Eventbrite und Klicktipp – der Gamechanger für Events

Stell dir vor: Deine nächste Präsenzveranstaltung steht an. Du hast Stunden in Einladungen, Teilnehmerlisten und E-Mail-Entwürfe investiert. Trotzdem rauben dir No-Shows den letzten Nerv und nach dem Event versinkst du in Nachbearbeitung. Kommt dir bekannt vor? Die neue Integration von Eventbrite und KlickTipp verspricht genau hier Abhilfe. Schluss mit Excel-Chaos und manuellen Workarounds. Dieses Dream-Team automatisiert dein Teilnehmermanagement und macht dein Eventmarketing effizienter als je zuvor.

Der Frust bisher: No-Shows, Nachbearbeitung & Datenchaos

Wenn du Events planst, kennst du das: Viele melden sich an, aber etliche tauchen einfach nicht auf. Gerade kostenlose Präsenz-Events haben im Schnitt erschreckende 40 oder gar 60 % No-Shows. Bei kostenpflichtigen sind es immer noch etwa 10 bis 20 %. Jede leere Stuhlreihe drückt nicht nur die Stimmung, sondern verprellt Sponsoren und schadet deinem ROI. Dazu kommt der manuelle Wahnsinn: Von der Einladung über die Anmeldung bis zum Check-in vor Ort – willst du all diese Schritte händisch koordinieren, ist fehleranfällig und kostet dich Zeit und Nerven. Nach dem Event geht’s weiter: Du jonglierst Excel-Listen, aktualisierst Kontaktdaten, versuchst herauszufinden, wer da war und wer nicht. Und schreibst Follow-up-Mails in Endlosschleife. Kurzum: Teilnehmermanagement per Hand ist der pure Wahnsinn. Das muss echt nicht sein.

Die Lösung: Eventbrite + KlickTipp = Automatisierung pur

Jetzt die gute Nachricht: Eventbrite und KlickTipp räumen auf mit diesem Chaos. Die Integration der beiden Tools ist wie ein persönlicher Assistent, der Anmeldung, Check-in und Follow-up automatisch für dich regelt. Sobald sich jemand über Eventbrite zu deinem Event anmeldet, wandern seine Daten automatisch als neuer Kontakt nach KlickTipp. Ganz ohne Copy & Paste. Dabei wird sogar ein Double-Opt-In-Prozess angestoßen und der Person direkt ein Tag wie „Registriert“ zugewiesen. Mit anderen Worten: Deine Teilnehmerliste in KlickTipp ist immer up-to-date. Und hat jemand ein Ticket gekauft (also bezahlt), bekommt er obendrein den Tag „Käufer“ – so weißt du genau, wer zahlender Gast ist.

Eventbrite und KlickTipp: so profitierst dein Eventmarketing

Der Clou zeigt sich beim Event selbst und danach: Über Eventbrite checkst du die Gäste ein – per App-Scan am Eingang oder Klick im Dashboard, wie es dir passt. Die Integration nimmt diese Info und setzt automatisch die passenden Tags in KlickTipp. Konkret: Wer da war, erhält den Tag „Teilgenommen“, wer fehlt, „Nicht teilgenommen“. Sogar Rückerstattungen werden berücksichtigt: Hat jemand sein Ticket storniert oder erstattet, vergeht keine Minute und er trägt den Tag „Rückerstattet“. Egal ob er sich ursprünglich angemeldet hatte oder nicht. Klingt trivial, ist aber ein Gamechanger: Du siehst sofort, wer wirklich da war und wer nicht, ohne irgendetwas manuell abgleichen zu müssen. Jeder Registrierte wird also lückenlos erfasst und anhand seiner Event-Teilnahme segmentiert.

Diese feine Segmentierung macht deine Eventkommunikation endlich treffsicher. Du kannst nach dem Event alle Teilnehmer gezielt anders ansprechen als die No-Shows.

Praxisbeispiel für die Eventbrite und KlickTipp Integration

Beispiel gefällig?

• Alle mit Tag „Teilgenommen“ bekommen am nächsten Morgen automatisch eine Dankesmail – mit persönlicher Ansprache, den Präsentationsfolien im Anhang und vielleicht einem Bonus fürs Dabeisein. 
• Die „Nicht teilgenommen“-Gruppe erhält stattdessen eine freundliche „Schade, dass du nicht dabei warst“-Nachricht, inklusive Link zur Aufzeichnung oder Highlights, um sie beim nächsten Mal wieder ins Boot zu holen.
• Und die Refundees mit Tag „Rückerstattet“? Denen schickst du vielleicht eine Bestätigung der Rückabwicklung und ein Angebot für einen Alternativtermin. 

Kurzum: Durch die automatische Tag-Vergabe sind deine Kontakte sauber in Gruppen sortiert, und du kannst jedem das Richtige schicken. Vollautomatisch und ohne Tippfehler-Gefahr.

