Event-Tech ist längst bei der Organisation und Durchführung von Events angekommen. Online-Registrierung, digitales Teilnehmer-Management, Online-Bezahlungen, mobile Event-Apps, Engagement-Tools, Event-Plattformen oder Location-Plattformen sowie viele weitere digitale Lösungen haben die Art und Weise, wie wir Events planen, durchführen und bewerten, revolutioniert. Event-Tech ist mehr als nur ein Trend. Sie ist eine wichtige Säule bei der Planung und Durchführung von Events. Und die Integration von CRM- und Marketing-Lösungen schreien geradezu nach Skills, die Eventplaner·innen nicht unbedingt mitbringen. Deshalb brauchst du in deinem Team mindestens eine Person, die sich mit Event-Tech beschäftigt, auskennt und stets am Ball bleibt. Oder du wirst selbst Event-Tech-Expert·in. Was dabei besonders wichtig ist, erfährst du in diesem Beitrag und auf der Cvent CONNECT Deutschland.
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Personalisierung bei Events bedeutet, dass Planer zum einen Zeit durch Automatisierung und Rationalisierung von Arbeitsabläufen gewinnen. Zugleich müssen sie für Segmentierung und Targeting mehr Zeit und Ressourcen in den Einsatz dieser Event-Technologie investieren.
Markus Laibacher - Regional Sales Director, Event Solutions
Warum Event-Tech immer wichtiger wird
Es gibt viele Gründe, warum bei Events immer mehr Technologie im Einsatz ist. Cvent hat diese Trends als Kern-Treiber für die fortschreitende Digitalisierung identifiziert:
Diese Trends treiben den Einsatz von Event-Tech voran:
1. PERSONALISIERUNG DES DATENSCHUTZES
2. MEHR INTERNE EVENTTECHNOLOGEN
3. MEHR IN EVENTS INTEGRIERTE TECHNOLOGIE
4. MEHR INTERAKTIVE EVENTS
5. GASTGEWERBE UND PERSONALISIERUNG
6. DIE BRANCHE WÄCHST
7. VEREINFACHUNG
8. SPEZIALISIERUNG
Für diese Aufgaben brauchst du Event-Tech-Spezialisten
Ob du eine Online-Registrierung aufsetzen, das Programm der Veranstaltung auf die Website bringen oder eine Event-App nutzen willst, du brauchst Event-Tech-Spezialisten für unterschiedlichste Bereiche und Prozesse. Denk nur einmal an:
- Set-up und Implementierung der Registrierungswebsite
- Technische Überwachung der Check-ins,
- Badging und Anmeldeinformationen
- Teilnehmer-Management
- UserExperience
- Support für deine Event-Management-Software
- Uploads und Pflege der Inhalte für die Event-App und eine virtuelle Eventplattform
- Audiovisuelle Systemkonfigurationen
- Einrichten von Systemen für Präsentationen
- Set-up und Support fürs Live-Streaming
- Verteilung von Grafikdateien, z.B. fürs Speaker-Management
- Erstellung von Website-Templates für all eure Event-Websites
- Datenschutz- und Sicherheitsaufsicht
- DSGVO
- Budgetierung und Auswahl von Event-Tech
- Betreuung der ausgewählten Event-Tech-Anbieter
- Projektmanagement bei der Nutzung von Event-Tech
- Support für Ausstellerservices
- Interne Ressource für Onboarding von Kolleg·innen
- sowie Fehlerbehebung auf bestimmten Plattformen
- und mehr
Spezialisten, Manager und Strategen – unterschiedlichste Rollen von Event-Tech-Experten
Diese Rollen etablieren sich beim Einsatz von Event-Tech und es ist wahrscheinlich, dass du diese auch in deinem Team brauchst. Ob in Personalunion oder in Form von unterschiedlichen Personen, hängt von der Größe deines Unternehmens und Teams ab.
Spezialist·innen
sind für ein bestimmtes Fachgebiet zuständig, zum Beispiel: Überwachung aller Integrationen mit der Registrierungslösung und der Event-App
Manager·innen
Vorgesetzte, die ein Team von Spezialist·innen führen
Strateg·innen
bauen Technologien auf, pflegen diese, verwalten Datenintegrationen und überwachen das Reporting.
