So gestaltest du deine Freigabeprozesse effizienter – in Asana

Wie gestaltest du momentan deine Freigabeprozesse? Schickst du eine E-Mail an Kolleg·in A und dann an Chef·in B? Oder zuvor doch noch schnell an deine Referent·in oder Aussteller·in? Erhältst du dann eine E-Mail mit Kommentaren und einer überarbeiteten Datei zurück? Oder gar mehrere verschiedene Varianten von Dateien – eben von unterschiedlichen Personen? Das ist ganz schön ineffizient und kostet dich viele Nerven. Besser du machst das in einem digitalen Tool, auf das alle zugreifen können, die im Bilde sein müssen. Egal ob Google Docs, ein spezialisiertes Event-Management-Tool oder ein digitales Projektmanagement-Tool – all das ist besser als die Kombi aus Outlook und Word-Anhängen. Warum, weshalb und wie – das erfährst du in diesem Beitrag.

Freigabeprozesse in Asana - fürs Event-Management
Freigabeprozesse in Asana – fürs Event-Management

 

Wie du Freigabeprozesse in Asana ganz leicht umsetzt

In nur 3 Schritten steht dein Freigabeprozess in Asana:

  1. Erstelle eine Aufgabe für eine Datei, die überprüft werden soll.
  2. Hänge alle relevanten Dateien an.
    Egal ob aus Dropbox, Google Drive, Box, OneDrive oder von deinem Rechner.
  3. Weise die Aufgabe in Asana einer Person zu.
    Du kannst auch weitere Beteiligte hinzufügen, die darüber informiert werden sollen.
Freigabeprozesse in Asana – z.B. für das Event-Budget
Freigabeprozesse in Asana – z.B. für das Event-Budget

 

In der Detailansicht der Aufgabe kannst du dann die klassischen Infos hinzufügen. Beispielsweise kannst du Unteraufgaben anlegen, weitere Dateien dort hochladen oder den direkten Link zur Aufgabe kopieren und an anderer Stelle wieder einfügen.

Besonders hilfreich finde ich, dass du diese Aufgabe auch direkt in eine Genehmigungsanfrage umwandeln oder auch eine Erinnerungsaufgabe anlegen kannst. Du weißt schon … für alle diejenigen, bei denen man mehrfach nachhaken muss.

 

Genehmigungsanfrage und Erinnerungsaufgabe anlegen
Genehmigungsanfrage und Erinnerungsaufgabe anlegen

 

So sieht dann die erstellte Genehmigungsanfrage aus:

 

Genehmigungsanfrage in Asana anlegen
Genehmigungsanfrage in Asana anlegen

 

Fügst du Dateien in den Kommentaren hinzu, sind sie dann sowohl „oben“ in der Aufgabe sichtbar als auch im Kommentarverlauf. In diesem Beispiel gibt es nur einen Kommentar, daher sind beide Ansichten direkt untereinander.

Kommentare und Dateianhänge für Freigabeprozesse in Asana
Kommentare und Dateianhänge für Freigabeprozesse in Asana

 

Warum der Freigabeprozess in Asana oder einem ähnlichen Tool deutlich effizienter ist

Es gibt viele gute Gründe, warum ein Freigabeprozess über ein digitales Kollaborationstool effizienter ist, als die Kombi aus Outlook und Dateianhang. Auch wenn es dir im ersten Moment banal erscheinen mag. Es macht wirklich einen Unterschied.

Du setzen dem Chaos der Anhänge und dessen Versionen ein Ende

Schluss mit der endlosen Suche nach Dateien! In Asana findest du stets alle Dateien direkt in der jeweiligen Aufgabe. So stellst du sicher, dass alle Beteiligten auf die letzte und damit aktuelle Version arbeiten. Es gibt auch keine Frage darüber, ob die Datei im Ordner A oder B abgelegt werden sollte. Im Zweifelsfall kannst du sie ja auch 2 Projekten gleichzeitig zuordnen. Kurzum: Durch das Anhängen von Dateien in Asana sind die Inhalte direkt mit deinen Projekten bzw. Aufgaben verbunden. Alles, was du und was deine anderen Mitstreiter·innen für diese Aufgabe benötigen, findet ihr an einem einzigen Ort – und das stets aktuell.

