Eventmanagement-Software im Vergleich

Eventmanagement-Software nimmt dir eine Menge manuelle Arbeit ab. Falls du noch mit der guten alten Excel-Tabelle arbeitest oder darüber nachdenkst, auf ein anderes Tool für dein Teilnehmermanagement und die Eventplanung umzusteigen, ist dieser Überblick für dich sicherlich spannend. Um ein Tool wirklich beurteilen zu können, braucht es meiner Meinung nach eine komplette Veranstaltungsrunde: Vom Setup bis zur Abrechnung. Erst dann kann man ein echtes Urteil abgeben.

Die richtige Eventmanagement-Software finden

Die Anzahl und die Auswahlmöglichkeiten für eine Eventmanagement-Software oder auch “nur” für eine Teilnehmermanagement-Software sind enorm. Dabei zeige ich dir hier nur einen Ausschnitt der Anbieter. Daher ist es so wichtig, dass du dir vorher genau überlegst, was du brauchst und was du bezahlen kannst und willst.

ebook Eventmanagement-SoftwareAuswahlkriterien und Hilfen

Wie du ein Tool für dich findest, erfährst du in meinem ebook. Inklusive Anbieterübersicht und Arbeitsmaterialien.

Übrigens: Organisierst du eine kostenfreie Veranstaltung, gibt es auch kostenfreie Services von Eveeno, Eventbrite und Xing-Events für dich. PS: Fehlt dir dein Lieblingstool? Dann schreib mir doch eine Nachricht und ich ergänze es gern.

Eventmanagement-Software im Überblick

Aloom

Teilnehmermanagement von A bis Z zum Festpreis je Teilnehmer. Dazu zählen beispielsweise Registrierung – auch vor Ort mit Barcode oder RFID, angepasstem Rechnungslayout, Zahlung mit Kreditkarte, Reporting und vieles mehr. Das Tool ist skalierbar für kleine bis sehr große Veranstaltungen. Darüber behältst du dank Aloom im Blick, welche Dienstleister du angefragt hast, welche Angebote bereits vorliegen, wie deine Nachverhandlungen aussehen und den Buchungsstatus. Das Tool erinnert dich auch an auslaufende Optionen oder Stornierungsfristen. Außerdem kannst du alle Rechnungen für deine Veranstaltung in das Tool übernehmen und so deine Ausgaben im Blick behalten. Ebenso kannst du mehrere zehntausend Hotels und Locations über diesen Anbieter suchen und buchen. Auch deine Zimmerkontingente verwaltest du mit Aloom. Arbeitest du bei einem Konzern, kannst du Aloom als Corporate Meeting Plattform nutzen.
Unternehmensitz: Deutschland, Scheessel
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chips at work

Mit diesem Tool kannst du deine Teilnehmer online registrieren sowie die Registrierung und Einlasskontrolle vor Ort durchführen. Teilnehmerverwaltung, Online-Registrierung und OnSite-Teilnehmerbetreuung erfolgen ohne Excel-Listen, manuelle Datenkonvertierung oder Medienbrüche. Chips at work bietet darüber hinaus Speziallösungen an. Dazu gehören Lead Management für Aussteller und Berater oder das Messe-Tool ePMS Fair. Damit kannst du beispielsweise die Anwesenheitszeiten deiner Mitarbeiter erfassen und deren Terminpläne mit denen der Messebesucher koordinieren. Wer Medizinkongresse organisiert, freut sich sicherlich über die elektronische Erfassung der EFN und deren Abwicklung im Rahmen ärztlichen Continuing Medical Education (CME).
Unternehmensitz: Deutschland, Bonn
>>> Zur Website von Chips at work