So funktioniert’s: Eventbrite und KlickTipp ganz einfach verbinden

„Halt, stop – muss ich das alles selbst programmieren?“ Keine Sorge, musst du nicht. Die Magie läuft über eine Integrationsplattform namens Make (ehemals Integromat). Stell es dir vor wie einen Baukasten für Abläufe: Du verbindest Eventbrite und KlickTipp dort einmalig, definierst ein paar Wenn-dies-dann-das-Regeln, und ab dann läuft alles von allein.

Make bietet dafür sogar fertige Vorlagen, die du nur noch laden und mit deinen Accounts verknüpfen musst. Eine Vorlage kümmert sich z. B. darum, neue Event-Anmeldungen zu erkennen und direkt als Kontakte in KlickTipp einzutragen – inklusive aller Infos wie Name, E-Mail, Eventtitel, Datum etc. (dank benutzerdefinierter Felder). Eine weitere Vorlage übernimmt die Nachbereitung: Sie zieht sich in regelmäßigen Abständen die Teilnehmerliste aus Eventbrite und verteilt die Tags Teilgenommen/Nicht teilgenommen/Rückerstattet entsprechend. Das Ganze passiert über offizielle Schnittstellen (APIs) der Tools und erfordert null Coding von dir. Einmal eingerichtet, überwacht Make quasi im Hintergrund deine Eventbrite-Events und hält KlickTipp stets auf dem neuesten Stand.

Der Setup-Prozess sieht ungefähr so aus:

1. In KlickTipp legst du ein paar Felder und Tags an (für Event-Name, Datum, „Registriert“, „Teilgenommen“ etc.).
2. Dann stellst du in Eventbrite sicher, dass du alle relevanten Daten abfragst (Name, E-Mail… logisch).
3. Und in Make: Vorlage importieren, Eventbrite- und KlickTipp-Konten verbinden, und die Vorlage anpassen (z. B. deine Tag-Bezeichnungen oder Event-ID eintragen).

Ein Testlauf mit einer Probe-Anmeldung zeigt dir sofort, ob alles klappt. Du siehst live, wie der Kontakt in KlickTipp landet und die Tags bekommt. Wenn ja, aktivierst du das Szenario. Fertig. Ab jetzt heißt es: zurücklehnen und staunen. Neue Anmeldungen, Änderungen, Check-ins. All das synchronisiert Make automatisch rüber zu KlickTipp. Du merkst es daran, dass in deinem KlickTipp-Konto die Kontakte wie von Geisterhand auftauchen und sich mit Tags schmücken. Herrlich, oder?

E-Mail-Strecken & Tagging: Jetzt geht die Post ab

Okay, die Daten fließen also. Doch was fängst du nun konkret damit an? Hier kommt deine Kreativität als Eventplaner·in ins Spiel – unterstützt von solider Marketing-Automation.

Mit KlickTipp kannst du sogenannte Kampagnen bauen, die auf Tags reagieren.

Vor dem Event

Du erstellst zum Beispiel eine E-Mail-Strecke für alle „Registriert“-Tags. Jeder, der sich anmeldet (und den Tag „Registriert“ bekommt), durchläuft dann vollautomatisch deine vorbereitete Sequenz. Etwa so: Direkt nach Anmeldung geht eine personalisierte Bestätigungs-Mail raus („Danke für deine Anmeldung, hier dein Ticket/QR-Code, wir freuen uns…“). Dann legst du Reminder-Mails fest: Eine Woche vor dem Event eine Erinnerungs-Mail mit den wichtigsten Infos, drei Tage vorher ein „Nur noch 72 Stunden“-Weckruf und am Eventtag morgens der finale Reminder mit Anfahrtsskizze und „Wir sehen uns nachher!“-Motivation. All das kannst du dank KlickTipp leicht vorkonfigurieren – einmal aufgesetzt, läuft es immer wieder ab, ohne dass du manuell eine einzige Mail schreiben oder jemanden auf CC nehmen musst.

Nach dem Event

Hier trennt sich dann die Spreu vom Weizen mittels Tags, und hier kannst du zwei unterschiedliche Follow-up-Strecken fahren:

• Eine Kampagne für „Teilgenommen“-Tags
  z. B. Mail 1: Danke + Umfrage zum Event, Mail 2 eine Woche später: Ausblick auf nächste Events oder Special-Angebote nur für Teilnehmer).
• Und eine Kampagne für „Nicht teilgenommen“-Tags
  z. B. Mail 1: „Schade, wir haben dich vermisst“ + Link zum Event-Video oder Einladung zum nächsten Termin, Mail 2: eventuell Reminder, dass sie beim nächsten Mal einen Vorteil bekommen, wenn sie sich früh anmelden).

Deiner Fantasie sind keine Grenzen gesetzt. Wichtig ist nur, dass die Kommunikation jetzt zielgerichtet ist. Durch die automatische Tag-Zuweisung weiß dein Newsletter-Tool genau, wen es vor sich hat, und du sprichst niemanden mehr mit unpassenden Mails an. Die Ergebnisse? Zufriedenere Teilnehmer·innen, weil sie relevante Infos zur richtigen Zeit bekommen. Und du selbst hast endlich den Kopf frei, weil du nicht mehr jedem einzelnen hinterherlaufen musst.

