Manchmal ist es wirklich zum „Mäuse melken“, „graue Haare kriegen“ oder eben leise weinen: Event-Management und der Job als Eventplaner. Oder soll ich sagen „Mädchen für alles“ sein? Dies ist ausnahmsweise kein How-to-Artikel, sondern ein „Ich-fühle-mit-dir-als-Planer-mit“-Artikel. In der Hoffnung, auf der anderen Seite etwas Verständnis für die Situation, Gedankenwelt und die Zwänge, in denen sich Eventplaner oftmals befinden, zu erzeugen. Vielleicht liest das hier ja der ein oder andere Auftraggeber, Vorgesetzte, IT-Partner, Event-Dienstleister o.ä.
1) Ideen und Event-Konzepte, die so lange zerredet werden, bis sie nichts mehr wert sind
Vielleicht kennst du das als Eventplaner, als Eventagentur oder Berater: Dein interner oder externer Auftraggeber wünscht sich von dir ein Event, mit dem er so richtig glänzen kann. Etwas, das mal so wirklich alle Mitglieder oder Teilnehmer begeistern soll. Zu dem auch Aussteller oder Sponsoren gern wieder kommen. Und so weiter und so fort. Dann kommst du mit einem stimmigen Konzept voller Ideen für echtes Networking, mehr interaktiver Formate, ausreichend langer Pausen, spannender Speaker und Themen – auch über den Tellerrand hinaus – zu deinem Auftraggeber und bist Feuer und Flamme für dein Konzept. Und dann beginnt der leise aber stetige Abbau deiner Ideen. Das hier wäre zu gewagt, das andere kostet zu viel Geld, der dritte Aspekt kommt bestimmt nicht an und beim vierten könnte es sein, dass man es nicht 100%ig unter Kontolle hat. Am Ende bleibt von deinem Konzept nichts übrig und das Event ist genauso „spannend“, wie es vorher war. Anschließend wundert man sich über den fortschreitenden Rückgang von Teilnehmerzahlen und/oder Sponsorengeldern.
2) Vorgesetzte oder Auftraggeber ändern laufend die Planung
Gern mit dem Zusatz „Sie müssen halt flexibel sein“ oder „in der heutigen Zeit müssen wir flexibel sein“ werfen sie immer wieder bereits bestehende Planungen, Beschlüsse oder Vorgehensweisen über den Haufen. Und der Eventplaner darf es umsetzen. Dass der Zusatzaufwand für die Änderungen in der laufenden Planung um ein Vielfaches höher ist als er zu Beginn des Projektes gewesen wäre, sieht niemand. Schließich ist’s der Eventplaner ganz allein, der operativ an gefühlten 1.000 Stellen diese Änderungen manuell umsetzen und an alle Beteiligten weitergeben darf.
Mit einer guten Software ließe sich so etwas zwar abmildern, aber nicht ganz vermeiden. Außerdem: Wer hat in der Praxis schon wirklich so eine Software, die von allen Parteien aktiv genutzt und stets up-to-date gehalten wird?
3) „Das entscheiden wir später“
Kommt gleich nach den laufenden Änderungen von Vorgesetzten oder externen Auftraggebern und meint das Nicht-Entscheiden über wichtige Aspekte des Events. Sei es die Buchung einer Location, die Auswahl des Keynote-Speakers, die Auftragssumme für den Audio-Video-Dienstleister, die Frage, ob Hostessen und Garderobenpersonal engagiert werden soll, ob der nach Rabatt fragende Aussteller den einen Standplatz doch noch haben darf… You name it. Warum mich und vielleicht auch dich als Eventplaner das leise weinen lässt? Weil es verkennt, dass allein ein einziges Event eine ellenlange Liste von TO DOs und Entscheidungen bedeutet. Und je mehr auf irgendwann verschoben wird, umso weniger Projektfortschritt gibt es. Das bedeutet auch, dass
- das Eventziel immer schwieriger zu erreichen ist,
- die Zusatzkosten für Adhoc-Anfragen und Sonderschichten steigen,
- einzelne Aufgaben schlichtweg nicht mehr vorm Event fertig werden und so unter den Tisch fallen (müssen).
Kommt es dann wirklich dazu, dass das Event zu wenig Anmeldungen hat oder zu hohe Zusatzkosten verursacht hat, sind oft jene, die zuvor so entscheidungsmüde waren, sehr überrascht. Oder sie tun zumindest so.
4) Event-Software, die nicht hält, was sie verspricht
Hier könnte ich auch einsetzen: „Event-Apps“, „Event-Plattformen“, „Software für Teilnehmerregistrierung“, „Event-Management-Software“ oder viele andere digitale Lösungen, die Eventplaner so nutzen. Auch wenn ich ein echter Fan digitaler Lösungen bin, so habe ich doch schon viele enttäuschende Momente bei der Nutzung eben jener Lösungen erlebt. Vielleicht liegt das an mir und meinen zu hochgesteckten Ansprüchen und Wünschen. Allerdings glaube ich auch, dass Software-Anbieter im Sales-Prozess natürlich nicht auf jede Lücke oder Macke oder schlichtweg nicht vorhandene Funktion der Software hinweisen. Klar, sonst hätte ich sie vielleicht gar nicht gekauft oder gemietet. Der frustrierende Moment bleibt. Was ich so meine, was nicht funktioniert oder was mich enttäuscht? Hier ein paar Praxisbeispiele:
- Teile der Software, die nach außen kommunizieren, sind hartkodiert und ich kann sie nicht anpassen.
