im Sommer/Herbst 2020 lassen sich noch fast an einer Hand abzählen. So richtig Schwung kommt erst jetzt ins Geschehen.
Frage dich daher:
- Soll jede einzelne Session live ins Netz übertragen werden? Oder vielleicht doch nur jede Keynote?
- Möchtest du, dass der Livestream über deine virtuelle Event-Plattform oder eine Event-App auch für die Zuschauer vor Ort ausgespielt wird?
- Oder willst du dafür vor Ort große Bildschirme aufstellen, an denen mehrere Personen gleichzeitig zuschauen können?
- Wie willst du mit vor Ort ausgebuchten Sessions und spontanen Raum-Wechslern umgehen?
- Willst du den remote Teilnehmern exklusive Backstage-Führungen geben?
- Wie sehen die Pausen für die onsite und wie für die online Teilnehmer aus?
Soll es hybride Workshops geben?
Abgeleitet aus der vorherigen Frage, solltest du dich auch fragen, ob du wirklich hybride Workshops anbieten willst. Eine Keynote lässt sich noch relativ gut via Livestream übertragen. Und über integrierte oder zusätzliche Interaktionstools für Votings, Q&A, Live-Umfragen, Selfiebooster und Co. kannst du die Fragen, Meinungen und Antworten aller Teilnehmer auch sehr gut in Echtzeit einfangen und zusammenbringen.
Allerdings ist eine echte Zusammenarbeit in hybriden Workshops schon deutlich schwieriger. Hiermit meine ich explizit nicht die als „Workshop“ deklarierten Frontalvorträge vor einer kleineren Gruppe, sondern Meetings, in denen sich alle aktiv einbringen können.
Für solche hybriden Workshops brauchst du eine wirklich gute Technikausstattung vor Ort. Anderenfalls können deine online Teilnehmer das Gesagte der onsite Teilnehmer schlicht weg nicht hören oder auch nicht sehen. Überlege dir, wie du einzelne Teilnehmer einer Gruppe sichtbar machen kannst. Eine Stimme aus dem Off sorgt nicht wirklich für ein Gefühl der Team-Arbeit. Und dann muss das Ganze natürlich noch coronakonform sein, d.h. vermutlich müssen die Teilnehmer am Platz eine Maske tragen. Auch das reduziert die Verständlichkeit für alle Beteiligten.
Lösungen für eine gute Technikausstattung für hybride Workshops – wie z.B. Deckenmikrofone – gibt es bei vielen Audio-Video-Dienstleistern und ein digitales Board für die gemeinsame Zusammenarbeit bei weframe.
Alternativ kannst du deine Workshops auch trennen. Es gibt dann solche für die Vor-Ort-Teilnehmer und jene nur für die Online-Teilnehmer. Das kannst du thematisch trennen, von der Verfügbarkeit der Referenten abhängig machen (online oder onsite) oder doppelt anbieten. D.h. bei der dritten Variante würde dein Referent den Workshop zweimal halten. Bei getrennten Workshops kann es sinnvoll sein, die Ergebnisse der jeweiligen Gruppen anschließend im Plenum sichtbar zu machen.
Welche Leistungen sind in den Teilnehmerpreisen für eine Online- bzw. eine Präsenzteilnahme enthalten?
Diese Frage schließt sich an die beiden ersten an. Überlege genau, welche Leistungen du in das jeweilige Ticket packst. Denk immer an einen plötzlichen Wechsel zu einer rein virtuellen Veranstaltung. Die Pandemie ist noch nicht vorbei. Erst recht nicht, wenn du internationales Publikum erwartest.
D.h. schnürst du Pakete, die gleichwertig sind, kannst du den Teilnehmern jederzeit einen leichten Wechsel zum jeweils anderen Ticket anbieten. Ohne, dass du neue Rechnungen oder Gutschriften ausstellen musst und ohne, dass du bereits vereinnahmte Gelder zurück überweisen musst.
Allerdings kannst du natürlich auch ganz bewusst sagen, dass ein Online-Ticket deutlich günstiger ist als ein Ticket für eine Vor-Ort-Teilnahme. Schließlich nehmen viele Menschen ein Präsenzevent noch als hochwertiger wahr als eine virtuelle Teilnahme. Hast du jedoch eine wirklich gute Event-Plattform mit vielen Networking-Optionen und schickst du sogar das Catering oder Event-Boxen in die Home-Offices deiner Teilnehmer spricht vieles für einen identischen Preis.
Wie kurzfristig sollen Teilnehmer switchen können?
Die Pandemie bringt viele Unsicherheiten mit sich und deshalb werden auch deine Teilnehmer noch in letzter Minute auf eine andere Teilnahme-Variante switchen wollen. Entweder, weil es die Inzidenzen zulassen, doch noch schnell ein Vor-Ort-Ticket kaufen. Oder weil es wieder restriktiver wird, doch lieber auf die virtuelle Teilnahme setzen. Beides ist denkbar und verständlich. Allerdings brauchst du klare Fristen bis zu denen das für dich und deine Dienstleister umsetzbar ist. Hole alle Akteure rechtzeitig ins Boot und kläre bis wann sie welche Angaben, Entscheidungen und Zahlen von dir benötigen. Diese sind dann maßgeblich für deine Storno- bzw. Wechselfristen.
Kommuniziere klar und deutlich von Anfang an, bis wann du Wechsel ermöglichen kannst und was im Falle eines Falles eintreten wird. Also, ob du Gutschriften ausstellst, ob Teilnehmer dann automatisch auf „virtuell zurückfallen“ oder was auch immer du in diesen Fällen geplant hast. Je transparenter und proaktiver du dabei vorgehst, desto eher wirst du Anmeldungen für deine Hybrid-Events erhalten.
Wie soll das Networking auf deinen Hybrid-Events aussehen?
Eine wirklich wichtige Entscheidung für deine Hybrid-Events: Wie soll das Networking aussehen? Du kannst aus vielen verschiedenen Varianten auswählen. Welches die richtige ist, hängt vom Charakter deines Events ab und natürlich auch von deiner Zielgruppe.
Halte kurz inne: Wollen deine Vor-Ort-Teilnehmer wirklich mit den online Teilnehmern netzwerken? Oder sind sie nicht gerade wegen des Face to Face Austausches zur Location gekommen? Nur weil du als Veranstalter oder weil deine Aussteller und Sponsoren an einer größere Community interessiert sind, muss das nicht die beste Lösung für deine Teilnehmer sein. Vielleicht ist es besser, die Gruppen bleiben – zumindest in Sachen Networking – getrennt.
Allerdings kannst du das Networking sehr wohl für beide Gruppen umsetzen. So könnte es aussehen:
- Der Klassiker: Online- und Onsite-Teilnehmer können sich jederzeit miteinander via Text- und Videochats austauschen.
- Die Getrennten: Nur Online-Teilnehmer können sich in VideoMeetings treffen. Die Onsite-Teilnehmer treffen sich eben an der Bar o.ä.
- Networking-Areas: Hier gibt’s leistungsstarkes Internet, eine ruhige Umgebung und vielleicht sogar extra Hardware, die du bereitstellst. So können deine Online-Teilnehmer mit den remote zugeschalteten Teilnehmern netzwerken.
- Mit Zeitversatz: Nutze ein Pre- oder Post-Event fürs Networking beider Teilnehmergruppen. So bleibt der Eventtag fürs Networking in der jeweils „eigenen“ Gruppe.
Übrigens: Es gibt Event-Plattformen, mit denen kannst du 1:1 Videomeetings terminieren als auch flexibel den Ort dafür durch die Teilnehmer festlegen lassen. Beispielsweise können das Hubilo, Attendee Hub von Cvent oder InvitePeople.
Was du außerdem bei deinem Tech-Anbieter vorab erfragen solltest ?
Gibt es in der Location ausreichend Internet für Hybrid-Events?
Apropos Livestreaming und Networking in Echtzeit. Gibt es dafür in deiner Event-Location überhaupt ausreichend Internet? Für die Übertragung des Livestreams brauchst du eine separate Internetverbindung. Denn sonst könnte es schnell passieren, dass deine Teilnehmer dem Streaming-Dienstleister „das Netz wegnehmen“. Das wissen die meisten Locations durchaus und berücksichtigen es auch. Allerdings könnte es sein, dass das Internet vor Ort zwar für ein paar Interaktionstools reicht, nicht aber fürs Streaming auf jedem Tablet und für unheimlich viele Videokonferenzen mit remote zugeschalteten Ausstellern oder Teilnehmern.
Auch deshalb ist es so wichtig, dass du die jeweiligen Teilnahme-Pakete deines Hybrid-Events sauber definierst und transparent kommunizierst.
Wann willst bzw. musst du die Zahlen fürs Catering festlegen?
Eine Angabe, die ich oben bereits kurz angeschnitten habe: Die Zahlen für deinen Caterer. Wann willst und wann musst du dem Caterer sagen, wie viele Teilnehmer vor Ort sind? Möglicherweise verschickst du auch Eventboxen und Genusspakete für deine online Teilnehmer. Beachte die zum Teil recht langen Vorlauffristen für den Versand von Boxen und lege dementsprechend die Anmeldefristen dafür fest.
Du möchtest die Anmeldung noch bis kurz vor deinen Hybrid-Events geöffnet lassen? Dann kommuniziere klar, bis wann eine Event- oder Genussbox inklusive ist.
Fazit
Hybrid-Events sind für viele Planer noch eine Herausforderung. Allerdings meisterst du diese mit einem guten Konzept und starken Partnern an deiner Seite. Hast du diese Fragen und die an deine Event-Tech-Anbieter für dich geklärt, solltest du außerdem noch einmal genauer die Perspektive deiner Aussteller einnehmen. Dazu erfährst du im nächsten Beitrag mehr.
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