7 Fragen, die du als Aussteller oder Sponsor stellen solltest

Willst du dich auf einem Event, einer Messe oder einem Kongress als Aussteller oder Sponsor beteiligen, brauchst du vorab ein paar wichtige Informationen vom Veranstalter. Bei Präsenzmessen und -events fiel den meisten die Auswahl mittlerweile relativ leicht. Wir konnten sie vorab als Besucher selbst einmal erleben oder in den Statistiken des Veranstalters und der Branchenverbände nachschauen, was sich tatsächlich hinter dem Marketing-Versprechen verbarg.

Bei Online-Events ist das völlig anders. Schließlich finden die meisten zum ersten Mal, einige bereits zum zweiten Mal, statt. Das hilft noch nicht bei der zuverlässigen Bewertung des Kongress- oder Messeangebots für die Aussteller und Sponsoren. Außerdem sind einige Marketeers enttäuscht vom Ergebnis ihres Erstversuches auf einer virtuellen Messe oder einem virtuellen Kongress. „Keine oder zu wenig Leads“ – lautet ein Feedback, das ich oft höre. Und daran schließt sich oft die Frage an: „Wie find ich denn die richtige virtuelle Messe?“ Hier sind ein paar Fragen, die dir dabei helfen, das richtige Angebot zu finden.

Aussteller oder Sponsor einer virtuellen Messe werden
Aussteller oder Sponsor einer virtuellen Messe werden

Eines vorneweg: Du musst wissen, welches Ziel du mit der Teilnahme an der Messe oder dem Kongress verfolgst. Lege dieses SMART fest und definiere deine Zielgruppe. Hole erst dann Unterlagen von den Veranstaltern ein und stelle diese Fragen – direkt oder indirekt:

1) Wie und wann erhalte ich die Lead-Daten der virtuellen Messe?

Vermutlich willst du mit der Teilnahme an dem virtuellen Event Leads generieren. Dann brauchst du die konkreten Daten der dort generierten Leads. D.h. du benötigst mindestens die E-Mail-Adresse der Standbesucher, Vortragsbesucher, derjenigen, die Unterlagen heruntergeladen haben, der Chat-Schreiber etc. Besser noch ist es, wenn du auch Kontaktdaten wie Anrede, Vorname, Name, Unternehmen und mögliche weitere Informationen über die Leads erhältst.

Ist Leadgenerierung dein Ziel, hilft es dir wenig, hinterher zu erfahren, dass 500 Personen deinem Online-Vortrag gelauscht haben. Du willst und musst erfahren, wer diese 500 Personen waren.

Zusätzlich ist es natürlich interessant, über das Gesamt-Besucherverhalten mehr zu erfahren. Beispielsweise, wie lange die Personen im Durchschnitt deinem Vortrag folgten oder ob der Vortrag zum Thema A eine bessere Resonanz erfuhr als der Vortrag zum Thema B. Ist dir die Leadgenerierung nicht so wichtig und du möchtest vor allem Reichweite erzielen, kann es sein, dass dir die Gesamt-User-Statistiken völlig ausreichen. Meist ist das jedoch nicht der Fall. Und dann ärgerst du dich sehr, wenn du nach (!) dem Event erfährst, dass die Kontaktdaten leider nicht anzeigbar sind.

Außerdem ist es gut, wenn du weißt, wann du die Lead-Daten erhältst. Manch eine Plattform stellt dir das in Echtzeit zur Verfügung. Andere benötigen dafür ein paar Tage Zeit. Wie schnell du diese benötigst, hängt vor allem von deinen bereits im Vorfeld geplanten und durchgetakteten Follow-Up-Aktivitäten ab. Also z.B. wie schnell du diese an die Sales-Kollegen übergeben willst und wie schnell diese reagieren (können).

Erkundige dich außerdem, wie, also in welchem Datenformat, du die Leads erhalten wirst. Als herunterladbare csv-Datei? Oder vielleicht sogar über eine Schnittstelle direkt in Hubspot, Salesforce und Co.?

Leads generieren | ein Ziel eines Online-Events
Leads generieren | ein Ziel eines Online-Events

2) Kann ich die Leads wirklich kontaktieren?

