Hybride Messen und Events sind eine echte Herausforderung. Aus organisatorischer Sicht und aus finanzieller. Schnell werden dann aus deinem Vorhaben in Wahrheit zwei Events. Eine zentrale Frage für dich als Eventplaner lautet: Wie soll das Networking für die Online- und die Onsite-Teilnehmer aussehen? Dafür gibt’s viele verschiedene Möglichkeiten und natürlich auch die Variante, beide Gruppen getrennt zu halten. Das kann sinnvoll sein. Manchmal jedoch willst du beide Teilnehmergruppen zusammenbringen. Und genau dafür ist dieser Blogartikel gedacht – als Anregung fürs Vernetzen der Online- und der Onsite-Teilnehmer. Damit das Networking deiner Teilnehmer auf hybriden Messen und Events gelingt.
Networking-Optionen auf hybriden Messen und Events
Wie du im Artikel Hybrid-Events – 7 Fragen, die du dir vorab stellen solltest sehen konntest, kann das Networking beispielsweise so aussehen:
- klassisch: Online- und Onsite-Teilnehmer können sich jederzeit austauschen.
- getrennt: Jeder trifft nur die Teilnehmer der eigenen Gruppe.
- zeitlich versetzt: Das Networking findet im Rahmen eines Pre-Events oder Post-Events für beide Gruppen statt.
- in Networking-Areas: Dafür stellst du Räume bereit, die mit WLAN und möglicherweise Hardware für Videokonferenzen ausgestattet sind.
Was davon am besten passt, hängt sehr von deinen Zielen und von deiner Zielgruppe ab. Schauen wir uns konkrete Ideen genauer an.
Konkrete Networking-Ideen für hybride Messen und Events
Bei den folgenden Networking-Ideen geht es stets darum, dass beide Teilnehmergruppen sich an dem Element, an der Aufgabe oder an der Aktion beteiligen können. Dabei sollte es für beide Gruppen sehr leicht umsetzbar sein und möglichst wenig Bandbreite oder Stromverbrauch für den einzelnen bedeuten. Für Online-Teilnehmer mag das recht uninteressant sein, für die Teilnehmer vor Ort kann das schnell zu leeren Akkus oder aufgebrauchtem Datenvolumen führen – oder zu einem überlasteten Netz in der Location deiner Wahl. Achte darauf, dass du Videobilder für bzw. von den Onsite-Teilnehmern sehr gezielt einsetzt. Fürs Laden der Akkus kannst du außerdem abschließbare Akku-Stationen anbieten, die du auch hervorragend sponsern lassen kannst.
Hybride Fotoaktionen
Ganz wichtig bei allen Fotoaktionen für hybride Messen und Events: Alle Teilnehmer bzw. beide Teilnehmergruppen sollten am Ende auf dem Bild zu sehen sein. So sorgst du für ein Wir-Gefühl und schaffst eine gemeinsame Erinnerung. Lässt du eine Gruppe außen vor, könnte sich diese schnell ausgeschlossen fühlen. Außerdem dokumentierst du so gegenüber deinen Ausstellern und Sponsoren, wie groß deine Event-Community wirklich ist.
So geht’s: Übertrage das Social Mosaic auf einen Bildschirm, über einen Beamer oder eine LED-Wand. Über den eingeblendeten QR-Code gelangen deine Teilnehmer zur Upload-Seite. Hier können sie ganz einfach und vor allem kontaktlos ihr Bild hochladen.
So eine Social Mosaic Wall kannst du ganz nach deinen Wünschen branden. So schaffst du eine Erinnerung, die auf dein Event abgestimmt ist oder eine Fläche, die du sponsern lassen kannst.
Pluspunkte einer Mosaikwand:
- Interaktiv und emotional – die Wand erregt Aufmerksamkeit und regt so zum Mitmachen an.
- Alle können mitmachen – sowohl deine Online-Teilnehmer als auch die Onsite-Teilnehmer können ihr Bild hochladen.
- Jeder kann die Mosaik-Entstehung live verfolgen.
Wo ist da der Unterschied zu der Mosaic Wall? Ganz einfach: Die Fotos eines hybriden Fotomosaiks kleben vor Ort tatsächlich an einer realen Wand. Und wie können deine Online-Teilnehmer sich daran beteiligen? Ebenfalls einfach: Sie laden ihr Selfie wie bisher hoch, nur mit dem Unterschied, dass nun jemand aus deinem Team das ausgedruckte Bild an die Wand klebt.
Kombiniere die interaktive und hybride Fotoaktion doch noch mit einem Gewinnspiel. Beispielsweise mit einer Foto-Tombola von click it. So wird diese noch spannender und reizvoller für deine Teilnehmer. So geht’s: Zusätzlich zum Foto-Upload für das Fotomosaik erhält jeder Teilnehmer die Chance, mit seinem Bild etwas zu gewinnen. Du entscheidest, wie oft und wie viele Verlosungen es geben soll und anschließend wählt das Tool zufällig und zeitgesteuert einen Gewinner aus. Alle Teilnehmer, egal ob sie ihr Bild online oder vor Ort hochgeladen haben, landen im Lostopf.
