Eventlocations kalkulieren und konfigurieren – in Echtzeit

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Wer Events und Eventlocations online kalkuliert, konfiguriert und bucht, spart viel Zeit und Nerven. Die Vorteile für dich als Eventmanager habe ich unter anderem hier schon einmal genauer betrachtet. Doch auch Hotels, Gastronomiebetriebe und Eventlocations profitieren von solchen Onlineportalen. Die Gründerin eines dieser Portale ist Silvia Augustin. Sie hat die Chancen der Digitalisierung erkannt, angepackt und umgesetzt. Ihr Start-up hat beim „Pack ma’s digital“-Wettbewerb mitgemacht und gehört zu einer der vier besten Lösungen. Für mich Grund genug, da einmal nachzuhaken. Worauf können sich Eventmanager freuen? Wie können sie in Echtzeit passende Eventlocations kalkulieren und konfigurieren? Und was leistet das Tool für Eventlocations?

Silvia Augustin und Sebastian Stiffel

Silvia, was genau verbirgt sich hinter deinem Tool?

Mit unserem Tool, dem DayYourWay-Eventkonfigurator, kannst du sowohl private als auch geschäftliche Events und Catering flexibel konfigurieren. Das bedeutet für dich als Eventmanager, dass du auf der Website unserer Kunden einen interaktiven Eventkonfigurator findest – statt der üblichen steifen Kontaktformulare oder angestaubter Bankettmappen in pdf-Form. Unser Konfigurator ist optisch und inhaltlich perfekt auf die jeweilige Location angepasst. Planst du eine Veranstaltung, kannst du diese termingenau und mit einer sofortigen Kostenvorschau konfigurieren und unverbindlich anfragen.

#eventprofs Mit dem DayYourWay-Eventkonfigurator, kannst du sowohl private als auch geschäftliche Events und Catering flexibel konfigurieren. Langweilige pdf-Angebote adé. #eventtech #meetingprofs Klick um zu Tweeten

Warum sollten das Gastgeber nutzen – also Gastronomen genauso wie Locations? Welche Vorteile haben sie?

Eventlocations kalkulieren und konfigurierenDer Gastronom oder auch der Locationbetreiber wiederum holt sich die eben beschriebene Anfrage bequem in seinem Account auf unserem Onlineportal ab. Dort kann er innerhalb von Sekunden eine Angebotskalkulation herunterladen und weiterbearbeiten. Bist du auf einer Site-Inspection, also persönlich zur Besichtigung vor Ort, kannst du ebenfalls unser Tool nutzen. Statt Stift und Papier machen das bisher viele unserer Location-Kunden. Bist du also für den Verkauf einer Location verantwortlich, kannst du noch während des Gesprächs eine Angebotskalkulation erstellen. Oder eben andersherum: Du als Eventmanager erhältst in Echtzeit ein Angebot. Darüber hinaus listen wir alle unsere Locations auf unserer Event-Location-Plattform. So können diese zusätzliche Eventanfragen generieren.

#eventprofs Bist du für den Verkauf einer Location verantwortlich, kannst du noch während des Gesprächs eine Angebotskalkulation erstellen. Dank #instantbooking. #eventtech #meetingprofs Klick um zu Tweeten

Außerdem: Auch vor der Gastronomie und Hotellerie macht die Digitalisierung nicht halt. Mobile Gäste brauchen mobile Lösungen. So werden Hotelzimmer online gebucht und Tische im Restaurant per App reserviert. Geht es jedoch um Events, setzen viele Anbieter noch auf den Download von pdfs und altmodische Kontaktformulare. Denen folgen oft von wochenlange E-Mail-Ping-Pongs. Das kostet Zeit, Nerven und Geld.

#eventprofs Geht es jedoch um Events, setzen viele Anbieter noch auf den Download von pdfs und altmodische Kontaktformulare. Besser und schneller geht's mit #instantbooking. #meetingprofs #mice Klick um zu Tweeten

Dank unseres Tools bekommen unsere Location-Kunden mehr und vor allem bessere Anfragen. Diese wandeln sie viel häufiger in echte Buchungen um und sparen sich rund 75% Arbeitsaufwand bei der Angebotserstellung.

