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Dank einer flexiblen Event-Management-Plattform organisierst du deine Events effizienter

Immer mehr Event-Manager verwenden eine Cloud-basierte Teilnehmermanagement-Software. Aber welchen Effekt hat solch eine Event-Management-Plattform? Und wie kann dir ein Anbieter einer solchen Plattform konkret helfen? In diesem Artikel stellt dir Michael Liebmann von doo Events GmbH ein paar Beispiele vor. Im Kern ist die Antwort simpel: Die professionelle Digitalisierung hilft dir deutlich Zeit und Kosten einzusparen. Wie beim Online-Marketing auch. Sie eröffnet dir neue Möglichkeiten, deine Kunden und Teilnehmer gezielter anzusprechen. Neben Kosteneinsparungen kannst du dich als Event-Veranstalter so von deiner Konkurrenz abheben. Außerdem steigerst du deinen Event-Erfolg und sicherst ihn langfristig.

Michael Liebmann von doo Events
Michael Liebmann | © doo GmbH

Du kennst das grundlegende Problem bestimmt. Events sind sehr teuer, aufwendig und die Erfolgsmessung am Ende ist schwer. Außerdem kann eine Menge schiefgehen. Der Fokus liegt bei den meisten Events auf der Teilnehmer-Experience und sauberer Logistik. Dabei bleiben die eigentlichen Ziele oft auf der Strecke. Beispielsweise die Kundengewinnung oder kontrollierbare Kosten-pro-Kunde. Schlimmer noch: Ob ein Event erfolgreich ist, wird gern daran gemessen, wie viele Teilnehmer sich beschweren.

Dank einer Event-Management-Plattform kannst du deine Prozesse automatisieren und  vereinfachen. Und du kannst den Erfolg durch intelligente Teilnehmerdaten-Analyse viel besser messen. Erfolgskennzahlen, wie die Anzahl qualifizierter Leads oder Entscheider und Cost-per-Lead, sind harte Fakten und ein echter Erfolgsnachweis. Ganz egal, wie viele deiner Teilnehmer sich am Ende über das Essen beschweren.

#eventprofs Die professionelle Digitalisierung hilft dir deutlich Zeit und Kosten einzusparen. Wie beim Online-Marketing auch. Sie eröffnet dir neue Möglichkeiten, deine Kunden und Teilnehmer gezielter anzusprechen. Sagt auch Dr.… Klick um zu Tweeten

Steigender Kosten- und Konkurrenzdruck führt zu neuen Wegen

Wie überall im Marketing gilt auch bei Events: Der Kostendruck nimmt zu. Hinzu kommt, dass heute Alle und Jeder Events anbietet. Somit nimmt auch der Konkurrenzdruck zu. Dein Job ist ohnehin schon eine echte Herausforderung. Was kannst du also tun, um deinen Erfolg sicherzustellen und dich zu differenzieren?

Die Antwort ist simpel. Du brauchst gar nicht so weit zu schauen. Schon im artverwandten Online-Marketing ist vor einigen Jahren das Gleiche passiert. Software-Plattformen haben hier die Prozesskosten deutlich gesenkt und ihren Anwendern ordentlich Zeit eingespart. Gleichzeitig ermöglichen sie durch intelligente Analyse eine exakte Erfolgskommunikation und Optimierung der Prozesse. Ergebnis: Mehr Zeit für’s Wesentliche und der richtige Fokus dank messbarer Resultate. Genau diesen Weg geht eine moderne Event-Management-Plattform.

#eventprofs Dank einer modernen Event-Management-Plattform hast du mehr Zeit für’s Wesentliche und den richtigen Fokus dank messbarer Resultate. Sagt Dr. Liebmann von @doo_Events #meetingprofs #eventtech #MICE Klick um zu Tweeten

Wobei hilft dir eine Event-Management-Plattform konkret?

So eine Plattform hilft dir, die gesamte Teilnehmerreise in einen Fluss zu bringen und auf deinen Event-Erfolg auszurichten. Der reibungslose Ablauf, den die meisten deiner Event-Manager-Kollegen als wichtigsten Performance-Indikator ansehen, ist nur ein Baustein beim Event-Erfolg.

