Zum ersten Mal mit einer Event-Software zu arbeiten fühlt sich ein bisschen an wie in eine neue Wohnung zu ziehen. Zunächst musst du lernen, dich in der noch etwas fremden Umgebung zurechtzufinden. Ein paar Tage dauert es, bis du dich an alles gewöhnst. Nach ein paar Wochen bist du heimisch geworden und möchtest die Vorzüge des Neuen nicht mehr missen. Allerdings gibt es auf dem Weg dahin auch ein paar Fallstricke, die du im Blick behalten solltest. Mit den folgenden Tipps von Insiderin Laura Wirsing gehst du diesen erfolgreich aus dem Weg und sorgst dafür, dass der Einstieg problemlos verläuft.
Deine neue Event-Software unterstützt die Verwaltung deiner Veranstaltung in allen Bereichen. Sie erlaubt dir, Anmeldungen, Zahlungseingänge und das Einreichen der Beiträge live mitzuverfolgen. Sie kann Daten aus anderen Systemen verarbeiten und diese für andere Anwendungen aufbereiten. Das nimmt dir und deinem Team viel Arbeit ab. Klar, mit Excel-Listen wäre das sicher nicht möglich. Doch so spannend das zunächst klingt, so herausfordernd kann der Um- oder Einstieg verlaufen. Ganz egal, wie sperrig und unpraktisch die bisherige Lösung war – die neue muss erst überzeugen. Und da sind wir auch schon bei der ersten Hürde – der Alltagstauglichkeit – angelangt.
Vielleicht war die alte Lösung doch gar nicht so verkehrt?
Genau das ist der Gedanke, den du unbedingt vermeiden willst. Ein bisschen Skepsis innerhalb des Teams ist am Anfang allerdings durchaus normal. Vielleicht zweifelst du vor dem Schritt sogar selbst kurzzeitig. Schließlich habt ihr bisher immer irgendwie jede Veranstaltung erfolgreich zum Abschluss gebracht. Sogar dann, wenn der Weg dorthin ohne Software mitunter beschwerlich war. Mit einer neuen Lösung müssen sich dagegen alle erst einmal anfreunden. Vielleicht blicken dem Umstieg nicht alle so gelassen entgegen wie du.
Für die Kennenlernphase stellst du deshalb am besten erst einmal einen Plan auf. Beantworte dazu die folgenden beiden Fragen:
1. Wie komplex ist deine Event-Software?
Werdet ihr mit der Event-Software nur die Anmeldung der Teilnehmenden organisieren und deren Zahlungen verwalten? Oder nutzt ihr sie auch, um Referenten einzuladen? Wollt ihr damit wissenschaftliche Abstracts verwalten? Wird euch die Software beim Einchecken vor Ort unterstützen? Je mehr Bereiche eurer täglichen Arbeit ihr damit abdecken wollt, desto umfangreicher fällt die Einarbeitungsphase aus.
2. Wer gehört zu deinem Team?
Wie sind die Rollen bei euch verteilt? Gibt es Administratoren, die sich um die technische Seite der Software kümmern? Dann sollten diese mehr über die systemweiten Konfigurationen lernen. Für den Rest des Teams ist das wiederum eher unwichtig. Unterscheidet ihr außerdem danach, wer die Software täglich oder nur gelegentlich verwendet? Überlege vorher, wer mit welchen Funktionen der Software arbeiten wird. Wer nur für einen bestimmten Bereich zuständig ist, braucht nicht zwingend eine Einweisung in alle anderen.
Vielleicht entscheidet ihr euch sogar dafür, ein paar Leute aus eurem Team zu Power-Usern zu ernennen. Diese nehmen an einer umfassenden Schulung teil und geben anschließend ihr Wissen an den Rest des Teams weiter. Für größere Teams ist das ziemlich praktisch. Kommen neue Mitarbeiter dazu, gibt es immer mindestens eine Person, die eine Einweisung in die Event-Software geben kann.
[bctt tweet=“Arbeitest du mit einer neuen Event-Software? Ernenne am besten einige Power User. So kennt sich immer jemand aus. #Einarbeitung #Wissensmanagement #MICE #Onlinetools #Software“ username=“KatrinTae“]
Einarbeitung in eine neue Event-Software erfordert anfangs ein wenig Zeit. Damit das Tagesgeschäft so wenig wie möglich darunter leidet, dürfen sich Schulungen nicht über mehrere Wochen hinziehen. Ein oder zwei Termine zum Training reichen meist vollkommen aus. Vorausgesetzt natürlich, dass du mit einer übersichtlich aufgebauten Event-Software arbeitest. Trainingsangebote und weitere Hilfen sollte der Anbieter natürlich ebenfalls für euch bereitstellen. Frag nach, ob es eine speziell auf euer Team zugeschnittene Schulung gibt. Das kann eine Admin-Schulung sein oder eine, die sich nur mit den Funktionen der Event-Software beschäftigt, mit denen ihr arbeitet.
Geht das nicht auch ohne Schulung?
Natürlich ist eine Schulung niemals Pflicht, dafür aber gut investierte Zeit. Auch wenn manche Anbieter gern damit werben, wie intuitiv die Bedienung ihrer Event-Software ist: Die gesamte Bandbreite der Funktionen erschließt sich oft nicht von selbst. Das ist gerade dann der Fall, wenn es etwas weiter ins Detail geht. Und da befinden wir uns ja eigentlich an dem Punkt, an dem die Event-Software ihre Stärken ausspielen kann. Verzwicktere Aufgaben erledigt sie nämlich auch für dich. Dank gut strukturierter Menüs wird es dir zum Beispiel leichtfallen, selbst neue Rechnungen im System anzulegen. Andererseits bleibt dir vielleicht verborgen, dass du mit deiner Software Gruppenbuchungen auf mehrere Rechnungen aufsplitten kannst. Die Software kann das, nur weiß es eben niemand und das wäre schade.
