[Sponsored Post] Die meisten Tools für Eventmanager konzentrieren sich auf das Handling von Teilnehmern. Und auf Services rund um diese Kernaufgabe. Willst du allerdings die Informationen, Bilder und Präsentationen deiner Aussteller, Sponsoren, Referenten oder Helfer handeln, bleiben dir meist nur Excel und unzählige E-Mails mit noch mehr Leuten in CC. Dabei sind diese Tools für die Tabellenkalkulation und für die Kommunikation gedacht. Nicht jedoch fürs einholen und verwalten von umfangreichen Eventdaten. Zum Beispiel Präsentationsfolien, Portraitfotos, Unternehmenslogos oder Helfer-Vereinbarungen. Dafür benötigst du ganz andere Tools. Am besten solche, auf denen alle Beteiligten stets eine aktuelle Einsicht haben. Und in denen sie entsprechend ihrer User-Rechte ihre Informationen einstellen und pflegen können. So etwas gibt es mittlerweile speziell für Eventmanager – aus dem Hause efec und es nennt sich Events66. Schauen wir uns das einmal genauer an.
Aussteller und Sponsoren managen
Du konntest viele Aussteller und Sponsoren für deine Veranstaltung gewinnen? Herzlichen Glückwunsch. Doch so viel Zeit wie du in die Akquise deiner Unterstützer gesteckt hast, brauchst du auch schnell noch einmal, wenn es um die Verwaltung der Daten geht. Dabei ist es egal, ob du einen Ausstellerkatalog in Print oder online zur Verfügung stellst. Meist brauchst du die angepassten Kontaktinformationen für die Teilnehmer, einen Präsentationstext, das Unternehmenslogo und manchmal auch eine Anzeige.
Die meisten von uns holen diese Informationen per E-Mail ein. Und wenn es dir wie mir geht, sind die Daten oft unvollständig oder im falschen Format. Ganz egal, wie gut dein Briefing vorab war. Also musst du jetzt per Telefon oder E-Mail nachhaken. Oder du holst diese Infos gleich auf einer zentralen Plattform ab, wie die von Events66.
So kommen nur korrekte Daten in deine Kataloge. Dafür legst du in Events66 einfach den Datentyp ‘Aussteller’ oder ‘Sponsor’ fest und bestimmst, welche Informationen du brauchst. Wie groß soll das Logo oder die Anzeige sein? In welchem Format? Und wie lang darf der Text maximal sein? Einmal eingestellt, fragt das Tool nur noch die richtigen Daten für dich ab. Vorbei die Zeiten, in denen du mit dem Aussteller über die akzeptierten Datenformate diskutierst. Außerdem kannst du sehr komfortabel die Daten per Export oder Schnittstelle an deinen Katalogproduzenten weiterleiten.
Standnummern in Windeseile eintragen
Übrigens find’ ich die Export- und Importfunktion echt beeindruckend. Das ist ein kleiner Exkurs für alle, die die Standnummer später vergeben als die Standanmeldung vorliegt. Normalerweise müsstest du als Eventmanager im Backend das Profil jedes einzelnen Ausstellers aufrufen und dann die Standnummer dort eintragen. Wenn du schon mal mit Datenbanken gearbeitet hast, weisst du, dass das ziemlich viel ‘Hin- und Her Klickerei’ bedeutet.
Smarter ist folgendes: Exportiere zunächst alle Aussteller in einer Liste. Trage dann in dieser Liste einfach alle Standnummern ein. Das geht in einer Liste – also in nur einer Spalte – ziemlich fix. Lade dann diese Liste wieder in deine Events66 Plattform. Et voilà – drin sind alle Standnummern.
Programm auf der Website automatisch aktualisieren
Wie pflegst du normalerweise das Programm auf deiner Webseite? Die meisten, die ich so kenne, machen das manuell. Erst in der Exceltabelle und dann bei jeder Änderung parallel auch im CMS. Mit Events66 geht das smarter, also schneller. Du erinnerst dich: Die Referenten und deren Vortragstitel hast du schon auf der Plattform. Deren Updates kommen über das Tool automatisch rein. Und jetzt kannst du sie dank einer Schnittstelle auf deine Webseite übertragen und stets aktuell halten. Automatisch – also von ganz allein.
User-Rechte und Änderungshistorie
Je mehr Personen, also interne oder externe, an den Daten arbeiten dürfen, umso eher brauchst du wie bei Events66 verschiedene User-Rechte und auch eine Änderungshistorie. So kannst du festlegen, wer welche Daten eintragen oder ändern darf. Und du siehst außerdem, wer welche Änderung vorgenommen hat.
Referenzen
Namhafte Veranstaltungen wie K5, daho.am, Bits&Pretzels und auch die New Work Experience von XING haben Events66 schon genutzt. Zum Teil auch inklusive Event-App. Schau dir die einfach mal an.
Kosten
Events66 gibts zum Festpreis von 2.500 Euro. Da ist alles drin, was ich dir hier beschrieben habe. Inklusive Speicher und Transferkapazität von 50 GB pro Event. So wird deine Eventkalkulation sehr vorhersehbar.
Fazit
Events66 ist vor allem ein Tool, mit dem du viel Zeit und damit Kosten einsparen kannst. Je mehr oder je länger Mitarbeiter in deinem Team damit beschäftigt sind, Dateien und Informationen von Ausstellern oder Sponsoren und Referenten zu verwalten, desto größer ist dein Einsparpotenzial. Und desto größer ist der Deckungsbeitrag für dein Team bzw. deine Projekte. Außerdem kannst du nur so überhaupt noch weitere Projekte ‘wuppen’. Der Clou dabei: Du kannst Daten und Felder an deine Wünsche anpassen. Darüber hinaus übernimmt das digitale Tool für dich die standardisierten Aufgaben.
Und du kannst dich auf das konzentrieren, was digitale Tools eben nicht können: Beispielsweise innovative und interaktive Eventformate oder neue Sponsorenkonzepte entwickeln. Dank Events66 hebst du dein Eventmanagement auf ein neues Niveau. Probier’s einfach einmal aus.
Digitale Events mit Events66
Übrigens bietet Events66 auch eine Lösung für digitale und hybride Events an.
Kontakt
Wende dich einfach an Sven Herchenheim der efec AG | sven@efec.de | +49 151 40 120 930.
Von Events66 gibt es mittlerweile auch eine virtuelle Eventplattform, z.B. für die K5 Digital.