10 Tipps für hybride Messe-Auftritte

Du willst beim Re-Start von Präsenz-Messen als Aussteller dabei sein? Mit Blick auf das Networking und den intensiveren Austausch in Gesprächen sowie das Zufallsprinzip ist das sicherlich eine gute Idee. Doch wie sollst du nur diese hybride Präsentation meistern? Und soll der eigene Stand jetzt größer werden oder nicht? Fragen über Fragen. In diesem Blogbeitrag erhältst du Antworten.

Tipps für hybride Messe-Auftritte

 

1. Stelle Networking in den Vordergrund deines Messe-Auftrittes vor Ort

Wenn DER große Vorteil einer Präsenz-Messe der Austausch von Angesicht zu Angesicht ist, dann gestalte auch genau so deinen Messestand. Biete deinen Besuchern einladende Networking-Lounges, Kaffee-Bars, eine Biergarten-Atmosphäre o.ä. statt der üblichen Exponate an. Die Exponate kannst du auch in einem Gespräch auf dem Tablet oder auf einem beeindruckenden Screen zeigen. Oder auch vor bzw. nach der Messe im Rahmen deines Online-Auftrittes. Wer zu dir an den Messestand kommt, will mit dir reden. Das macht den Unterschied zu deinem virtuellen Messestand aus.

2. Sorge dafür, dass deine Stand-Mitarbeiter leicht erreichbar sind

Dir nützt die beste Networking-Lounge nichts, wenn du Messebesucher, die nach einem bestimmten Kollegen fragen, immer wieder wegschicken musst. Das ist nicht nur unhöflich, es senkt auch deutlich die Chance, dass derjenige überhaupt wiederkommt. Nutze digitale Tools, um vorab die Termine deiner Messebesucher mit deinem Messepersonal zu vereinbaren. Für Überraschungsgäste kannst du immer noch ein oder zwei Terminslots vorab blockieren (lassen).

Mit Online-Terminplanern oder mit Event-Apps der Veranstalter kannst du leicht die Termine koordinieren.

online Terminplaner Tool
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3. Kleinere Messestände sind OK

Du musst keineswegs die Fläche behalten, die du vor Corona genutzt hast. Während vor der Pandemie noch „alle anderen“ komisch geschaut haben, wenn jemand seinen Stand verkleinert hat, gibt es jetzt viele gute Gründe dies zu tun. Es gibt zahlreiche Umfragen, die zeigen, dass Messen erst einmal weniger Besucher verzeichnen werden und diese aus einem kleineren Einzugsgebiet kommen. Allerdings erwarten viele, dass die Qualität der Besucher steigen wird. Das ist ein gutes Zeichen. Doch dafür brauchst du keine riesigen Flächen, sondern wie zuvor schon erwähnt, andere Standkonzepte.

 

4. Kleinere Standcrews sind OK

Das gleiche gilt für die Größe deiner Standcrew. Du musst nicht mehr jeden Vertriebler aus allen Niederlassungen einfliegen lassen. Messen werden regionaler werden und der internationale Reiseverkehr braucht noch eine Weile bis er sich erholt. Außerdem ist es viel umweltfreundlicher, wenn du nicht alle Kollegen ständig um die Welt fliegen lässt. Setze daher auf ausgewählte Standcrews vor Ort und ergänze Vertriebler und Experten, in dem du sie virtuell dazu schaltest. Das muss nicht während der Präsenz-Messe sein. Du kannst ruhig die Messe-Kommunikation dazu nutzen, die Videocalls mit den anderen Experten vor und nach der Messe zu vereinbaren. Alternativ baust du auf deinem Stand eine ruhige (!) Videocall-Ecke auf, in der du exklusive Gespräche zu stark nachgefragten Experten anbietest. Gibt es keine ruhige Ecke, kannst du auch Besprechungsräume im angrenzenden Hotel buchen.

 

5. Nutze ruhig Gemeinschaftsstände

Gemeinschaftsstände auf Messen sind häufig mit dem Klischee verbunden, dass dies nur kleinere Unternehmen nutzen sollten, die nicht so hervorstechen wollen oder müssen. Oder dass sich diese Stände nur auf äußerst schwierigen Märkten bzw. Ländern lohnen. Doch das muss nicht sein. Gemeinschaftsstände bieten zahlreiche Vorteile, z.B. organisatorische und finanzielle, und eignen sich gerade beim Re-Start von Präsenz-Messen zum Resonanz-Testen. Und ja, auch die Dachmarke „Made in Germany“ ist im Ausland noch immer etwas wert.

 

6. Durchdenke eigene virtuelle Messe-Auftritte

Wie schon zu Zeiten vor der Pandemie kannst du durchaus ein eigenes Eventangebot im Rahmen eines bekannten und gesetzten Messetermines starten. Du machst dich somit unabhängiger von großen Veranstaltern. Allerdings profitierst du zugleich auch nicht mehr von deren Werbemaßnahmen. Doch gerade beim Online-Part einer hybriden Messe solltest du genau prüfen, was sich für dich mehr lohnt. Ein eigener virtueller Messestand oder eben auch eine Webinarreihe oder eine Präsentation auf der Plattform eines großen Veranstalters. Der Vorteil des eigenen virtuellen Messestandes: Du bestimmst die Kosten und die Gestaltung. Der Nachteil: Du allein bist für die Werbung und damit das Anlocken von Messebesuchern verantwortlich. Doch mit Blick auf die häufig geringe Resonanz auf virtuelle Messestände auf umfangreich aufgebauten Event-Plattformen, könnte sich ein eigener virtueller Messe-Auftritt für dich lohnen. Physisch bist du dann wie gewohnt auf der Messe des Branchen-Veranstalters vertreten.

 

7. Wenn virtuell, dann im TV-Format

Hybride Messe-Auftritte brauchen spätestens jetzt eine virtuelle Komponente in TV-Qualität. Ob du die virtuelle Show dabei zeitgleich zu deinem Präsenz-Auftritt präsentierst oder zeitversetzt, ist egal. Hauptsache, du zeigst dich und dein Unternehmen von der besten Seite. Produziere am besten aus einem Sendestudio oder einem geeigneten Ort in eurem Unternehmen, z.B. einer repräsentativen Lobby. Stell sicher, dass Licht, Ton und Bild stimmen und bitte deine Präsentatoren und Moderatoren im Stehen zu sprechen. Es sei denn, du hast dafür eine schöne Lounge-Situation aufgebaut. Aber dieses „ich bleib mal an meinem Schreibtisch sitzen und spreche in meinen Laptop, der noch nicht mal auf Augenhöhe steht“ geht wirklich gar nicht mehr.

Übrigens gibt es von vielen Event-Plattformen sogar schon integrierte Broadcasting-Lösungen, z.B.

 

hybride Veranstaltungen vorbereiten

 

8. Rechne mit Kostenexplosionen und predige sie intern vorab

Live-Events sind jetzt anders als noch 2019. Vor allem fehlt es an Personal in der gesamten Branche – verständlicherweise. Viele davon werden wohl auch nicht zur Eventbranche zurückkehren – laut Experten. Wegen des Personalmangels und des Run auf eine begrenzte Zahl von Locations sowie der allgemeinen Lage in der Welt (Klimakrise, Inflation, Konflikte etc.) kannst du mit erheblich gestiegenen Kosten für den Präsenzteil deines hybriden Messe-Auftritts rechnen. Predige das am besten intern so früh wie möglich. Und hole dir die entsprechenden Budgets dafür (zurück).

 

9. Setz dich für Budget-Umverteilung ein

Messen werden teurer. Ob es nun durch die zusätzliche virtuelle Komponente geschieht oder durch die eben genannten Kostentreiber, mach dich auf höhere Kosten gefasst und setze dich für Budget-Umverteilungen ein. Vermutlich gibt es auch bei euch Budgetposten, die in den letzten zwei Jahren nicht ausgeschöpft wurden – zum Beispiel die Reise- und Spesenbudgets. Verhandle doch mal mit deinem Chef oder Controller, ob sich da nicht etwas umverteilen liesse. Natürlich fragst du nicht „ob“ das geht, sondern „wie“ das gehen kann.

 

10. Mach deinen Messe-Auftritt messbar

Das sollte zwar schon immer so gewesen sein, aber die Praxis zeigt, dass nur wenige Messe-Auftritte messbar waren bzw. gemessen wurden. Den Online-Part deines hybriden Messe-Auftrittes kannst du dank der vielen integrierten Reportings recht gut messen. Für den Onsite-Part geht das auch. Nutze dafür zum Beispiel Lead-Management-Apps und natürlich vorab SMART gesetzte Ziele.

Digitale Anbieter dafür findest du u.a. im Beitrag Messekontakte digital erfassen statt abtippen.

Messekontakte digital erfassen: Leadmanagement
Messekontakte digital erfassen und Messen messbar machen

 

Fazit

Hybride Messe-Auftritte klingen vielleicht erst einmal komplex und teuer, doch sie sind machbar. Konzentriere dich auf das, was für dein Unternehmen wichtig ist und habe den Mut zu bislang ungewöhnlichen Entscheidungen. Nicht jede virtuelle Messe muss in Echtzeit übertragen werden und nicht jeder Stand muss vor Ort so groß sein wie bisher. Nutze den Re-Start für ein ganz neues Standkonzept.

 

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