Noch eine Fotoaktion aus dem Hause click it, die sowohl deine Teilnehmer vor Ort als auch jene am Bildschirm abholt und einbezieht. Nutze das von Fotos lebende soziale Netzwerk Instagram und binde die dort geteilten Bilder auch auf deinen hybriden Messen und Events ein. Dafür gibts du einfach einen #Hashtag vor und der Instabooster von click it ruft die darunter geposteten Bilder eigenständig ab. Anschließend stellt er sie auf dem großen Display dar und bietet sie deinen Teilnehmer zum Sofortdruck an – kontaktlos selbstverständlich. Auch diese Aktion kannst du wieder hervorragend mit deiner CI versehen oder als Fläche einem Sponsor anbieten.
Eine Aktion, die du vielleicht schon von virtuellen Veranstaltungen kennst und die sich auch perfekt für hybride Messen und Events eignet: Der Selfiebooster. Natürlich könntest du vor Ort auch eine Selfiewand aufstellen. Nutzt du allerdings den gleichen Hintergrund und die gleichen Effekte für beide Teilnehmergruppen, ist das Wir-Gefühl deutlich größer als nutzten beide Seiten separate Motive.
So geht’s:
- Online- und Onsite-Teilnehmer scannen den QR-Code deines hybriden Events – mit ihrem Smartphone oder mithilfe der Desktopversion.
- der eingebaute Assistent führt sie Schritt für Schritt zum Selfie,
- Kamera zulassen,
- Foto, GIF oder ein Boomerang auswählen,
- Wunsch-Rahmen bestimmen,
- virtuellen Hintergrund festlegen,
- Lieblings-Requisiten hinzufügen,
- Bild speichern, teilen und fertig.
Selfiebooster: virtuelle Fotobox
Networking auf der Event-Plattform oder in der Event-App
Wähle am besten eine Event-Plattform oder Event-App, die sich auch mobil hervorragend nutzen lässt. D.h. die Vor-Ort-Teilnehmer sollten schnell und einfach an Umfragen, Votings, Q&A-Rubriken sowie Textchats mit den anderen Teilnehmern herankommen. Wer onsite dabei ist, braucht aus meiner Sicht keinen Livestream. Allerdings kann es sein, dass das auf deinen hybriden Messen oder Events gewünscht ist. Daher würde ich eine Event-Plattform oder Event-App wählen, bei der ich für die Gruppe der Vor-Ort-Teilnehmer den Stream abschalten kann. Sollten Räume überfüllt sein, kannst du immer noch zentral in der Lobby, in einem Tagungsraum oder einer anderen Halle einen großen Bildschirm für die Übertragung des Livestreams aufstellen.
Außerdem ist es wichtig, dass du die Q&A-Session für beide Teilnehmergruppen sichtbar machst – entweder in der Plattform oder auf der Bühne vor Ort. So fühlen sich beide Gruppen mit deinem hybriden Event verbunden. Ist das technisch nicht realisierbar, sollte zumindest dein Moderator die Fragen für alle Teilnehmer noch einmal laut vorlesen. Das gilt vor allem für die vor Ort mündlich gestellten Fragen. Denke immer daran: Steht der Fragende nicht an einem Mikrofon, ist die Frage für die Online-Teilnehmer nicht hörbar. Und fast egal wie gut du deine Referenten briefst, sie vergessen sehr häufig, die eben gestellte Frage zu wiederholen und beantworten sie stattdessen meist direkt. Das jedoch führt dazu, dass sich die Online-Teilnehmer etwas außen vor fühlen und der Q&A-Runde nicht mehr richtig folgen können bzw. wollen.
Darüber hinaus ist es sehr hilfreich, wenn du eine Event-Plattform oder Event-App nutzt, die terminierte 1:1 Meetings ermöglicht. Wer online dabei ist, trifft sich in einem Videoraum, wer onsite dabei ist, verabredet sich in der Lobby, an der Bar oder in einem extra Meetingraum. Überlege dir an dieser Stelle, ob sich online und offline Teilnehmer mischen sollen und sorge für ausreichend WLAN sowie Rückzugsräume. Wichtig hierbei: Deine Eventplattform sollte anzeigen können, wer online dabei ist und wer wirklich vor Ort anwesend ist. Das erleichtert das Networking untereinander enorm.
Nutze außerdem die Macht von Matchmaking-Apps und -Features in einer Plattform. Wie wertvoll das bei Online-Events ist, haben wir gerade umfangreich erleben und ausprobieren dürfen. Doch auch vor Ort treffen sich „die Richtigen“ nicht immer von allein. Hilf deinen Teilnehmern, Gleichgesinnte zu treffen und setze solche Features ein. Sie sorgen zudem für einen gelungenen Gesprächseinstieg beider Meeting-Partner und dafür, dass sich deine Teilnehmer mit deinem Event schon im Vorfeld auseinandersetzen.
Tipps für Schnell-Leser
- Mach die Networking-Funktionen für alle verfügbar.
- Sorge dafür, dass die Fragen und Antworten beider Teilnehmergruppen sichtbar werden.
- Schalte unnötige Features für die eine oder andere Gruppe ab.
- Nutze Event-Apps oder Plattformen, die terminierte Meetings ermöglichen.
- Setze Matchmaking basierend auf Teilnehmergruppen ein.
- Mach sichtbar, wer online und wer onsite dabei ist.
Incentiviere das Networking mit Gamification in der Event-App
Setze die Gamification-Features so ein, dass sie dein Eventziel unterstützen. Du möchtest, dass deine Teilnehmer untereinander möglichst viel netzwerken? Dann belohne sie mit Punkten für genau diese Aktivitäten. Vielleicht willst du auch, dass “lediglich” die Online-Teilnehmer untereinander VideoCalls durchführen, dann vergibt genau dafür die meisten Punkte und vergib für Vor-Ort-Teilnehmer andere Aufgaben. Alternativ kannst du auch besonders viele Punkte für 1:1 Textnachrichten und Kontaktanfragen unter allen Teilnehmern vergeben.
Natürlich kannst du so auch den Besuch der virtuellen Messestände oder der vor Ort besonders incentivieren.
Was auch immer du wählst, es sollte das Ziel deiner hybriden Messe oder deines hybriden Events unterstützen.
Nutze auch niedrigschwellige Engagement-Tools für hybride Messen und Events
Manchmal reicht auch ein klassisches Engagement-Tool, sprich Votingtool o.ä., für dein Vorhaben. Das Gute an diesen Tools ist, dass sie oftmals auf jedem Browser sowohl auf dem Desktop als auch auf dem Smartphone funktionieren und nicht extra installiert werden müssen. Fragen für die Q&A-Runde, Wortwolken, Abstimmungsergebnisse, Wissensquizze und vieles mehr lässt sich so ganz einfach für beide Teilnehmergruppen bei hybriden Messen und Events generieren.
Mach Teilnehmer live für die andere Gruppe sichtbar
Mach nicht nur die Textbeiträge oder die Wortwolken sichtbar, sondern zeige den Online-Teilnehmern, dass vor Ort Menschen sind und andersherum. Der erste Fall ist technisch recht leicht umgesetzt. Willst du die Online-Teilnehmer live ins Geschehen reinholen, kannst du das z.B. mit den o.g. Fotoaktionen realisieren oder über Event-Plattformen, die dieses Features bereits eingebaut haben. Schau dir dafür z.B. Airmeet, trember oder 123.chat einmal genauer an. Natürlich kann auch der Audio-Video-Dienstleister deiner Wahl einen Teilnehmer live zuschalten. Das ist allerdings oftmals mit etwas organisatorischem Aufwand verbunden und daher wenig spontan umsetzbar.
Nimm alle Teilnehmer bei Rahmenevents mit
Du willst mit den Teilnehmern vor Ort eine Stadtführung unternehmen? Oder abends gemeinsam einen Cocktail genießen? Vielleicht willst du auch die Fitnesspausen für alle Teilnehmer verfügbar machen? Je nach Aktion und Rahmenbedingungen kannst du auch hierbei die Online-Teilnehmer einbinden.
Der Tourguide kann weiterhin mit einem Assistenten durch die Stadt laufen und sich bzw. euch dabei filmen. Wichtig ist nur, dass die Sprache weiterhin sauber ins Mikrofon und damit zu den Online-Teilnehmern gelangt. Die Fragen der Vor-Ort-Teilnehmer kann dieser noch einmal wiederholen und so auch für die Online-Teilnehmer verfügbar machen.
Bei Fitnesspausen kommt’s darauf an, dass die Online-Teilnehmer den Trainer gut sehen können und bei Cocktail-Abenden kannst du den remote Teilnehmern ein Getränk bzw. die Zutaten dafür nach Hause senden. Der Barkeeper kann in die Kamera mixen und deine Teilnehmer können via aufgestellten Bildschirm sichtbar werden. Hier kommt’s nur darauf an, dass der Hintergrund vor Ort recht ruhig ist, sonst wird’s für die Online-Teilnehmer unangenehm laut. Aber auch das lässt sich an der ein oder anderen Location umsetzen – z.B. wenn Bar und Eventfläche recht weit auseinander liegen.
Da hybrid auch bedeuten kann, dass du an mehreren Orten gleichzeitig ein Event durchführst, eröffnen sich hier weitere Möglichkeiten für ein hybrides Event. Bei sogenannten „Satelliten-Events“ kannst du beispielsweise ein Grill-Event auf die Beine stellen und die jeweiligen Gruppen ihre Bilder dazu austauschen lassen. Via Livebild oder via Fotoaustausch über eine Fotowand.
Fazit
Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, wie du das Networking auf hybriden Messen und Events umsetzen kannst. Mit ein wenig Fantasie gelingen dir noch viel mehr als du in diesem Beitrag finden konntest. Im Kern kannst du, wenn es passt, fast alle Networking-Ideen von Online-Events auf dein hybrides Vorhaben anpassen.
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