Kennst du das? Ihr erfasst zwar unheimlich viele Daten, aber die versteht kaum jemand? Analysen sind ewig große Exceltabellen und niemand ist da, der das mal vorsortieren und grafisch aufbereiten könnte? Dabei wäre das so wichtig. Denn wer die Ströme der Teilnehmenden auf dem Event und das Engagement der Gäste versteht, organisiert bessere Events – aus Sicht der Teilnehmenden und aus Sicht der internen Stakeholder. Kann das deine Teilnehmermanagement-Lösung? Falls nicht, schau dir mal die neue Funktion von Expoplatform an.
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Nutzerfreundlich das Event analysieren
Mit benutzerfreundlichen Diagrammen und einer intuitiven Oberfläche kannst du die Daten zu den Strömen der Besucher:innen auf deinen Veranstaltungen leicht analysieren. Dafür gibt's verschiedene Funktionen und Ansichten.
Verstehe die Eventdaten aus der Registrierung
Verschaff' dir mit den Tortendiagrammen aus den Registrierungsdaten einen umfassenden Überblick über sämtliche Registrierungen. Dieses Diagramm schlüsselt die Anmeldungen vor der Veranstaltung und on-site auf. Außerdem kannst du sehr flexibel nach unterschiedlichen Benutzerkategorien filtern.
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Verfolge live die Anwesenheitstrends
Das Balkendiagramm zur Gesamtzahl der An- und Abmeldungen verdeutlicht dir visuell die Teilnehmerströme während der Veranstaltung.
Auch diese Daten kannst du schnell und leicht nach verschiedenen Teilnehmenden-Kategorien filtern oder dir die unterschiedlichen Tage ansehen – beispielsweise mithilfe einer stündlichen Analyse.
So weißt du z.B. genau - ohne langes Rumrechnen oder xls-Diagramme zu erstellen - wie viele Personen zu welcher Zeit gleichzeitig erscheinen. Das ist die perfekte Basis, um die richtige Zahl von Countern aufzustellen und Warteschlangen zu vermeiden. Oder gar zu viel Personal zu bestellen, nur weil du den Bedarf nach Bauchgefühl geschätzt hattest.
Apropos Warten: So organisierst du Warteschlangen richtig
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Registrierung versus Einchecken
Verschaff' dir einen klaren Überblick über die Gesamtzahl der Anmeldungen. Identifiziere diejenigen, die sich mindestens einmal eingecheckt haben, und diejenigen, die überhaupt nicht eingecheckt haben. Du kannst auch verfolgen, wer nicht erschienen ist.
Damit kannst du möglicherweise spätere Event-Sessions oder Bestandteile noch korrigieren. Zumindest freut sich dein Catering-Unternehmen, wenn du morgens oder mittags schon weißt, wie viele No-Shows die Teilnehmendenzahl beim Buffett am Abend reduzieren werden. Auch wenn dann große Änderungen längst zu spät sind.
Apropros nicht erscheinen: Runter mit den No Shows – so packst du’s an
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Heatmap-Ansicht
Die Heatmap bietet dir eine aussagekräftige visuelle Analyse der Check-in-Aktivitäten im gesamten Eventbereich anhand eines 10-Farben-Farbverlaufs. Hierbei zeigen die dunkleren Schattierungen Zonen mit einer höheren Konzentration von Teilnehmenden an.
So weißt du stets, ob bestimmte Vortragsräume besonders voll sind oder ob du im nächsten Jahr eine größere Networking-Lounge brauchst. Kurzfristig kannst du natürlich auch noch reagieren und den Zutritt zu Räumen ad-hoc sperren oder mit einer Durchsage oder Push-Nachricht die Teilnehmenden bitten, auch auf die alternativen Sessions auszuweichen. Oder zum Essen auch den Raum ABC zu nutzen.
Diese Heatmap hilft dir ebenfalls bei der besseren Planung des Personaleinsatzes. Denn wo mehr Teilnehmende sind, brauchst du vermutlich auch mehr helfende Hände.
Identifiziere Zonen mit hohen Aktivitäten
Der Abschnitt "Gesamter Check-In/Out nach Zone" zeigt die fünf Zonen mit den meisten Check-Ins und hilft dir bei der Optimierung zukünftiger Veranstaltungen.
Du kannst daraus z.B. ablesen:
- welche Räume/Vortragsbühnen künftig größer sein könnten
- wie viel Personal du für den Check-in vor einzelnen Räumen brauchst
- wann die meisten Personen die Räume wieder verlassen
Möglicherweise schon vor dem offiziellen Ende der Session? Dann war der Inhalt vielleicht nicht spannend genug.
PLUS: Meetings analysieren
Diese neue Registerkarte für die Analyse von Veranstaltungen ist jetzt im Verwaltungsbereich verfügbar und bietet dir umfassende Einblicke in die geplanten Meetings deiner Veranstaltung. So kannst du leichter analysieren, wie erfolgreich das Networking auf deinem Event war oder ob Sponsoren ausreichend 1:1-Gespräche halten konnten. Du könntest do auch Mentoren und Mentees zusammenbringen und das Ganze monitoren.
Fazit
Eventdaten müssen keine kryptischen und ellenlangen Tabellen oder Datenblätter sein. Eine gute Software, die dir in Echtzeit die wichtigsten Daten zeigt, macht dein Event deutlich effizienter und angenehmer für die Besuchenden.
All das gibt's von Expoplatform.
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