Schluss mit dem Datenchaos
Schluss mit dem Datenchaos

 

Gesprächsverläufe und Dateiversionen sind stets nachvollziehbar

Auch wenn es ein Projekt oder eine Aufgabe ist, die sich über mehrere Monate oder gar Jahre hinzieht. Legst du alles strukturiert in Asana ab und an, sind alle im Bilde. Sogar diejenigen, die erst viel später zu deinem Eventprojekt hinzugekommen sind. Gerade in Zeiten von Fachkräftemangel, Fluktuation und der Einbindung von Freelancern und anderen Externen ist das sehr hilfreich. Vorbei sind die Zeiten, in denen du erstmal 30 E-Mails und 10 Listen und Word-Dateien an eine neue Person im Event-Team verschicken musst.

Änderungsverlauf in Asana für alle Beteiligten transparent einseh- und nachvollziehbar
Änderungsverlauf in Asana für alle Beteiligten transparent einseh- und nachvollziehbar

Die Freigaben sind eindeutig dokumentiert

Egal von wem die Freigabe oder der Änderungswunsch kam, hältst du sie in Asana fest, ist sie für alle sichtbar dokumentiert. Ganz egal, ob dein·e Ansprechpartner·in fürs Sponsoring noch im Unternehmen ist, ob dein·e Kolleg·in gewechselt hat oder ob sich dein·e Referent·in noch an die freigegebene Session erinnert.

Hier siehst du die freigegebene bzw. genehmigte Anfrage. Das ist im Aufgabenverlauf eindeutig einsehbar. Oder du nutzt die „oben anheften“ Funktion von Asana und machst es so gleich zu Beginn der Aufgabe sichtbar. Besonders bei langen Aufgaben- und Kommentarverläufen ist das sinnvoll.

freigegebene Datei in Asana
freigegebene Datei in Asana

 

Du schonst Serverkapazitäten und die Umwelt

Echt? Ja, echt. Denn auf diese Weise verschickst du deine Anhänge gar nicht mehr an unzählige Empfänger, sondern speicherst sie zentral an einer einzigen Stelle. Macht das einen Unterschied? Und ob! In Deutschland sind 85 Prozent der gespeicherten Daten redundant, unbekannt oder unbrauchbar. Stell dir das einmal vor. Was wir hier allein an dieser Stelle an Speicherplatz und Energie sparen könnten.

Mehr dazu erfährst du auch im Blogbeitrag Lösch doch mal wieder – Datenmüll vergrößert CO2-Abdruck.

Value of Data - 85% sind Datenmüll laut Veritas Studie
Value of Data – 85% sind Datenmüll laut Veritas Studie

 

Welche Freigabeprozesse du auf diese Art und Weise effizienter gestalten könntest

Gerade im Event-Management müssen viele Prozesse, Dateien und Absprachen festgehalten werden. Mit Asana oder einem anderen digitalen Projektmanagement-Tool kannst du diese Freigabeprozesse deutlich effizienter gestalten:

  • das Budget für eine Veranstaltung durch den oder die Chef·in freigeben lassen,
  • einen eingereichten Call-for-Paper-Beitrag durch eine·n internen oder externen Reviewer·in freigeben lassen,
  • eine Event-Session inklusive Titel, Kurzbeschreibung und Portraitfoto durch Referent·innen bestätigen lassen,
  • einen Vorschlag für einen Standplatz durch eine·n Aussteller·in annehmen lassen,
  • eine Werbefläche durch ein·e Sponsor·in bestätigen lassen,
  • den Entwurf einer Abrechnung an ein·e Kund·in vorab freigeben lassen
  • und vieles mehr.

Außerdem könntest du mit solch einem Prozess natürlich auch das Ergebnis deiner Arbeit, z.B. der Einladungskampagne, intern versenden. Oder du nutzt solch diese Möglichkeit, um gleich zu Beginn deines Events alle Beteiligten zu briefen. Auch dein Personal vor Ort könntest du so briefen.

Freigabeprozesse in Asana – für dein Event-Management
Freigabeprozesse in Asana – für dein Event-Management

Fazit

Du kannst den klassischen Weg geben und E-Mails plus Anhänge nutzen. Oder du zentralisierst alle Infos, alle Aufgaben, alle Freigaben, alle Dateien und alle Beteiligten an einer Stelle – z.B. in Asana. So wird dein Event-Management effizienter und ressourcenschonender.

 

Das könnte dich auch interessieren:

So gestaltest du deine Freigabeprozesse effizienter – in Asana
Markiert in: