So findest und briefst du Helfer und Hostessen

Du planst eine große Veranstaltung und dein Team ist für die Betreuung vor Ort nicht groß genug? Dann kannst du Hostessen oder ehrenamtliche Helfer einsetzen. Und damit das nicht in “einen Sack Flöhe hüten” ausartet, solltest du dein temporäres Team gut briefen. Wer gut gebrieft ist, macht seine Sache gleich viel besser. Oder wie würdest du dich fühlen, wenn du zwar helfen darfst, aber kaum etwas über die Veranstaltung weißt? Eben!

Helfer Freiwillige und Hostessen auf Veranstaltungen einsetzen

Hier sind 3 Ideen, wo bzw. wie du temporäre Helfer findest:

1) Engagiere eine Hostessen-Agentur

Je nach verfügbarem Budget ist das wohl die stressfreieste Variante, wenn du dein Eventteam temporär vergrößert willst. Meistens kannst du dich auf einen festen Ansprechpartner bei der Agentur verlassen. Er oder sie koordiniert dann die anderen Hosts bzw. Hostessen. Das ist vor allem dann hilfreich, wenn das Team wirklich sehr groß wird. Wenn sie also

  • viele parallele Tagungsräume betreuen,
  • Kongresstaschen packen (auch wenn es das schon als digitale Kongresstasche gibt)
  • oder Zertifikate ausgeben sollen (ja, auch das geht digital).

Pluspunkt für dich: Fällt jemand überraschend aus, sorgt die Agentur für Nachschub. So kannst du dich auf andere Aufgaben der Durchführung vor Ort kümmern.

Nachteil: Natürlich wollen die Hostessen und auch der Koordinator bezahlt werden.

2) Engagiere selbst Helfer

Zum Beispiel studentische Hilfskräfte. Willst du nur ein bis zwei Aushilfen engagieren, kannst du selbst welche engagieren. Du könntest dafür im Bekanntenkreis deiner Kollegen herumfragen oder eine Anzeige schalten. Jetzt musst du dich aber auch mit vertraglichen Fragen, Meldepflichten und der Sozialversicherung für diesen Aushilfsjob beschäftigen.

Dafür ist dein finanzieller Aufwand höchstwahrscheinlich geringer. Du zahlst ja keinen Aufschlag mehr für die Agentur oder den Aufwand für die Koordination.

3) Engagiere Freiwillige

Wer jetzt sofort an die ‘Geiz-ist-Geil’-Mentalität denkt, verkennt, wie viel koordinativer Aufwand hinter dieser Alternative steckt. Manchmal passt es einfach zur Art der Veranstaltung, zum Beispiel wenn du eine Veranstaltung für eine gemeinnützige Organisation durchführst. Oder wenn es sich um ein Event deiner Uni handelt.

Sorge für ein ausgewogenes Verhältnis von Geben und Nehmen. Deine Helfer sollen also auch etwas von ihrem Einsatz haben. Zum Beispiel die kostenfreie Teilnahme an spannenden Teilen deines Events. Wenn Sie den Zutritt zum Veranstaltungsraum kontrollieren, können sie ruhig zeitgleich den Vortragenden folgen. Das geht natürlich nur, wenn sie im Raum stehen oder sitzen dürfen. 😉

Nun hast du deine Hostessen oder deine ehrenamtlichen Helfer gefunden. Wichtig ist nun, dass du diese ausreichend und rechtzeitig briefst.

helfer volunteers hostessen briefen
Briefe deine – freiwilligen – Helfer ausführlich.

Briefingtipps für Helfer und Hostessen auf Events

Schritt 1: Die Ausschreibung

Überlege dir genau, was die Helfer tun sollen. Schreibe die Tätigkeiten auf. Beschönige nichts, vergiss nichts und wähle Jobs, die leicht ausführbar sind. Denke dabei auch an Pausen. Sowohl die gesetzlich vorgeschriebenen als auch die menschlich nachvollziehbaren. Menschliche Bedürfnisse wie Essen, Trinken & Co. müssen einfach drin sein. Das bedeutet für dich: Du brauchst z.T. Ersatzpersonen oder Springer.

Schritt 2: Eine Vereinbarung

Schreibe alles auf, was dir und für die Veranstaltung wichtig ist. Zum Beispiel:

  • Name, Ort, Datum der Veranstaltung
  • Einsatzbeginn und -ende
  • ganz konkrete Aufgaben
  • Was passiert im Krankheitsfalle bzw. bei sonstiger Verhinderung
  • Klausel über vertragliche Pflichten des Helfers, z.B. eventuell abzuführende Steuern oder Geheimhaltungspflicht
  • Kleiderordnung
  • etc.

Lass dir die Vereinbarung von jedem Helfer unterschreiben.

Frage unbedingt die mobilen Kontaktdaten deiner Helfer ab. Jeder kann mal im Stau stehen oder von den Öffentlichen im Stich gelassen werden. Wenn du weißt, wie du deine Helfer erreichen kannst, ist alles halb so wild. Und gib natürlich auch gleich deine mobilen Kontaktdaten heraus. Vielleicht willst du aber auch eine Whatsapp-Gruppe aufmachen?

Alle Helferdaten sammelst du dann in einer Kontaktübersicht. Diese erhält dein Kernteam zusammen mit den anderen Briefing Unterlagen für den Vor-Ort-Einsatz.

Helfer sollten eine Vereinbarungen unterschreiben.
Helfer sollten eine Vereinbarungen unterschreiben.

Schritt 3: Das schriftliche Briefing vorab

Notiere alles, was für deine Helfer wichtig sein könnte – in übersichtlicher Form.

Zum Beispiel:

  • Kontaktdaten deines Kernteams
  • Ablauf deiner Veranstaltung
  • klare Aufgaben und zeitliche Zuordnung
  • VIP Namen und Fotos (damit sie sie erkennen können)
  • FAQ deiner Veranstaltung

Je nach Aufgabenumfang willst du vielleicht auch die Ausstattungswünsche für die einzelnen Räume oder von den Referenten mitgeben. So könnten deine Helfer dies gleich für jede Session überprüfen. Oder du prüfst es selbst. 😉

Sende die ausführlichen Briefingunterlagen deinen Helfern vorab per E-Mail zu. So kann sich jeder in deine Veranstaltung schon einmal einlesen.

Briefingunterlagen für Helfer vorab versenden
Briefingunterlagen für Helfer vorab versenden.

Schritt 4: Das Briefing vor Ort

Papier ist geduldig. E-Mails auch. Sprich deshalb mit deinen Helfern die ausgedruckten und möglichst gebundenen Briefingunterlagen noch einmal durch. Schritt für Schritt. Punkt für Punkt.

Wähle für solch ein Briefing einen möglichst ruhigen Zeitpunkt vor deiner Veranstaltung und lass dir ca. eine Stunde dafür Zeit. Anschließend geht ihr gemeinsam die Location ab. Dabei erklärst und zeigst du die wichtigsten Räume, Abläufe und Termine.

Das ist auch der Moment, Fluchtwege zu zeigen und abzulaufen. Mach das wirklich einmal live! Nicht nur “Dahinten ist der Fluchtweg. Der muss frei bleiben.” Nein: Lauft es ab. Es zahlt sich im Notfall aus. Denn nur, was wir im Schlaf können, können wir in Notfällen überhaupt abrufen.

Sollen deine Helfer auch den Referenten für erste technische Fragen zur Verfügung stehen, solltest du ihnen auch jetzt die Technik und deren Bedienung zeigen. Meist handelt es sich ja nur um Mikro an- und ausschalten oder das Übertragen der Präsentation vom USB-Stick auf den Laptop. Dennoch: Lieber einmal zu viel geübt als einmal zu wenig.

Spätestens jetzt ist noch einmal Zeit für Fragen. Falls die nicht schon zwischendurch gestellt wurden.

Helfer und Hostessen vorab richtig briefen.
Nimm dir die Zeit: Briefe Helfer und Hostessen vorab richtig.

Schritt 5: Der vor Ort Einsatz

Betreue deine Helfer vor Ort so wie dein festes Team. Sorge für ausreichend Pausen, für Verpflegung und für klare Aufgaben. Und gib deinen helfenden Händen etwas, dass sie für andere Teilnehmer erkennbar macht. Zum Beispiel ein einheitliches T-Shirt.

Schritt 6: Die Abrechnung

Hast du Aushilfen engagiert, die für ihren Einsatz entlohnt werden, solltest du den Stunden-Einsatz schon vor Ort kontrollieren und notieren. Kommt 2 Wochen später eine Rechnung auf deinen Schreibtisch, kannst du dich mit ziemlicher Sicherheit nicht mehr an die Details erinnern.

Für solche Stundenübersicht kannst du ganz einfach den Einsatzplan deiner Helfer ausdrucken und in deinem Regie-Hefter vor Ort handschriftliche Notizen machen. Alternativ geht das auch digital. Ist aber meist nicht so einfach. Vor allem, da zuverlässiges WLAN in Locations auch heute noch kein Standard ist.

 

Und nun wünsche ich dir viel Erfolg! Lass mich wissen, wie du deine Helfer briefst. Hast du noch einen guten Tipp für andere Leser parat?

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