colada

Die Eventmanagement-Software von colada beinhaltet neben der klassischen Teilnehmerregistrierung auch die komplette Kommunikation, d.h. Mailings erstellen, versenden und deren Historie aufzeichnen. Das klassische Registrierungsformular kannst du selbst designen und Regeln einbauen. Für dein Teilnehmermanagement kannst du Tickets ausdrucken, Listen und Selektionen anpassen, maximale Buchungskapazitäten einrichten und vieles mehr. Besonders spannend fand ich das Reservierungstool für Tische – vor allem für Gala-Abende dürfte das sehr hilfreich sein. Landingpages, die du als mobiler Event-Guide auf deiner Veranstaltung und als Dokumentationsseite für Fotos und Vortragsslides nutzen kannst, gehören ebenso dazu wie der integrierte Ticketdesigner. Mit dem Tool der Schweizer kannst du außerdem deine Sessions, Abstracts, Budgets, Zeitpläne sowie dein Team organisieren, d.h. bestimmte Rechte und Ressourcen verteilen.
Unternehmenssitz: Schweiz, Schaffhausen
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Converia

Mit Converia erhältst du eine Event-Management-Software von A bis Z: Teilnehmer-, Zahlungs- und Abstract-Management, Programmplanung, Veranstaltungswebsite, Check-In und Event-App. Die Online-Teilnehmerregistrierung umfasst alle gängigen Leistungen – natürlich inklusive automatischer Rechnungserstellung und Zahlungsmethoden wie Paypal und Kreditkarte. Vergünstigte Tickets kannst du dank des Tools beispielsweise für Aussteller und Sponsoren konfigurieren. Aber auch zeitlich gestaffelte Rabatte für deine Frühbucher- und Spätbucherfristen sind mit dieser Software möglich. Auch mit Converia kannst du Teilnehmerlisten exportieren oder E-Mails an deine Teilnehmer senden. Auf dem Converia-Blog erhältst du außerdem regelmäßig interessante Tipps zur Konferenzorganisation; von der Postersession bis hin zur DSGVO. Nach eigenen Angaben laufen die Server von Converia mit Strom aus regenerativen Quellen.
Unternehmenssitz: Deutschland, Weimar
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Converve

Converve bezeichnet sich selbst als All-in-One Event Networking Plattform und bietet daher ganz gezielt Networking- und Matchmaking-Funktionen inklusive individuellem Terminplan. Mit dem Tool kannst du ebenfalls online Tickets verkaufen und dein Event vermarkten. Die Event-Website kannst du selbst erstellen und aktualisieren ebenso wie personalisierte E-Mail-Kampagnen durchführen. Dort kannst du auch Sponsoren integrieren, Vorträge und Referenten verwalten. Deine Teilnehmer können sich unter anderem mit ihrem Xing-Profil anmelden. Social Media Tools für dich als Veranstalter sind ebenso eingebaut wie Statistiktools. Converve setzt darüber hinaus auf individuelle Anpassungen und stellt sich Herausforderungen wie Anbindung an Sales Force oder an Payment Provider wie Stripe – natürlich mit SSL-Zertifikat. Auch Converve bietet einen Blog mit hilfreichen Tipps und interessanten Themen für Eventmanager.
Unternehmenssitz: Deutschland, Barmstedt
>>> Zur Website von Converve

Cvent

Cvent bietet dir eine Eventmanagement-Software, Event-Apps, Locationsuche und -buchung, Kostenkontrolle (Strategic Meeting Management) und Cityguides (Stadtvorstellungen) aus einer Hand. Egal ob kleines Seminar oder mehrtägiger Kongress hier erhältst du viele Vorlagen für Event-Websites in deinem Design – inklusive Kalenderimport und Social Media Integration. Du kannst außerdem Frühbucherrabatte, Coupons oder auch Erstattungen einfach umsetzen und deine E-Mail-Kampagnen mit unterschiedlichsten Tags (Serienfeldern) personalisieren. Mit dem sehr umfangreichen Reportingtool wird wohl jeder Auswertungswunsch erfüllt. Auch mit Cvent kannst du deine Budgets erstellen und monitoren. Cvent kannst du 14 Tage lang kostenfrei testen. Wenn du lieber ein Video anschaust als Texte zu studieren, schau mal hier rein.
Unternehmenssitz: Hauptsitz Washington DC, europäische Zentrale in London. Niederlassung in Frankfurt
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CVS

