Was wäre wenn, dein Event-Management automatisiert wäre?

Stell dir mal vor, du könntest die wirklich nervigen, manuellen und zeitaufwändigen Prozesse im Event-Management wirklich automatisieren. So, dass du Zeit hast für die Dinge, die dir bei Events wichtig sind. Was wäre das? Und wie könnte das konkret aussehen? Ich hab da mal ein paar Ideen für dich gesammelt.

Event-Management automatisiert
Event-Management automatisiert

 

Automatisiertes Teilnehmer-Management

Stell dir mal vor, eine Person deiner Zielgruppe meldet sich für dein Event an. Automatisch erhält er oder sie die Anmeldebestätigung und die dazu gehörende Rechnung, falls deine Veranstaltung kostenpflichtig ist. Außerdem sorgt ein digitales Tool dafür, dass die Rechnungsdaten automatisch in die Buchhaltung fließen und dass die Person erinnert wird, sollte die Zahlung innerhalb eines bestimmten Zeitraums noch offen sein.

Darüber hinaus wird die Anmeldung in allen Sessions und Programmpunkten, z.B. Abend- oder Rahmenprogramm, vermerkt. Und da der Teilnehmende angegeben hat, wann er genau kommt – z.B. bei einem mehrtägigen Event – und welche Ernährung er oder sie bevorzugt, füllt sich damit auch die Catering-Liste bis ins kleinste Detail.

automatisiertes Teilnehmer-Management
automatisiertes Teilnehmer-Management

 

Alle Listen – von Workshops über Zimmerbuchungen bis hin zu den Catering-Mengen – sind vorformatiert und die beteiligten Dienstleister·innen haben darauf Zugriff oder erhalten einen automatischen Report.

Was du dir damit sparst, sind vor allem manuelle

  • Anmeldebestätigungen
  • Rechnungserstellung und -versand
  • Zahlungserinnerungen
  • Übergabe der Rechnungen an die Buchhaltung
  • Listen erstellen und Übergabe an unterschiedlichste Dienstleister·innen

Hätte ich auf diese manuellen Aufgaben im Event-Management stets verzichten können, hätte ich mehr oder auch bessere Events organisieren können.

Wer Event-Management automatisiert, versendet keine manuellen Reminder mehr.
Wer Event-Management automatisiert, versendet keine manuellen Reminder mehr.

 

Automatisiertes Speaker-Management

Stell dir mal vor, du sprichst mit einem/r potenziellen Speaker·in und ihr seid euch über den Inhalt des Beitrags und die Konditionen schnell einig. Jetzt geht’s ums Handling der folgenden Schritte und Dokumente. Wie wäre es, wenn du in deinem Speaker-Management-Tool einfach die Kontaktdaten des oder der neuen Speaker·in eingibst, das Event und die Session zuordnest und schon läuft der Automatismus los.

Dank Tool und eingerichteten Workflows erhält dein·e Speaker·in eine Bestätigungsmail die vereinbarten Konditionen. Sowie die Bitte, Portraitfoto, Sessiontitel, Sessionbeschreibung, die unterschriebene Vortragsvereinbarung u.ä. in dein Tool hochzuladen. Praktischerweise prüft das Tool bei der Eingabe gleich, ob alle formalen Bedingungen wie Fotoqualität und -größe, Sessionlänge etc. eingehalten sind und gibt in Echtzeit Rückmeldung an den/die Speaker·in.

Wer sein Event-Management automatisiert, profitiert vom automatisiertem Speaker-Management
Wer sein Event-Management automatisiert, profitiert vom automatisiertem Speaker-Management

Außerdem ist die Eingabe der Sessiondetails gleich in deinem Programm eingetragen. Dank Workflow erhältst du oder ein·e Kolleg·in die Info dazu und ihr werdet gebeten, den Eintrag freizugeben, bevor er auf der Website erscheint.

Der Eintrag ist dann auch gleich im Online-Anmeldeformular für deine Teilnehmer·innen sichtbar – z.B. wenn es zusätzlich buchbare Workshops sind.

Die Eingaben in deinem Speaker-Management berücksichtigen auch alle finanziellen Details eurer Absprache; d.h. in dein Budget werden das Honorar und die voraussichtlichen Reise- und Übernachtungskosten eingetragen.

