Ob du nun mit deinem Event Gewinne erwirtschaften willst, “nur” eine schwarze Null erreichen oder im Kostenrahmen bleiben willst, du brauchst ein Budget. Du kannst es natürlich auch Kalkulation, Kostenübersicht oder ganz anders nennen. Gemeint ist immer das Gleiche: Das richtige Verhältnis von Einnahmen und Ausgaben. Wann dieses Verhältnis stimmig ist, hängt von vielen Faktoren ab. Beispielsweise ob du in einer Agentur, einem Konzern oder einem Verein tätig bist. Ist letzteres der Fall empfehle ich dir auf jeden Fall den Gang zu einem Steuerexperten. So wahrst du die Gemeinnützigkeit deines Vereins und wirst nicht plötzlich wie ein Unternehmen besteuert. Doch wie erstellst du nun solch ein Eventbudget? Folge diesen „7 goldenen Regeln für deine Eventbudgets“ und du wirst sehen: Es ist viel leichter als gedacht. Also los:
1. Wer ist der Empfänger deiner Eventbudgets?
Frage dich vorab, wer der Empfänger deiner Budgetplanung und -kontrolle ist. Erstellst du eine Kalkulation für eine Ausschreibung, solltest du alle – aber auch wirklich alle – Kosten von Beginn an auflisten. Nachverhandeln kannst du nur sehr selten. Wie transparent du deine Kostenstruktur darlegen kannst, hängt von vielen Faktoren ab. Was verlangt der Auftraggeber? Wie genau ist das Projekt beschrieben? Gibt es Erfahrung von der vorherigen Veranstaltung? Wie transparent will und kann dein Unternehmen die internen Kosten darlegen? Erstellst du Eventbudgets für die interne Kontrolle, kannst du äußerst transparent die Kosten aufschlüsseln.
[bctt tweet=“#eventprofs Tipps für Budgets: Frage dich, wer der Empfänger deiner Budgetplanung und -kontrolle ist. Bei einer Ausschreibung solltest du alle Kosten von Beginn an auflisten. Nachverhandeln kannst du nur sehr selten. #MICE #meetingprofs #Budgets #Kalkulationen “ username=“KatrinTae“]
2. Welchen Deckungsbeitrag kontrollierst du?
Kläre vorab, welche Kosten ins Projekt gehören und welche dein Arbeitgeber als Overhead definiert hat. Sollst du hier den Deckungsbeitrag I oder II darstellen und dafür gewisse Ziele erreichen? Hast du überhaupt einen Einfluss darauf, welche Kollegen mit welcher Gehaltsstruktur für wie viele Stunden an deinem Event mitarbeiten? Für eine echte und faire Beurteilung des Projekterfolges solltest du die Sachkosten von den Kosten für deine Kollegen trennen. Achte dabei auch darauf, ob du freie oder feste Mitarbeiter in deinem Team hast. Vergleiche hier nicht Äpfel mit Birnen. Arbeitet in deinem Team ein freier Mitarbeiter, solltet ihr vorher festlegen, ob das Personal- oder Sachkosten sind. Hat ein “Nachbarprojekt” nur feste Mitarbeiter, könnte es sein, dass du mit deinem Projekterfolg schlechter da stehst. Freie Mitarbeiter haben häufig einen höheren Stundenlohn als feste Mitarbeiter. Hat dein Unternehmen jedoch hohe Overheadkosten, weil ihr beispielsweise sehr hohe Mieten für eure Büroräume zahlen müsst und euch an sehr vielen, zeitintensiven Ausschreibungen beteiligt, kann es genau umgekehrt sein. Wofür ihr euch auch immer entscheidet, trefft transparente, vorab bekannte und gleiche Regeln für alle Eventbudgets.
