Hybride Veranstaltung – 5 Fragen an deinen IT-Anbieter

Mit den Lockerungsstrategien der Regierung und der einzelnen Bundesländer sowie mit fortschreitender Impfquote werden Veranstaltungen vor Ort wieder möglich. Da jedoch die Zahl der maximal zugelassenen Teilnehmer vor Ort deutlich unter dem Vor-Corona-Niveau liegen wird und weil es vor allem international noch Reisebeschränkungen gibt, braucht dein Event künftig eine online Komponente. Solche Events werden als hybrid bezeichnet. Allerdings ist eine hybride Veranstaltung wesentlich aufwändiger, komplexer und teurer als ein klassisches  Präsenzevent oder deren digitales Pendant. In Wahrheit sind es zwei Veranstaltungen zur gleichen Zeit. Managen kann du das alles nur mit einer durchdachten Vorbereitung. Dazu gehört auch: Frage deinen Event-Tech-Anbieter, wie er dich dabei unterstützen kann.

 

hybride Veranstaltungen vorbereiten

Was ist eine hybride Veranstaltung?

Eine hybride Veranstaltung kombiniert eine Veranstaltung vor Ort mit digitalen bzw. online Komponenten. Es sind also zwei Veranstaltungen in einer. Was man heute unter einer hybriden Veranstaltung versteht, darüber gehen die Meinungen unter Planern und Anbietern in der Eventbranche weit auseinander. Varianten hybrider Veranstaltungen können sein:

  • Vor Ort befindet sich die Technik-Crew, dein Event-Tech-Anbieter sowie ein paar Referenten und die Moderation.
  • Ein kleiner Teil der Teilnehmer ist vor Ort dabei, während ein großer Teil online einem Livestream zuschaut.
  • Beide Teilnehmergruppen sind an den Veranstaltungstagen gleichberechtigt. Sie haben Zugriff zu allen Sessions und können untereinander kommunizieren. Also auch die Präsenzteilnehmer mit den Online-Teilnehmern, z.B. in 1:1 Videocalls aus extra dafür vorgesehenen Networkingräumen. Beide Gruppen erhalten Cateringleistungen – entweder am Buffet oder ins (Home-)Office.
  • Online-Teilnehmer sind die „bevorzugte“ Gruppe, da sie deutlich mehr Zugriff auf Sessions und Behind-the-Scenes-Aufnahmen haben.

Darüber hinaus kannst du die Teilnehmergruppen zeitversetzt miteinander in den Austausch bringen. Zum Beispiel könnten sich deine Präsenzteilnehmer vor und nach dem Kernevent mit den Online-Teilnehmern in 1:1 VideoMeetings treffen.

Wie du siehst, kann eine hybride Veranstaltung sehr unterschiedlich sein. Welche Variante zu deinen Event passt, musst du für dich herausarbeiten und festlegen. Dabei helfen dir Fragen an dich und dein Team sowie Fragen an die Event-Tech-Anbieter.

Event-Tech-Anbieter für eine hybride Veranstaltung

Bevor wir zu den Fragen kommen, hier noch ein kurzer Überblick zu den Event-Tech-Anbietern für eine hybride Veranstaltung.

Für hybride Events benötigst du vor allem:

Einige der Tools und Leistungen erhältst du als Paket aus einer Hand. Du kannst dir die Tools jedoch auch individuell zusammenstellen und nur das nutzen, was du brauchst. Beachte dabei: Je mehr Event-Tech du einsetzt, desto komplexer wird’s und desto mehr Schnittstellen brauchst du. Gerade eine hybride Veranstaltung wirst du manuell kaum noch „wuppen“ könen.

Fragen an deinen Event-Tech-Anbieter

Weil eine hybride Veranstaltung eine echte Herausforderung ist, ist es so wichtig, dass du genau verstehst, was die virtuelle Event-Plattform oder der Full-Service-Anbieter deiner Wahl kann. Hier geht’s nicht um Anbieter-Bashing, sondern darum, dass du vorab ganz klar weißt, was dich erwartet. Und ob das zu deinem Eventkonzept passt. Los geht’s mit den Fragen:

Kannst du für die hybride Veranstaltung unterschiedliche Teilnehmerpreise festlegen?

Starten wir mit den Anmeldeprozess und dem Ticketverkauf. Ausgefeilte Ticketkategorien gab es bereits bei Präsenzevents. Und genau das brauchst du vermutlich auch, wenn du Tickets für eine hybride Veranstaltung verkaufen willst. Virtuelle Event-Plattformen und Videokonferenz-Tools sind darauf oftmals nicht ausgerichtet. Erkundige dich daher vorab, ob deine Teilnehmerkategorien mit dem Tool deiner Wahl umsetzbar sind. Ist es das nicht, hilft dir eine darauf spezialisierte Lösung: Teilnehmermanagement-Tools.

Deine nun festgelegten Teilnehmerpakete sollten außerdem die zu erbringenden Leistungen bzw. Zugänge steuern können. Wer als Vor-Ort-Teilnehmer einen höheren Preis für den Zugang zu einem bestimmten Workshop und eine Vollverpflegung gebucht hat, sollte diese auch erhalten. Andere Teilnehmer dürfen dementsprechend nicht in den Genuss dieser Leistungen kommen. All das sollte das Tool deiner Wahl möglichst einfach und automatisiert an allen relevanten Stellen berücksichtigen. Siehe auch:

Kannst du als Planer Teilnehmergruppen anlegen?

… und unterschiedlich behandeln? Also unterschiedliche Zugänge ermöglichen und Kommunikation ausspielen?