Es hilft dir leider gar nichts, wenn du eine sehr lange Liste mit Leads erhältst, die du nicht kontaktieren darfst, weil diese z.B. nicht DSGVO-konform erhoben wurden. Vergewissere dich also vorab, ob du die Leads wirklich kontaktieren darfst. Das muss dir der Veranstalter zusichern können und z.B. im Rahmen der Registrierung seine Teilnehmer darauf hinweisen bzw. dies abfragen.

Außerdem kann der Veranstalter auf dem Aussteller- oder Sponsorenprofil die Kontaktdaten der Besucher abfragen, die bestimmte Materialien von dir herunterladen wollen. Oder von Besuchern, die an einem Quizz an deinem Stand teilnehmen.

3) Welche Möglichkeiten für Vorträge gibt es für Aussteller und Sponsoren?

Das klassische Messe- oder Kongressprogramm ist schnell voll. Schließlich wollen viele Veranstalter möglichst umfangreiche Inhalte anbieten. Außerdem sind doch einige gebrandmarkt – von den Werbevorträgen von Ausstellern und Sponsoren. Mit dem Ergebnis, dass du als Anfragender kaum eine Chance auf einen Slot hast. Zum einen schwingt da eben mit „nicht schon wieder ein Werbevortrag in meinem Prime-Programm“ und zum anderen sind die klassischen Vortragszeiten wirklich schnell gefüllt. Erst recht bei virtuellen Messen und Kongressen, denn hier sollten die Vorträge ja noch kürzer statt länger sein.

Allerdings ist die Aussage eines Veranstalters „das Programm sei schon voll“ nur die halbe Wahrheit. Zur anderen Hälfte gehört eben auch, dass es online einfach keine Begrenzung in Zeit und Raum gibt. Der Veranstalter kann dir als Aussteller oder Sponsor Slots im Pre- und im Post-Event anbieten oder eben Vorträge auf deinem virtuellen Stand ermöglichen. Oder nur in der On-Demand-Version.

Dass ich mit dieser Meinung gar nicht allein dastehe, beweist eindrucksvoll die Veranstalterin der Women&Work Melanie Vogel. Das stell ich dir ausführlich in dem Blogbeitrag „Messe digitalisieren – die Women&Work zeigt, wie es wirklich geht“ vor.

Techniktests sind für Online-Speaker enorm wichtig

#eventprofs Wer behauptet, das Online-Vortragsprogramm sei schon voll, hat noch sehr analog gedacht. Slots für Sponsoren gibt's online in Hülle und Fülle. Klick um zu Tweeten

4) Wie einfach ist für Aussteller die Kontaktaufnahme mit Besuchern?

Auch hier gibt es große Unterschiede zwischen den Event-Plattformen sowie den Veranstaltern. Bei einigen kannst du als Aussteller oder Sponsor in Echtzeit sehen, wer auf deinem Messestand oder Profil ist und sie dann per Textchat oder Videochat ansprechen. Manch eine Plattform ermöglicht dir terminierte VideoCall-Anfragen weit vor dem Event und auch währenddessen. Es gibt allerdings auch solche, da erfährst du als Aussteller oder Sponsor erst mit erheblichen Zeitversatz, dass jemand auf deinem Profil war und eine Textnachricht hinterlassen hat. Dann kannst du demjenigen eine E-Mail als Antwort auf seine Frage senden. Das ist ein viel zu großer zeitlicher Verzug. Nur wenige interessieren sich 15 Minuten nachdem sie deinen Stand verlassen haben noch für ein Gespräch mit dir. Das mag auf diejenigen zutreffen, die wirklich ein großes Interesse an deinen Produkten und Services haben. Wer nur mal so „vorbeischlendert“, ist dann auch vorbei. Im wahrsten Sinne des Wortes.

Achte daher auf eine einfache Kontaktaufnahme in Echtzeit.

Außerdem solltest du erfragen, ob es eine Obergrenze für die Kontaktaufnahme gibt. Beispielsweise darfst du pro Stunde oder Event nur so und so viel Personen anchatten. Einiges davon ist eine nachvollziehbare Regelung und soll Besucher vor Spam schützen. Manches jedoch ist kontraproduktiv. Überlege daher, mit wie viel Restriktionen du noch gut umgehen kannst. Am wichtigsten jedoch: Erfrage sie alle vorab.

