Warum brauchst du überhaupt eine Event-Management-Software? Und warum sollte dein Chef so ein Tool genehmigen? Du weisst es sicher am besten: Als Eventmanager steuerst du viele Vorgänge gleichzeitig. Deswegen musst du deine Abläufe gut organisieren. Die meisten nutzen dafür Excel. An sich funktioniert das auch ganz gut. Allerdings leidet der Überblick, wenn du viele Dateien und viele Listen anlegst.
Bist du ein Organisationstalent, hast du deinen Desktop im Griff. Du weißt, welche Datei wo liegt und musst nicht lange suchen. Mühselig ist allerdings das ständige Klicken in verschiedene Datensätze, wenn du Änderungen vornimmst. Das kostet Zeit, auch wenn du mit dem „System“ routiniert umgehst. Zudem können dir trotz bester Absichten Fehler unterlaufen.
Organisierst du deine Daten dezentral, stehst du vor einer Herausforderung. Denn Handlungen und Ergebnisse lassen sich nicht ohne Weiteres analysieren und auswerten. Hierfür müssen die Informationen verknüpft sein und aufeinander Bezug nehmen. Nur so ermöglichen sie dir den Blick aufs große Ganze. Das mit Excel zu erreichen, ist fast schon eine Aufgabe für die IT-Abteilung.
Eine Event-Management-Software erleichtert dir den Arbeitsalltag
Möchtest du deinen Arbeitsalltag erleichtern? Dann ist eine Event-Management-Software eine große Hilfe. Die Vorteile liegen auf der Hand:
- Eine übergreifende Benutzeroberfläche schafft Übersicht.
- Du vermeidest Fehler.
- Daten lassen sich schneller anlegen und verwalten.
- Du greifst auf Statistiken und Analysen zu.
- Die Zusammenarbeit im Team verläuft reibungslos.
- Unterwegs nutzt du die App-Funktion.
Bereite dich gut vor
So weit, so plausibel. Aber wie überzeugst du deinen Chef? Häufig schauen Vorgesetzte eher auf die Ergebnisse. Der Weg zum Ziel ist für sie nicht so wichtig. Machst du deine Arbeit auch ohne Software gut, ist das löblich. In diesem Fall aber wenig hilfreich. Denn es ist wahrscheinlich, dass dein Manager die Notwendigkeit zur Änderung nicht erkennt. Warum Geld investieren, wenn es auch ohne Event-Management-Software klappt?
Willst du den Status Quo ändern, wenn alles läuft, ist das nicht einfach. Hierfür benötigst du gute Argumente und eine gute Vorbereitung. Achte auf diese Punkte, wenn du deinem Chef einen Vorschlag machst:
Nicht zwischen Tür und Angel
Ist dein Anliegen wichtig? Dann mach das schon im Vorfeld klar. Im Vorbeigehen sprichst du über das Wetter oder die Mittagspause, nicht jedoch über dein Vorhaben. Verabrede besser einen Termin. Das signalisiert, dass dir das Thema Event-Management-Software ernst ist.
Keine zweite Chance für den ersten Eindruck
Schon der erste Satz muss sitzen, wie in einem guten Roman. Wecke das Interesse deines Zuhörers und mach ihn neugierig. So gehört dir die volle Aufmerksamkeit.
Liefere Argumente für die Event-Management-Software
Sortiere deine Vorteilsargumente für die neue Event-Software. In erster Linie soll die Veränderung dir nützen. Aber findest du Gründe, warum auch dein Chef und das ganze Unternehmen profitieren, ist das besser.
Rechne mit Ablehnung, biete Alternativen
Dein Chef wird nicht zu allem Ja und Amen sagen. Das ist bei allen Verhandlungen so und nicht schlimm, wenn du dich darauf vorbereitest. Kennst du mögliche Einwände, kannst du sie direkt mit Argumenten entkräften. Halte außerdem eine Alternative parat. Diese muss günstiger oder weniger aufwändig sein. Du präsentierst sie als Plan B, falls Plan A scheitert.
Überlege dir das Timing
Der richtige Zeitpunkt ist wesentlich für deinen Erfolg. Überlege, wann du den Termin machst. Lieber am Freitagnachmittag oder Dienstag früh? Ist der Monatsanfang besser oder das Monatsende? Habt ihr einen großen Kunden gewonnen? Dann nutze die Gunst der Stunde. Mit der Aussicht auf Gewinne steigt die Bereitschaft zu investieren.
Mit diesen Basics gehst du gut vorbereitet in dein Gespräch. Dein Chef soll in eine Event-Management-Software investieren. Er wird zunächst fragen, was er davon hat. Die Vorteile aus seiner Sicht: Du sparst Zeit und er spart Kosten. Deine Aufgabe ist es, plakativ darzustellen, wie das aussieht.