Erfolgskriterien für die Event-Tech-Experten
Erfolgskriterien für Event-Tech-Expert·innen sehen anders aus als für Planer·innen. Ihre Erfolgskennzahlen verdeutlichen beispielsweise
- die Teilnehmereinbindung dank Event-Tech
- die Akzeptanz der Event-Tech
z.B. Downloads von mobilen Event-Apps, Zahl der verarbeiteten Registrierungen, wie häufig Umfragen bis zum Schluss beantwortet wurden, Zahl der verkauften Tickets, die Teilnahme an verschiedenen interaktiven Maßnahmen und vielem mehr.
Darüber hinaus sind sie dafür verantwortlich, viele dieser Daten an das Event- oder Marketing-Team weiterzuleiten und unterstützen diese dabei, einen nachweisbaren ROI zu ermitteln.
Event-Tech-Profis unterliegen natürlich auch mehreren unternehmensweiten KPIs und werden daran gemessen, ob und wie stark sie Prozesse effizienter machen. Oder ob interne und externe User·innen Probleme bei der Nutzung dieser Event-Tech hatten. Weniger Beschwerden und Anfragen sind wertvoll. Doch noch wichtiger sind die Verbesserungen der Event-Prozesse vor, während und nach dem Event sowie für alle Abteilungen und Dienstleister·innen.
Insourcing versus Outsourcing
Die Frage stellt sich schnell und es gibt weder ein klares Ja noch ein klares Nein für eine der beiden Varianten. Sei dir bewusst, dass beide Entscheidungen und Wege Vor- und Nachteile haben.
PRO Insourcing
PRO Outsourcing
- Neue Technologien stellen eine erhebliche Investition dar, die dein Unternehmen schützen will.
- Ihr wollte mehr Kontrolle über eure Daten, als das über Agenturen möglich ist.
- Ein interner Spezialist ist besser
auf eure spezifischen Bedürfnisse und eure Kultur eingestellt. - Interne Investitionen in diese Kompetenzen bieten Raum
für Optimierungen. - Die interne Zentralisierung
des Technologiemanagements vereinfacht die Due-Diligence- Logistik. - Eure Technologie wird flächendeckend eingesetzt.
- Ihr diskutiert und eruiert immer noch die Vor- und Nachteile eines Event-Tech-Experten.
- Ihr arbeitet mit einem vielfältigen Kunden-Portfolio zusammen.
- Sollte es nur ein geringes Management-Buy-in intern geben.
- Ihr benötigt einen Stresstest für die Teamfähigkeit.
Typische Aufgaben eines Event-Tech-Experten
Die Aufgaben eines Event-Tech-Profis sind vielfältig. In der Regel ist es eine Kombination der folgenden Aspekte:
- Management von Event-Tech:
Zusammen mit Event-Teams bei der Entwicklung, Implementierung, Ausführung und Wartung der Event-Tools arbeiten - RFP und Anbieter-Review-Management:
Entwicklung von RFPs und Überprüfung von Anbietern, Verhandlungen mit Dienstleistern - Projektmanagement für die Registrierung und die Website:
Registrierung und Websites aufsetzen, Optimierung der Prozesse für eine bessere UserExperience - Datenanalyse:
Umfangreiche Analyse und Reporting; Ableitung von Strategien - Forschung und Entwicklung:
Event-Tech durch Tests und Forschung, kontinuierliche Bewertung und Anpassung von Strategien - Vor-Ort-Support:
Zusammenarbeit mit externen Tech-Anbietern für Unterstützung von Events vor Ort
Diese Skills sollte (d) ein Event-Tech-Experte mitbringen
Du willst Event-Tech-Experte werden oder jemanden für dein Team einstellen? Diese Skills sollte die Person mitbringen:
- analytisch denken können,
- lernbreit und lernfähig sein,
- proaktiv die Initiativen ergreifen, Probleme lösen und intelligente Fragen stellen,
- grundsätzliches Verständnis von Technologie-Konzepten
- teamfähig
- den Nutzern zuhören und Lösungsvorschläge umsetzen können.
Der oder die Event-Tech-Expert·in sollte eine Vorliebe für logistische Systeme und Arbeitsabläufe sowie eine gewisse Wertschätzung für Automatisierung mitbringen. Erfahrungen im Projektmanagement und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und zu delegieren, sind ebenfalls hilfreich.
Fazit
Ob du in deinem Team jemanden für Event-Tech suchst oder ob du selbst Event-Tech-Expert·in werden möchtest, jetzt ist die Gelegenheit! Willst du Event-Technologie einmal live erleben und die neuesten Entwicklungen für die MICE-Branche aus erster Hand erfahren, dann komm zur Cvent CONNECT Deutschland. Am 8. November live in Frankfurt – im Spark von 9 bis 17 Uhr.
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