Nutze das Tagging in KlickTipp langfristig

Nebenbei kannst du das Tagging auch langfristig nutzen: Du siehst in KlickTipp historisch, wer an welchen Events teilgenommen hat oder häufiger nicht kommt. Das hilft dir, deine Zielgruppen besser einzuschätzen.

Vielleicht identifizierst du

• echte Fans (immer dabei – potentielles Stammgäste-VIP-Programm?)
• oder notorische RSVP-ohne-Show-up-Kandidaten (denen du nächstes Mal vielleicht früher absagst oder andere Anreize gibst).

Auch fürs Marketing zukünftiger Events ist das Gold wert:

• Jemand mit Tag „Eventbrite | Käufer“ und „Teilgenommen“ ist heißer Lead für dein nächstes Paid-Event. Er hat bereits gezahlt und teilgenommen. Den könntest du z. B. in einer exklusiven Vorab-Einladungsrunde anschreiben.
• Jemand mit „Nicht teilgenommen“ vielleicht eher erst zum normalen Verkaufsstart mit einem kleinen „Wir hoffen, diesmal klappt’s!“-Zwinkern.

Kurzum: Die Integration schenkt dir eine strukturierte Datenbasis, auf der du gezielt aufbauen kannst.

Aufwand vs. Nutzen: Lohnt sich das Ganze?

Bleibt die Frage aller Fragen: Lohnt sich der Aufwand, das alles einzurichten? Klare Antwort: Ja, und wie. Natürlich, du musst einmalig ein paar Stunden investieren, um Eventbrite und KlickTipp zu verheiraten und deine E-Mail-Strecken aufzusetzen. Das ist Arbeit. Keine Frage. Aber diese Arbeit rentiert sich ab dem ersten Event, das du damit automatisiert abwickelst. Stell dir einfach vor, wie viele Stunden du bisher nach jeder Veranstaltung mit Listenpflege und Mailversand verbracht hast. Genau diese Stunden sparst du künftig und jedes Mal aufs Neue. Die Integration nimmt dir stupide Fleißarbeit ab, eliminiert Fehlerquellen (kein Vertippen mehr bei E-Mail-Adressen, kein Vergessen eines Teilnehmers im Verteiler) und sorgt dafür, dass wirklich niemand durchs Raster fällt. Und während diese Prozesse im Hintergrund laufen, kannst du dich um Wichtigeres kümmern: Sponsor·innen betreuen, dein Rahmenprogramm optimieren oder schlicht am Eventtag allen ein Lächeln schenken, statt dich in der Teilnehmendenliste zu vergraben. Du kannst dich endlich auf die Inhalte und das Erlebnis deines Events fokussieren, statt dich noch um Remindermails oder Datenabgleich kümmern zu müssen.

Weniger No-Shows und mehr Engagement

Ein weiterer Nutzen: Weniger No-Shows und mehr Engagement. Durch die konsequenten Reminder und personalisierte Ansprache steigen die Chancen, dass Angemeldete auch wirklich erscheinen. Dein Publikum fühlt sich abgeholt und gut informiert. Und nach dem Event bleiben sie dank der Follow-ups im Loop, was die Bindung erhöht. All das wirkt sich letztlich positiv auf den Erfolg deiner Veranstaltung aus: Mehr tatsächliche Besucher·innen bedeuten bessere Stimmung, zufriedenere Aussteller·innen und Sponsor·innen und vermutlich auch höhere Einnahmen. Und wenn doch jemand nicht kommt, weißt du es sofort und kannst reagieren. Beim nächsten Mal vielleicht mit einer Warteliste oder strengeren Begrenzungen, um Plätze nicht unnötig freizuhalten.

Fazit: Weniger Stress, mehr Erfolg

Eventbrite + KlickTipp ist das neue Power-Duo für alle, die Events organisieren. Warum kompliziert, wenn’s auch automatisiert geht? Die nahtlose Verbindung dieser Tools synchronisiert deine Teilnehmendendaten automatisch und lässt dein Eventmanagement auf Autopilot schalten. Du profitierst von einer zentralen Datenbasis, automatisierten Workflows und gezielter E-Mail-Kommunikation. Für deutlich weniger Aufwand und spürbar mehr Erfolg bei deinen Events. Klar, am Anfang steht etwas Set-up-Arbeit. Aber die investierte Zeit zahlst du dir selbst hundertfach zurück: in gesparter Arbeitszeit, in geringerer Nervosität vor dem Event (weil du weißt, die Kommunikation läuft) und in professionellerem Auftreten gegenüber deinen Teilnehmern.

Am Ende des Tages willst du Events, die reibungslos ablaufen und in guter Erinnerung bleiben. Für dich und deine Gäste. Mit der Eventbrite-KlickTipp-Integration holst du dir genau dafür den Rückenwind. Sie nimmt dir Routinejobs ab, minimiert Fehler und sorgt dafür, dass die richtigen Botschaften zur richtigen Zeit bei den richtigen Leuten ankommen. Für dich heißt das: Weniger Stress, mehr Zeit fürs Wesentliche und erfolgreichere Events. Worauf wartest du also noch? Probier’s aus.

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