[Sponsored Post] Die meisten Tools fĂŒr Eventmanager konzentrieren sich auf das Handling von Teilnehmern. Und auf Services rund um diese Kernaufgabe. Willst du allerdings die Informationen, Bilder und PrĂ€sentationen deiner Aussteller, Sponsoren, Referenten oder Helfer handeln, bleiben dir meist nur Excel und unzĂ€hlige E-Mails mit noch mehr Leuten in CC. Dabei sind diese Tools fĂŒr die Tabellenkalkulation und fĂŒr die Kommunikation gedacht. Nicht jedoch fĂŒrs einholen und verwalten von umfangreichen Eventdaten. Zum Beispiel PrĂ€sentationsfolien, Portraitfotos, Unternehmenslogos oder Helfer-Vereinbarungen. DafĂŒr benötigst du ganz andere Tools. Am besten solche, auf denen alle Beteiligten stets eine aktuelle Einsicht haben. Und in denen sie entsprechend ihrer User-Rechte ihre Informationen einstellen und pflegen können. So etwas gibt es mittlerweile speziell fĂŒr Eventmanager â aus dem Hause efec und es nennt sich Events66. Schauen wir uns das einmal genauer an.
Inhaltsverzeichnis
Aussteller und Sponsoren managen
Du konntest viele Aussteller und Sponsoren fĂŒr deine Veranstaltung gewinnen? Herzlichen GlĂŒckwunsch. Doch so viel Zeit wie du in die Akquise deiner UnterstĂŒtzer gesteckt hast, brauchst du auch schnell noch einmal, wenn es um die Verwaltung der Daten geht. Dabei ist es egal, ob du einen Ausstellerkatalog in Print oder online zur VerfĂŒgung stellst. Meist brauchst du die angepassten Kontaktinformationen fĂŒr die Teilnehmer, einen PrĂ€sentationstext, das Unternehmenslogo und manchmal auch eine Anzeige.
Die meisten von uns holen diese Informationen per E-Mail ein. Und wenn es dir wie mir geht, sind die Daten oft unvollstÀndig oder im falschen Format. Ganz egal, wie gut dein Briefing vorab war. Also musst du jetzt per Telefon oder E-Mail nachhaken. Oder du holst diese Infos gleich auf einer zentralen Plattform ab, wie die von Events66.
So kommen nur korrekte Daten in deine Kataloge. DafĂŒr legst du in Events66 einfach den Datentyp âAusstellerâ oder âSponsorâ fest und bestimmst, welche Informationen du brauchst. Wie groĂ soll das Logo oder die Anzeige sein? In welchem Format? Und wie lang darf der Text maximal sein? Einmal eingestellt, fragt das Tool nur noch die richtigen Daten fĂŒr dich ab. Vorbei die Zeiten, in denen du mit dem Aussteller ĂŒber die akzeptierten Datenformate diskutierst. AuĂerdem kannst du sehr komfortabel die Daten per Export oder Schnittstelle an deinen Katalogproduzenten weiterleiten.
#eventprofs Verwalte die Daten deiner Aussteller und Sponsoren smart. đ Auf einer Plattform, auf die beide Parteien Zugriff haben. đ #messedigital #digitalisierung #messen Klick um zu Tweeten
Standnummern in Windeseile eintragen
Ăbrigens find ich die Export- und Importfunktion echt beeindruckend. Das ist ein kleiner Exkurs fĂŒr alle, die die Standnummer spĂ€ter vergeben als die Standanmeldung vorliegt. Normalerweise mĂŒsstest du als Eventmanager im Backend das Profil jedes einzelnen Ausstellers aufrufen und dann die Standnummer dort eintragen. Wenn du schon mal mit Datenbanken gearbeitet hast, weisst du, dass das ziemlich viel âHin- und Her Klickereiâ bedeutet.
