Event-Management mit digitalen Tools

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Eventmanagement mit digitalen ToolsWelche Vorteile haben digitale Tools fürs Event-Management gegenüber den klassischen Tools wie Excel, Fax & Co.? Klar, du sparst viel Zeit, Geld und Nerven. Zumindest ist es das, was ich immer wieder sage und schreibe. Ist dir diese Aussage zu pauschal und zu einfach? Dann liefert dir das Buch “Event-Resource-Management mit digitalen Tools” detaillierte Einblicke und Antworten.

Die Autoren Christian Coppeneur-Gülz und Sven-Volker Rehm haben einmal genauer hingeschaut. Warum genau und an welchen Stellen sind digitale Tools für dein Event-Management vorteilhaft? Und wann sind Events als ein Bestandteil des Marketing-Mixes wirkungsvoller als andere Maßnahmen?

Aus dem Inhalt

Das Fachbuch gliedert sich in die folgenden fünf Kapitel:

  • Einführung
  • Event-Resource-Management (ERM)
  • ERM in der Praxis
  • Was kommt danach?
  • Einsichten und Aussichten

Interessante Aussagen

Du darfst das Buch natürlich noch gern selbst lesen. Deshalb will ich gar nicht zu viel verraten. Damit du entscheiden kannst, ob das Buch für dich spannend sein könnte, habe ich ein paar interessante Aussagen für dein Event-Management herausgepickt. Entweder weil ich es auch schon häufiger geschrieben habe oder als Ergänzung.

Trends und Gegentrends

Nicht alle Aufgaben und Prozesse des Event-Managements werden künftig “blind” digitalisiert.

Gerade in Zeiten der Digitalisierung wird der Wert der persönlichen Kontakte zunehmen. Nicht die reine Anzahl der Kontakte.

Jeder Trend ruft einen Gegentrend hervor. So auch die Digitalisierung. Das kannst du beispielsweise an den Phänomenen “Digital Detox” und an “Digital Detox Camps” ablesen. Davon profitieren auch deine Events.

Teilnehmer begeistern mit unterschiedlichen Veranstaltungsformaten

Digitale Tools als Wettbewerbsvorteil

Geschwindigkeit ist ein Wettbewerbsfaktor. Folglich fessen nicht die Großen die Kleinen sondern die Schnellen überholen die Langsamen. Und mit digitalen Tools bist du einfach schneller.

Der Erfolg deiner Events hängt auch davon ab, wie schnell dein Wettbewerb reagiert. Denn wenn du deine Events schneller entwickeln und umsetzen kannst, hast du einen deutlichen Wettbewerbsvorteil.

Information ist ein weiterer Wettbewerbsvorteil. Hast du dank digitaler Tools vollständige und richtige Informationen, kannst du bessere Entscheidungen treffen.

Dank Agilität kannst du flexibel auf Veränderungen reagieren. Dafür brauchst du unter anderem agile Arbeitsmethoden.

Du brauchst Event-Management Tools, die dir Informationen in Echtzeit zur Verfügung stellen. Damit du eben agil Entscheidungen treffen kannst.

digitale Tools fürs Event-Management | Google Drive für Eventmanager

Informationen in Echtzeit

Mit webbasierten Tools fürs Eventmanagement können alle Beteiligten von überall und jederzeit auf das System und damit auf Informationen zugreifen. So reduzierst du Wartezeiten. Folglich sin deine Arbeitsprozesse viel schneller – gerade wenn viele Personen involviert sind. Du sparst also Zeit und Personal.

Webbasierte Tools verhindern Medienbrüche. E-Mails mit vielen Personen im Verteiler und stundenlanges Archivieren von Dateien gehören der Vergangenheit an.

Digitale Tools kosten Zeit und Geld. Allerdings reduzieren sie deinen Kommunikationsaufwand deutlich und lohnen sich deshalb.

Zeit und Geld sparen dank digitaler Tools

Binde Mitarbeiter und Teilnehmer an dein Unternehmen

Lästige Tätigkeiten werden weniger. Das bedeutet du sortierst deutlich weniger Excellisten hin und her oder tippst Evaluationsbögen ab. Und dadurch bist du motivierter. Dies dürfte auch die Personalabteilung in deinem Unternehmen interessieren. Wegen der geringeren Fluktuation und weil modern arbeitende Unternehmen einfach spannender sind.

