Ehrlich? Eine Einladung inklusive Event-Registrierung ein Jahr im Voraus? Wer plant seine Event-Teilnahmen so lange im Voraus? Und wer hat als Eventmanager·in schon so früh das Registrierungsformular fertig? Unsere Welt wird doch immer schnelllebiger, und auch du kennst sicher den Trend zu kurzfristigen Anmeldungen. Warum also das Registrierungsportal bereits ein Jahr vorher öffnen? Besonders, wenn dein Event "nur" 100 Teilnehmer·innen hat?
Die Antwort: Du musst nicht, aber es gibt wirklich gute Gründe dafür.
Der freie Terminkalender deiner Teilnehmer·innen, Referent·innen und Aussteller·innen
Ich selbst habe vor Kurzem eine Veranstaltung gebucht, die erst in 365 Tagen stattfindet. Warum? Mein Terminkalender für nächstes Jahr ist noch leer, und so kann ich berufliche sowie private Termine drum herum planen. Das gibt mir Kontrolle und die Möglichkeit, meine Teilnahme fest einzuplanen.
Nicht nur Teilnehmende profitieren von einer frühen Bekanntgabe des Events – auch Referent·innen und Aussteller·innen können ihre Planungen besser koordinieren. Und genau diese Gruppen willst du doch ins Boot holen, oder?
Hochkarätige Speaker sind oft Monate im Voraus ausgebucht, sodass eine frühe Einladung die Chance erhöht, dass du diese erstklassige Expert·innen für dein Event gewinnen kannst. Ebenso können Aussteller·innen ihre Messe- und Eventplanung frühzeitig planen und Ressourcen entsprechend einteilen. Ein langfristiger Vorlauf kann also entscheidend sein, um ein qualitativ hochwertiges Line-up sicherzustellen.
Darüber hinaus können alle drei Gruppen für dich – mit ausreichend Vorlauf – Werbung machen. Indem sie deine Werbegrafiken auf Social Media und über ihre Newsletter verteilen.
Frühe Registrierung bedeutet weniger Schmerz beim Bezahlen
Wenn du den Blogbeitrag ‘Vom Schmerz des Bezahlens’ gelesen hast, weisst du's schon. Je dichter Konsum und Bezahlvorgang zusammenliegen, desto schmerzvoller ist das Geld ausgeben. Zahle ich jedoch den Preis für deine Veranstaltung bereits ein Jahr im Voraus, ist der Schmerz deutlich geringer. Einerseits weil ich im Voraus bezahle und andererseits wegen der großen zeitlichen Differenz.
Rückt dein Event näher, hab ich immer im Hinterkopf: "Ach, ist ja alles längst bezahlt. Jetzt genieße ich mal die Veranstaltung."
Bessere Verzinsung als auf jedem Sparkonto
Apropo Bezahlen. Das Ticket kostete für die Veranstaltung regulär 249,- Euro. Dank eines Super-Special-Angebots konnte ich das Ticket für nur 99,- Euro kaufen. Natürlich war das Angebot nur am Eventtag gültig und nur für Newsletter-Abonnenten zugänglich.
99,- Euro! Das ist nicht einmal halb so viel wie der Originalpreis. Anders ausgedrückt: Ich erhalte 150% Zinsen. Denn ich könnte die 99,- Euro ja heute auch anders anlegen und von den Zinsen profitieren. Doch wo bekommst du schon noch 150% Zinsen?
Auf deinem Girokonto kannst du in 365 Tagen mit richtig viel Glück heutzutage 1% Zinsen erhalten. Macht 99 Cent für dich. Oder du legst es in Aktien oder Fonds an und erhältst dafür wenn es gut läuft zwischen 5 und 10%, vielleicht sogar 20%. Da musst du aber verdammt viel Glück haben. Aus deinen 99,- Euro wären dann 103,95 Euro, 108,90 Euro oder im besten Fall 118,80 Euro geworden.
Wenn du also argumentierst, dass Teilnehmer·innen dir als Veranstalter·in das Geld doch nicht so früh ‘in den Rachen wirfst’ hast du das mit der Verzinsung völlig außer Acht gelassen.
Wunschhotels und günstige Hotels sind verfügbar
Wer sich so früh verbindlich für eine Veranstaltung entscheidet, kann auch frühzeitig seine Übernachtung buchen. Egal, ob ich als Teilnehmer gern ein ganz bestimmtes Hotel buche oder ob ich günstig übernachten möchte. Je eher ich recherchiere, desto mehr Auswahl hab ich noch.
Das hat zwar direkt nichts mit deinem Event zu tun (es sei denn, du vermittelst die Zimmer), aber es macht mich glücklich. Und das färbt auch auf deine Veranstaltung ab. Je angenehmer meine Anreise und meine Übernachtung am Vorabend war, desto wohlwollender beurteile ich deine Veranstaltung. Deine Speaker, dein Programm, dein Catering und vieles mehr. Als Teilnehmer deiner Veranstaltung bin ich entspannter auch viel kommunikativer und networke aktiv. Das ist ja DER Grund, warum ich überhaupt zu deiner Veranstaltung komme. Denn die Inhalte erhalte ich heutzutage auch über viele digitale Alternativen.
