Kennst du die 10er Regel der Produktion? Sie besagt, dass die Fehlerkosten für einen nicht entdeckten Fehler eines Produktes in jeder Stufe der Produktion verzehnfachen. Und ziemlich ähnlich ist es auch beim Event-Management. Nur, dass das den meisten Eventplaner·innen und vor allem auch Auftraggeber·innen so gar nicht bewusst ist. Ein fataler Fehler. Damit du nicht in diese Falle tappst oder damit du Argumente hast, wenn wieder einmal jemand etwas "im laufenden Ritt" ändern will, stell ich dir heute die 10er Regel der Produktion genauer vor – so kannst auch du deine Events effizient managen.
Die 10er Regel – Rule of ten – Fehlerkosten
Die Zehnerregel der Fehlerkosten ist eine Regel aus der Produktion. Hier durchlaufen Produkte von der Planung über die Entwicklung bis zum Design, der Fertigung und der Auslieferung unterschiedliche Stufen. Gemäß der 10er Regel der Produktion erhöhen sich die Kosten eines unentdeckten Fehlers von Stufe zu Stufe um den Faktor zehn.
Stell dir das einmal bildlich vor. Während also ein Fehler, der in der Planung noch mit einem Einsatz von 50 Euro hätte behoben werden können, muss man in der Regel schon 500 Euro in der nächsten Stufe, der Entwicklung aufwenden. Lediglich eine Stufe später, in der Designphase sind es dann schon 5.000 Euro und in der Fertigung schlägt dieser Fehler und dessen Korrektur dann mit 50.000 Euro zu Buche.
Die Zehnerregel stammt aus Ergebnisse von Studien in den 70er Jahren vor allem in Japan und den USA, wo man sich intensiv mit Qualitätsmanagement und Prozessoptimierung beschäftigt hat. Die Ergebnisse der verschiedenen Studien lauten immer ähnlich: Beeindruckende 70 Prozent aller Mängel eines Produktes hatten ihre Ursache bereits in der Entwicklung, Konstruktion oder Arbeitsvorbereitung. In der Herstellung waren die Fehlerursachen nicht so gravierend.
Das bedeutet: Je früher ein Fehler in der Produktion entdeckt und beseitigt wird, desto kostengünstiger ist dies für die gesamte Organisation.
Diese Regel kannst du auch auf dein Event-Management übertragen. Auch wenn die Fehler und die Produktionsstufen oft nicht so klar sichtbar sind. Dass jedoch last-minute-Bestellungen und Änderungen am Tag des Events besonders teuer sind, ist vermutlich den meisten bekannt und schon einmal passiert.
Die Phasen des Event-Managements und die nicht entdeckten Fehler
Die 5 Phasen des Event-Managements unterteilen sich typischerweise in folgende Stufen:
Je weiter deine Eventplanung fortgeschritten ist, desto teurer werden nun folglich Kosten durch unentdeckte Fehler oder Änderungen jeglicher Art.
Konzeptionsphase
Wer in der Konzeptionsphase das Programmgerüst ändert, sich für eine andere Location entscheidet, einen weiteren Eventtag dranhängt, neue Zielgruppen akquirieren will – das alles ist fast kein Problem. Jetzt sind Fehler oder Änderungskosten so gering wie nie wieder im Planungsprozess.
Detailplanung
Wer beispielsweise die Location schon eingekauft hat und nun doch deutlich mehr oder weniger Aussteller oder Teilnehmende akquirieren will, für den werden Kapazitätsgrenzen schon jetzt teuer. Denn weitere Ausstellungsflächen, zusätzliche Räume oder Hotelzimmer sind nun nur noch mit größeren finanziellen Anstrengungen möglich.
Akquisephase
Ist dein Event erst einmal "veröffentlicht", wird jede Änderung noch kostspieliger als in der Runde zuvor. Denn jetzt musst du die gegebenen Versprechen einlösen. Das kann auch heißen, dass Kulanzkosten auf dich zukommen.
