7 Gründe, warum ich nicht zu deinem Event komme

Teilnehmer·innen gewinnen ist wirklich eine Mammutaufgabe geworden. Mir selbst ist da schon das ein oder andere graue Haar gewachsen und ich frag mich immer wieder, wie ich bloß für dieses oder jene Event Anmeldungen herbeizaubern soll.

Doch einiges begegnet mir als potenzielle Teilnehmerin immer wieder und vielleicht interessiert dich ja, warum du mich nicht begeistern konntest. PS: Ich glaube, ich ticke ganz ähnlich wie zumindest ein Teil deiner Zielgruppe.

Warum ich Event-Einladungen ablehne

1. Der E-Mail-Betreff zieht nicht

Viele Einladungen erreichen mich per E-Mail. Oftmals haben sie nichtssagende Betreffzeilen. Entweder sind sie so generisch, dass sie sowohl zur Blumenmesse als auch zum Orthopädiekongress einladen könnten, oder sie verraten gar nichts im Titel. Ein paar Beispiele:

  • Institution ABC | Newsletter Nr. 17
  • Einblicke Nummer 9 und Einladung
  • XYZ Newsletter 5/2022
  • Netzwerk ABC – wir wachsen!
  • Wir haben Neuigkeiten für dich
  • Veranstaltungsinformationen des Fachbereichs XYZ der Institution ABC
  • spannende Hinweise zu unseren Veranstaltungen in den nächsten Monaten

Manche Betreffzeilen sind sogar so lang, dass sie über 4 oder 5 Zeilen in meinem Posteingang gehen. Allerdings: Die sehe ich erst, wenn ich sie geöffnet habe. Abgeschnitten werden sie schon viel eher. Wenn da nichts Spannendes stand, öffne ich das nicht.

Wie geht’s besser?

Listen und How-tos ziehen immer. Du kannst fast jede·n Marketingexpert·in befragen. Das hier zieht:

  • 7 Tipps für mehr Event-Teilnehmer
  • 10 Tricks, mit denen du im Job Zeit sparst
  • 5 Tipps für den ersten Tag in der neuen Event-Agentur
  • Wie du mit digitalen Tools deine Events aufpeppst
  • Welche Event-Apps wirklich cool sind
  • Warum du auf Präsenz-Events mehr Interaktion brauchst

Randnotiz: Ist dein Thema total langweilig, hilft auch die „7“ davor nichts.

Das sind auch zugleich die Tipps für spannende Titel von Event-Sessions, Webinaren oder Blogartikeln.

Der Betreff der E-Mail-Einladung ist entscheidend
Der Betreff der E-Mail-Einladung ist entscheidend

2. Du verrätst mir nicht, was für mich drin ist

Ok, als gebildete und aufmerksame Leser·in kann ich selbst herausfinden, was in dem angebotenen Content oder Event steckt. Aber hey, unsere Zeit ist schnelllebig geworden. Wir haben angeblich eine Aufmerksamkeitsspanne von 8 Sekunden und sind damit leichter ablenkbar als ein Goldfisch. Sag mir also gleich, was für mich drin ist, statt mich selbst grübeln zu lassen.

Das hier überzeugt nicht mich sondern spricht nur von dir:

  • Wir haben uns so richtig ins Zeug gelegt und Keynote ABC gewinnen können.
  • Dieses Jahr haben wir unser Konzept umgestellt.
  • In der 15. Runde unserer Tagung sind dabei…

Das hier sind Argumente, die zeigen, dass du ich in mich hineinversetzt hast:

  • Lerne von den Besten im Bereich XYZ und stelle all deine Fragen in der Q&A-Runde oder in der Meet-the-Expert-Runde.
  • Triff unglaublich viele Gleichgesinnte und tausch dich mit ihnen in den Sessions und bei den interaktiven Formaten aus.
  • Erfahre das Neueste aus dem Bereich ABC und wie du es im Alltag tatsächlich anwenden kannst.
Mehrwert für Teilnehmer
Mehrwert für Teilnehmer·innen muss klar erkennbar sein

3. Die Einladung kommt viel zu spät

4 Wochen vor einem Präsenz-Event oder vielleicht 3 Tage vor einem Online-Event ist die Chance, dass mein Kalender proppe voll ist, ziemlich hoch. Wetten, dass es auch anderen so geht? Auch wenn sich Teilnehmer·innen immer später anmelden, spontan etwas dazwischen schieben, wird immer schwieriger. Schicke daher unbedingt einen „Save-the-date“ raus. So früh, wie nur irgendwie möglich. Meinetwegen auch 12 oder 6 Monate im Voraus.

voller Terminkalender - eine Konkurrenz für Events
voller Terminkalender – eine Konkurrenz für Events

4. Die Anreise dauert zu lange

Zugegeben, das kannst du nur in Teilen beeinflussen. Dennoch gibt es Orte, die deutschlandweit besser erreichbar sind als andere. Großstädte wie Berlin, München oder Frankfurt, die Mitte rund um Kassel ebenso wie die gesamte „Rheinlinie“ sind für viele gut erreichbar. Alles andere wird für einen Teil der Reisenden immer schwer werden. Kennst du deine Zielgruppe und kommt diese aus einem bestimmten Einzugsgebiet, kannst du natürlich dorthin deinen Schwerpunkt legen.

