Automatisierung bei Events – so viel Geld sparst du konkret

Automatisierung hat im Event-Management bisher vor allem im Bereich Teilnehmer-Management Einzug gehalten. Viele Eventplaner·innen nutzen heute für die Registrierung und Verwaltung von Teilnehmer·innen eine digitale Lösung. Und die meisten wissen sehr zu schätzen, dass wir endlich nicht mehr diese unlesbaren, unvollständigen Fax-Anmeldungen abtippen müssen. Obendrauf geht auch automatisch eine Bestätigung und eine korrekte Rechnung für die Event-Teilnahme raus. Cool. Doch bei den Kernprozessen des Event-Managements ist häufig die Kombination aus Excel und Outlook im Einsatz. Genau da schlummert noch viel Potenzial für Optimierungen. Warum? Schau’s dir selbst an.

Beispiel 1: Die klassische Terminvereinbarung

Wie vereinbarst du Termine mit anderen Personen? Oder gar im Namen einer oder mehrerer Personen? Vielleicht noch via Telefon oder E-Mail? Dann verschenkst du viel Zeit und Geld.

Hallo. Ich möchte mit Ihnen einen Termin vereinbaren. Wann passt es Ihnen?

Morgen, 15 Uhr oder nächsten Dienstag, 10 Uhr wäre gut. Ginge das auch bei Ihnen?

Oh nein. Da kann ich nicht. Wie wäre es mit Mittwoch, Donnerstag oder Freitag jeweils um 11 Uhr?

Da könnte ich, aber mein Chef will nun doch auch am Call teilnehmen. Er kann immer nachmittags ab 16 Uhr. Haben Sie da auch Termine?

Ja klar, allerdings erst ab übernächste Woche. Da ginge es am Montag und Dienstag, 16:30 Uhr.

Super. Stellen Sie einen Zoom-Termin ein?

Wir nutzen MS-Teams. Geht das auch?

Ja klar, das ist auch OK.

…

So oder ähnlich laufen viele Absprachen ab. Dann kommen spontane Verschiebungen und anderes hinzu. Man nimmt heute an, dass es durchschnittlich 10 E-Mails braucht, bis ein Termin wirklich zustande kommt.

Angenommen, du brauchst pro E-Mail 2 Minuten Bearbeitungszeit. Schließlich musst du deinen Kalender checken, vielleicht nochmal Rücksprache halten und dann auch tippen. Bei 10 E-Mails, die ja jede Seite lesen, verstehen und beantworten muss, kommen schnell 20 Minuten je Terminvereinbarung zusammen.

Verkaufst du oder dein Unternehmen deine Leistung zu einem Stundensatz von 100 Euro, hast du allein mit einer Terminvereinbarung schon 33,34 Euro verschenkt.

Ein Onlinetermin-Planer kostet dich im günstigsten Fall nicht einmal eine monatliche Gebühr, sondern lediglich einmalig die Zeit fürs Set-up. Selbst wenn du fürs Lesen der Website oder meines passenden Blogartikels und fürs Set-up eine Stunde brauchst, hast du dieses Zeit-Investment ganz schnell raus. Nach dem 3. vereinbarten Termin lohnt es sich – im Durchschnitt. Selbst wenn du das Set-up einrechnest und obendrauf einen „Essentials“-Plan für 8 USD/Monat buchst, hat sich das Tool schon nach dem vierten Termin gelohnt.

Willst du noch mehr Zeit sparen, koppelst du diese Terminanfrage auch gleich mit einem Videokonferenz-Tool. So hat jeder Termin auch gleich den Link zu einem Videocall – wenn es einer werden soll. Ich habe beispielsweise Calendly mit Teams und mit Google Meet gekoppelt.

Mehr über diese Tools erfährst du auch im Blogbeitrag Online Terminplaner: Abstimmungszeit sparen und Beratungen verkaufen.

Beispiel 2: Referenten-Handling mit Automatisierungen

Mal angenommen, du erledigst dein Referent·innen-Handlung auf die klassische Art und Weise nach diesem Muster:

1. Mündliche Absprache mit dem/der Referent·in
2. Zusammenfassung des Gespräches per E-Mail und Bitte um Foto sowie Texte
3. Info an Kolleg·in A über neue·n Referent·n mit der Bitte, Vertrag anzufertigen
4. E-Mail an Kolleg·in B über neue·n Referent·n mit der Bitte, Programm zu aktualisieren
5. Info an Dienstleister mit der Bitte, Technik-Check-Termin zu vereinbaren
6. E-Mail an Kolleg·in C mit der Bitte, dies in der nächsten Pressemitteilung zu berücksichtigen
7. Info an Vorgesetzte·n „Juchu, diese·r Speaker·in hat zugesagt“ – Eigenlob muss auch sein 😉
8. E-Mail Nachtrag an Kolleg·in A, dies auch im Event-Budget zu aktualisieren
9. Info an Grafiker·in, Werbebanner und Programm-Grafik dafür anzufertigen

Vielleicht hast du ein kleineres Team – vielleicht auch ein größeres. Ziemlich sicher jedoch, wirst du bei einigen dieser E-Mails nachhaken, wo denn die Zulieferung bleibt und an die Abgabe erinnern müssen. Aus den 8 E-Mails werden, wenn du bei der Hälfte der Personen dreimal nachhakst, schnell 20 E-Mails. Alle nur für diese·n eine·n Speaker·in. Angenommen, du brauchst wieder einmal 2 Minuten je E-Mail, sind das 40 Minuten Arbeitszeit für diesen Part des Speaker-Handlings. Bei 100 Speaker·innen kommst du locker auf 4.000 Minuten. Das sind 66,67 Stunden bzw. mehr als 8 ganze Arbeitstage. Obendrauf ist auch noch frustrierend und wenig kreativ, immer und immer wieder dasselbe zu tippen.

Mit einem Projektmanagement-Tool wie Asana und Co. kannst du Workflows anlegen und dir 8 der 9 genannten Arbeitsschritte sparen. Auch die Reminder. Alles läuft automatisch – inklusive der wichtigen Arbeitsanweisungen und Details an die jeweiligen Verantwortlichen. Wie das Schritt für Schritt geht, erfährst du u.a. im Blogartikel Call for Paper – mit Asana behältst du den Überblick [inkl. Template]. 

Du verschenkst oder verbrennst an dieser Stelle 6.666,- Euro mit monotonen E-Mails, für die du weder eine Event-Ausbildung noch ein Event-Studium gebraucht hättest. Diese Tätigkeit produziert keine Einnahmen und ist zudem wenig kreativ oder geistig anregend.

Mehr zu diesem Thema erfährst du auch im Blogbeitrag Kenne deine einkommensproduzierenden Aktivitäten [Buchtipp]. 

Versteckte „eh da“-Kosten – der Preis fehlender Automatisierungen

Bei dir geht die Terminvereinbarung oder das Beispiel mit dem Referenten-Handling schneller? Super. Aber denkst du auch an all deine Kolleg·innen, Mitarbeiter·innen, Referent·innen, Dienstleister·innen und Co.? Die internen Mitarbeitenden sind sowieso bei dir beschäftigt und das „rausgeworfene“ Geld wird nicht sofort sichtbar. Doch bei den externen Beteiligten kostet es dich richtig extra Geld. Denn diese werden dir ihre Leistungen natürlich nach Aufwand berechnen. Auch wenn du es so transparent vielleicht auf keiner Rechnung siehst. Aber natürlich wird ein·e Speaker·in schnell merken, ob deine Prozesse smart oder eher schwerfällig sind. Wer realistische Angebote abgibt, kalkuliert auch das ein – neben der eigenen Vorbereitungszeit, den Technik-Checks, der Anreise und dem reinen Vortrag.

Ebenso rechnen deine Dienstleister·innen wie deine Event-Agentur oder dein AV-Partner nach Aufwand ab. Und wer für dich und deine 100 Referent·innen die Technik-Checks vereinbart und durchführt, wird dir den Gesamtaufwand dafür berechnen. Dieser ist geringer, je automatisierter beispielsweise die Terminvereinbarungen ablaufen. Am besten, du hältst dich aus den Terminen ganz raus und empfiehlst einen schlanken Prozess via Kalendertool. Natürlich sollte auch der Check selbst effizient – nicht husch, husch – gestaltet sein.

Fazit

Automatisierungen sparen dir viel Zeit und Geld. Vor allem dann, wenn es auf den ersten Blick nach einer Kleinigkeit aussieht. Und selbst dann, wenn du die Set-up-Zeiten sowie die Kosten für ein digitales Projektmanagement-Tool oder eine Event-Management-Software hinzurechnest, lohnt es sich in den allermeisten Fällen genau auf solche Automatisierungen zu setzen.