Warum das so dramatisch ist? Weil Software häufig auch aus dem englischsprachigen Raum kommt und damit so gar nicht zur Kommunikation in der DACH-Region passt. Oder noch einfacher ausgedrückt: Ich kann meinen deutschsprachigen Teilnehmern doch keine englischsprachigen E-Mails senden, oder? - In einer Teilnehmerliste, die auf einer App oder Plattform nach außen sichtbar ist, gibt es keine Felder für die Titel einer Person.
Warum mich das zur Verzweiflung bringt? Weil bei mir der Tagungspräsident oder ein Vorstandsvorsitzender steht und auf seinen Titel und die seiner Kollegen pocht. - Die Wartelisten-Funktion gibt’s nur manuell.
Was mich daran verzweifeln lässt? Jeder, der mal manuell eine Warteliste gepflegt hat, weiß, dass nur in der Theorie der Nachrücker den Platz noch haben will und auch erreichbar ist. - Hotelkontingente in einer Event-Software sich so kompliziert einpflegen lassen, dass ich nebenbei noch riesige Exceltabellen führen muss und das auch nur mit dem 4-Augen-Prinzip überhaupt managen kann.
Was ist daran so schlimm? Wer mal Hotelkontingente für große Kongresse gemanagt hat, weiß wovon ich rede. Allen anderen rate ich zu Abrufkontingenten oder der selbständigen Buchung über die Teilnehmer. - Umbuchungen zwar für den Teilnehmer komfortabel durchführbar sind, aber keinen sauberen Folgeprozess in der Buchhaltung auslösen.
Woher kommen hier die grauen Haare? Stornierungen oder geänderte Buchungen brauchen eine Gutschrift oder Stornorechnung sowie fortlaufende Rechnungsnummern. Was jedoch gar nicht geht: Einfach Rechnungen überschreiben und damit die Rechnungsnummer beibehalten. - Das Mahnwesen als inkludiertes Feature verkauft wird und dann sich als lückenhaft herausstellt.
Der Haken an der Sache? Wer ein integriertes Mahnwesen verkauft, von dem erwarte ich einen Prozess von A bis Z. D.h. eine Schnittstelle zur Buchhaltung, damit automatisch die Zahlungseingänge vermerkt werden und dann einen automatisierten Prozess, der Mahnungen an säumige Teilnehmer schickt. In der Praxis habe ich auch hier schon viel Enttäuschung und manuelle Zusatzarbeiten erlebt. - Templates für Listen sich als eine einzige Riesentabelle herausstellen.
Vorlagen für bestimmte, wiederkehrend benötigte Listen sind super. Muss ich mir die aber jedes Mal per Hand neu zusammenklicken oder nach dem Export in xls manuell aufwändig bearbeiten, ist das für mich kein Template. - Sogenannte Zimmerlisten für Hotelbuchungen, die keine Änderungshistorie aufweisen.
Wer Zimmer für sein Event verkauft, muss die Liste der gebuchten Übernachtungen an das Hotel bzw. die Hotels senden. Und die Änderungen der Teilnehmer kommen ganz kurz vorm Event rein. Eben dann, wenn der Stresspegel und der TO-DO-Stapel am größten sind. Da wäre eine Zimmerliste mit einer klaren Änderungshistorie, die ich so auch ans Hotel geben kann, eine große Erleichterung. Denn kein Hotelmitarbeiter der Welt sucht sich die Änderungen selbst raus. Das muss bitteschön der Eventplaner übernehmen – zurecht aus seiner Sicht. - und so weiter und so fort …
5) Schnittstellen oder Integrationen, die nicht funktionieren
Dieser Aspekt der Event-IT hat einen eigenen Punkt verdient. Schließlich redet die „ganze Welt“ von Digitalisierung und wirft sogar mit Buzzwords wie KI und Co. um sich. Doch wenn es darauf ankommt, dann ist meine Schnittstelle viel komplexer als gedacht und ich stehe wieder da und importiere und exportiere Listen. Mit all den bekannten Begleiterscheinungen. Zum Beispiel, dass dann 2 Plattformen oder Tools nicht auf dem gleichen Stand sind und dass dies zu für den Teilnehmer wahrnehmbaren Fehlern führt. Weil er nicht auf die Event-Plattform kommt oder weil sein Name in der Event-App immer noch falsch geschrieben ist. Manuelle Im- und Exporte werden nie so schnell sein wie Schnittstellen. Doch diese gestalten sich in der Praxis eben schwieriger, als es die Softwareanbieter den Eventplaner gern glauben lassen.