Eventerfolg dank Event-Management-Plattform
Bausteine des Event-Erfolges | © doo GmbH

Zum Beispiel wird die Teilnehmer-Zusammensetzung und das Teilnehmer-Engagement immer entscheidender. Oder ganz profan, konsistentes Branding und mehr Umsatz bzw. Leads. Und irgendwie musst du das Ganze auch noch messen können.

Damit du all dies neben der aufwendigen Logistik deines Events steuern kannst, werden die einzelnen Prozessschritte deines Events auf eine Event-Management-Plattform gebracht. Dazu zählen Prozesse wie Planung, Einladungen, Marketing, Registrierung, Kommunikation, Einlass, Tracking und Feedback. Ziel ist es, alle Prozessschritte und Daten einfach hintereinander zu schalten. Am Ende werden die Daten zentral in deinem Event-CRM gespeichert und verfügbar gemacht.

Ziele einer All-in-One Plattform

Automatisieren

  • Organisatorisch aufwendige Prozesse deutlich vereinfachen, damit du Zeit und Kosten sparst

Analysieren

  • Daten und Prozesse messbar machen, damit du echte Insights erhältst

Neue, sogenannte All-in-One Plattformen, bieten die gesamte Teilnehmerreise aus einer Hand an. Das kannst du mit dem Online-Marketing vergleichen. Dort kannst du Blog, Newsletter, Webseite und Google-Werbung zentral steuern, automatisieren und analysieren.

Der Mehrwert einer Event-Management-Plattform

Dank einer Event-Management-Plattform kannst du deutlich Prozesskosten einsparen, weil du die Handgriffe und Schritte in einem Tool erledigen kannst. Mehr noch sind die Prozessschritte – mit zunehmender Reife der Plattformen – aufeinander abgestimmt. Hier ein paar Beispiele.

#eventprofs Dank einer Event-Management-Plattform kannst du deutlich Prozesskosten einsparen, weil du die Handgriffe und Schritte in einem Tool erledigen kannst. Meint auch Dr. Liebmann von @doo_Events #MICE #meetingprofs #eventtech Klick um zu Tweeten

Zeitersparnis beim Einladungsmanagement

Wer kennt das ewige Hantieren mit Dutzenden von Excel-Listen nicht? Gerade hast du die Einladungen rausgeschickt, plötzlich musst du noch weitere Interessenten einladen. Außerdem ist es immer ein Graus herauszufinden, wer sich bereits angemeldet hat und wer nochmal eine Einladungserinnerung bekommen soll. Wenn du aber eine Plattform verwendest, in der Einladungsmanagement, Registrierungsprozesse und Kontakt-CRM miteinander verknüpft sind, kannst diese Schritte weitestgehend automatisieren. Das  Ergebnis: Du sparst enorm Zeit und Nerven. Und in Zeiten von DSGVO sind auch keine fragwürdigen Excel-Dateien mit personenbezogenen Daten mehr im Umlauf.

Einladungsmanagement mit Registrierungstracking und automatischer Erinnerungsfunktion
Einladungsmanagement mit Registrierungstracking und automatischer Erinnerungsfunktion | © doo GmbH

Weniger Aufwand beim Teilnehmerhandling

Ummelden, stornieren, Adressänderungen oder Teilnehmerfreigabe. Entweder hast du jemanden, der das für dich macht, oder du brauchst ein gutes Tool. Wenn Kontakt-CRM und Registrierungssoftware miteinander verknüpft sind, geht dies einfach. Viele Anbieter haben hier ein sehr unterschiedliches Leistungsspektrum. Es lohnt sich für dich, diese bei der Auswahl konkret zu testen.