[bctt tweet=“Eine Schulung hilft dir beim Einstieg in die #IT. Dank dieser entdeckst du auch ganz neue Tricks und Stärken deines Tools. >> So klappt’s mit deiner neuen #Event-Software. #mice #eventprofs #onlineanmeldetool #software #godigital“ username=“KatrinTae“]
Sicher wirst du nicht durch einen Schulungstermin innerhalb kürzester Zeit zum absoluten Experten in Bezug auf die neue Event-Software werden. Du wirst dich aber anschließend schon einigermaßen sicher durch die Menüs bewegen. Eine neue Veranstaltung anzulegen und die Mehrzahl der Einstellungen sind dann kein Problem mehr für dich. Ein paar Tricks kennst du dann auch und nichts davon musstest du mühsam alleine herausfinden.
Nicht alles auf einmal
Dir wird möglicherweise auffallen, dass nicht alle aus deinem Team dasselbe Lerntempo haben. Eine Kollegin hat vielleicht schon mit einer ähnlichen Event-Software gearbeitet und findet sich schneller zurecht. Andere kannten bislang nur Excel und brauchen ein wenig länger. Und niemand wird sich jede Einzelheit merken, die im Rahmen der Schulung besprochen wurde. Bestenfalls stellt der Software-Anbieter darüber hinaus also noch ein paar Hilfen zur Verfügung. Perfekt wäre etwa ein nach Modulen geordnetes Online-Handbuch. Anhand von Beispielen lernen die Nutzer, wie sie die Software verwenden. Schritt für Schritt erklärt ihnen das Handbuch, was sie tun müssen, um zum gewünschten Ergebnis zu gelangen. Ab und zu wird es Fragen geben, auf die das Handbuch keine Antwort weiß. Dann solltest du dich an eine Support-Hotline wenden können. Bestenfalls hilft dir statt einem anonymen Callcenter-Mitarbeiter jemand weiter, der die Software in- und auswendig kennt.
[bctt tweet=“Neue Eventsoftware im Einsatz? Mach nicht alles auf einmal. Besorg dir ein Online-Handbuch. Toll wäre auch ein telefonischer Support bei deinem Dienstleister. #Onlinetools #MICE #Eventsoftware #IT“ username=“KatrinTae“]
Für eure ersten Gehversuche mit der Event-Software nutzt ihr zunächst nur die Basisfunktionen. Fangt also mit der Online-Registrierung der Teilnehmer und der Zahlungsabwicklung an. So wird niemand gleich beim Start überfordert. Wenn alle damit vertraut sind, geht es mit den anderen Features weiter. Der Konferenz-App und dem Druck der Namensschilder widmet ihr euch später. Einige Anbieter erweitern ihre Systeme hin und wieder um neue Funktionen. Falls dich eine davon interessiert, sollte dir der Anbieter Materialien bereitstellen, die dir alles Wichtige dazu vermitteln. Das kann ein neues Kapitel im Handbuch oder ein kurzes Erklärvideo sein.
[bctt tweet=“Für die ersten Gehversuche mit der Software nutze zunächst nur die Basisfunktionen. Fang also mit der Online-Registrierung der Teilnehmer und der Zahlungsabwicklung an. #MICE #Onlinetools #Software #IT “ username=“KatrinTae“]
Alles verstanden?
An diesem Punkt dauert es nicht mehr so lange, bis die neue Event-Software ganz selbstverständlich Teil deiner täglichen Arbeit wird. Damit du sichergehen kannst, dass alle die Abläufe verinnerlicht haben, solltest du nachfragen. Kommunikation ist ganz entscheidend für einen erfolgreichen Start.
Eine kleine Feedback-Runde nach den ersten Tagen mit der neuen Event-Software hilft dir weiter. Wie gestaltet sich die Arbeit mit dem neuen System? Was funktioniert besser als vorher? An welcher Stelle gibt es Probleme? Die Antworten verraten dir, wo noch Erklärungsbedarf besteht.
Wie du siehst, müssen die ersten Schritte mit einer neuen Event-Software niemandem Sorgen bereiten. Anleitungen und Rücksprachen schaffen die perfekte Grundlage für den Einstieg. Wenn ihr euch Zeit nehmt, um gemeinsam den Umgang mit der Software zu lernen, wird sich das am Ende in jedem Fall auszahlen. Und: Die Stunden, die du dafür investierst, spart dir die Software später voraussichtlich wieder ein.
[bctt tweet=“Nimm dir Zeit um den Umgang mit der neuen Software zu lernen. Das wird sich das am Ende in jedem Fall auszahlen. #IT #Einstieg #Eventmanagement #eventprofs #godigital #Anmeldetool #meetingprofs #mice“ username=“KatrinTae“]
Die Autorin:
Laura Wirsing gehört zum Team hinter der Event-Software Converia und ist dort für das Marketing zuständig. Neben aktuellen Entwicklungen der Veranstaltungsbranche interessiert sie sich vor allem dafür, wie Software-Lösungen die Konferenzplanung vereinfachen.
Hier noch ein paar Anregungen für dich:
- ebook „So findest du die perfekte Software für dein Eventmanagement“
- Suchst du einen Software-Anbieter für dein Teilnehmermanagement?
- Software für Veranstaltungsmanagement – Stelle diese 10 Fragen unbedingt
- So findest du ein gutes Teilnehmer-Registrierungs-Tool
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