Smarter ist folgendes: Exportiere zunĂ€chst alle Aussteller in einer Liste. Trage dann in dieser Liste einfach alle Standnummern ein. Das geht in einer Liste – also in nur einer Spalte – ziemlich fix. Lade dann diese Liste wieder in deine Events66 Plattform. Et voilĂ â drin sind alle Standnummern.
#eventprofs #messedigital In Windeseile kannst du mit diesem Tool Standnummern deiner Aussteller hinzufĂŒgen. â â â Klick um zu TweetenProgramm auf der Website automatisch aktualisieren
Wie pflegst du normalerweise das Programm auf deiner Webseite? Die meisten, die ich so kenne machen das manuell. Erst in der Exceltabelle und dann bei jeder Ănderung parallel auch im CMS. Mit Events66 geht das smarter, also schneller. Du erinnerst dich: Die Referenten und deren Vortragstitel hast du schon auf der Plattform. Deren Updates kommen ĂŒber das Tool automatisch rein. Und jetzt kannst du sie dank einer Schnittstelle auf deine Webseite ĂŒbertragen und stets aktuell halten. Automatisch â also von ganz allein.
#eventprofs Mit diesem Tool ist dein Eventprogramm automatisch aktualisiert. So geht #Automatisierung dank #Digitalisierung heute. â â â Klick um zu TweetenUser-Rechte und Ănderungshistorie
Je mehr Personen, also interne oder externe, an den Daten arbeiten dĂŒrfen, umso eher brauchst du wie bei Events66 verschiedene User-Rechte und auch eine Ănderungshistorie. So kannst du festlegen, wer welche Daten eintragen oder Ă€ndern darf. Und du siehst auĂerdem, wer welche Ănderung vorgenommen hat.
Referenzen
Namhafte Veranstaltungen wie K5, daho.am, Bits&Pretzels und auch die New Work Experience von XING haben Events66 schon genutzt. Zum Teil auch inklusive Event-App. Schau dir die einfach mal an.
#eventtech Namhafte Veranstaltungen wie K5, daho.am, Bits&Pretzels und auch die New Work Experience von XING haben das Tool von @herchenhein schon genutzt. â #eventprofs Klick um zu TweetenKosten
Events66 gibts zum Festpreis von 2.500 Euro. Da ist alles drin, was ich dir hier beschrieben habe. Inklusive Speicher und Transfer-kapazitÀt von 50 GB pro Event. So wird deine Eventkalkulation sehr vorhersehbar.
Fazit
Events66 ist vor allem ein Tool, mit dem du viel Zeit und damit Kosten einsparen kannst. Je mehr oder je lĂ€nger Mitarbeiter in deinem Team damit beschĂ€ftigt sind, Dateien und Informationen von Ausstellern oder Sponsoren und Referenten zu verwalten, desto gröĂer ist dein Einsparpotenzial. Und desto gröĂer ist der Deckungsbeitrag fĂŒr dein Team bzw. deine Projekte. AuĂerdem kannst du nur so ĂŒberhaupt noch weitere Projekte âwuppenâ. Der Clou dabei: Du kannst Daten und Felder an deine WĂŒnsche anpassen. DarĂŒber hinaus ĂŒbernimmt das digitale Tool fĂŒr dich die standardisierten Aufgaben.
Und du kannst dich auf das konzentrieren, was digitale Tools eben nicht können: Beispielsweise innovative und interaktive Eventformate oder neue Sponsorenkonzepte entwickeln. Dank Events66 hebst du dein Eventmanagement auf ein neues Niveau. Probierâs einfach einmal aus.
Digitale Events mit Events66
Ăbrigens bietet Events66 auch eine Lösung fĂŒr digitale und hybride Events an.
Kontakt
Wende dich einfach an Sven Herchenheim der efec AG | sven@efec.de | +49 151 40 120 930.
đ Von Events66 gibt es mittlerweile auch eine virtuelle Eventplattform, z.B. fĂŒr die K5 Digital.