Das ist so wichtig, weil die unterschiedlichen Teilnehmergruppen unterschiedliche Informationsbedürfnisse haben. Einen Online-Teilnehmer interessieren die Infos zu der Event-Location nicht und dein Vor-Ort-Teilnehmer wird vermutlich nicht dem Livestream folgen. Schließlich sitzt er ja im Tagungsraum.

Dank unterschiedlicher Teilnehmergruppen kannst du außerdem:

  • zielgerichtetere Push-Nachrichten über die Plattform oder die Event-App versenden,
  • Zugänge zu einzelnen Sessions individuell steuern,
  • die Zahlen fürs Catering vor Ort oder auch fürs remote Catering leicht ablesen,
  • Kapazitäten für die Räume vor Ort sauber steuern,
  • Teilnehmergruppen gezielt untereinander vernetzen – oder wegen geringer Internetanbindung gezielt getrennt halten,
  • nach dem Event analysieren, welcher Content bei welcher Gruppe besonders gut ankam,
  • und vieles mehr.

Diese Anforderungen erfüllen vor allem Anbieter von Teilnehmermanagement-Tools, Event-Apps mit ausgefeilter Registrierungsfunktion sowie Event-Plattformen mit umfangreichen Registrierungsfeatures. Reine Videokonferenz-Lösungen oder Plattformen, die ausschließlich für Online-Events gedacht waren, können das nicht abbilden. Dafür brauchst du dann das passende Ergänzungstool.

Können Teilnehmer sehen, wer online und wer vor Ort dabei ist?

Hier geht’s um weit mehr als Teilnehmergruppen, die du im Backend sehen und unterschiedlich behandeln kannst. Es geht darum, dass deine Teilnehmer vor Ort vermutlich sich mit denen austauschen wollen, die ebenfalls dort sind. D.h. es ist wichtig, dass das Frontend deiner virtuellen Event-Plattform die unterschiedlichen Teilnehmergruppen sichtbar macht. Bislang ist dieses Feature noch eher selten zu finden. Allerdings werden die Event-Tech-Anbieter mit steigenden Zahl hybrider Veranstaltungen sicherlich rasch nachrüsten.

Wie einfach lassen sich Teilnehmerlisten ziehen und Änderungen sichtbar machen?

Hybride Veranstaltungen sind unheimlich komplex. Wenn du dann kurz vor dem Event auch noch Änderungen in deinen Listen manuell sichtbar machen musst, kommst du in Teufels Küche. Wichtig ist deshalb, dass die Software deiner Wahl beim Listen ziehen die Änderungen erkennbar macht. Damit sind vor allem Listen fürs Catering, für Räume mit begrenzten Kapazitäten und für Hotelzimmer gemeint.

Außerdem sollte der Wechsel von einem Vor-Ort-Ticket auf ein Online-Ticket schnell durchführbar sein.

Achtung: Dieser Wechsel zieht einige organisatorische Änderungen nach sich. Manche lassen sich automatisieren, wie z.B. die Ausstellung einer neuen Rechnung und die Stornierung der alten. Das kann automatisiert im Hintergrund laufen und muss dann nur korrekt an deine Buchhaltung übergeben werden. Andere Änderungen verlangen deine Aufmerksamkeit und manchmal auch eine Entscheidung. Beispielsweise wenn du Cateringzahlen reduzieren oder erhöhen musst. Oder wenn das Catering an eine neue Anschrift geschickt werden soll. Ebenso ist es wichtig, dass du die Raumkapazitäten im Blick behältst, damit dein Event hygienekonform stattfinden kann.

Daran an schließt sich die korrekte Übertragung der Teilnehmerdaten ans Gesundheitsamt. Sollte das notwendig werden. In dem Falle brauchst du eine Software, die erkennt, wer tatsächlich vor Ort war. Egal wie kurzfristig die Person umgebucht haben sollte.

Kannst du unterschiedliche Ausstellerpakete schnüren?

Ebenso wie deine Teilnehmer haben auch deine Aussteller unterschiedliche Bedürfnisse, die du sowohl online als auch onsite abbilden solltest. Überlege dir vorab, welche Leistungen in welchem Paket integriert sein sollen. Und lege dir dann eine Strategie für einen kurzfristigen Wechsel von der hybriden Veranstaltung zu einer rein online stattfindenden zurecht. Es kann eine gute Idee sein, wenn du die Pakete „online“ und „offline“ sauber voneinander trennst und so schnürst, dass sie gleichwertig sind. Muss dann ein Aussteller absagen oder kannst du die hybride Veranstaltung nur noch online durchführen, hast du gleich eine Alternative parat. Ganz ohne große Diskussionen und Korrekturen der Rechnungen und Zahlungen. Je transparenter du das von Anfang an kommunizierst, desto eher werden deine Aussteller deinen Paketen zustimmen.

Das allerdings setzt voraus, dass deine Plattform bzw. deine Event-Website das alles sauber abbilden kann.

Fazit

Eine hybride Veranstaltung ist in Wahrheit zwei Events in einem. Damit du das mit machbarem Aufwand managen kannst, brauchst du ein klares Konzept sowie Technologie, die dich dabei unterstützt. Software, die möglichst viel in einem Tool abbilden kann, sauber konfigurierte Schnittstellen sowie automatisierte Prozesse helfen dir dabei.

 

 

Sicherlich gibt es noch viele weitere Fragen, die vor allem bei hybriden Veranstaltungen relevant sind. Die Liste werde ich peu á peu erweitern. Schau doch immer wieder einmal vorbei.

Im nächsten Beitrag: Welche Fragen du als Eventplaner dir vor einer hybriden Veranstaltung stellen solltest.

 

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