Darüber hinaus erinnert das Tool die Speaker·innen an Abgabetermine und schickt dir Warnungen, wenn Fristen nicht eingehalten werden.

In der Bestätigungsmail an die Sprecher·innen waren auch die Abgabefristen für die Präsentationsfolien enthalten sowie ein Link zu einem Online-Terminplaner, mit dem alle ihre Technik-Checks buchen können. Natürlich direkt im Kalender deines/r Kolleg·innen oder Dienstleister·innen. Ping-Pong-E-Mails für Terminfindungen adé.

online Terminplaner Tool
ein online Terminplaner Tool automatisiert dein Event-Management

 

Die hier hochgeladenen Präsentationen landen automatisch bei der Eventregie und in der On-Demand-Bibliothek deiner Veranstaltung. Wer zwei verschiedene Varianten zeigen will, lädt einfach zwei Varianten hoch. Hier können die Speaker·innen außerdem noch ihren Technikbedarf wie Presenter, Flipcharts, Moderationskarten, Pinnwände, Votingtools o.ä. angeben. Du kannst es prüfen und freigeben und es landet dank Workflow automatisch auf der „Bestellliste“ für deine Location sowie in deinem digital erstellten Budget.

Nach der Veranstaltung sendest du über das Speaker-Management Dankes-Mails an die Speaker·innen und bittest um die Abrechnung. Diese können die Referent·innen hier hochladen und alle Angaben landen sowohl in deiner digitalen Abrechnungsübersicht als auch in der Buchhaltung – natürlich nach deiner Prüfung und Freigabe.

Wer sein Event-Management automatisiert, profitiert von aktuellen Budgets - in Echtzeit.
Wer sein Event-Management automatisiert, profitiert von aktuellen Budgets und Abrechnungsdaten – in Echtzeit.

 

Was du dir damit sparst, sind vor allem manuelle

  • Erinnerungen an Fotos und Sessionbeschreibungen
  • Absprachen für die Termine der Technik-Checks
  • Reminder für die Präsentationsfolien
  • E-Mails für die Abrechnungen aller Speaker·innen
  • Übergaben an die Buchhaltung oder an deine Abrechnungsübersicht.

 

Automatisiertes Aussteller-Management

Stell dir mal vor, so ähnlich sähe das automatisierte Aussteller-Management aus.

Die automatisierten Prozesse rund um deine Teilnehmer·innen und Speaker·innen kannst du auch auf deine Sponsor·innen und Aussteller·innen übertragen. Und so könnte das aussehen.

Du oder deine Vertriebskolleg·innen haben einen neue·n Aussteller·in akquiriert. Jetzt geht’s an die organisatorischen Absprachen. Das ist oft zeitaufwändig. Doch du legst das neue Unternehmen in der Datenbank an und trägst die gebuchten Leistungen ein. In Abhängigkeit der eingetragenen Daten starten nun Workflows. Das Unternehmen erhält eine E-Mail mit der Bitte, Logo, Unternehmensangaben, Standpersonal, Standskizze etc. einzureichen. Das Portal über das dies möglich ist, prüft die Angaben gleich auf Plausibilität. Und parallel informiert das Tool deine Kolleg·innen aus der Aussteller-Abteilung, in der Hallenaufplanung, in der Technik, im Marketing, in der Buchhaltung und so weiter. Jede·r erhält genau die Informationen, die für ihn oder sie wichtig sind. Beispiel: Marketing muss die Standskizzen mit den eingezeichneten Deckenabhängungen nicht sehen, aber das Logo und die Presseinfos über Stand-Neuheiten erhalten.

Außerdem befüllen sich alle relevanten Listen mit den Informationen, die im Tool eingegeben wurden. Die Buchhaltung weiß, welche Leistungen zu fakturieren sind bzw. erhält die übers Tool erstellte Rechnung. Und deine Budgetübersicht berücksichtigt automatisch die Einnahmen durch diesen neuen Aussteller. Deine Technik-Abteilung weiß gleich, wie viele Stromanschlüsse dieser Stand benötigt und du hast eine Liste mit Mobiliar und Reinigungsbestellungen etc., die an deine Dienstleister·innen in vorformatierten Listen und Übersichten automatisch oder eben nach deiner Prüfung weitergeleitet werden.