Das CVS-Teilnehmermanagement ist vor allem für PCOs und (medizinische) Fachgesellschaften interessant. Neben den gängigen Leistungen wie Onlineregistrierung, Kreditkartenzahlungen, Versand von Bestätigungen und Rechnungen, kannst du im CVS-Tool die Rechnungsabsender splitten. Wer viele Veranstaltungen mit und für Vereine und Verbände organisiert, wird diese Möglichkeit zu schätzen wissen. Darüber hinaus kannst du Teilnehmer mit Barcodes erfassen und die Anwesenheiten an die EIV-FOBI übermitteln. Mit der Software von CVS kannst du auch Kontingente für Sessions, Rahmenprogramme und Hotels verwalten sowie Newsletter an deine Teilnehmer versenden. Die Schnittstelle zu DATEV dürfte deine Kollegen aus der Buchhaltung erfreuen. Außerdem bietet dir CVS Tools fürs Abstract-Management, für die Programmplanung, für die Mitgliederverwaltung und ein digitales Leadmanagement für deine Aussteller und Sponsoren.
Unternehmenssitz: Deutschland, Oyten
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doo

Mit doo kannst du dein Einladungsmanagement, dein Event-Marketing, die Online-Registrierung und den Check-In-Prozess durchführen. Für deine Einladungen gibt es schlanke 1-Klick-Anmeldemöglichkeiten. Dank White Label Option kannst du die sichtbaren Kampagnen und Anmeldeformulare in deinem Corporate Design gestalten. Mit doo managt du deine Events auch vor Ort. Dazu zählt: Einlass via App, Anwesenheits-Tracking, Druck der Namensschilder, Voting- und Feedbackfunktionen, sowie Networking und Matchmaking. Technik und Personal kannst du ebenfalls von doo erhalten. Big Data ist für doo mehr als nur ein Buzz-Word. Der Anbieter integriert, standardisiert und visualisiert all deine Daten über die gesamte “Attendee Journey”. Dank der CRM-Integration kannst du die Daten auch in deine Systeme übertragen. Doo bietet dir eine 30 Tage Gratisversion und hilfreiche Tipps rund um dein Eventmanagement auf einem Blog. Ganz neu: Das Unternehmen hat einen Alexa-Prototyp entwickelt, mit dem du bald Eventtickets über Sprachassistenten verkaufen kannst.
Unternehmenssitz: Deutschland, München
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Eveeno

Auch Eveeno bietet ein Rund-um-sorglos-Paket für Eventmanager. Darin enthalten sind Leistungen wie schnelles Event-Setup, E-Mailkampagnen, Zahlungsmöglichkeiten, Preisstaffeln, Kontingentverwaltung, Social-Sharing-Funktionen, eigenes Layout sowie auch Einlassmanagement per App via Barcode oder QR-Code. Darüber hinaus hast du deine Eventdaten auch unterwegs im Blick – dank Tabletsupport. Bevor du dich für dieses Tool entscheidest, kannst du dir kostenfrei zahlreiche Demo-Events ansehen. Vom Chirurgie-Kongress bis zur IT-Konferenz ist vieles dabei. Wer sofort auf seine Teilnehmerumsätze zugreifen möchte und muss, findet sicherlich die Option “Ohne Zahlungsservice” interessant. Sie ist zudem günstiger als die Variante mit diesem Service. Apropo Kosten: Eveeno ist kostenfrei für kostenfreie Events und bietet ein interessantes Affiliate-Programm.
Unternehmenssitz: Deutschland, Erlangen
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Eventbrite

Ein Anbieter, dessen Tool nach eigenen Angaben jährlich bei mehr als 3 Mio. Events eingesetzt wird. Dazu zählen allerdings auch die kleinen Yoga-Seminare mit wenigen Teilnehmern. Das Tool lässt sich schnell einrichten und du kannst in Echtzeit auf deine Verkaufs- und Einlasszahlen zugreifen – von jedem Gerät aus. Du kannst dein Event in die Sozialen Netzwerke (inklusive Ticketverkauf dort) integrieren und dank SEO erfolgreich vermarkten. Eventbrite setzt auf einen mobilen Buchungsprozess und Einlassmanagement mit schnell scannbaren Codes. Mit dem Modul “Professional” erhältst du unbegrenzte Ticketkategorien, Ticketverkauf auf deiner Website und individuell anpassbare Buchungsformulare. Verkaufsberichte, Auszahlungen vor dem Event, Sitzplatzreservierung gehören ebenso zum Leistungsumfang. Auch Eventbrite bietet dir regelmäßig Tipps rund um deine Eventplanung sowie Case Studies, Produktdemos und Studien auf ihrem Blog. Du kannst die Software kostenfrei nutzen, solange deine Events kostenfrei sind.
Unternehmenssitz: Headquarter in USA, San Francisco; Niederlassung in Deutschland, Berlin
>>> Zur Website von eventbrite