Einfachere Handhabe von Einlass- und Service-Dienstleistern

Bei größeren Veranstaltungen musst du viele Teilnehmerdaten den einzelnen Service-Dienstleistern zur Verfügung stellen. Der Einlass ist hier am kritischsten, da du teilweise noch bis kurz vor oder gar während der Veranstaltungen Anmeldungen vornehmen musst. Aber auch dein Caterer soll wissen, ob Teilnehmer Vegetarier sind oder Allergien haben. Dazu musst du ebenfalls wieder aufwendig Excel-Listen zusammenstellen und hin und her schicken. Mit der richtigen Plattform jedoch sind deine Dienstleister bereits integriert. So kann alles aus einer Hand laufen. Deine Prozesse laufen effizienter und sicherer und du sparst wiederum erneut viel Zeit.

Mehr von den richtigen Teilnehmern

Das Stichwort Personalisierung ist bereits in aller Munde. Aber was ist damit gemeint? Es geht darum, dass du deine Inhalte gezielt auf eine bestimmte Zielgruppe  abstimmst. Warum? Damit du diese Zielgruppen für dein Event gewinnst und ihnen das passende Erlebnis vor Ort ermöglichst. Dies wird durch Segmentierung und Personalisierung möglich. Die Effekte sind enorm. Auch oder gerade mit knappen Ressourcen kannst du die Zahl der „richtigen“ Teilnehmer steigern. Teilweise sind Steigerungen bis zu 300 Prozent möglich.

Beispiel: Bei einer Business-Veranstaltung oder Messe willst du möglichst viele Entscheider auf deinem Event haben. Da aber heute jeder Entscheider mehrere Event-Einladungen pro Woche erhält, ist es gar nicht so einfach seine Aufmerksamkeit zu erhalten. Du musst dich differenzieren! Und dies geht – genauso wie im digitalen Marketing auch – nur durch relevantere Inhalte. Sprichst du deine wichtigsten Interessenten mit für sie relevanten Inhalten an, ist die Chance deutlich größer, dass sie sich anmelden. Die Konversionsrate steigt also.

Damit du die Relevanz steigern kannst, musst du wissen, was für deine Empfänger relevant ist. Und genau das findest du vor, während und nach deiner Veranstaltungen heraus. Zum Beispiel durch intelligente Einladungsketten. In diesen testest du, welche Inhalte am besten bei welcher Zielgruppe ankommen. Oder du fragst ganz einfach die Interessen bei der Anmeldung ab. Auch vor Ort kannst du das Interesse tracken.

Am Ende weißt du mehr über deine Teilnehmer und kannst in einer einfachen Segmentanalyse Teilnehmer und Kontakte segmentieren. Und beim nächsten Event oder bei der nächsten Einladung priorisierst du die Inhalte in der Einladung genau für dieses Segment. Dadurch steigerst du deine Konversionsrate und differenzierst dich auch von der Konkurrenz.

Event Return-on-Invest berechnen

Woran machst du konkret fest, ob sich deine Veranstaltung gelohnt hat? Bei einem kostenpflichtigen Event kannst du deinen Umsatz deinen Kosten gegenüberstellen. Das ist einfach. Bei den allermeisten Events ist aber genau dies nicht möglich. Sie sind entweder kostenfrei oder haben andere Ziele. Zum Beispiel Marketing, Branding oder Sponsoring. In der Vergangenheit wurden meist Umfrageergebnisse oder die Teilnehmerzahlen bemüht, um den Erfolg zu beurteilen. Beides ist aber nicht besonders aussagekräftig. Bei zunehmendem Budgetdruck helfen nur harte Fakten. Wenn du alle Daten zentral in einer Event-Management-Plattform speicherst, werden Auswertungen mit harten Zahlen einfach.

Beispiel: Bei deiner Marketing-Veranstaltung misst du deinen Erfolg an der Anzahl neuer Marketing-qualifizierter-Leads (MQL). Außerdem interessiert dich Cost-per-MQL. Also kannst du schon während der Anmeldephase durch deinen CRM-Abgleich schauen, welche neuen Kontakte bei der Anmeldung bisher reingekommen sind. Je nach dem, was sie bei der Registrierung angeben, entscheidest du, ob es sich um einen MQL handelt. Das könnte z.B. der Fall sein, wenn sie Budgetverantwortung haben. Damit kannst du sehr leicht auszählen, wie viele neue Leads bereits vorliegen. Wenn du jetzt das Event-Budget durch diese Zahl teilst, erhältst du deine Cost-per-Lead. Wenn sich bisher zu wenige MQLs angemeldet haben, kannst du nun gezielt eine neue Einladungswelle senden und weitere MQL-Kandidaten ansprechen.