Wer sein Event-Management automatisiert, profitiert von effizienten Prozessen rund um die Aussteller-Verwaltung.
Wer sein Event-Management automatisiert, profitiert von effizienten Prozessen rund um die Aussteller-Verwaltung.

 

Vor-Ort-Bestellungen trägt dein Aussteller ins gleiche Portal ein und ein automatisierter Workflow sorgt dafür, dass alle Beteiligten davon in Echtzeit erfahren. So stimmt auch die Abrechnung von Zusatzleistungen jederzeit und der Aussteller hat es ebenfalls in seiner Übersicht.

Was du dir damit sparst, sind vor allem manuelles Einsammeln von

  • Logos,
  • Firmenangaben,
  • Standpersonal-Listen,
  • Bestellungen von Mobiliar und weiterem Equipment,
  • zusätzlichen Eintrittskarten,
  • Zusatzbestellungen vor Ort und vielem mehr.

 

Der Clou

Du brauchst dir diese Workflows, Formulare und digitalen Prüfungen und Weitergaben gar nicht mehr vorstellen. Es gibt sie bereits. Viele Tools fürs Teilnehmer-Management oder fürs Event-Management können heute sehr viele dieser Schritte für dich automatisieren. Und die Schritte, die du heute vermutlich noch in Excel, Outlook oder Word planst, könntest du mithilfe von digitalen Projektmanagement-Tools wie asana, Monday, wrike und zig anderen, schon heute so wie skizziert umsetzen. Außerdem kannst du Workflows zwischen zwei Tools erstellen, in dem du Tools wie Zapier einsetzt oder auch das neue Automatisierungs-Plugin für WordPress namens Thrive Automator.

automatisiertes Projektmanagement
automatisiertes Projektmanagement – schon heute dank zahlreiche Tools und Schnittstellen

 

Wie du dahin kommst? Überlege dir, wie dein Event-Management automatisiert aussehen könnte. Zum Beispiel, wie oben beschrieben. Und greife dann nach den low hanging fruits – also den Dingen, die du schnell und einfach umsetzen kannst. Sprich außerdem mit den Anbieter·innen deiner Tools, die du schon hast. Oft geht hier viel mehr, als du/ihr bereits nutzt. Lege außerdem unbedingt ein paar Workflows in einem Projektmanagement-Tool an und teste diese auf Sinnhaftigkeit und auf den dort eingestellten Prozess. Du wirst schnell merken, wo’s hakt. Und dann kannst du die Workflows über Tools hinweg angreifen; z.B. mit Zapier.

Zapier - DIY Schnittstelle - Event-Marketing-Automation
Zapier – DIY Schnittstelle – automatisiert dein Event-Management

 

Was du davon hast?

Vielleicht denkst du jetzt „na schön, ich digitalisiere hier alles und am Ende mach ich mich überflüssig – was soll das?“. Du könntest allerdings die gewonnene Energie auch in deine Event-Konzepte stecken. Ganz sicher türmt sich bei dir auch schon der Stapel an Ideen, wie du dein Event auf Vordermann bringen könntest, hättest du nur ein bisschen mehr Zeit. Mit den vorgestellten Automatisierungen hast du’s. Was hast du am Ende davon? Zufriedenere Teilnehmer·innen, zufriedenere Aussteller·innen und Speaker·innen und am Ende natürlich auch zufriedenere Auftraggeber·innen. Und das alles ohne neue Kolleg·innen, die du eigentlich dringend bräuchtest.

Wer sein Event-Management automatisiert, hat Zeit für neue Konzepte und Geschäftsmodelle.
Wer sein Event-Management automatisiert, hat Zeit für neue Konzepte und Geschäftsmodelle.

 

Fazit

Wäre Event-Management automatisiert, könnten wir uns viele zeit- und nervenraubende Tätigkeiten sparen. Die hier gewonnene Zeit könnten wir – könntest du – in deine Event-Konzepte, in neue Geschäftsmodelle, in Antworten auf die Klimakrise und den Ressourcenengpass und vieles mehr investieren. Das Gute ist, die Tools und hier beschriebenen Workflows gibt es bereits. Du musst sie nur noch auf deine Events und deine Prozesse anpassen.

 

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