Nutze digitale Tools für dein Eventmanagement, vor allem für dein Teilnehmermanagement. So kannst du Veranstaltungen objektiv miteinander vergleichen und im nächsten Schritt skalieren.

Mit Online-Retargeting kannst du deine Eventbesucher auf anderen Kanälen nochmal ansprechen – auch nach deiner Veranstaltung. Folglich bindest du sie stärker an dich.

Mit digitalen Tools planst du deine Budgets effizienter. Diese sind dann automatisch gepflegt – statt mit stundenlanger und mühevoller Detailarbeit.

Event-Management | digitale Tools sparen Zeit und Geld

Interessante Aussichten fürs Event-Management

Für den typischen Event-Manager mit wenig Zeit und noch weniger Freizeit ist das letzte Kapitel das spannendste. Hier wagen die Autoren einen Blick in die Zukunft:

  • Bedeutung von Daten
  • Event-Management und Event-Manager in der Zukunft
  • Veränderung der Aufgaben

Wer die Kapitel zuvor aufmerksam gelesen hat, weiß es nun im Detail. Doch kurz und knapp zusammengefasst: Daten werden immer wichtiger. Denn sie ermöglichen dir zum Beispiel die deutlich effizientere Nutzung von Ressourcen. Beispielsweise deines Mobiliars oder deines Personals. Darüber hinaus kannst du ganz neue Daten, also Informationen, gewinnen. Zum Beispiel mit der richtigen Software für Teilnehmer-Management oder durch Besucher-Tracking. Auch dadurch, dass du sie nun in neuen Zusammenhängen betrachten kannst.

Events, also persönliche Treffen, wird es auch künftig geben. Sie werden eben nicht an Bedeutung verlieren. Als Eventmanager solltest du künftig digitale Tools nutzen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Nur so kannst du alle internen und externen Beteiligten stets und effizient informieren. Dabei erledigen die Tools einige Aufgaben für dich völlig automatisiert. Jetzt kommt die gute Nachricht: Diese freien Kapazitäten führen nicht dazu, dass dein Job überflüssig wird. Viel mehr musst du die neu entstandenen Daten auswerten und Zusammenhänge erkennen. Und das ist die große Chance für dein Eventmanagement. So kannst du Events schneller und effizienter als bisher umsetzen. Die immer kürzeren Vorlaufzeiten eines Events sind für dich dann kein Stress mehr sondern Wettbewerbsvorteil.

Apropos Wettbewerbsvorteil. Als Event-Manager der Zukunft bist du:

  • weniger Sachbearbeiter,
  • mehr Analyst,
  • auch mehr Wissensmanager,
  • ebenso mehr Innovator,
  • und mehr online.

Eventmanager der Zukunft

Zielgruppen und Sprache

Wie es auch Professor Luppold von der DHBW in seinem Geleitwort sagt: Es ist ein sehr ausführliches Fachbuch fürs Event-Management. Dem stimme ich gern zu. Und aus meiner Sicht ist die Zielgruppe daher eine akademisch gebildete. Oder solche, die gerade tief in ihrer akademischen Ausbildung stecken. Das spiegelt sich auch in der Sprache wider. Magst du akademisch anspruchsvollen Inhalt, bist du sicherlich der richtige Leser. Allerdings ist mir persönlich die Sprache deutlich zu kompliziert und das gesamte Werk zu theoretisch. Die Sätze sind gespickt mit Buzzwords und passiven Konstruktionen.

Fazit

Das Buch ist aus meiner Sicht für dich genau das Richtige, wenn du tief in die Materie einsteigen willst. Du studierst Betriebswirtschaft mit Fokus auf Eventmanagement, Messe- oder Kongresswirtschaft? Oder ist dein Schwerpunkt Marketing? Dann wirf auf jeden Fall einen Blick in das Buch. Darüber hinaus liefert dir das Buch ebenfalls viele detaillierte Einsichten, wenn du strategisch in deinem Unternehmen tätig bist. Du kannst es z. B. als Argumentationshilfe gegenüber dem Management nutzen. Oder du findest Ideen für eure strategische (Neu-)Ausrichtung – in deiner Eventagentur oder deinem Software-Unternehmen.

Bist du operativ als Eventmanager tätig und fragst dich, welche Software für dein Teilnehmermanagement die Richtige ist? Oder du möchtest wissen, ob du wirklich Excel gegen Asana, Trello oder Slack austauschen sollst? Dann lies lieber diese oder andere Blogbeiträge.

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