EventMobi

Gestartet als Event-App-Anbieter kannst du mit EventMobi nun auch deine Teilnehmer online registrieren und einchecken. Darüber hinaus kannst du Live-Umfragen, Gamification und Feedback in deine Veranstaltung einbauen ebenso wie eine digitale Beschilderung deiner Location und Räume. In der App kannst du alle Programm- und Locationinformationen sowie Referentenprofile integrieren. Das Tool lässt sich in kurzer Zeit einrichten und auf dein Layout anpassen. In der App kannst du deine Sponsoren sichtbar werden lassen und so zusätzliche Werbeeinnahmen generieren. Dank Chatfunktion können deine Teilnehmer untereinander oder auch mit kommunizieren – bis ihr euch dann live auf dem Event gefunden habt 😉 Ein Reportingtool gehört ebenso zum Leistungsumfang. Auch EventMobi hält interessante Tipps für dich auf dem eigenen Blog und während des regelmäßig stattfindenden Praxisfrühstück für dich bereit.
Unternehmenssitz: Headquarter in Kanada, Toronto; Niederlassung in Deutschland, Berlin
>>> Zur Website von EventMobi

Grün Software

Ebenfalls eine sehr mächtige Eventmanagement-Software. GRÜN VEWA7 kannst du zur Planung, Durchführung und Abrechnung von Veranstaltungen und Seminaren jeder Art einsetzen. Dazu gehören neben dem klassischen Teilnehmermanagement zum Beispiel ein grafischer Belegungsplan, Ablaufplan sowie Dozenten-, Raum- und Ressourcen-Management. Deine Teilnehmer können sich off- und online anmelden. Mit Grün kannst du Einladungsschreiben versenden und Wartelisten verwalten sowie Stornierungen verwalten. Du kannst das Rechnungs- und Mahnwesen über Grün laufen lassen, elektronischen Zahlungsverkehr anbieten und hast eine Schnittstelle zur Buchhaltung. Das Tool beinhaltet umfangreiche Statistik- und Auswertungsmöglichkeiten. Ebenso kannst du mit der Grün-Lösung deine Veranstaltung evaluieren. Die App GRÜN mVEWA ermöglicht dir das Arbeiten von unterwegs. Du kannst dort Seminare verwalten und stets die wichtigsten Key Performance Indikatoren (KPIs) im Blick behalten – natürlich über Smartphones oder Tablets.
Unternehmenssitz: Deutschland, Aachen
>>> Zur Website von GRÜN Software

iventic

Mit iventic kannst du einige Prozesse deiner Events organisieren, Teilnehmer online auf deiner eigenen Webseite  registrieren, Check-In durchführen und Feedback einholen. Das Frontend deiner Teilnehmerverwaltung kannst du individuell anpassen, im Backend sogar komplexe Kapazitätsgrenzen und Anmeldeschlüsse definieren. Der Versand von verschiedensten E-Mails inklusive Ticketversand mit QR-Code gehört ebenso zum Leistungsumfang wie die Kontingentverwaltung von Hotelzimmern, Workshops oder Flügen. Die Eventsoftware gibt’s als White Label Lösung und kann sowohl den Check-In durch Ticket-Scan übernehmen als auch Sitzplätze für deine Teilnehmer reservieren. Außerdem dabei: Online-Evaluierung, Gäste zählen, dein Orga-Team registrieren und die Fahrzeuge für deine Veranstaltung verwalten. Die Teilnehmermanagement Software von iventic kannst du als Flatrate buchen: Unabhängig von der Zahl deiner Teilnehmer oder Backend-Nutzer zahlst du den gleichen Beitrag im Monat.
Unternehmensitz: Deutschland, Berlin
>>> Zur Website von iventic

