Egal ob Messehalle, Kongresszentrum oder Eventlocation – eine gute Location für deine nächste Veranstaltung sollte natürlich die Basics erfüllen. Gute Erreichbarkeit, gute Lage, passende Größe für deine Sessions, Ausstellung und mehr. Was mindestens genauso wichtig ist: Die weichen Faktoren einer Location. Damit meine ich all das, was du auf den ersten Blick nicht erkennst, wenn du das Angebot in den Händen hältst. Oder wenn du auf der Website des Venues surfst. Oder doch? Hier sind ein paar Anzeichen dafür, dass du die richtige Wahl getroffen hast. Oder falls du in einer Eventlocation arbeitest, ob ihr auch die unausgesprochenen Kundenwünsche wirklich schon erfüllt.
Ansprechendes Webdesign der Eventlocation
Ein ansprechendes Design verrät meist mehr über eine Eventlocation als die Tatsache, dass da ein fähiger Webdesigner und ein guter Fotograf am Werk waren. Eine gute Website verrät, dass sich hier Leute wirklich darüber Gedanken gemacht haben, was du bei ihnen suchst. Das bedeutet, sie legen Wert auf deine Erfahrung als Kunde, also auf User Experience (UX) und Usability. Und sie geben sich in allen Bereichen des Eventmanagements Mühe. Nicht nur bei der Website sondern auch beim Catering, der Technik etc. Wer sich so viel Gedanken allein über den Webauftritt macht, dem bist du wirklich wichtig. Selbst wenn du am Ende des Tages ‘nur’ zum Hörer greifst und nicht über die Website buchst.
Glaubst du nicht? Hier ein ähnliches Beispiel: Wie suchst du dein nächstes Urlaubshotel aus? Doch sicher nicht nur anhand der Lage und des Preises. Nein, auch anhand der Bilder. Und die Bildqualität spricht Bände. Auch das, was du auf den Bildern siehst. Wer als Hotel heute noch einen Röhrenfernseher und Teppich aus den 70ern hat, bei dem klappt’s auch selten mit WLAN oder vegetarischem oder gar veganem Essen.
Teamfotos der Eventlocation
Auch hier sprechen die Bilder Bände. Gibt es überhaupt Bilder von jedem Mitarbeiter? Oder lässt die Location das mal lieber weg, weil die Fluktuation so hoch ist? Und wie sehen die Bilder aus? Altbacken? Mal eben im Vorbeigehen vom Kollegen geschossen? Sind sie sehr steif und wirken monoton? Oder findest du die Gesichter sympathisch? Sind die Menschen modern gekleidet? Oder stecken sie in einem Anzug, der mindestens 10 Jahre alt ist oder sie in irgendeine Corporate Identity zwängt? Lacht auch mal jemand?
Mit anderen Worten: Laden die Bilder dazu ein, dass du mit diesen Menschen die nächsten Monate gern und oft zusammenarbeiten möchtest?
Außerdem sollten die Teammitglieder mit ihren persönlichen E-Mail-Adressen und Telefondurchwahl angegeben sein. Oder möchtest du das jedes Mal erfragen müssen?
Ein fester Ansprechpartner für dich
Das Prinzip ‘one face to the customer’ hat einen guten Grund. Oder auch mehrere 😉
Ich selbst finde es sehr angenehm, wenn ich mir keine Liste von Ansprechpartnern im Hause anlegen muss. Natürlich möchte ich gern spätestens vor Ort wissen, wen ich bei welchen Wünschen ansprechen kann. Doch in der Vorbereitungszeit sollte alles über eine Person laufen.
Findest du das auch? Dann frag doch gleich zu Beginn der Vorbereitungen nach einem festen Ansprechpartner.
Arbeit wird nicht an dich delegiert
Du wirst es nicht glauben, aber das gibt es auch heute noch. Es ist mir erst kürzlich wieder passiert. Da hatte ich eine ganz einfache Frage nach Handmikros. Ich wollte lediglich wissen, ob mehr als 2 verfügbar sind. Und weisst du, was die Antwort war? „Da müssen Sie unseren Techniker Herrn ABC anrufen.“ Bitte was? Ernsthaft? Ich muss deren Lagerhaltung übernehmen?
Manchmal ist es sinnvoll, wenn du direkt mit Kollegen aus anderen Abteilungen sprichst. Wenn es zum Beispiel sehr ins Detail geht. Oder wenn du und dein Counterpart merken, dass ihr aneinander vorbeiredet. Aber das sollte wirklich die Ausnahme sein.
Abteilungen arbeiten zusammen
Deshalb ist dieser Tipp ebenfalls wichtig; auch wenn er banal klingt. Je größer die Location, je behördlicher ihr Wesen, desto ausgeprägter ist das Silo-Denken. Wer aus diesem Silo-Denken ausbricht, muss schon sehr mutig sein. Immerhin wird er oder sie intern immer wieder zurückgepfiffen. Sei dir dessen bewusst, bevor du über dein Gegenüber in einer Location urteilst. Dennoch: In einer guten Location bemerkst du von außen keine internen Silos. Alle arbeiten Hand in Hand und der Eventmanager deiner Eventlocation bündelt für dich die Expertise aller Abteilungen.
