Viele Messe-Veranstalter·innen haben bereits Matchmaking- und Terminvereinbarungs-Tools im Einsatz. Doch deren Nutzung lässt zu wünschen übrig. Dabei haben sowohl die Besucher·innen als auch die ausstellenden Unternehmen echte Vorteile, wenn sie die Termine im Voraus buchen. Der Event-Tech-Anbieter ExpoPlatform hat aus diesem Grunde nun Tipps veröffentlicht, wie du diese Terminbuchungen im Voraus ankurbeln kannst. Einen Ausschnitt aus den Marketing-Tipps findest du hier.
Was dich im "Guide for Exhibitor Meetings" außerdem erwartet:
- Was sind Aussteller-Meetings bzw. -Termine
- Die Bedeutung von im Voraus gebuchten Aussteller-Terminen auf Messen
- Herausforderungen für Messeorganisator·innen bei der Einrichtung von Aussteller-Meetings
- Marketingtaktiken zur Steigerung der Zahl der im Voraus gebuchten Treffen
- Wie Event-Tech im Voraus gebuchte Aussteller-Meetings vereinfachen kann
Marketingmaßnahmen für mehr Terminbuchungen vorab
Mit gezielten Marketingmaßnahmen kannst du die Vorteile für beide Seiten hervorheben und Anreize zu Vorabbuchungen schaffen. Was du tun kannst:
- Kommunikation vor der Messe oder dem Kongress
Bewerben Sie die Möglichkeit der Terminbuchungen und die Vorteile schon lange vor der deiner Messe. - Nutze dafür alle Kanäle, die du hast.
Z.B. E-Mail-Marketing, Social Media und die eigene Event-Website und mache so deine Teilnehmenden und deine Aussteller darauf aufmerksam. - Kommuniziere klar die Vorteile der Vorabbuchungen
Z.B. garantierte Zeitfenster und maßgeschneiderte Beratungen. Denn so sind die Ansprechpartner, die deine Besucher·innen gern treffen wollten, auch tatsächlich verfügbar. - Eine Landing-Page
Erstelle eine spezielle Landing-Page auf der Messe-Website, die detaillierte Informationen über im Voraus gebuchte Meetings mit ausstellenden Unternehmen enthält. - Ergänze die Landing-Page um Testimonials von früheren erfolgreichen Treffen.
So schaffst du Vertrauen in diese Art von Meetings und demonstrierst die positiven Ergebnisse der Vorabbuchungen. - Personalisierte E-Mail-Kampagnen
Segmentiere deine E-Mail-Liste anhand von Teilnehmer- und Ausstellerprofilen und -präferenzen und erstelle basierend darauf personalisierte E-Mail-Kampagnen, die auf bestimmte Zielgruppen zugeschnitten sind. - Nutze eine überzeugende Sprache, ansprechendes Bildmaterial und überzeugende Betreffzeilen
Mach's also bloß nicht so technisch korrekt, sondern lieber attraktiv und "knallig". - Online-Messaging und Terminplanung
Nutze ein professionelles Terminplanungs-Tool, damit die Terminbuchungen so einfach wie möglich sind. - Bewirb die Einfachheit dieses Tools, um Teilnehmer und Aussteller zu ermutigen, Termine im Voraus zu buchen.
- Frühbucherrabatte oder exklusive Angebote
Biete den Teilnehmenden Anreize, solche Meetings vorab zu buchen, indem du Frühbucherrabatte oder exklusive Vergünstigungen für die Buchenden anbietest. - Biete auch deinen Ausstellern zeitlich begrenzte Sonderangebote oder Premium-Zugang an. Dies sorgt für ein Gefühl der Dringlichkeit und Exklusivität und führt zu einer höheren Beteiligung am Vorbuchungsprozess.
Noch mehr Tipps findest du direkt bei ExpoPlatform im "full guide to growing pre-booked exhibitor meetings".
Fazit
Terminbuchungen vor einer Messe oder einem Kongress sind für die Aussteller von besonderem Interesse. Denn so ist das richtige Standpersonal zur richtigen Zeit für interessierte Standbesucher·innen verfügbar. Und auch für die Besucher·innen heißt das, dass sie nun nicht mehr 3-mal zum gleichen Stand laufen müssen, nur um eine bestimmte Person sprechen zu können. Setze daher solche Buchungsoptionen ein und bewirb sie aktiv.
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