Ungerboeck

Nach eigenen Angaben ist “Ungerboeck Software der Branchenstandard, wenn es um Eventmanagement-Software geht.” Du findest dort Lösungen, wenn du bei einer Location tätig bist oder wenn du Kongresse, Messen und Ausstellungen organisierst.
Locationmanager können die Raumverwaltung, Sales mit veranstaltungsspezifischer CRM-Integration sowie Buchhaltung und Finanzwesen – aus einer einzigen Datenquelle – abwickeln. Planst du Ausstellungen kannst du darüber auch Hallenpläne verwalten und aufplanen. Als Kongress-Manager erhältst du mit Ungerboeck for Conferences eine integrierte Lösung für dein Teilnehmermanagement. Das bedeutet, die Registrierung ist mit deinem Vertrieb, Rechnungswesen, Eventplanung und Berichtswesen verbunden. Du kannst darüber natürlich auch dein Kongressprogramm planen oder Hotelzimmer verkaufen. Auch Ungerboeck hält für dich hilfreiche Tipps in seinem Blog, in Webinaren, E-Books und Whitepapern oder in Sucess-Stories bereit.
Unternehmenssitz: Headquarter in den USA, St. Louis; Deutschland, Karlsruhe
>>> Zur Website von Ungerboeck

U2D Ventari

Ebenfalls ein sehr umfangreiche Software mit Modulen für dein Teilnehmermanagement, die Eventplanung, Hotelmanagement, Gruppen- und Abstract-Management, Fakturierung, Apps, Umfragen und natürlich auch Onsite-Services und einem Reportingtool. Das Herzstück von U2D Ventari ist das Teilnehmermanagement. Damit kannst du u.a. Teilnehmer individuell ansprechen, unterschiedliche Teilnehmergruppen definieren und verwalten, deine Preise gruppenspezifisch und/oder abhängig vom Anmeldezeitpunkt verwalten, Begleitpersonen managen oder für dich relevante Compliance-Vorschriften beachten. Auch die Planung eines mehrtägigen wissenschaftlichen Kongresses mit über 500 Programmpunkten ist dank U2D Ventari möglich. Du kannst die Raumplanung und -ausstattung durchführen und erhältst basierend auf deinen Eingaben für dich erstellte Aufgabenlisten, Checklisten und Materiallisten. Deine Teilnehmer können online ihr persönliches Programm konfigurieren.
Unternehmenssitz: Deutschland, Nürnberg
>>> Zur Website von U2D Ventari

XING-Events

Die Business-Networking-Plattform Xing hat auch eine Lösung für dein Eventmanagement. Ist deine Zielgruppe auf Xing sehr aktiv und sind viele deiner (potenziellen) Teilnehmer dort registriert, bietet dir dieses Tool einen echten Mehrwert bei der Vermarktung. Laut eigenen Angaben kannst du dort “neue Teilnehmer gewinnen – durch exklusiven Zugriff auf 13 Mio. Xing Mitglieder”. Neben der Eventvermarktung – u. a. über selektierbare Zielgruppen in Xing oder auf deiner eigenen Website – kannst du das Ticketing und das Einlassmanagement über Xing abwickeln sowie deine Kunden an dich binden. Die Teilnehmerdaten lassen sich über eine Schnittstelle in dein CRM überführen. Für den Check-In kannst du eine App oder eine Browser-Version verwenden, Tickets scannen und auch vor Ort Teilnehmer registrieren. In Echtzeit hast du Zugriff auf deine Event-Statistiken. Deine Umsätze zahlt dir Xing monatlich aus und bietet dir auf dem eigenen Blog Tipps rund ums Eventmanagement.
Unternehmenssitz: Deutschland, München
>>> Zur Websit von XING-Events

 

Falls du die Anbieter einmal live erleben möchtest, könntest du eine der vielen MICE Events besuchen – oder so wie ich zur TechXperience gehen.

 

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