Praxistipp: Geh mal zu Google Maps und gib ein paar mögliche Anreiseorte aus Deutschland ein. Dann siehst du schnell und ohne Detailrecherche, was es für deine Teilnehmer·innen bedeutet, zu dir zu kommen.

PS: Mir ist klar, dass nicht jeder so wie ich in der Pampa wohnt. Aber es wohnt auch nicht jeder bei dir und deiner Location vor der Tür. Auch Strecken, die vermeintlich ein Katzensprung sind, sind es oftmals nicht. Erst recht nicht bei einer frühen Anreise oder nach dem Event bei der Heimreise.

Anreise nach München
Anreise Münster
Anreise Augsburg
Rückreise von Karlsruhe
Anreise nach München
Anreise Münster
Anreise Augsburg
Rückreise von Karlsruhe
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Es muss ja nicht gleich jede·r mit der Bahn anreisen? Nein, muss er oder sie nicht. Willst du mich erreichen, dann ist das allerdings ein Kriterium. Siehe Punkt 5.

5. Ich kann nicht mit dem ÖPNV anreisen

Mir ist Klimaschutz wichtig und deshalb handle ich da auch konsequent. Übrigens bin ich damit nicht alleine. Vielleicht ist deine Zielgruppe noch nicht so eingestellt, doch die jüngere Generation, die ins Berufsleben eintritt, wird da immer konsequenter und wählerischer. Unter dem Stichwort „Green Recruiting“ findest du hier auch bald einen Blogbeitrag.

Natürlich kannst du deine Locations nicht einfach mal „verrücken“. Aber du kannst dich für solche entscheiden, die mit den ÖPNV erreichbar sind. Ist das nicht möglich, sind immer noch Sammeltaxis oder Busshuttle – nach Abfrage – möglich. So wie es einige Hotels schon seit Jahren anbieten.

Anreise zu Events - ÖPNV ist ein Must-have
Anreise zu Events – ÖPNV ist ein Must-have

6. Es gibt nur frontale Vorträge

Ein Blick auf dein Eventprogramm verrät mir, wie Ernst du es mit der Interaktion meinst. Lese ich so etwas hier, bin ich weg:

Begrüßung
Vortrag 1
Vortrag 2
Pause
Podiumsdiskussion
Vortrag 3
Ende

Egal, wie kreativ du es umschreibst. Und selbst wenn du das Wort „Workshop“ statt „Vortrag“ nutzt, erkenne ich schnell, ob es nur ein Vortrag in einem kleineren Raum ist oder ob hier wirklich gearbeitet wird.

Frontalvorträge sind out
Frontalvorträge sind out und leicht im Programm erkennbar

7. Behörden-Deutsch in deiner Kommunikation

Prüfe einmal kritisch deine Texte. Wie viele passive Formulierungen gibt es darin? Und wie oft kommt „wir“ oder „ich“ statt „du“ oder „Sie“ darin vor? Wie oft sprichst du über deine Zielgruppe, statt mich direkt anzusprechen? Je mehr deine E-Mails und deine Website wie die von einer Behörde klingen, desto schneller bin ich weg.

Hier ein Beispiel für ein Zoll-Seminar, das wenig einladend klingt. Auch die Expert·innen aus diesem Bereich dürften beim Lesen wohl zwei- oder dreimal ansetzen:

Seminar-Beschreibung

Dabei ist einladende Kommunikation sogar ziemlich einfach. Die wichtigsten Tipps findest du im Beitrag So schreibst du bessere Texte – für deine Leser und Google.

Ist dir etwas aufgefallen? Ich habe gar nicht über den Preis geschrieben. Der ist tatsächlich nachrangig, wenn der Rest stimmt. Zumindest ist das bei mir der Fall.

Die Gründe klingen zu hart für dich? Zu ehrlich? Oder zu anspruchsvoll? Mag sein, doch Teilnehmer·innen können heute so wählerisch sein. Denn da draußen warten zahlreiche andere Veranstaltungen und unheimlich viel Gratis-Content auf sie. Warum sollten sie also zu dir kommen? Mach’s ihnen so einfach wie möglich und sei so einladen wie du nur kannst.

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