Wer Kongresse mit medizinisch-wissenschaftlichem Schwerpunkt organisiert, kommt um diese Begriffe nicht herum: Pharmakodex oder auch FSA. Und dabei ist’s egal, ob du in einem Pharmakonzern oder bei einer Kongressagentur arbeitest. Auch als Mitarbeiter in einem Hotel oder in einer Location bist du davon betroffen. Ein gewisses Basiswissen für diese Art von Veranstaltungen brauchst du also auf jeden Fall. Doch was verbirgt sich eigentlich hinter dem Pharmakodex? Und was bedeutet das nun konkret für dein Eventmanagement? Neben meinen eigenen praktischen Erfahrungen auf diesem Gebiet, profitierst du in diesem Artikel vor allem vom Know-how von Anke Borth.
Anke, was verbirgt sich überhaupt hinter dem Begriff Pharmakodex?
Der Pharmakodex regelt seit zwölf Jahren die Zusammenarbeit von Konzernen und Ärzten. Das bedeutet:
- er gilt also nur für die Einladungen von Ärzten und Apothekern
- wer finanzielle Unterstützung für Ärzte und Apotheker anbietet und realisiert, muss das auf seiner Website veröffentlichen
- er gilt für Mitgliedsunternehmen des Vereins zur freiwilligen Selbstkontrolle für die Arzneimittelproduktion (FSA; auch AKG)
- er gilt auch für Reise- und Hotelkosten für Veranstaltungen sowie für Honorare z.B. für Fortbildungsveranstaltungen oder Kongressgebühren
- die o.g. Unterstützung soll online veröffentlicht werden, also sogar mit den Namen der eingeladenen Ärzte
[bctt tweet=“#eventprofs Medizinkongresse: Der Pharmakodex regelt die Zusammenarbeit von Konzernen und Ärzten. Das bedeutet: Er gilt also für die Einladungen von Ärzten und Apothekern. #kongress #sponsoring“ username=“KatrinTae“]
Sag mal, können Eventmanager die Anforderungen des FSA überhaupt umsetzen?
Inzwischen haben sich sowohl die Eventmanager der Pharmaunternehmen als auch die der MICE-Branche sehr gut auf den Kodex des FSA eingestellt. Ich kann mich noch erinnern, dass anfangs einige Hotels ihre Klassifizierung beeinflusst haben. Sie haben beispielsweise den fünften Stern wieder abgegeben. Denn laut Pharmakodex sind für Fortbildungsveranstaltungen Hotels bis vier Sterne angemessen. Sie wollten also ganz einfach für die Pharma-Branche weiterhin attraktiv bleiben.
Außerdem sollen Eventmanager die Kosten aufschlüsseln und so den Gesamtpreis pro Person ermitteln. Das ist immer hilfreich und die meisten Eventmanager bieten es den Pharmaunternehmen auch an. Bei mir hat das immer wunderbar geklappt.
[bctt tweet=“#eventprofs Medizinkongresse: Laut Pharmakodex sind für Fortbildungsveranstaltungen Hotels bis vier Sterne angemessen. #hotels #hoteliers #sponsoring #pharma“ username=““]
Diese Vorschriften klingen schon ziemlich abschreckend. Werden denn überhaupt noch Ärzte und Apotheker eingeladen?
Ich würde sagen, Einladungen an Ärzte als Teilnehmer zu Kongressen haben abgenommen – insbesondere ins Ausland. Gibt es triftige Gründe für eine Einladung, ist es aber nach wie vor möglich. Und es wird auch praktiziert. Große Pharmaunternehmen haben eigene Compliance Abteilungen, welche die Anfragen filtern und bewerten. Bei ihnen ist mit einer lückenlosen Dokumentation und Begründung ein echter Genehmigungsprozess entstanden.
Bei der Einladung als Referent sieht es etwas anders aus. Wer Wissen auf Fortbildungsveranstaltungen vermitteln will, braucht solche Experten nach wie vor. Willst du einen Arzt als referierenden Experten einladen, musst du natürlich die FSA-Richtlinien beachten. Dazu zählt auch die angemessene Wahl des Veranstaltungsortes, die Höhe des Honorars und die transparente Darstellung der Einladungen. Diese transparente Darstellung begrüßen einige der FSA-Experten sehr. Wie überall gibt es aber auch welche, die diese Offenlegung ausdrücklich nicht wünschen.
[bctt tweet=“#eventprofs Medizinkongresse: Willst du einen Arzt als referierenden Experten einladen, musst du natürlich die Richtlinien des Pharma-Kodex beachten. #sponsoring #honorar #locationwahl #pharma“ username=“KatrinTae“]
Wenn laut FSA alles transparent abgerechnet werden soll, sind dann pauschale Sponsoring-Beiträge für Veranstaltungen überhaupt noch möglich?
Ja, pauschale Sponsoring-Beiträge sind noch möglich. Im Vertrag, den du als Eventmanager mit dem Pharmaunternehmen vereinbarst, wird allerdings Bezug auf den Kodex genommen. Dort steht dann sehr detailliert, wofür du den Betrag verwenden sollst. Was nicht erlaubt ist, steht übrigens auch drin. Meist haben Kliniken oder Kongressagenturen inzwischen sehr langjährige Erfahrung mit den Vorschriften des FSA. Folglich gibt es mit Blick auf die Höhe des Sponsoring-Betrages nur selten Diskussionen.