Argumente für eine Event-Management-Software
Normalerweise hast du als Eventmanager mit vielen Plattformen und Systemen zu tun. Du pflegst eine Event-Website und nutzt ein Analyse-Tool. Denn du willst schauen, was du verbessern kannst. Du hast eine Mailing-Plattform, mit der du dein Event bewirbst. Und du verwaltest deine Gäste im Teilnehmer-Management. Das sind viele verschiedene Lösungen, die viele Eventmanager parallel bedienen.
Besser ist es, wenn du alles unter einem Dach hast – dank einer Event-Management-Software. Denn die Handhabung ist komfortabler und schneller. Deine Daten sind stets aktuell und du musst sie nur an einer Stelle pflegen. Auch schön: Zeitfressende Software-Updates verschiedener Plattformen gehören der Vergangenheit an.
Zeitersparnis ist eher abstrakt. Bei den Kosten sprecht ihr über „harte Zahlen“. Ausgaben für eine neue Software sorgen selten für Applaus – egal in welcher Höhe. Das Ganze kannst du jedoch schnell relativieren. Denn auch die verschiedenen Einzellösungen gibt es nicht kostenfrei. Rechne Anschaffung und Pflege zusammen. Kalkuliere außerdem ein, dass die Systeme nicht aufeinander abgestimmt sind. Schon rechnet sich die Event-Management-Software als Alternative.
Zeitersparnis an sich ist noch kein großer Vorteil. Setzt du allerdings die gewonnene Zeit gewinnbringend ein, ändert sich das. Deine Argumentation geht also in Richtung Nutzen. Denn hast du mehr Zeit beim Event-Management sorgst du für eine höhere Qualität des Events. Und damit für zufriedene Kunden.
Besser im Team arbeiten dank Event-Management-Software
Arbeitest du im Team, kommt der wahre Vorteil einer Event-Management-Software zum Tragen. Denn wenn jeder von euch mit eigenen Dateien hantiert, ist das eine Einladung für Chaos. Demgegenüber dient die Software quasi als „Wächter“ über einheitliche Prozesse.
Jeder muss seine Daten an derselben Stelle nach demselben Schema ablegen und bearbeiten. Somit sorgt ihr für Ordnung und für Transparenz. Denn auch das Management oder deine Kunden können sich einen schnellen Überblick verschaffen. Übrigens ist es dabei egal, wo sie sich gerade aufhalten. Denn die Software lässt sich von überall aufrufen. Voraussetzung ist nur ein internetfähiges Gerät.
Reporting und Analysen
Ihre große Stärke spielt eine Event-Management-Software bei Analysen und Reportings aus. Du erhältst akkurate Daten, die dir wichtige Erkenntnisse liefern. Zum Beispiel:
- Wer wohnt in welchem Hotel?
- Ist der Transfer für alle organisiert?
- Wie steht es um die Anmeldungen für die Workshops?
- Wer hat sich noch nicht angemeldet?
All diese Informationen findest du an zentraler Stelle.
Kontaktiere Teilnehmer in der richtigen Dosis
Vergisst du Teilnehmer bei deiner Kommunikation, ist unangenehm. Die doppelte Ansprache nicht minder. Denn das wirkt nicht sehr professionell, kann aber passieren, wenn du Duplikate in deinen Listen hast. Mit einer Event-Software kontaktierst du alle Gäste stets in der gewünschten Dosis.
Sicherer Umgang mit Daten
Zu guter Letzt sorgt eine Software für Sicherheit im Umgang mit Daten. Das ist ein sensibles Thema, vor allem in Deutschland und Europa. Speicherst du deine Daten nur an einem Ort und ist dieser Ort sicher? Dann musst du dir keine Sorgen machen.
Sorgenfrei arbeitest du zum Beispiel, wenn du dich auf die Software wie doo – Smart Event Automation verlässt. Denn sie bietet dir alle wichtigen Funktionen unter einem Dach. Praktisch ist außerdem, dass dir jederzeit ein Projektleiter zur Verfügung steht. So kannst du dich voll und ganz auf seine Aufgaben konzentrieren, weil die Organisation fast von alleine läuft.
Fazit
Es gibt zahlreiche Vorteile, die für den Einsatz einer Event-Management-Software sprechen. Argumentiere mit konkreten Chancen, die sowohl dir als auch deinem Chef nützen. Beachtest du für dein Gespräch einige Rahmenbedingungen, steht deiner neuen Event-Management-Software nichts mehr im Wege.
Über die Autorin
Elisabeth Treffler ist Digital Marketing Managerin bei der doo GmbH. Sie kümmert sich um operative Marketing-Aufgaben, wie die Organisation von Events und die Betreuung des doo-Blogs für Eventmanager. Als ehemalige Eventmanagerin kennt sie die Branche genau und kann ihr Praxiswissen so optimal in die Vermarktung miteinbringen.
Hier noch ein paar Anregungen für dich:
- ebook „So findest du die perfekte Software für dein Eventmanagement“
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