Nicht nur das: Da alle Abteilungen wirklich zusammenarbeiten und auch an das gemeinsame Ziel denken, entwickeln sie smarte Lösungen für dich als Eventmanager. Das sind zum Beispiel Prozesse oder digitale Lösungen, die deren interne Prozesse verschlanken und gleichzeitig für dich einen echten Mehrwert haben. Zum Beispiel der von pave automatisierte Werbemanager ‘mylocation’ für Displaywerbung auf dem Messegelände. Der bringt für Kunden einen Mehrwert und für die Location deutlich effizientere Prozesse.
Korrekte und maßstabsgetreue Pläne der Eventlocation
Möchtest du Aussteller, Banner oder andere Elemente in den Foyers oder Hallen deiner avisierten Location platzieren, brauchst du korrekte Pläne. Doch oftmals gibt es diese nicht. Vielleicht liegen die intern vor. Allerdings ist es mir mehr als einmal passiert, dass ich keine korrekten und maßstabsgetreuen Pläne erhalten habe. Da hieß es dann: Site-Inspection und selbst fotografieren. Oder gar eine Begehung mit dem Aussteller, der besondere Wünsche hatte.
Erhältst du auf deine Frage nach Plänen also vollständige und maßstabsgetreue und natürlich digitalisierte Pläne, ist das schon einmal ein gutes Anzeichen.
Du erhältst echte Beratung
Echte Beratung bedeutet, dass der Eventmanager in der Location deine Wünsche wirklich prüft und kommentiert. Dafür braucht er oder sie natürlich Zeit. Ich erinnere mich gern an Ansprechpartner, die zum Beispiel meine Bestellung für die Beschilderung geprüft haben. Und weil sie ihr Haus besser kannten, haben sie mir bessere Vorschläge zurückgeschickt.
Andererseits ist mir auch schon passiert, dass ich für eine Veranstaltung viele Miet-Laptops bestellt und dabei den Stromanschluss vergessen habe. OK, mea culpa. Allerdings ist das Letzte, was ich in diesem Moment vor Ort hören möchte „das hätten Sie halt bestellen müssen“. In einer wirklich guten Location hätte das mein Counterpart schon bei meiner Bestellung bemerkt. Und vor Ort garantiert nicht so kommentiert.
Erhältst du also echte Beratung während der Vorbereitung für dein Event, bist du an eine gute Location geraten. Das kannst du auch schon in den Angeboten sehen. Erhältst du da ein Standard-Schreiben mit 9 Seiten Angebot und 27 Seiten AGB? Oder sind da wirklich deine Wünsche und vor allem auch die von dir benutzten Bezeichnungen für deine ‘Event-Bestandteile’ drin?
Keine überraschenden Kosten
Es gibt immer noch Anbieter, die dir gern ein paar Lounge-Möbel anbieten und dabei verschweigen, dass du für den benutzten Platz noch eine Miete zahlen sollst. Gut, wenn die Preisstruktur in dem Hause so ist, kein Thema. Schöner wäre jedoch, wenn du gleich bei deiner Anfrage in der Eventlocation ein Komplettangebot über die Möbel und die Stellfläche erhältst. Ganz im Sinne von Transparenz. Wenn wir eine Ware im Internet bestellen, wollen wir ja auch gleich wissen, wie hoch die Versandkosten sind. Nach diesem Prinzip arbeitet auch eine gute Location.
Und wenn ich eine Softwarelösung in einer Eventlocation anmiete, dann möchte ich auch dafür ein Komplettpaket erhalten. Zusatzkosten für den stabilen Betrieb dieser Lösung, die noch einmal so hoch sind wie die Software selbst, sind einfach ungeschickt verkauft. Schau daher immer genau, wie transparent und komplett die Angebote der Location wirklich sind.
Die Abrechnung entspricht dem Angebot
Beherzigt die Eventlocation den Tipp zuvor, wirst du nach deiner Veranstaltung auch keine überraschenden Kosten auf der Abrechnung deiner Veranstaltung finden und bleibst im Budgetrahmen.
Mindestens genauso wichtig bei der Abrechnung ist die Aufmachung der Rechnung. Diese sollte von der Logik und Reihenfolge deinem Angebot entsprechen. So kannst du die Rechnung der Location viel leichter prüfen.
Ist es eine besonders lange Rechnung wäre eine digitale Kopie zum schnelleren Abgleich noch besser. Außerdem könntest du dann mit copy + paste die Zahlen in die Abrechnung für deinen Kunden packen. Sofern du im Auftrag von Dritten arbeitest.
Qualität hat ihren Preis
Will die Eventlocation all die oben genannten Punkte auch wirklich erfüllen, braucht sie Profis – für jedes Gewerk. Und das kostet natürlich. Ist dir eine gute Zusammenarbeit also wirklich wichtig, musst du auch etwas tiefer in die Tasche greifen (dürfen). Sei dir dessen bewusst und verteidige das auch Gegenüber allen, die in Sachen Finanzen mitreden und bestimmen dürfen: Chefs, externe Kunden, Controller, Steuerberater & Co.
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