#eventprofs Dank #Instantbooking bekommen unsere Location-Kunden mehr und vor allem bessere Anfragen. Diese wandeln sie viel häufiger in echte Buchungen um & sparen sich 75% Arbeitsaufwand für Angebote. #RFP #eventtech Klick um zu Tweeten

Ich habe gesehen, du bietest dieses Tool als „Software as a Service“, kurz SaaS, an. Welchen Vorteil hat das für eure Location-Kunden?

Die Vorteile liegen auf der Hand: Als Sales-Manager einer Location brauchst du keine teure Software anschaffen, installieren, aktualisieren oder mühsam erlernen. Alles was du brauchst, ist ein Internetzugang sowie Excel oder eine ähnliche Tabellenkalkulation. Diese Kombination haben wir bewusst gewählt, da beide Lösungen leicht zugänglich sind und unsere Kunden diese bereits bedienen können. Dank des SaaS-Modells profitierst du außerdem von kostenfreien Updates und neuen Features. Die Wartung des Software übernehmen ebenfalls wir.

Wie unterscheidet sich dein Tool von anderen Instant-Booking-Anbietern wie fiylo, Yunyty oder meetingmarkets?

Definitiv durch die Flexibilität unserer Software. Wie jede Location absolut einzigartig ist, wird auch der DayYourWay-Eventkonfigurator individuell auf ihre Bedürfnisse angepasst: Inhaltlich und optisch. Anders als bei unseren Mitbewerbern passt sich also unsere Software der Location an und nicht umgekehrt. Dank dieser Flexibilität sind wir in der Lage, eine sofortige und realistische Kostenvorschau für jedes noch so individuell gestaltete Event in Echtzeit anzuzeigen.

#eventprofs Wählt ein flexibles Tool für #InstantBooking. So erhältst du eine sofortige und realistische Kostenvorschau für jedes noch so individuell gestaltete Event in Echtzeit. #meetingprofs #RFP #eventtech Klick um zu Tweeten

Das klingt vielversprechend! Was kostet es für mich als Eventmanager oder als Locationmanager?

Die gute Nachricht vorab: Für dich als Eventplaner ist die Nutzung des Eventkonfigurators kostenfrei. Als Gastronom oder Locationbetreiber zahlst du hierfür eine einmalige Einrichtungsgebühr im dreistelligen Bereich. Für die Nutzung der Software fällt dann eine monatliche Gebühr von 69 Euro an. Dafür übernehmen wir die individuelle Einrichtung des Tools für dich als Locationbetreiber. Im Gegensatz zu manchem Mitbewerber gibt es bei uns weder Umsatzbeteiligung noch Mindestvertragslaufzeiten.

Du hast beim diesjährigen “pack ma’s digital” Wettbewerb mitgemacht. Dort wurde dein Tool aus 50 Präsentationen ausgewählt und als eins von vier besonders eindrucksvollen Lösungen ausgezeichnet. Was hat die Jury vor allem beeindruckt?

Bei diesem Wettbewerb haben die IHK und das Wirtschaftsministerium nach den besten Praxisbeispielen für die Digitalisierung gesucht. Und offensichtlich auch gefunden 😉 . Wir konnten an einem realen Kundenbeispiel zeigen, wie viel Effektivität und Arbeitserleichterung der Eventkonfigurator im Alltag tatsächlich bringt. Und zwar für Eventplaner und Locationbetreibern. Das hat die Jury in der Tat beeindruckt.

Eventkonfigurator - Events kalkulieren und konfigurieren

Welche Vision hast du für die Plattform? Worauf dürfen wir gespannt sein?

Unsere Vision lautet: Eventmanager sollen ihre Wunschevents genauso einfach, transparent und schnell anfragen können, wie sie es von Hotelzimmern und Restauranttischen gewohnt sind. Termingenau und mit einer sofortigen Kostenvorschau. Egal ob Hochzeit, Firmenjubiläum, Tagung oder Weihnachtsfeier.

DayYourWay-Eventkonfigurator in Bildern:

 

Und jetzt bist du gefragt. Suchst und buchst du deine Location oder das richtige Catering in Echtzeit? Nutzt du ein Online-Anmeldetool, eine Matchmaking-App oder eine digitale Kongresstasche? Mehr Inspiration und Tipps erfährst du laufend hier auf diesem Blog oder in meinem Newsletter.

Eventlocations kalkulieren und konfigurieren – in Echtzeit

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