Reales Beispiel: Im Rahmen eines größeren Kongresses wurden über die Sales-Abteilung mehr Hotelzimmer an Aussteller verkauft als zuvor eingekauft wurden. Nun mussten sowohl zusätzliche Zimmer besorgt als auch Kulanzleistungen zur Wiedergutmachung dieses Fehlers erbracht werden.
Tag des Events
Am Tag des Events ist alles besonders teuer, was nun noch eingekauft oder geändert werden muss. Messebauunternehmen, Event-Locations, Dienstleister – sie alle haben enorme last-minute-Zuschläge (und das zu Recht).
Beispiel: Fällt dir erst am Tag des Events auf, dass du vergessen hast, ein Hotelzimmer für einen VIP-Gast zu buchen, wird dieses zusätzliche Zimmer besonders kräftig zu Buche schlagen.
Nachbereitung
Manchmal fallen Fehler erst nach dem Event auf oder es gibt ernsthafte Beschwerden von Ausstellern oder Teilnehmenden, die eine gebuchte, aber nicht ordnungsgemäß erbrachte Leistung von dir einfordern. Da das Event nun vorbei ist, kannst du nur noch mit Wiedergutmachung hoffen, dass dir diese Kund·innen nicht verloren gehen.
Mögliche und oft unsichtbare Fehlerkosten
Manche Fehler und Fehlerkosten sind offensichtlich. Zum Beispiel, wenn du einen gravierenden Fehler in einer gedruckten Broschüre entdeckst, die dann noch einmal gedruckt werden muss. Dann sind die Kosten für den Neudruck und möglicherweise den Eilzuschlag für diesen Sonderdruck die Fehlerkosten. Allerdings entstehen auch Kosten durch die Überarbeitung der Broschüre. Da sie meist intern anfallen, sind sie vielen Planer·innen und Entscheider·innen nicht so bewusst wie die externen Fehlerkosten.
Fehlerkosten, die entstehen können:
- Ausschusskosten – für Dinge, die du entsorgen musst
- Nacharbeiten – für Dinge, die intern oder extern überarbeitet werden müssen
- Gewährleistungs- und Kulanzkosten – für Dinge, die du Kund·innen anbieten musst
Denke darüber hinaus auch an den Imageschaden, der intern und extern entstehen kann, wenn Fehler lange unentdeckt bleiben oder gravierende Änderungen last-minute passieren. Gerade der interne Frust über die unzähligen Änderungen wird häufig vergessen. Und bei einem Auftragsverhältnis mit Agenturen gern auch einmal ignoriert. Frei nach dem Motto "Agenturen müssen doch flexibel sein. Das ist doch ihr Job. Wo ist denn da das Problem?"
Wie du deine Events dennoch effizient managen kannst
Die meisten Fehler oder Änderungen entstehen nicht aus purer Bosheit, sondern weil die anderen Akteure sich des Änderungsaufwandes und der -auswirkungen oft nicht oder nicht in vollem Umfang bewusst sind.
- Hole daher alle Stakeholder früh ins Boot.
- Erstelle eine durchdachte Eventplanung inklusive Meilensteine und kritischer Pfade (mit Asana kannst du so etwas auch super leicht sichtbar machen).
- Weise auf den Änderungsaufwand und die Kosten hin – sowohl im Voraus als auch jedes Mal, wenn etwas geändert wird.
- Lass dich für die Änderungen bezahlen – entweder mit deinem Gehalt oder mit zusätzlichen Stunden, wenn du projektbasiert bezahlt wirst. Und regel das gleich von Anfang an.
Fazit
Event-Management kann effizient und zugleich erfolgen. Achte bei deinen Arbeiten lediglich darauf, dass du nicht auf den Kosten der Änderungen sitzen bleibst und sei dir der Zehnerregel der Fehlerkosten jederzeit bewusst.
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