Übrigens: Sponsoring definiert sich bei uns mit Leistung – Gegenleistung. Wenn du als Eventmanager uns keine Gegenleistung anbietest, nehmen wir vom Sponsoring Abstand. Wenn du allerdings eine Tagung oder ein Kongress ankündigst und uns auf dieser sichtbar machst, ist das für uns ein klassisches Sponsoring. Du könntest uns beispielsweise einen Informationsstandes vor Ort ermöglichen. Oder wir sind mit unserem Logo auf dem Programm sichtbar. Natürlich müssen deine Leistungen im angemessenem Verhältnis zur Höhe des Sponsorings stehen. Dann nutzen wir dieses Instrument für die Awareness unserer Produkte gern.
Welche Grenzen gibt es laut FSA für die Bewirtungskosten? Und ist das an allen Standorten überhaupt einhaltbar?
Der Kodex hält sich hier ziemlich offen. Er sagt lediglich, die Bewirtungskosten sollen in angemessenem Rahmen bleiben. Konkret definiert dies häufig die Compliance Abteilung in internen Policies. Wir sind jedoch ein kleines, junges Unternehmen in der Pharmabranche und haben solche Policies (noch) nicht. Wir arbeiten mit Erfahrungswerten unserer vorherigen Unternehmen. Bisher war es für mich ziemlich leicht die Kosten einzuhalten. Natürlich finden die ganz großen Einladungen in die Spitzengastronomie – wie zu den goldenen Pharma-Zeiten – so nicht mehr statt.
Und was bedeutet der Pharmakodex für das Rahmen- und Begleitprogramm?
Rahmen- und Begleitprogramme dürfen Pharmaunternehmen nicht finanzieren. Das heißt, sie dürfen auch nicht dazu einladen. Das betrifft auch Begleitpersonen von Teilnehmern oder Referenten. Du als Organisator musst das ebenfalls beachten. Natürlich darfst du Sideevents anbieten. Allerdings dürfen die Pharmaunternehmen oder du als Veranstalter keinerlei Kosten dafür übernehmen. Diese Programme musst du auf Selbstzahlerbasis gestalten. Das gilt auch für die Begleitpersonen. Leider werden die Side-Events für dich als Eventmanager dadurch häufig schwer planbar.
[bctt tweet=“#eventprofs Rahmen- und Begleitprogramme dürfen Pharmaunternehmen nicht finanzieren. D.h. sie dürfen auch nicht dazu einladen. Das betrifft auch Begleitpersonen. #pharma #compliance #sideevents“ username=“KatrinTae“]
Was sollte ein Eventmanager unbedingt im Blick haben? Also was ist laut FSA angemessen?
Was mit Blick auf den FSA angemessen ist, definieren meist die internen Richtlinien. Das Gute an den Richtlinien des FSA: Nun steht wieder das wissenschaftliche Programm im Vordergrund. Der Inhalt ist also wichtiger als das Drumherum. Auch bei uns ist das so. Wir wollen mit unseren vorhandenen finanziellen Mitteln ein attraktives Gesamtpaket für die Teilnehmer schnüren. Ganz bestimmt ist das auch bei den anderen Pharmaunternehmen so.
Als Eventmanager bist du jetzt gefragt: Finde eine schöne, der Veranstaltung angemessene Location und Hotelzimmer. Und das bitte alles im Rahmen des Budgets.
[bctt tweet=“#eventprofs Medizinkongresse: Als Eventmanager bist du jetzt gefragt. Finde eine schöne, der Veranstaltung angemessene Location und Hotelzimmer. Und das bitte alles im Rahmen des Budgets. #pharma #sponsoring #kongress“ username=“KatrinTae“]
Und wie könnte das aussehen?
Wir hatten beispielsweise eine Fortbildungsveranstaltung mit hochklassigem Publikum. Auf dieser sollten unsere Meinungsbildner ihr Wissen zu einem neuen Produkt an zukünftige Experten weitergeben.
- Für diesen Zweck haben wir Veranstaltungsräume auf einem Unigelände angemietet. Damit wollten wir den „Lerncharakter“ erzeugen. Und genau das haben die Teilnehmern positiv bewertet.
- Für das Dinner konnten wir einen in der Branche angesehenen Referenten gewinnen.
- Außerdem haben wir viel Energie ins Detail der Raumatmosphäre gesteckt.
- Als Standort haben wir eine große Stadt gewählt. Dies steigerte für einige Teilnehmer die Attraktivität des Gesamtpakets.
- Außerdem haben wir die Wochentage mit Bedacht gewählt.
Das Gesamtkonzept ist aufgegangen und wir hatten eine erfolgreiche Veranstaltung.
PS: Denke auch bei der Wahl deiner Geschenke für Referenten, Aussteller, Teilnehmer & Co. an die Compliance-Vorschriften.
Und jetzt bist du dran. Fühlst du dich für deine nächste Veranstaltung mit einem Pharmaunternehmen gut vorbereitet? Möchtest du mehr wissen? Lasse es mich wissen. Oder besuche gezielt Seminare und Tagungen mit dem Schwerpunkt Pharmakodex und Compliance.
[bctt tweet=“#eventprofs Besuche auch gezielt Seminare und Tagungen mit dem Schwerpunkt Pharma oder Compliance. Z. B. am 8. November 2018 in Berlin oder am 5. und 6. Dezember 2018 in Köln.“ username=“KatrinTae“]
* Werbung weil Namensnennung, jedoch ohne jegliche Werbeeinnahmen.