[bctt tweet=“#eventprofs #Kalkulationen Kläre, welche Kosten ins Projekt gehören und welche dein Arbeitgeber als Overhead definiert hat. Sollst du hier den Deckungsbeitrag I oder II darstellen? #Zielvorgaben #Budgets #kalkulieren #MICE #meetingprofs“ username=“KatrinTae“]
3. Clustere die Kosten
Das weiße Blatt Papier – gefürchtet von allen, die es füllen sollen. Egal ob du Werbetexte verfasst oder Budgets erfasst, der Anfang ist am schwersten. Hast du also kein Budget oder eine Abrechnung aus dem Vorjahr, ist der Anfang eine echte Herausforderung. Erst recht, wenn das Event in dieser Form noch nie stattgefunden hat und auch keiner so genau weiß, was am Ende wirklich umgesetzt wird.
Entweder nimmst du dir eine generische Budgetvorlage oder du strukturierst deine Veranstaltung mit Hilfe einer Mind-Map. Bei aller Digitalisierung: Heute empfehle ich dir ein Blatt Papier. In die Mitte schreibst du den Namen deines Events. Und schon ist dein Blatt Papier nicht mehr vollkommen leer. Drumherum notierst du Dinge, die dir dazu einfallen: Programm, Referenten, Unterkunft, Anreise, Transport, Künstler und vieles mehr. Beim Aufschreiben kannst du schon Begriffe als Überschrift (Kostenblock) oder als Teilbereich (Detailkosten) definieren. Oder aber du schreibst die Kosten auf kleine Post-it-Zettel. Die kannst du dann immer wieder umsortieren. Mit dieser Mind-Map-Technik kannst du also die vielen Gedanken zu deinen Kosten und deren Struktur geordnet auf ein Blatt Papier bringen.
Jetzt dürftest du schon viel klarer sehen, was überhaupt alles anfällt. Bist du schon erfahrener oder kein Papierfan, kannst du natürlich auch gleich mit einer Übersicht in Excel beginnen. Ja, Excel. So sehr ich auch andere Tools für das Eventmanagent liebe und empfehle, meine Budgets waren und sind alle in Excel. Ich selbst habe auch noch kein Tool kennen gelernt, dass all meine Anforderungen erfüllt hätte. Kennst du eins, dann freu ich mich über deinen Tipp!
[bctt tweet=“Mit der Mind-Map-Technik kannst du die Kosten für dein #Event strukturieren. Dann überträgst du die geordnet in Excel. Oder in ein Tool. Kennst du ein gutes? #eventprofs #kalkulationen #budgets #MICE #meetingprofs “ username=“KatrinTae“]
4. Erstelle ein strukturiertes Budget
Beim Übertragen deiner Kosten vom Papier in die Exceltabelle solltest du sehr strukturiert und detailliert vorgehen. Notiere jede einzelne Position. Trenne auf jeden Fall die Einnahmen von den Ausgaben. Bilde Zwischenüberschriften und notiere detaillierte Angaben in den einzelnen Zeilen. Die grobe Struktur könnte dann so aussehen:
Einnahmen:
- Teilnehmer
- Sponsoren, Aussteller
- Fördergelder, Spenden, Sonstiges
Ausgaben:
- Location
- Programm
- Marketing
- Technik
- Personal
- Ausgaben für Zahlungsmittel
Fülle nun die Details für die Kostenblöcke. Das könnte beim Programm zum Beispiel so aussehen:
Programm
- Programmplanung, Beiratstreffen
- Raummiete
- Catering
- Aufwandsentschädigungen
- Referenten und Moderatoren
- Honorare
- Reisekosten
- Übernachtungskosten
Sei bei der Angabe der einzelnen Kosten wieder so genau wie möglich. Also:
Honorare:
- 2 Referenten á 500 €
- 20 Referenten (Call for Papers) kostenfrei
- 1 Moderator á 1.500 €
Gerade bei unbekannten Projekten, z.B. bei Ausschreibungsprojekten empfehle ich dir, lies auch zwischen den Zeilen. Liest du beispielsweise “in der mobilen Ausstellung soll gezeigt werden…”, überlege dir alle Folgekosten und zwar so: Aha! Eine Ausstellung soll es geben. Dafür brauche ich also eine Fläche und dementsprechend können Mietkosten anfallen. Wie soll die Ausstellung aussehen? Auf Stellwänden? Auf Monitoren? Wie soll man sie finden? Ich brauche also auch eine Beschilderung. Sind weitere Hinweise notwendig? Z.B. Beschriftungen der Exponate? Womit will ich das machen? Wer soll das machen? Muss es jemand bewachen? Muss es versichert werden?
Taste dich so Position für Position vor. Nimm lieber zu viele Positionen, z.B. auch die Anmeldung deiner Eventmarke, in dein Eventbudget auf und verhandle dann intern oder extern, wie dieser Punkt umgesetzt werden soll. Notiere deine Rechercheergebnisse so genau und detailliert wie möglich. Trage immer auch die Netto- und die Bruttowerte ein. Das könntest du dann wie folgt aufschlüsseln:
[bctt tweet=“#eventprofs #Kalkulationen Taste dich Position für Position vor. Nimm lieber zu viele Positionen in dein Eventbudget auf und verhandle dann intern oder extern, wie dieser Punkt umgesetzt werden soll. #meetingprofs #MICE #kongresse #tagungen #gala #messe“ username=“KatrinTae“]
5. Verhandle Eventbudgets
Hast du wirklich alles aufgelistet, was dir so einfällt, rutscht dein Budget wahrscheinlich gleich in Minus. Das ist gut so! Jetzt weißt du, dass du die ursprünglichen Ideen so nicht realisieren kannst. Jetzt kannst und musst du verhandeln. Dank der Kalkulation in Excel siehst du auch gleich wie groß die Auswirkung ist, wenn du an einer Kostenposition “drehst”. Deine internen oder externen Auftraggeber müssen jetzt sagen, wo die Prioritäten liegen. So nähert ihr euch dem realisierbaren Budget. Das sollte bei Ausschreibungen bis zur Bewerbungsfrist so exakt wie möglich sein. Bei eigenen und verhandelbaren Projekten hast du ein klein wenig mehr Zeit. Doch auch in diesem Falle sollte dein Budget mit Projektstart in groben Zügen feststehen. Spätestens jedoch bevor du Verträge mit großen Kostenpositionen unterschreibst oder viel Zeit in das Projekt steckst.
[bctt tweet=“#eventprofs Drum prüfe, wer sich ewig bindet. Dein #Budget sollte mit Projektstart in groben Zügen feststehen. Spätestens jedoch bevor du Verträge mit großen Kostenpositionen unterschreibst oder viel Zeit in das Projekt steckst. #meetingprofs #kalkulieren #budget #kosten #MICE“ username=“KatrinTae“]
6. Aktualisiere Eventsbudgets regelmäßig
Dein Budget ist erstellt. Herzlichen Glückwunsch! Einen ersten wichtigen Schritt zur Kostenkontrolle hast du geschafft. Damit du wirklich etwas kontrollieren kannst, brauchst du nun ein Ziel. Wie viel genau soll am Ende der Veranstaltung erwirtschaftet werden? Dieses Ziel trägst du in dein SOLL-Budget ein. Und dann kopierst du die Struktur deines Budgets für deinen IST-Zustand. In einem dritten Tabellenblatt legst du dann den SOLL-IST-Vergleich an. Jetzt erst kannst du sehen, wie sehr deine Einnahmen und Ausgaben dem Wunschzustand, dem SOLL, entsprechen.
Überschreibe daher dein SOLL-Blatt nicht sondern notiere die realisierten Einnahmen und Ausgaben auf dem IST-Blatt. Hier trägst du regelmäßig die Updates ein. Regelmäßig bedeutet in vorher festgelegten, sinnvollen Zeitabständen. Beispielsweise trägst du die monatlichen Teilnehmer- und Sponsorenumsätze ein. Ausgaben oder auch klar erkennbare Ausgaben durch unterschriebene Verträge, trägst du am besten sofort ein. Hier geht es ja um die Budgetkontrolle und nicht um Liquiditätsplanung. Dieser widme ich mich in einem separaten Blogbeitrag.
Fällt dein SOLL-IST-Abgleich positiv aus, feier den Teamerfolg! Fällt er negativ aus, hast du genau zwei Stellschrauben: Einnahmen erhöhen und Ausgaben senken. Eine ganz einfache Mathematik – auch bei Eventbudgets. Also nochmal und wirklich wichtig: Damit dir ein mögliches Minus überhaupt vor der Projekt-Abrechnung auffällt, musst du die Zahlen laufend aktualisieren. Übertrage daher immer die Sales Reports deiner Kollegen in deine laufende Kalkulation.
[bctt tweet=“#eventprofs #Kalkulationen Wirklich wichtig: Damit dir ein mögliches Minus überhaupt vor der Projekt-Abrechnung auffällt, musst du die Zahlen laufend aktualisieren. Übertrage daher immer die Sales Reports deiner Kollegen in deine laufende Kalkulation. #meetingprofs #MICE #kalkulieren“ username=“KatrinTae“]
7. Beachte ein paar Tipps und Tricks im Umgang mit Zahlen
Jetzt hast du ein oder mehrere Eventbudgets erstellt, aktualisierst sie regelmäßig und dein Team gibt sein Bestes beim Verkauf von Tickets und Sponsoringpaketen oder Standflächen. Du hast sogar eine Rücktrittsversicherung für deine Teilnehmer(umsätze) abgeschlossen. Super! Dennoch lauern gerade beim Umgang mit Zahlen und damit auch Geld ein paar Fallen. Die 6 größten Denkfehler, wenn’s ums Geld geht, habe ich dir hier vorgestellt. Zwei wichtige Tipps möchte ich dir an dieser Stelle mit auf den Weg geben.
Erstens: Lege einen “STOP or GO” Termin fest.
Ein Tipp für alle Eventbudgets: Lege solch einen Termin fest. Das ist der Zeitpunkt an dem du dein Event ohne allzu große finanzielle oder Image-Schäden noch stornieren könntest. Lege vorher den Termin und die konkreten Konditionen fest. Beispielsweise: “Zur Frühbucherdeadline am 30. Juni benötigen wir mindestens 30% der geplanten Teilnehmerumsätze und 50% der geplanten Ausstellerumsätze.” Hast du keinen “STOP or GO” Termin, verfällst du viel leichter “sunk costs Effekt”. Besonders Projektinhaber (Gründer, Firmeninhaber, Entwickler) verfallen diesem Effekt besonders häufig. Das sind diejenigen, die emotional sehr ins Projekt involviert sind. Bist du Eventmanager und dein Chef hat das Projekt aus der Taufe gehoben, kannst du dich schon einmal auf diese Argumentation einstellen. Oft begleitet von den Worten “Jetzt haben wir schon so viel da rein gesteckt, ich will, dass wir das jetzt auch durchziehen.”
[bctt tweet=“#eventprofs Lege einen “STOP or GO” Termin fest. Das ist der Zeitpunkt an dem du dein Event ohne allzu große finanzielle oder Image-Schäden noch stornieren könntest. #meetingprofs #kalkulieren #finanzen #budget“ username=“KatrinTae“]
Zweitens: Du brauchst immer, also wirklich immer einen Puffer für Unvorhergesehenes.
Du kannst noch so gut planen, es kann immer etwas dazwischen kommen – entweder im Vorfeld oder spontan während deiner Veranstaltung. Das ist so ein bisschen wie mit dem Regenschirm. Nehmen wir keinen mit, regnet es (natürlich!). Haben wir einen dabei und es regnet, freuen wir uns über unsere gute Vorbereitung. Nehmen wir einen mit und es regnet nicht, ist’s nicht so schlimm. Alle deine Eventbudgets brauchen also einen Puffer für Unvorhergesehenes. Ist dein Puffer nach dem Event noch unangetastet, könntest du es ja in die Weiterentwicklung deines Geschäftsmodells stecken. Oder dein Team belohnen.