Exklusive Vorteile für Frühbucher – nutze sie
Wer sich frühzeitig für ein Event anmeldet, kann oft von attraktiven Frühbucherrabatten profitieren, die den Ticketpreis erheblich reduzieren. Viele Veranstalter·innen bieten exklusive Super-Early-Bird-Tarife an, die nur für einen begrenzten Zeitraum verfügbar sind und sich preislich deutlich von den regulären Tickets unterscheiden. Machst du das auch schon? Falls nicht, nutze diese Chance und biete es aktiv an!
Zusätzlich haben Frühbucher·innen oft Zugang zu besonderen Extras. Dazu können exklusive Networking-Events gehören, die nur einer begrenzten Teilnehmerzahl vorbehalten sind, VIP-Bereiche mit besonderen Annehmlichkeiten oder sogar persönliche Treffen mit Referenten und Speakern. Solche Vorteile erhöhen den Mehrwert der Veranstaltung und machen die Teilnahme auch deutlich attraktiver. Noch ein Grund, sich für dein Event eher anzumelden.
Ein weiterer Vorteil für Menschen, die sich früh anmelden können, ist die bessere Planungssicherheit in Bezug auf Anreise und Unterkunft. Wer sich früh entscheidet, kann sich oft günstigere Hotelpreise sichern und hat zudem eine größere Auswahl an Unterkünften. Gerade beliebte oder günstige Hotels sind oft schnell ausgebucht – Frühbucher·innen sichern sich somit die besten Optionen für eine komfortable Übernachtung nahe der Event-Location. Heißt für dich: Mach es für sie möglich und starte dein Event-Marketing so früh wie möglich.
Letztendlich bedeutet eine frühe Anmeldung auch weniger Stress: Teilnehmer·innen können ihre Reise in Ruhe planen, sich auf das Event vorbereiten und sicherstellen, dass keine kurzfristigen Terminkonflikte entstehen. Durch diese strategische Entscheidung profitieren sowohl du als Veranstalter·in, als auch deine Teilnehmenden selbst.
Wenn Teilnehmende doch stornieren müssen
Sollte ich nun doch kurz vor der Veranstaltung nicht zu dir kommen können, muss ich mir etwas einfallen lassen. Wahrscheinlich kann ich solche Super-Deals nicht stornieren.
Doch ehrlich gesagt könnte auch etwas dazwischen kommen, wenn ich erst 3 oder 6 Monate vor dem Event buche. Was dann? Du kannst mir eine Rücktrittsversicherung anbieten. Oder dass ich für dich einen Ersatz-Teilnehmer finde.
Das Risiko des Stornierens muss ich meist sowieso tragen. Egal, ob 1 Jahr im Voraus oder nur 3 Monate. Und meist sind die Stornogründe doch viel kurzfristiger. Zum Beispiel Krankheit. Die kann ich auch 3 Monate vorher nicht erahnen. Deshalb kann ich ruhig dein Ticket ein Jahr im Voraus kaufen.
Eingetragen ist eingetragen
Selbst wenn ich nicht so langfristig planen und buchen kann oder möchte, den Termin trage ich mir auf jeden Fall ein. So kann ich bei weiteren Terminanfragen immer noch entscheiden, ob ich lieber zu deiner Veranstaltung gehe. Oder ob ich die Alternative vorziehe.
Anders ausgedrückt: Nur wenn ich deine Veranstaltung schon lange im Voraus auf dem Schirm habe, kann ich überhaupt abwägen. Sagst du mir erst kurz vor deinem Event Bescheid, habe ich einfach schon jemand Anderem zugesagt.
Planbarkeit für dich als Eventmanager
Auch du profitierst davon, wenn ich mich so früh und verbindlich für deine Veranstaltung anmelde. Du kannst viel besser mit den voraussichtlichen Einnahmen kalkulieren. Und du hast frühzeitiger die Zahlen für all deine anderen Services. Wie groß sollten die Räume sein? Wie viel Catering solltest du bestellen? Mit welchen Teilnehmerzahlen und Profilen (!) können deine Aussteller rechnen?
Je eher und je zuverlässiger du die Antworten darauf kennst, desto besser kannst du selbst planen. Auch wenn das mit dem frühen Termin für den Start der Registrierung deine Auftraggeber, deine Kollegen, deine Referenten etc. möglicherweise anders sehen. Leite ihnen doch einfach diesen Artikel weiter.
Früher Marketingstart = Mehr Reichweite
Je eher du mit dem Event-Marketing startest, desto mehr Reichweite kannst du erzielen.
- SEO-Vorteil: Je früher dein Event online ist, desto besser rankt es bei Google.
- Längere Vorlaufzeit für Werbung: Du hast mehr Zeit für Blogbeiträge, Social Media und Newsletter-Kampagnen.
- Höhere Sichtbarkeit in der Community: Deine Teilnehmer·innen können sich austauschen und frühzeitig vernetzen.
Fazit
Je eher du dein Event veröffentlichst und die Registrierung startest, desto besser. Selbst wenn deine Teilnehmer sehr kurzfristig ihre Anmeldungen senden.
Die Vorteile im Überblick:
- Höhere Planbarkeit für dich und deine Teilnehmer
- Mehr Sichtbarkeit und Reichweite durch länger laufendes Marketing
- Weniger Schmerz beim Bezahlen durch frühe Ticketbuchung
- Bessere Teilnehmerbindung durch frühzeitige Vernetzung
Also: Probier es aus!