Event-Newsletter – was schreib ich da bloß rein?

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Was ich von anderen Eventmanagern immer wieder höre: “Ich habe keine Idee, was ich das ganze Jahr über in meinem Event-Newsletter schreiben könnte.” Und da ich erst kürzlich in meinem Gastbeitrag beim GCB dir dazu riet, eine echte Community rund um deine Veranstaltung aufzubauen, kommen hier Tipps für deinen Event-Newsletter. Fürs ganze Jahr. Denn natürlich willst du deine Veranstaltung verkaufen. Doch lässt du nur zu den Buchungsterminen von dir hören, ist das einfach zu kurz gedacht. Warum? Bevor deine Kunden zu dir Vertrauen aufbauen und etwas kaufen, müssen sie mehrfach mit dir in den Kontakt getreten sein. Im Fachjargon auch Touchpoints genannt.

Event-Newsletter | Touchpoints

#eventprofs Verschicke regelmäßig Mailings. Denn bevor deine Kunden zu dir Vertrauen aufbauen und etwas kaufen, müssen sie mehrfach mit dir in den Kontakt getreten sein. #touchpoints #marketing #onlinemarketing Klick um zu Tweeten

Die Experten sind sich einig: Mehrere Touchpoints sind für den Erstkauf notwendig. Über die Anzahl der Touchpoints gibt’s unterschiedliche Meinungen. “Früher” reichten wohl zwei Kontakte aus. Heute jedoch höre und lese ich mal von 7, mal von 12 Kontaktpunkten bis zum Erstgeschäft. Natürlich hängt diese Zahl auch von deiner Zielgruppe, deiner Branche, deinen Ticketpreisen und vielem mehr ab. Was dennoch für die meisten gleich bleibt: Zwei Newsletter mit Verkaufsinhalten sind einfach zu wenig. Gerade, wenn du eine jährlich wiederkehrende Veranstaltung organisiert. Lass also regelmäßig von dir hören, beispielsweise einmal im Monat. Und hier sind die Ideen für den Inhalt deiner Event-Newsletter.

#eventprofs Lass regelmäßig von dir hören, beispielsweise einmal im Monat. Und hier sind die Ideen für den Inhalt deiner Newsletter. #onlinemarketing #newslettermarketing #ticketverkauf #eventverkauf Klick um zu Tweeten

Event-Newsletter | Inhaltstipps

1. Monat

Hiermit meine ich den Monat der diesjährigen Veranstaltung, denn nach der Veranstaltung ist vor der Veranstaltung.

  • Danke, dass Sie da waren
  • Ergebnisse der Evaluierung
  • Save the Date

2. Monat

  • Call for Papers startet in Kürze
  • Beschreibung des Call for Papers und der Bewertungskriterien
  • Vorstellung der Location

3. Monat

  • Start Call for Papers
  • Erinnerung an die Auswahlkriterien
  • Beschreibung der Programm-Entstehung, z.B. durch einen Beirat
  • Erstinformation über Hotels, Zimmerkontingente oder andere Übernachtungsmöglichkeiten

4. Monat

  • Letzte Erinnerung Call for Papers

5. Monat

  • Danke für die eingereichten Beiträge
  • Information über weiteres Vorgehen bei der Programm-Entwicklung
  • Information über erste Sponsoren und Medienpartner

6. Monat

  • Präsentation der ersten Programminhalte
    (bis dahin haben alle Abstract-Autoren eine Zu- oder Absage erhalten)
  • Reminder an Frühbucherschluss im nächsten Monat
  • Erinnerung an Hotelkontingente, vor allem wenn diese knapp werden
  • Vorstellung erster Rahmenprogramme
  • Hinweis auf die FAQ-Liste auf deiner Website

7. Monat

  • Buchungsaufruf zum Frühbucherschluss
  • Programminhalte stehen größtenteils fest
  • Rahmenprogramme stehen größtenteils fest
  • Präsentation eines Keynote-Speakers mit Blick auf den Frühbucherschluss
  • Sponsored Posts von deinen Sponsoren oder Medienpartnern

8. Monat

  • Vorstellung weiterer Sponsoren und Medienpartner
  • Neue Speaker
  • Neue Rahmenprogramme
  • Knapp werdende Hotelkontingente
  • Teilnehmerliste falls möglich (natürlich DSGVO-konform, beispielsweise mit Link auf XING-Events)

9. Monat

  • Branchennews und einen passenden Programmpunkt
  • Zitate begeisterter Teilnehmer aus dem letzten Jahr (als Text-Statement oder als Kurzvideo)
  • Neue Sponsoren und Medienpartner
  • offiziellen Hashtag kommunizieren (kann auch viel eher oder viel später passend sein)

10. Monat

  • Branchennews und einen passenden Programmpunkt
  • Neuer Keynote-Speaker
  • Vollständiges Programm ist online
  • Videotrailer von ausgewählten Referenten zu ihren Vorträgen

11. Monat

  • Videotrailer von weiterer Referenten zu ihren Vorträgen
  • Erinnerung an Buchungsschluss in diesem oder im nächsten Monat
  • Information über Buchungsmöglichkeiten vor Ort
  • Vorfreude auf die Networking-Events

12. Monat

In diesem Monat findet nun die Veranstaltung des nächsten Jahres statt. Kurz vor dem Event sind deine Teilnehmer besonders aufmerksam. Splitte unbedingt die Verteiler deiner Event-Newsletter. Diejenigen, die sich angemeldet haben, erhalten vor allem Serviceinformationen.

  • Anreiseinformationen
  • Kontaktdetails während deines Einsatzes vor Ort
  • Programmupdates
  • Erinnerung: Ausreichend Visitenkarten einpacken
  • Vorfreude auf das Event und auf deine Teilnehmer

Wer bei diesem Event nicht dabei ist, kann trotzdem eine E-Mail erhalten. Das könnten beispielsweise Informationen zum Live-Streaming sein. Oder du informierst über geplante Social Media Aktionen von deinem Event wie:

  • Social Media Walks
  • Live-Blogs
  • Twitteraktionen inklusive deren Hashtags.

Wie du siehst, gibt es eine ganze Menge, die du deiner Community in einem Event-Newsletter mitteilen kannst. Natürlich kannst du noch viel mehr ergänzen oder abwandeln. Letztendlich müssen die Newsletter einfach zu deiner Veranstaltung und deiner Zielgruppe passen. Doch dieses hier könnte künftig dein Grundgerüst sein. Wann immer dir ein zusätzlicher Inhalt einfällt, notierst du ihn kurz. Zum Beispiel mit Hilfe einer dieser digitalen Tools.

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