Du kannst also deinen Erfolg kontrollieren und besser steuern. Wenn du diese Zahlen nach Marketingkanal differenzierst, steigerst du das Budget auf den ‘MQL-Bringern’ und reduzierst es auf den anderen. Das nenn ich Datengetriebene Erfolgsoptimierung.

All-in-One Plattform mit intelligentem Event-CRM

Bei doo gehen wir in genau in diese Richtung: Einladungsmanagement, Registrierung, Einlass, Apps und Tracking bringen wir auf eine Plattform. Und wir verbinden sie mit einem selbstlernenden Event-CRM. Auf diese Weise lernst du mit jeder Teilnehmerinteraktion und jedem Event mehr, was deine Teilnehmer wollen.

Struktur doo Teilnehmermanagement Plattform
Struktur doo Teilnehmermanagement Plattform | © doo GmbH

Sei dir als Event-Manager bewusst, dass du auf einem besonderen Datenpool sitzt. Denn Entscheider sind online kaum trackbar, aber sie gehen zu Events! Und sie geben dir bei der Anmeldung und auf der Veranstaltung bereitwillig Auskunft über ihre Interessen, Sorgen und Nöte. Diese Informationen sind entscheidend für die Differenzierung deiner Veranstaltungen. Automatisiere also in Zukunft deine Veranstaltungen. Schaue etwas genauer auf die Teilnehmerdaten. So wirst du einen echten Wettbewerbsvorteil erreichen und deinen Return-on-Invest einfacher steigern.

#eventprofs Sei dir als Event-Manager bewusst, dass du auf einem besonderen Datenpool sitzt. Denn Entscheider sind online kaum trackbar, aber sie gehen zu Events. Sagt auch Michael Liebmann von @doo_Events #meetingprofs #MICE Klick um zu Tweeten

Fokus erweitert sich: Erfolgskommunikation

Letztlich sparst du dank einer integrierten Event-Management-Plattform Zeit und Kosten. Darüber hinaus hilft sie dir, dein Budget- und den Erfolg zu optimieren. Das ist etwas Besonderes. Denn normalerweise ist es ja so: Je näher deine Veranstaltung rückt, desto mehr kämpfst du als Event-Manager gegen unvorhergesehene Schwachstellen. Du  befindest dich im ‘Fire-Fighting’. Je mehr du jedoch datengetrieben Entscheidungen triffst und deinen Erfolg nachweisen kannst, desto weniger zählen einzelne Logistik-Schwachstellen oder Beschwerden. Du kannst deinen eigenen Erfolg folglich sowohl steuern als auch kommunizieren.

Vorteile von Event-Management-Plattformen
Vorteile von Teilnehmermanagement Plattformen | © doo GmbH

Webinar-Hinweis

Mittwoch, 13. Juni 2018, 16 Uhr

Thema: „Aktueller DSGVO-Status und Mythen“

In dem Webinar wird unser Fachanwalt und Datenschutzverantwortliche Christian Schmoll auch einige Wochen nach Einführung noch einmal mit den vorhandenen Mythen der DSGVO im Event-Bereich aufräumen und darstellen, was sich jetzt wirklich geändert hat. >>> Zum Webinar.


Über den Autor

Dr. Michael Liebmann ist Gründer und Geschäftsführer der doo GmbH. Er ist Ingenieur und promovierte an der Uni Karlsruhe und Uni Freiburg im Bereich Big Data über künstliche Intelligenz und Machine-Learning. Bei doo entwickelt er die Algorithmen und selbstlernenden Systeme für Daten-gestütztes Event-Marketing und Analytics.

Dank einer flexiblen Event-Management-Plattform organisierst du deine Events effizienter

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