Zeit ist Geld und beides wird immer knapper. Deshalb lohnt es sich, dass du einmal genau hinschaust, wo du im Event-Management wirklich Zeit sparen kannst und welche Zeit gut investierte Zeit ist.
Finde die großen Zeitfresser
Starte mit den low-hanging-fruits in Sachen optimiertes Event-Management und finde die größten Zeitfresser. Welche das sind hängt sehr von deinen Events und deinen Event-Prozessen ab. So kann jemand, der oder die als Einzelkämpfer·in Seminare für jeweils 15 Personen organisiert, mit einer excelbasierten Liste durchaus effizient sein. Hier gibt’s auch kaum große Abstimmungsrunden mit anderen Team-Mitgliedern. Deshalb lohnt sich auch ein kollaboratives Projektmanagement-Tool eher wenig. Spannend hingegen könnte ein Tool sein, dass Templates für die einzelnen Seminare bietet und dass in einer Kalenderübersicht die wichtigsten TO-DOs und Termine anzeigt.
Analysiere daher einmal genau deinen Arbeitstag und deine Event-Prozesse.
Was machst du besonders oft? Und was davon ist sehr gleichförmig oder gleichartig? Zum Beispiel immer wieder Rechnungen schreiben, immer wieder Teilnehmerlisten formatieren. Immer wieder den Kalender checken, ob Stornotermine irgendwo anstehen. Was auch immer es ist, je häufiger du es machst und je weniger Kreativität es erfordert, desto eher eignen sich diese Aufgaben für die Automatisierung und Digitalisierung.
Finde die Prozesse, in die viele involviert sind
Bei welchen deiner Aufgaben rund um dein Event sind viele interne oder externe Personen involviert? Genau das ist ein weiterer Anhaltspunkt für die Reduktion manueller Arbeiten. Mit kollaborativen Projektmanagement-Tools wie asana, Monday, Wrike und Co. arbeitest du mit ihnen auf einer gemeinsamen Plattform. D.h. alle Daten haben stets den gleichen Stand und damit haben alle Personen stets den gleichen Wissenstand – ganz ohne dass du pausenlos irgendwelche E-Mails mit Aktualisierungen an einen immer größer werdenden E-Mailverteiler sendest.
Das ist der erste große Wurf. Probier’s aus. Du wirst wesentlich schneller sein.
Der zweite große Wurf sind Workflows in diesen Tools.
Stell dir mal vor, du müsstest beim Eintreffen eines gebuchten Ausstellerpaketes nicht mehr an deine Kolleg·innen in den anderen Abteilungen oder Unternehmen mailen, dass Aussteller A nun
- eine Fläche gebucht hat und dafür einen Standplatz-Vorschlag braucht,
- zusätzlich diverse Werbeflächen in der Location gebucht hat – die nun reserviert sind und abgestimmt und produziert werden müssen,
- weitere Online-Werbemaßnahmen gebucht hat – die nun das Online-Marketing-Team verarbeiten muss,
- Zusatztickets für das eigene Standpersonal und weitere Event-Besucher·innen erworben hat – die in der Registrierungsabteilung verarbeitet werden müssen,
- Hotelzimmer über euch reserviert hat – deren Namen und Buchungsdetails an das Hotel zum richtigen Zeitpunkt gegeben werden müssen,
- über alles einen Vertrag und eine Rechnung braucht – die bei euch intern durch verschiedene Mitarbeiter·innen bearbeitet werden,
- und vielleicht noch mehr.
Du kannst dir die E-Mail-Flut und die zugehörigen Details und Listen und Dokumente bildlich vorstellen, oder?
Wie wäre es, wenn das für dich ab sofort ein einmal eingerichteter Workflow übernimmt? Tools wie asana und Co. können das. Meist in der Premiumversion, aber hey, hier liegt echt Zeitsparpotenzial.
Finde die Tools, die miteinander reden sollten
Aus und in welche Tools lädst du besonders oft Daten herunter und wieder hoch? Vom Teilnehmer-Management-Tool zum E-Mail-Marketing-Tool? Oder auch ins CRM? Möglicherweise auch ins Vor-Ort-System oder in eine Event-Plattform für dein Online-Event? Vielleicht auch eine separate Liste über die Aktivitäten auf dem Event, die irgendetwas über die vertriebsreifen Leads den Sales-Kolleg·innen verraten könnten?
Die Listen, die du besonders oft hin- und herlädst, sind prädestiniert für eine Schnittstelle. Zugegeben, das Konfigurieren einer Schnittstelle kann komplex sein und sowohl Geld als auch einige graue Haare kosten, aber laufende Schnittstellen sind Gold wert. Fast so gut wie Meditation oder Urlaub. Sie nehmen wirklich den Stress aus den Daten und erlauben dir, dich auf das Wesentliche deines Events zu konzentrieren.
Wie froh bin oder war ich, wann immer die Event-Anmeldungen gleich in das Newsletter-Tool flossen und auch automatisch in der Event-Plattform waren. Über last-minute-Anmeldungen hab ich mir so – Gott sei dank – keinerlei Gedanken mehr machen müssen. Und auch das Follow-Up ist ein Kinderspiel, wenn die Daten an allen Stellen synchronisiert sind.
Finde die Personen, die gern „querschießen“
Du weißt schon, wen ich meine. Ich meine die Leute, die deine Event-Planung immer und immer wieder durcheinander bringen, hinauszögern oder komplizierter machen als es eigentlich nötig ist. Eine Zauberformel habe ich für diese Querschießer·innen auch noch nicht. Doch es hilft wirklich, sie von Anfang an ins Boot zu holen und zu Verbündeten zu machen. Wer an der Event-Planung beteiligt ist, bringt sich von Anfang an ein und zieht meist am gleichen Strang, statt im Laufe der Planung mit ganz neuen Ideen um die Ecke zu kommen.
Automatisiere auch die kleinen Dinge im Büroalltag
Du hast schon die großen Zeitfresser gefunden und eliminiert? Dann schau dir auch mal die kleinen Dinge an. Zum Beispiel diese zeitraubenden Ping-Pong-E-Mails bei der Terminvereinbarung mit einer weiteren Person, im Auftrag einer Person oder mit mehreren Personen. Dafür eignen sich zum Beispiel Online-Terminplaner hervorragend. Ich selbst nutze sie und spare mir super viele Ping-Pongs nur für eine Terminfindung.
Mehr dazu: Online Terminplaner: Abstimmungszeit sparen und Beratungen verkaufen
Aber auch Regiepläne oder Feedbackbögen und viele andere kleine Arbeitsschritte lassen sich hervorragend digital umsetzen.
Fazit
Nutze das Potenzial digitaler Tools für dein Event-Management. Einen besonders großen Hebel haben kollaborative Tools, weil alle stets den aktuellen Stand haben, du dir unzählige Update-E-Mails sparst und weil Workflows dir weitere zig E-Mails abnehmen.
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