5) Wie lange steht die Plattform vor und nach dem Event zur Verfügung?

Ist die Event-Plattform bereits vor dem Event geöffnet, kannst du als Aussteller oder Sponsor dort alle Funktionen einmal auf Herz und Nieren testen. So machst du auch deine Vertriebskollegen sattelfest im Umgang mit der Plattform und in der Präsenz auf dieser. Außerdem kannst du deine Bestandskunden schon vorab auf die Plattform einladen und ihnen dort Informationen zur Verfügung stellen. Beispielsweise eine Preview auf ein Produkt, was du zum Messetermin vorstellst.

Darüber hinaus ist es hilfreich, wenn die Event-Plattform auch danach noch geöffnet ist. Personen, die du eingeladen hast, die jedoch nicht zum Event kamen, kannst du im Nachgang auf deine Vorträge, Whitepaper und Co. aufmerksam machen. Kannst du auch dieses Verhalten im Nachgang tracken, generierst du auch nach der Messe wertvolle Leads. Vorausgesetzt, du schaust regelmäßig in die Reportings oder überträgst sie per Schnittstelle automatisch in euer Marketing-Automation-Tool oder deine CRM-Datenbank.

6) Welche Marketingmaßnahmen unternimmt der Veranstalter?

Wie schon erwähnt: Bei Präsenzevents und -messen kannst du dich auf die internen und externen Statistiken ziemlich gut verlassen. Wenn du als Aussteller oder Sponsor wissen willst, ob es dem Veranstalter auch bei der virtuellen Variante gelingt, Besucher anzulocken, frage nach seinen Marketingmaßnahmen.

Wo hat er Werbeanzeigen geschaltet? Wie groß ist der Newsletter-Verteiler des Veranstalters? Welche Multiplikatoren wie Verbände oder Fachzeitschriften sind in die Werbung eingebunden? So erhältst du ein Gefühl dafür, ob der Veranstalter an die wichtigsten Kanäle und Branchenmedien gedacht hat. Vermutlich kennst du die Kanäle und Medien, denn ihr seid ja in der gleichen Branche aktiv.

Eventmarketing für reale und virtuelle Events
Eventmarketing für virtuelle Events

7) Was tut der Veranstalter, damit Besucher auf mein Profil kommen?

Das klingt fast wie Frage 4 nach der einfachen Kontaktaufnahme, allerdings meine ich hiermit das proaktive Bemühen, Besucher auf deinen Stand oder dein Unternehmensprofil auf der Plattform zu schicken. Was also tut der Messe-Veranstalter oder der Kongress-Veranstalter, dass seine Besucher sowohl den Vorträgen lauschen als auch auf die Profile ihrer Sponsoren und Aussteller klicken? Dass sie dort verweilen, ist dann wieder deine Aufgabe und eine Frage deiner Kreativität. Aber wie kommen sie dorthin? Welche Aktivitäten und Aufrufe gibt es seitens des Veranstalters? Der Veranstalter könnte beispielsweise:

  • am Ende einer Session dazu aufrufen, die Stände zu besuchen
  • nach jeder Session große Werbebanner mit dem Hinweis „besuchen Sie jetzt die Stände“ einblenden
  • auf Neuheiten der Aussteller hinweisen (Achtung: es ist deine Aufgabe zu sagen, was du wirklich spannendes anbietest und was man auf deinem Stand findet, das es nicht auf der Unternehmenswebsite gibt.)
  • mit Gewinnspielen und anderen Gamification-Elementen dafür sorgen, dass Besucher zu dir kommen
  • 1:1 Video-Networking-Karusselle anbieten
  • und vieles mehr.

Fazit

Es ist als Aussteller oder Sponsor wirklich nicht leicht, unter all den „digitalen Erstveranstaltungen“ die passende Messe oder den passenden Kongress herauszufinden. Mit diesen sieben Fragen bist du jedoch schon ein ganzes Stückchen weiter. Frage nach und lass dir konkrete Antworten geben. Je schwammiger die Antworten, desto eher kommt vielleicht ein eigenes virtuelles Event für dich in Betracht.

 

Mehr dazu erfährst du auch im Blogbeitrag „Endlich Leads generieren mit deinem virtuellen Messestand„.

7 Fragen, die du als Aussteller oder Sponsor stellen solltest