Deshalb meine Bitte an alle IT-Anbieter: Löst zuerst das Schnittstellen- oder Integrationsproblem, bevor ihr mir KI-Lösungen für mein Matchmaking auf der Event-Plattform oder der Event-App verkauft. Hier ist mein Schmerz. Ob die Teilnehmer sich über „schnöde“ Angabe ihrer Interessen, zufällig oder über komplexe und selbstlernende Algorithmen treffen, ist mir erstmal herzlich egal. Vielleicht geht es anderen Eventplanern auch so.
6) Stornofristen, die nicht eindeutig nachvollziehbar sind
Es gibt Stornofristen in Hotels oder Locations, die einfach nicht eindeutig sind. Zum einen ist die Formulierung unterschiedlich auslegbar, z.B. „3 Monate vor dem Event“ und zum anderen kommt man mit manchen Stornierungen nie auf eine Komplett-Stornierung, merkt es aber viel zu spät. Was ich damit meine?
Wann genau ist „3 Monate vor dem Event“? Mein Event dauert vom 1. bis zum 10. April und ich habe für jeden Tag verschiedene Zimmer und Räume gebucht. Ist dann eine Rückgabe der Zimmer in der Nacht vom 9. zum 10. April noch bis zum 1. oder bis zum 9. Januar möglich? Und was ist, wenn der Tag auf einen Feiertag fällt? Muss ich dann bis zum 31.12. stornieren? Was auch immer, du siehst, es kann kompliziert werden. Warum schreiben wir nicht einfach in die Verträge: Bis zum 2. Januar kannst du 30 Zimmer und die 2 großen Tagungsräume stornieren. Das gilt auch für alle folgenden Roomnights. So wüssten beide Seiten, was konkret gemeint ist. Ähnlich verhält es sich mit prozentualen Angaben, die oft schwammig formuliert sind. Bezieht sich die Prozentangabe auf das noch verbleibende Restkontingent oder auf das Ausgangskontingent? Und warum schreiben wir nicht einfach gleich absolute Zahlen in die Vereinbarung. Transpartenter wäre es – für beide Seiten.
7) Mobilfunknummern, die geheim bleiben
Egal ob Online-Event oder Präsenz-Event: Bei einem Event sind alle Beteiligten enorm wichtig und auch deren mobile Erreichbarkeit. In Zeiten der Pandemie mag es reichen, wenn sie per Teams, Zoom, Whatsapp oder auch per Festnetz erreichbar sind. Doch gerade vor Ort muss jeder der Akteure greifbar sein. In Sekundenschnelle. Damit ich meinem Team die Erreichbarkeit aller Techniker oder eben dem einen koordinierenden Techniker, aller Location-Mitarbeiter, aller Tourguides, aller Busfahrer für Shuttles, Hostessen oder Hostessen-Koordinatoren o.ä. weitergeben kann, brauch ich als Eventplaner die Mobilfunknummer. Am besten so früh wie möglich. Denn ich muss sie ja in einem Dokument bündeln und gebündelt an das Team und an externe Dienstleister weitergeben. Eine Mobilfunknummer, die ich erst am Tag des Live-Events erhalte, kommt deutlich zu spät. Denn dann ist der Stresspegel schon so hoch, dass ich gar nicht weiß, wann ich sie überhaupt abspeichern soll.
8) Abrechnungen, die nichts mit der Bestellung gemeinsam haben
Wer bereits viele Events organisiert hat, kennt die Furcht vor der Abrechnung. Zumindest dann, wenn diese nicht so aufbereitet ist, wie die Bestellung. Ich meine hier nicht die Zusatzbestellungen im Laufe der Projektzeit, sondern eine mir willkürlich erscheinende Auflistung von Dingen, die mit meinem Event zu tun hatten. Das passiert schnell mal bei Zimmerlisten, die vom Hotel sortiert nach Anreisedatum und je einzelner Nacht und Zimmer aufgelistet werden. Kommt das als pdf oder in Papierform an, ist das der wahre Albtraum für Eventplaner. Denn abgegeben hatten sie die Zimmerliste beispielsweise nach Gastnamen – alphabetisch sortiert – und in zusammenhängenden Nächten je Gast. Ebenfalls schon häufig erlebt: Abrechnungen von Audio-Video-Dienstleistern, die so technisch gehalten sind, dass der Eventmanager nicht erkennen kann, dass das bestellte Mikrofon A mit dem abgerechneten Mikrofon B in Preis und Leistung übereinstimmt. Wer kleine Events organisiert, mag den Aspekt nicht verstehen. Wer wie ich schon mal komplette drei Tage vor einer einzigen Hotelabrechnung saß, weiß, wovon ich spreche.
Personal Note
Lieber Event-Dienstleister, Vorgesetzter, Auftraggeber, Hotel- oder Location-Betreiber, IT-Anbieter und alle, die sich noch angesprochen fühlen. Mir ist klar, dass nicht jeder oder jede so arbeitet. Doch in der Praxis kommen die o.g. Beispiele viel häufiger vor, als so manch einer vermutet. Vielleicht verstehst du dein Gegenüber, die Eventplaner, nun ein wenig besser. Ich hoffe es. Vielleicht kannst du sogar konkret etwas ändern – eine Schnittstelle oder eine Abrechnung. Ich würde mich freuen.